Organizar os arquivos e pastas no computador vai ficando mais complexo à medida em que os discos rígidos aumentam de capacidade, guardamos digitalmente cada vez mais coisas, por cada vez mais tempo, e usando essencialmente a mesma infra-estrutura de organização que era usada para os pequeninos disquetes dos PCs da década de 1980 - embora com alguma evolução, como os bem-vindos nomes de mais de 8 caracteres para os arquivos.

Um disco rígido de 5MB em 1956

Eu já trabalhei com isso, vi muita gente não conseguir localizar seus arquivos (mesmo quando adotavam técnicas estritas de organização), e acabei desenvolvendo minha própria estratégia de organização, que hoje compartilho com vocês.

Este é semi-automático

Em termos de precisão, minha abordagem está mais para rifle automático do que para bisturi. Mas vem funcionando bem, e eu venho migrando essa minha estrutura de pastas de micro em micro já há alguns anos, juntamente com os scripts que cuidam dela para mim. E é isso que compartilharei hoje com vocês, contando com suas manifestações e complementos nos comentários.

Meu histórico: um profissional dos arquivos perdidos

Durante anos eu trabalhei como administrador de rede e sistemas, e uma das tarefas mais chatas que ocorriam regularmente era a necessidade de ajudar algum usuário a localizar o arquivo que ele tinha perdido.

Em chamas!

Esse tipo de contratempo dos usuários (geralmente resolvido após algum esforço) acontecia em basicamente 2 cenários:

a) o usuário era meticulosamente organizado, adotava nomes de arquivo padronizados (tipo "oficio-004-2010.doc") criava sua própria estrutura de pastas e subpastas, em vários níveis, divididas cronologicamente, por projeto, em ordem alfabética do assunto, etc. e subitamente percebia que o arquivo que ele *tinha certeza* de ter gravado não estava mais na "pasta certa", ou

b) o usuário não se esforçava por classificar seus arquivos, centenas deles eram gravados em uma mesma pasta, sempre com o nome default que o editor de texto ou planilha sugeria, e subitamente ele percebia que não estava conseguindo encontrar o arquivo que ele *tinha certeza* de ter gravado, mas não sabia o nome.

Com o tempo percebi um padrão: a solução SEMPRE era mais fácil nos casos em que os nomes de arquivos eram escolhidos de forma manual, e meticulosamente. Portanto, se você se satisfizer com a dica à qual eu atribuo 80% da minha efetividade em localizar rapidamente os arquivos que preciso usar, pode parar de ler por aqui mesmo, e lembrar de sempre adotar nomes de arquivos que apresentem palavras-chave sobre o seu conteúdo: esqueça o "oficio-004-2010", e adote o "of-004-10-solicita-contrato-consultor", ou qualquer outro padrão que permita uma rápida busca por palavra chave a partir do nome do arquivo, sem ter de ficar clicando para abrir cada um dos numerozinhos que aparecem na sua pasta.

A organização em pastas

Aquele cenário (a), acima, do usuário meticuloso que cria uma intrincada estrutura de pastas e subpastas, me parece bastante comum, e quase invariavelmente esbarra em uma mesma limitação: divisões por temas e subtemas fazem com que muitas vezes um mesmo arquivo se encaixasse muito bem em mais de uma categoria, e aí o usuário precisa fazer escolhas na hora de gravar, e não necessariamente vai lembrar disso na hora de procurar.

E em um sistema assim compartimentalizado, na hora em que se percebe que o arquivo não está na pasta em que achávamos que ele estaria, muitas vezes é necessária uma busca um pouco mais trabalhosa, navegando pela estrutura de pastas e subpastas e inspecionando cada uma delas.

A coisa piora quando os nomes de arquivos são pouco descritivos (e o usuário precisa ficar abrindo para olhar o conteúdo), e fracassa de vez quando, ao não encontrar o arquivo na pasta em que procurou inicialmente, o usuário acredita que ele foi removido, sem lembrar que algumas semanas atrás havia motivo para guardá-lo em uma outra pasta.

Excesso de pastas me atrapalha bastante

Existem diversos artifícios para lidar com isso, desde o simples (mas trabalhoso de manter) hábito de manter atalhos ou links para os documentos em todas as pastas que eles poderiam caber, até o uso de aplicativos e utilitários para fazer indexação, busca semântica e agregar metadados aos arquivos.

Eu já tentei vários deles, principalmente pelas camadas adicionais de complexidade que eles agregam aos procedimentos de restauração dos dados após uma reinstalação de sistema operacional, pela dificuldade de interoperar em ambientes em que arquivos são enviados e compartilhados entre múltiplos usuários, etc. Se eles funcionam para você, vá fundo (especialmente se no seu sistema for possível atribuir "tags" aos arquivos) - mas para mim, a minha forma simplificada satisfaz mais ;-)

A *minha* organização geral em pastas

Um dos princípios do GTD que eu assumo no meu dia-a-dia é de que os métodos de arquivamento devem estar sempre à mão, sem serem obstrusivos nem inacessíveis - se o gaveteiro fica do outro lado da sala, a tendência a deixar papéis empilhados em cima da mesa aumenta. E este é o princípio que apliquei ao meu método de classificar os arquivos no PC.

Como eu tenho já arraigado o hábito de dar nomes BEM descritivos aos meus arquivos, para mim é vantajoso concentrar os arquivos em poucas pastas, pois os próprios recursos nativos do sistema operacional me facilitam a busca visual pelos nomes dos arquivos, além de oferecer recursos comuns como ordenação por nome, por data, por tipo, etc. - e, quando necessário, basta pressionar poucas teclas para listar todos os arquivos que tenham em seu nome a palavra-chave que eu estiver procurando.

Assim sendo, eu adotei uma pasta geral (vamos chamá-la de "/Arquivos") abaixo da qual existem 4 subpastas genéricas: /Arquivos/textos, /Arquivos/imagens, /Arquivos/compactados e /Arquivos/media. As 3 primeiras não têm subpastas, mas a última ainda se divide em /Arquivos/media/audio e /Arquivos/media/video.

Meu robô script guarda tudo nas pastas certas para mim

Como a organização é com base no formato, e não no conteúdo, eu simplesmente vou gravando todos os meus novos arquivos diretamente no /Arquivos, sem me preocupar em colocar nada no lugar certo. De manhã cedo, todos os dias, um pequeno script roda no meu computador, procura no /Arquivos tudo o que estiver gravado lá há mais de 3 dias sem alteração, e se encarrega de mover para a pasta certa.

Assim, as funções de "documentos recentes" do editor de texto e da planilha continuam funcionando bem (pois documentos mexidos há menos de 3 dias nunca são movidos), e tudo que eu já concluí ou parei de usar de forma imediata vai "sozinho" para a pasta apropriada, onde eu encontrarei (pelo nome ou pela data) sempre que precisar.

Uma vantagem extra é que no caso de eu reabrir um documento que já havia sido "arquivado" pelo script, e aí voltar a gravar uma versão editada dele no /Arquivos, no momento do rearquivamento automático (após 3 dias), o script preservará automaticamente a versão anterior também, renumerando-a, como se fosse uma versão simplificada de um sistema individual de controle de versões que faz o mais essencial: permite retroceder a versões antigas, que sempre permanecem fáceis de localizar.

O script: meu script é relativamente cru, e funciona bem para mim (em Linux). Provavelmente funcionará também, com pouca ou nenhuma adaptação, pro pessoal do Mac OS X e do Unix em geral - o conteúdo do script está aqui, façam bom uso ou adaptem/evoluam, mas saibam que não ofereço garantia, nem suporte! Pro povo do Windows não posso oferecer nenhum script pronto, mas quem sabe algum leitor empreendedor não programa um igual em BAT e nos manda o link?

Sempre há exceções

Regras de organização pessoal precisam distinguir bem entre o que é o comportamento geral e quais as exceções necessárias, e para a minha organização de arquivos não é diferente: algumas situações não se adequam bem ao tratamento automatizado, e destaco as 3 principais para mim:

A primeira delas é a das fotos digitais. A facilidade com que as tiramos, e o grande volume de armazenamento hoje disponível, permitem que acumulemos muitas delas, e os softwares e técnicas para dar nomes distintivos a cada uma delas me cansam rapidamente. Já tentei muita coisa, mas hoje para mim o que funciona bem é ter uma pasta "/Arquivos/Fotos" e dentro dela criar subpastas para cada um dos eventos ou temas fotografados. Na hora de copiar para o PC as fotos da festa de natal da família, já crio a subpasta "natal2009" e gravo direto lá, onde eu as encontrarei facilmente quando quiser, e os sistemas de organização de fotos (como o Picasa, por exemplo) também saberão encontrá-la.

A grande vilã

A segunda são os arquivos que abro periodicamente. A cada mês preciso fazer encaminhamentos fiscais e contábeis, partindo sempre de um mesmo conjunto de modelos de documento, e gerando novos arquivos que precisarão ser consultados nos meses seguintes e no momento da declaração do IRPF. Eles poderiam se beneficiar do script que mantém automaticamente o versionamento, mas a praticidade de tê-los separados tem facilitado o processo de confecção e análise, por isso eles ganham uma pasta à parte.

A terceira são os projetos de mais longa duração em que me envolvo: cursar a especialização, por exemplo, ou ministrar algum treinamento. Essas atividades geram grandes coleções de arquivos que servirão como referência para miom por meses a fio, e ganham também suas pastas específicas. Quando o evento acaba, copio tudo para o /Arquivos, e em 3 dias estará tudo arquivadinho do jeito padrão.

As suas exceções podem ser bem diferentes das minhas. Adapte-se a elas! Pode fazer sentido, por exemplo,

Backup e coleta de lixo

A maioria dos arquivos que eu mesmo produzo são em formatos que ocupam pouco espaço no disco, e assim podem ficar armazenados permanentemente, sem maiores problemas.

As exceções, como os eventuais arquivos de áudio, vídeo e imagens, são avaliadas em conjunto ao final de cada ano. Se acho que ainda vou precisar delas, mantenho onde estão. Quando desconfio que elas nunca mais serão necessárias, eu as copio para alguma mídia de backup barata (no momento a minha preferida são os DVDs) e arquivo externamente, porque nunca se sabe o dia de amanhã - e se elas não voltarem a ser restauradas até o prazo de validade dos backups caseiros em DVD, é porque realmente podem expirar em paz.

Haja DVD!

O backup anual complementar em DVD também é um costume que mantenho há muitos anos. Chega dezembro, e eu insiro um DVD virgem de boa qualidade no drive, copio o que tiver de mais importante dos meus arquivos, e guardo bem longe, em um local seguro.

Para os backups diários, ultimamente tenho feito algo mais simples: um script automatizado sincroniza diariamente a pasta /Arquivos (e suas subpastas) com um HD externo permanentemente conectado, e semanalmente eu conecto um segundo HD externo para fazer uma cópia completa adicional.

Anteriormente eu me esforçava para separar conteúdos "mais importantes" que merecessem o backup diário, mas hoje adotei um novo posicionamento que assume (exageradamente) que se está arquivado, é importante e precisa de backup - e investi em ter os 2 HDs com capacidade suficiente pra isso.

Como complemento, parte considerável dos meus arquivos também é copiada periodicamente (e automaticamente) para o serviço de backup do meu provedor de hospedagem, o que já me foi útil diversas vezes.

Mas não sei se devo recomendar que você adote uma técnica de backup similar à minha. Eu recorro ao script de backup feito em casa porque sou da velha guarda e preservo velhos hábitos. Se eu fosse implementar uma estratégia de backup do desktop para mais alguém hoje, provavelmente escolheria alguma ferramenta similar ao Time Machine, do Mac OS X.

Compartilhamento entre múltiplos computadores

Compartilhar arquivos entre múltiplos computadores que não estão permanentemente conectados entre si é um problema difícil para o qual existem muitas soluções prontas. E conforme se popularizam os notebooks e netbooks, o problema também fica mais comum.

Mais uma vez, o fato de eu ser da velha guarda (com anos de experiência administrando arquivos alheios) me faz desconfiar bastante das ferramentas prontas, pois elas acrescentam dependências e muitas vezes falham em momentos cruciais.

Por isso, também aqui adoto uma estratégia simplificada (e que envolve abrir mão de facilidades que as ferramentas prontas oferecem): não importa a situação: a versão que vale sempre é a que está gravada no PC do meu escritório, o qual eu me esforço para tornar sempre acessível, via Internet (e com segurança) para quando estou fora (com o netbook, por exemplo) e preciso de algo.

Quando estou fora e faço alterações em arquivos cuja versão original reside no PC do escritório, uso os recursos da Internet para enviar a nova versão imediatamente para ele de volta, ou mando um e-mail para mim mesmo com a nova versão, caso seja impossível.

Sendo o meu próprio BOFH, sempre colocando em prática esta regra bastante estrita, eu me poupo dos problemas das falhas de sincronização e compartilhamento que são tão comuns. Mas só funciona porque eu conscientemente abro mão de algumas das suas vantagens.

Estratégias alternativas, baseadas em serviços on-line, em mídias removíveis ou em aplicativos de sincronização, são abundantes. O fato de eu não gostar delas não é razão para que você não as adote, mas quero frisar que considero que perco menos ao abrir mão de algumas de suas vantagens do que já perdi anteriormente ao adotá-las e ficar exposto, em momentos indesejados, às suas limitações.

As soluções dos leitores

Em 2008 eu consultei os leitores sobre o que eles faziam para organizar seus arquivos.

Na época recebi pouco mais de 50 respostas, e destaco a seguir links para algumas delas:

• O Felipe Fernandes Horn é designer e detalhou o seu processo, que não usa nenhuma ferramenta especial, para estruturar pastas de seus arquivos.
• O Andreyev Dias de Melo usa diversas ferramentas on-line para estas tarefas, e também detalhou sua estrutura de pastas.
• O Marcelo de Freitas Andrade e o Gustavo contaram sobre seu uso de uma pasta "old", técnica comum e que tende a ser "write-only" - na hora de algum dia procurar algo, não se tem muita certeza de onde estará.
• O Márcio explicou como usa o pendrive para apoiar as incursões com o notebook.
• O Eudes Cruz explicou como usa tags nos nomes de arquivos.
• O Leonardo Marques e o Fabrício Soares compartilharam sua confiança em ferramentas que organizam tudo pra eles no Mac.
• O Roberto Pose deu dicas de ferramentas para organização e backup no Windows.
• O Jeferson de Souza descreveu sua estrutura de pastas e também a ferramenta de sincronização e backup que adota.
• O Leonardo Fontenelle fez uma descrição detalhada da sua estrutura de pastas e das ferramentas que usa.
• O Alberto J. Azevedo contou como adapta as convenções de diretórios do Unix para facilitar a classificação de seus arquivos.

E vários outros leitores deram também suas dicas, na época. Agora você está convidado a fazer o mesmo, compartilhando aqui nos comentários a sua forma de organizar arquivos no PC!

Feliz 2010!

Hoje é o último dia do ano, e vamos fechar com uma edição completamente ordinária da nossa Rapidinha Efetiva, já que a Retrospectiva 2009 já saiu no Natal! ;-)

E se as suas ainda não estão em prática, não termine o dia sem ler "Resoluções de ano novo podem funcionar – pergunte-me como ;-)"!

Como proteger aparelhos eletrônicos durante apagões

Apagões localizados ou GRANDES variações na qualidade da energia elétrica são comuns durante a temporada de verão, especialmente em cidades que recebem grande influxo de turistas, como é o caso da minha querida Floripa.

Aqui em Jurerê a invasão de veranistas já trouxe consigo alguns blackouts, brownouts e episódios da chamada "meia fase" ou tensão insuficiente, danificando aparelhos elétricos e eletrônicos de muitos moradores. Mas claro que isso não acontece só aqui, e na prática poucos lugares no Brasil podem se considerar a salvo de interrupções ou oscilações graves do fornecimento de energia elétrica.

Embora algumas pessoas até tolerem a via crucis necessária para fazer a operadora de energia pagar o prejuízo com equipamentos danificados, o melhor mesmo é evitar o prejuízo, prevenindo os danos.

Estabilizador Isolador Microsol

Os méritos relativos de filtros de linha, estabilizadores e no-breaks são sempre discutidos, mas quando eles são de boa qualidade (e adequados à carga existente, e instalados em uma rede elétrica aterrada e de boa qualidade), acredito que é melhor tê-los do que não tê-los. Mas pode ser difícil encontrar algum de boa qualidade: há poucos meses o Inmetro reprovou 11 marcas de filtro de linha, e a avaliação da Pro Teste sobre estabilizadores, há um pouco mais de tempo, também chegou a resultado similar.

Mas mesmo quando temos uma instalação de boa qualidade e uma proteção adequada instalada, muitas vezes o que acontece com os frenéticos elétrons da fiação da casa, durante ou imediatamente após o apagão, vai muito além do que estes aparelhos de proteção poderiam suportar - e aí temos de nos dar por felizes quando o que queima é só o estabilizador ou um fusível, porque às vezes a carga tem tempo de chegar até os aparelhos que deveriam estar protegidos, antes de ser cortada.

Por isso, esta matéria do Conta Corrente sobre como proteger os aparelhos em apagões é leitura mais do que recomendada neste início de verão. Não por trazer grandes novidades, mas por lembrar de alguns cuidados óbvios, como tirar da tomada tudo o que puder ser tirado durante os apagões ou anomalias, e só recolocar depois da estabilização.

Na condição de quem já viu mais de uma vez estabilizadores queimarem e filtros de linha permitirem que aparelhos queimassem no momento de um retorno após um blackout, há bastante tempo adoto a política de considerar estes aparelhos apenas como facilitadores para a tolerância a oscilações pequenas. Quando dá de prever a possibilidade de um tranco maior, o melhor isolamento para mim é o ato de retirar da tomada os aparelhos ;-)

Passarelas para os gatos

Quem tem felinos em casa já deve ter visto alguma vez (na TV, na web, em revistas ou na casa de algum amigo mais empreendedor) as passarelas para gatos que substituem, com várias vantagens (especialmente onde há pouco espaço) os escaladores/arranhadores que são mais fáceis de encontrar em lojas de produtos para animais de estimação.

E este projeto do Moderncat tem uma característica especial: ele usa componentes fáceis de encontrar (prateleirinhas, retalhos de carpê) e facilita a adequação às paredes que estiverem sobrando no apartamento.

Se você for fazer, ajuste-se à segurança do felino (vale fixar bem o cestinho ou almofada que ficar lá no alto), e dos demais moradores, que não deverão dar topadas ou testadas nos degraus nem mesmo no escuro.

Aqui em casa um projeto similar (integrado a uma prateleira já existente) já entrou nos planos para 2010, com apoio do veterinário. Oportunidades para usar a furadeira e a parafusadeira sempre são bem-vindas!

Efetividade no IPhone

A idéia de oferecer automaticamente conteúdos diferentes para cada navegador, identificando a plataforma do usuário com base nos parâmetros que o servidor web identifica durante a conexão, sempre me pareceu bastante inefetiva, pois cria uma série de novos problemas para quem administra o site (eu) e, por tratar como iguais todos os usuários dos navegadores "beneficiados" pelo tratamento diferenciado, acaba desagradando aos que têm alguma necessidade diferente, ou que não se incomodam de ver o site do jeito normal em seu navegador minúsculo.

De qualquer modo, aparentemente os usuários do IPhone cada vez mais esperam receber automaticamente versões adaptadas dos sites quando os acessam, quase como se fosse um feed RSS artificialmente empobrecido para tirar o texto e as figuras - só sobram os títulos, as tags e a frase inicial, e aí eles clicam nos posts que querem ver, e recebem uma versão também empobrecida dos mesmos, mas aí com o texto integral.

Resisti bastante a isso, até mesmo quando uma jornalista me criticou por não oferecer esta opção, durante uma entrevista. Mas continuam me pedindo, então o site começa 2010 oferecendo aos usuários do IPhone (e Palm Pre, Androids em geral, alguns Blackberrys, alguns Nokias, iPod Touch, e assemelhados) uma visualização default modificada, para ficar com a carinha que eles tanto me pediram:

Por enquanto está em teste (bem com calma, porque não sou usuário do iPhone), e vou acompanhar o que vocês me disserem a respeito, certo?

Feliz Natal!

Espero que todos vocês a esta altura já tenham refletido bastante sobre o significado do Natal, e também tenham oportunidade de comemorá-lo e de compartilhar um pouco da sua prosperidade com aqueles que não tiveram as mesmas oportunidades, ou não as aproveitaram tão bem!

De minha parte, já deixei preparado meu presente para vocês, que vai ao ar às 18h da véspera de Natal: uma "retrospectiva" dos posts que eu mais gostei de publicar por aqui em 2009.

Eles não estão em nenhuma ordem particular, e espero que a leitura (ou re-leitura) agrade até mesmo aos colegas que estão de plantão hoje, em frente ao micro, torcendo para o telefone não tocar e nenhum incidente acontecer.

Feliz Natal a todos, e nos próximos dias me avisem (pelos comentários ou via Twitter) se vocês estão na escuta, para eu saber se vale a pena publicar alguma coisa na semana do ano novo ;-)

Retrospectiva 2009: meus posts preferidos de todo o ano

Kit de ferramentas doméstico: 10 itens indispensáveis - "(...) Mas o artigo da Popular Mechanics me inspirou a olhar outro lado desta questão. Me perguntei: quais as ferramentas que eu realmente preciso ter dentro de casa? Quais podem ficar na garagem, ou ser dispensadas?"

Melhorando o café da sua cafeteira elétrica "(...) E o pior é que quem só faz café uma vez por dia pode até mesmo levar anos consumindo um produto de qualidade bastante inferior ao potencial do seu aparelho, sem perceber nem descobrir. Mas é para isso que o Efetividade.net está aqui, e vem em seu resgate com a dica que pode resolver a questão."

Escritório em Casa não é Central de Entretenimento! "(...) Nas reportagens sobre os centros de desenvolvimento do Google, ou da Microsoft, vemos videogames, mesas de ping-pong, sucos, ginástica e tantas outras atividades, que aparentemente funcionam tanto para reduzir o desgaste das pessoas quanto para estimular sua produção e mantê-las no emprego. Mas será que o mesmo tipo de solução funciona quando trabalhamos em um home office auto-administrado?"

Apartamentos pequenos: como sobreviver – com menos aperto "(...) A “classe média apertada” é uma realidade cada vez mais comum – estudantes solteiros, grupos de amigos, pequenas e médias famílias, cada vez mais gente vive em espaços que vão se tornando mais restritos."

Produtividade pessoal: 10 dicas para fazer a vida caber nas 24 horas de cada dia "Embora seja cético sobre métodos prontos para alcançar a produtividade reduzindo o stress, isso não me impede de ter também as minhas sugestões para quem quer repensar suas atividades e buscar um caminho que permita aumentar o rendimento sem perder de vista seus valores pessoais."

Efetividade ao contrário: como o esforço das vítimas contribui para o sucesso dos contos do vigário "A credulidade humana no que se refere aos contos do vigário parece não ter limite, e há bastante tempo é campo de estudo que observo com interesse, por ser quase o oposto do conceito de efetividade: o esforço da vítima contribui para o sucesso do golpista, contra ela."

Promovido no emprego? Evite o mal da incompetência súbita "Você já acompanhou uma situação em que um profissional, recém-promovido no emprego, descobre que não está pronto para o desafio a que foi alçado? E não acha que pode ser muito pior quando o próprio profissional não percebe isso, a autoridade que o alçou não reconhece, mas a equipe inteira logo descobre e precisa se adaptar ao tenente novo em pleno calor do combate?"

Home office: fazendo caber em apartamentos pequenos "Manter seu escritório doméstico em um apartamento pequeno pode ser um desafio. E se eu não posso lhe oferecer uma fórmula geral para fazer caber, ao menos posso lhe dar algumas idéias interessantes, com base no que outras pessoas já conseguiram ;-)"

Inclusão: dando oportunidade a vegetarianas e vegetarianos no churrasco do fim de semana "(...) Afinal, se a vegetariana ou o vegetariano em questão foram convidados para participar do evento, parto aqui do princípio de que eles são importantes para você (ou para alguém que é importante para você), e que a satisfação deles também é de seu interesse como anfitrião, mesmo considerando que o churrasco é um evento que tradicionalmente orbita ao redor do consumo de carne."

Pen drives da LaCie em formato de chave, para nunca mais perder – e mais alguns gadgets interessantes Só se perder o chaveiro inteiro! "(...) Hoje, entretanto, eles ainda enfrentam 2 grandes desafios: o da segurança (são vetores ideais para malwares, e ainda por cima podem comprometer a política de segurança de informações de muitas organizações), e o da facilidade de extravio ou perda, como já abordamos anteriormente – e em especial quando eles vêm com as intoleráveis tampas removíveis."

Wireless: maior alcance para sua rede sem fio com um repetidor wi-fi "(...) Mas há casos que passam bem longe do ideal, e aí as soluções começam a ficar menos simples. Um deles é o da insuficiência de cobertura: às vezes o sinal da rede wireless chega muito fraco (ou simplesmente não chega) a algum cômodo que você gostaria de atender."

Crie o seu Fundo de Reserva pessoal, e encare a vida com mais opções "Fundo de Reserva é um montante mantido à parte, sempre disponível para cobrir despesas extraordinárias, emergenciais ou imprevisíveis. Toda pessoa ou família pode ter um fundo de reserva, mas para formá-lo é necessário aplicar mensalmente uma parcela do orçamento, e fixar critérios no que diz respeito ao seu uso e manutenção."

Evite acidentes, faça de propósito! "(...) Claro que a frase espirituosa não nasceu com o sentido que eu hoje vou abordar, mas ela cabe bem para a situação que quero tratar: a das pessoas cuja “solução” básica para os dilemas da sua vida é aguardar e torcer fervorosamente para que um acidente aconteça e mude sua situação. É uma situação comum, e todo mundo ao redor identifica, mas às vezes é complicado para a pessoa que está envolvida perceber objetivamente o que ela (não) está fazendo."

Como escrever melhor – em 5000 caracteres ou menos "Você é capaz de descrever um conceito ou uma proposta, por escrito, em menos de 1000 palavras?"

Concurso: 12 dicas testadas e aprovadas para passar A autora convidada já tomou posse e vai muito bem no início da nova carreira. "Quem passou há menos de 3 meses em um concurso público federal em que havia mais de 400 candidatos por vaga certamente pode ter alguma dica a compartilhar, certo?"

Para muita gente, no período de festas de final de ano ocorrem viagens para comemorar em família, para fazer turismo, ou mesmo para aproveitar a temporada anual de praia.

Arrumar as malas passa a ser uma tarefa comum, e sobre isso já dedicamos uma série de 3 artigos, que talvez valha a pena ler. Vale também reler o Kit de sobrevivência geek: o que incluir na mochila para férias e viagens curtas?

Mesmo se a sua mala já estiver arrumada, que tal aproveitar este checklist (que inclui itens variados - viagem pra praia, camping, casa da família; nem tudo se aplica a todas as situações) e ver se não está faltando alguma coisa importante, além do básico?

Checklist de bagagem do efetividade.net:

• pilhas e carregadores para tudo o que for eletrônico
• câmera
• filmes ou cartões de memória adicionais
• um baralho, jogos de mesa, jogos eletrônicos e seus acessórios
• um livro bom e leve
• bloco e caneta
• cartões de visitas
• telefone celular, com carregador, crédito
• equipamento sonoro, fones de ouvido, música
• lanterna
• canivete
• as chaves de todas as portas e cadeados
• ferramentas básicas pra casa, carro, bike, barraca (escolha a partir dessas aqui)
• informações sobre câmbio, hotel, passagens e aluguel de carro,
• documentos e cópias,
• alternativa de conexão móvel à internet
• dinheiro e similares,
• ferro de passar e secador de cabelo (se você não vive sem),
• pente, escova de dentes e pasta, barbeador, desodorante,
• óculos escuros,
• todos os remédios que você toma regularmente, kit de viagem das lentes de contato, analgésico, antigripal, lenços umedecidos, pastilha para garganta,
• capa de chuva ou guarda-chuva compactos,
• roupa de baixo, roupa de praia, pelo menos uma roupa pra temperaturas inesperadas e pijamas,
• relógio com despertador,
• transformadores, carregadores, adaptadores, cabos, extensões,
• calçados.

O artigo sobre redução do stress das viagens de final de ano também pode servir para você, mesmo que a viagem seja pra perto, e de carro ou ônibus!

Festas de fim de ano: como receber a turma

Quando se trata de receber a sua própria família, e a dinâmica familiar é saudável, ficam poucas dúvidas - geralmente todo mundo sabe como receber.

Mas e quando vão vir parentes menos próximos, recém-reconciliados, recém-agregados ou quando se é recém-casado e vai ser a primeira festa dada para as duas famílias unidas, ou só para a família do cônjuge?

Na prática, pra mim, a parte de como preparar a casa e como tratar bem as pessoas é meio óbvia, e eu só recomendaria adaptar à situação as dicas destes 6 artigos anteriores:

• Como ser um bom ouvinte
• Como se livrar de conversas chatas, em 10 lições
• Festa de final de ano na empresa: moderação e bom senso são a chave (em festas de família, a dose pode se reduzir um pouco)
• 10 dicas para garantir as melhores fotos das festas de Natal e Ano Novo
• Como sair melhor em fotos casuais
• Ressaca: como sobreviver ao dia seguinte

Mas para quem tem dúvidas sobre os aspectos mais básicos (que deve ser mais o caso de quem não está recebendo sua própria família), o iG ajudou e publicou este guia para receber a família no Natal.

As dicas desta "notória anfitriã" também são interessantes, porque confirmam o bom-senso. Vou resumir as essenciais:

1. Arrume e decore a casa
2. Cuide da seleção musical
3. Coloque no menu alimentos que todos gostem (básico: carne ou ave + massa + salada)
4. Providencie refrigeração suficiente e sirva a bebida sempre bem gelada

Leituras para a temporada

Uma das vantagens de alcançar alguma notoriedade por blogar sobre os temas que a pessoa aprecia é que começam a chegar releases que me interessam pessoalmente - especialmente os de livros e artigos!

Vou compartilhar com vocês um título de cada uma das editoras que me mandaram algum aviso nas semanas recentes, e um post de blog como contrapeso valioso:

Apresentações: Não faltam por aqui artigos sobre como fazer apresentações, e os amigos da Novatec deram a dica sobre o lançamento de "Boas Apresentações Vendem Ideias, que é "uma obra voltada para profissionais de todas as áreas de negócio que buscam aprimoramento em técnicas de produção de slides e condução de apresentações para obter sucesso tanto na transmissão inequívoca de sua mensagem, pelo envolvimento do público, quanto na aceitação de suas propostas ou projetos, pelo uso adequado de recursos audiovisuais, maximizando seu potencial para a venda de ideias." Meu exemplar já está aqui na mesa!

Planejamento estratégico colaborativo: O tema planejamento estratégico me interessa bastante, e a M. Books avisou do lançamento de "TI Tecnologia da Informação - Tempo de Inovação - Um Estudo de Caso de Planejamento Estratégico Colaborativo", que "apresenta um caso prático de planejamento estratégico executado por uma organização que presta serviços de TI (Tecnologia da Informação) e inovou incorporando conceitos de gestão cooperativa e liderança humanista. O texto mostra como foi desenvolvido este Planejamento Estratégico e como este evoluiu com a incorporação de ações e metas de Sustentabilidade."

Organização pessoal: O Marcelo Toledo avisou sobre uma leitura on-line que tem tudo a ver com o Efetividade: seu artigo o segredo da organização pessoal. Quem sabe ainda dá tempo de incluir algo de lá nas suas resoluções de ano novo?

Tomada de decisão: escrevi recentemente o artigo "Evite acidentes, faça de propósito!", que trata só de um dos aspectos da tomada de decisão: a coragem de encarar as conseqüências. E agora o pessoal da Ediouro mandou a dica do "10-10-10 Hoje, Amanhã e Depois", escrito pela Suzy Welch, que talvez você conheça como co-autora do "Paixão por vencer", com Jack Welch. Métodos de tomada de decisão existem muitos, e são todos meio que complementares (e insuficientes como método geral), mas o modelo dela, que considera horizontes de 10 minutos, 10 meses e 10 anos parece ter mérito. Ainda não li, mas certamente lerei.

E pra fechar, se você estiver em busca de livros pra ler na beira da piscina ou na areia da praia, tomando uma geladinha ou uma caipirinha, a lista dos 200 melhores livros de 2009, com descontos de até 60%, pode ser uma boa. Mas o meu conselho é: não conte com a entrega antes do Natal!

Pedidos de desculpas podem ser o caminho mais direto entre a ofensa e o perdão, mas podem ser bem complicados de executar. Não procure por mensagens de desculpas ou fórmulas prontas: os componentes essenciais são o reconhecimento do erro e a disposição genuína de apresentar este reconhecimento à pessoa prejudicada.

Todo mundo comete erros. E nem todos eles podem ser consertados, mesmo quando são entendidos e reconhecidos. Pedir desculpas, entretanto, quase sempre está ao alcance, mas bastante gente erra na hora de colocar esta idéia, aparentemente tão simples, em prática.

Comunicar claramente o que se pensa e sente é um talento que precisa ser desenvolvido, mas algumas necessidades de comunicação do dia-a-dia das nossas vidas (profissionais, acadêmicas, familiares, afetivas, etc.) são tão comuns, que é possível se preparar para elas de maneira bastante específica, como já vimos em artigos anteriores:

• Como informar problemas ao chefe
• Como aceitar críticas de forma positiva e elegante
• Como receber elogios e cumprimentos de forma efetiva e elegante
• Como ouvir os problemas alheios

E a situação dos pedidos de desculpas é mais uma que pode ser tratada desta forma. E aqui é necessário fazer uma distinção importante: pedir desculpas não é a mesma coisa que dar as famosas "desculpas" para se justificar. Estas últimas servem para que você não ser levado a sério, enquanto as primeiras podem fazer muito pela sua reputação e imagem.

Não há técnica nenhuma que faça você arrepender-se genuinamente, nem que garanta que irá receber o perdão, ou mesmo que chegará a ser ouvido pela pessoa de quem deseja este benefício, mas se você conseguir reunir estas condições, a técnica poderá ser bem empregada e levar a melhores resultados.

Como fazer tudo errado

Antes de explicar os passos que conduzem a um bom pedido de desculpas, vou usar o recurso didático de apresentar alguns dos elementos centrais mais comuns de um mau pedido de desculpas:

Um mau pedido de desculpas:

1. força a barra para ser apresentado quando a pessoa não está pronta para ouvir
2. não é feito diretamente à pessoa atingida ou ofendida
3. só surge depois que o erro cometido se torna público e "pega mal"
4. é apresentado na condicional ("desculpe se por acaso exagerei")
5. diz que o erro foi de interpretação de quem se ofendeu ("desculpe se alguém entendeu erroneamente que eu estava sendo preconceituoso")
6. não gera o entendimento de que há arrependimento e haverá um esforço para corrigir, compensar ou evitar repetições do mesmo erro
7. é seguido de novas ofensas caso as desculpas não sejam integral e imediatamente aceitas

É fácil exemplificar alguns destes itens. Muitas vezes acontece de o ofensor mencionar seu arrependimento somente a uma terceira pessoa, esperando que ela vá contar ao ofendido ou, pior ainda, querendo evitar que esta terceira pessoa fique com má impressão sobre o ofensor, que não está nem aí pra opinião do ofendido. É como uma pessoa pública que ofende uma comunidade inteira e, ao ver que pegou mal, não se dirige a ela para se desculpar, mas sim procura os jornais e revistas que o público dela (e não a tal comunidade) lê, para "pedir desculpas" publicamente, também.

Os itens 4 e 5 são tristemente comuns - são o tipo de pedido de desculpas que amplia a ofensa. É como se a pessoa estivesse, ao invés de pedir desculpas, chamando o interlocutor de burro por não entender o que se quis dizer, ou dizendo que na verdade não houve ofensa, mas SE a pessoa quiser achar que houve, recebe as desculpas por esta ofensa imaginária.

O item 6 é o mais inefetivo de todos, porque caracteriza as famosas "desculpas vazias". A pessoa está fazendo um gesto por educação ou por sentir-se obrigado, mas nada vai mudar.

Como pedir perdão

Um bom pedido de desculpas tem muitos ingredientes, mas os mais essenciais entre eles são o reconhecimento genuíno de que se fez algo errado, e o desejo sincero de apresentar este reconhecimento à pessoa ofendida ou prejudicada pelo erro.

Quando estes 2 ingredientes estão presentes, até mesmo um pedido de desculpas mal executado tem chances de ser aceito. E se houver suspeita da ausência deles, a chance de o pedido de desculpas ser aceito com sinceridade passa a ser bastante reduzida.

Depois de verificar que você reune os 2 ingredientes acima, prossiga com a minha versão adaptada do procedimento proposto pelo Wikihow:

1 - identifique qual foi o erro, quem foi a vítima e de que forma ela foi prejudicada. Para pedir desculpas corretamente, você tem que aceitar que houve um erro, e que este erro ofendeu ou causou prejuízo a outra pessoa ou pessoas. Identifique claramente estes elementos, para poder se referir a eles de forma objetiva na hora de pedir desculpas.

2 - aceite a responsabilidade por este erro e ofensa. Já ouvi o ditado "nunca peça desculpas por algo fora do seu controle", e concordo com ele - se você vai pedir desculpas genuínas, não acrescente junto a ela estas "desculpas" que não comovem ninguém. "São as normas da casa", "foi problema com o entregador", "foi orientação superior", "eu estava bêbado", etc. podem até ser explicações verdadeiras, mas não cabem no seu pedido de desculpas - ou você aceita toda a responsabilidade pela situação, ou apresentará desculpas parciais que irritam e agravam a ofensa.

3 - escolha momento e local adequados. Você precisará de tempo, pois um bom pedido de desculpas é muito mais um diálogo do que uma declaração. Pense na oportunidade ideal, e tome providências para conseguir que ela aconteça, evitando embaraços e constrangimentos desnecessários. Oportunidades comuns são após uma reunião, em um convite para almoço, em uma conversa de corredor, etc. Às vezes temos a felicidade de pedir desculpas imediatamente após cometer o erro (e aí tudo fica mais simples), mas nem sempre é o caso, e nem sempre é melhor, dadas as emoções envolvidas. Mas esperar demais também não é bom.

4 - Apresente o seu pedido de desculpas, que idealmente não deve ser um longo discurso, e precisará ser dito de forma espontânea, mas deve incluir componentes como estes (possivelmente nesta mesma ordem):

Assim como na web, em um bom pedido de desculpas o conteúdo é o rei. Fazê-lo acompanhado de poemas, olhar triste, um cartão, presente, um jantar, flores, vantagens e firulas, mas sem um reconhecimento sincero, pouco adianta para o objetivo intrínseco.

5 - Seja paciente. Você pode ser desculpado na hora, mas também existe a possibilidade de a pessoa ainda não esteja pronta para lhe desculpar, perdoar e esquecer. Se acontecer este segundo caso, esteja preparado para simplesmente encerrar o seu pedido, reforçar que espera que no futuro isso possa ser revisto, e se retirar. Se acontecer o primeiro caso, aja normalmente, sem forçar a pessoa a situações para "testar" se ela realmente o perdoou.

6 - Mantenha sua palavra. Se você se disse arrependido, fez uma proposta de mudança, ela foi aceita, e você não a cumprir, chegará o momento em que o resultado será bem diferente...

O método John Wayne

Em um western de 1949, o personagem interpretado por John Wayne disse uma frase emblemática, que traduzo livremente: "nunca se explique e nunca peça desculpas - são sinais de fraqueza".

Há pessoas (e corporações) que levam suas vidas com base nesta filosofia. Na vida profissional, já tive oportunidade de encontrar dois superiores que conheciam a frase e a citavam como política de relações públicas e marketing pessoal.

Com um suprimento inesgotável de impulso próprio e capacidade de ignorar os feedbacks e solicitações recebidos, até acredito que seria possível levar uma vida aparentemente feliz e saudável adotando este lema. Mas estes suprimentos inesgotáveis não são tão fáceis de encontrar...

Eu não compartilho da idéia, nem a recomendo. Mas resolvi mencioná-la aqui, como nota de rodapé do texto, porque ela pode servir de contrapeso importante ao que foi dito acima, na hopra de lembrar que também não é ideal passar a vida se explicando e se desculpando.

No artigo "Evite acidentes, faça de propósito!", já tratamos do tema: o ideal é ter consciência das atitudes que se deseja tomar, e estar preparado para as suas consequências. Reproduzo um parágrafo de lá:

Fica, portanto a dica: se sua vida está em algum compasso de espera e você não está gostando, talvez você esteja precisando fazer algumas escolhas, tomar algumas decisões e correr para viabilizá-las – antes que o destino decida, possivelmente contra você. Faça de propósito, não espere pelo acidente!

Mas quando fizer, não se desculpe: foi sua escolha, e você não deveria estar arrependido dela ;-)

Resoluções de ano novo raramente funcionam na prática, por uma série de razões bem conhecidas. Para mim ela funciona mais ou menos como uma oficialização da procrastinação: "quero mudar tais e tais coisas na minha vida, mas só vou começar a fazer algo de prático a respeito depois que o ano virar.

Faz sentido? Acredito que sim, e embora eu não negue que elas possam ter algum valor na motivação (mesmo se for como uma espécie de prêmio de consolação para quem não consegue mudar de verdade, mas ao menos pode acreditar estar decidindo algo a respeito), acredito que vale muito mais tomar a atitude desejada desde já, não importando em qual área da sua vida.

Alguns exemplos de resoluções que ouvi desde que comecei a estudar o assunto, em 2007:

• comer salada 4 dias por semana,
• publicar mais artigos no blog,
• parar de fumar,
• correr 6km 3 vezes por semana,
• alongar "de verdade" antes de fazer exercícios,
• fazer natação até no inverno,
• começar a estudar a sério para alguma certificação ou concurso,
• ler bons livros,
• dormir mais cedo,
• zerar o cartão de crédito,
• tomar mais água,
• viajar nas férias,
• deixar de ligar a TV quando não estiver assistindo,
• Jantar em família pelo menos 3 vezes por semana.

E há muitos outros. Mas é necessário deixá-los para uma "data mágica", como se fosse o pote de ouro no final do arco-íris?

Até quando esperar?

Na vida cotidiana, faz pouco sentido tratar o ano novo como se fosse a folha em branco na qual você terá como escrever uma história completamente nova. Todos os seus hábitos, seus conhecimentos, suas obrigações continuarão valendo assim que estourar o último dos foguetes na madrugada de primeiro de janeiro.

Curtir a vida, ou fazer alguma mudança que você deseja para si mesmo, não é algo que deva ser postergado assim. Se você gosta de resoluções de ano novo, que tal tentar fazer diferente desta vez?

Resoluções mais concretas

Não é necessário ser nenhum gênio do gerenciamento de projetos para aumentar as chances de a sua resolução de ano novo dar certo.

O essencial é dar um passo além, saindo do terreno das intenções e entrando no dos planos. Eis aqui algumas sugestões:

1. Junto com o seu objetivo defina uma meta: não é razoável imaginar que você conseguirá mudar vários pontos da sua vida de uma vez só, baseado em uma lista de resoluções de ano novo. Mas os objetivos de ano novo já compartilham entre si uma característica de meta: têm prazo definido por natureza. Então aproveite e defina o seu único objetivo já na forma de uma meta desafiadora, alcançável e mensurável. Alguns exemplos (que deixam de mencionar o horizonte temporal por razão óbvia): perder 6kg sem voltar a recuperá-los, praticar esportes 3x por semana durante, estudar 6h por semana, economizar 8% do salário todos os meses para comprar um carro, ou o que quer que seja. Mas defina com clareza!
    

2. Crie o plano de ação associado: da meta precisa nascer o plano de ação, que neste caso simplificado pode tomar a forma de uma lista simples de atividades que conduzirão ao objetivo desejado: parar de tomar refrigerante em casa, tomar café da manhã reforçado e jantar menos, caminhar 60min 4 vezes por semana, parar de fazer "refeições" em lanchonetes, etc.
    

3. Não tenha medo de ser gradual: mudanças radicais também podem ser atingidas em passos pequenos. Se puder, defina seu plano de ação pensando grande, mas começando pequeno - ninguém começa correndo 12km por dia. Associe metas temporais, ou já preveja a periodicidade em que irá revê-las.
    

4. Acompanhe a execução de olho no calendário: você pode definir em qual mês irá realizar determinadas atividades do seu plano. Por exemplo: se o objetivo é aprender inglês básico para poder viajar no final do ano que vem, e se março chegar e você ainda não tiver se matriculado em um curso, já vai dar para saber que a coisa não está indo bem. Se a intenção é perder peso, você pode quantificar metas (realistas!) para cada mês. Mas não quantifique apenas o efeito (a perda de peso), e sim os processos (número de horas de caminhada semanais, redução de refrigerantes, etc.)
    

5. Comece já: Após definir seu plano, registre-o detalhadamente (será um contrato de você consigo mesmo!) e comece imediatamente a segui-lo. Não esperar o ano que vem começar pode ser um grande fator de motivação. E esperar o ano que vem começar, dando a si mesmo algumas semanas para agir ao contrário do que você planeja para o futuro, é simplesmente uma forma de se enganar.
    

6. Siga o plano: Projetos pessoais e definidos informalmente não têm grandes chances de sucesso se você não se esforçar para seguir o que planejou, ou para alcançar as metas que definiu. Cabe só a você!
    

   E tenha um feliz e efetivo 2010!