Por mais que a tecnologia avance, uma realidade sem papel ainda está muito distante de todos nós. Mesmo os mais informatizados ainda recebem contas e contratos por correspondência, anotam (ou recebem) recados em papel, e lêem jornais, revistas e recortes todos os dias. Não é exagero dizer que boa parte das nossas pendências e atividades diárias estão associadas a artefatos em papel.

Depois que li o livro "Getting things done", de David Allen (agora tem também em português, com o nome de "A arte de fazer acontecer"), eu coloquei em prática diversos aspectos da metodologia dele, com resultados excelentes pra minha eficiência e efetividade pessoal. E alguns dos aspectos que tiveram mais resultados estão ligados a uma ferramenta simples e relativamente barata, podendo ser adquirida por menos de R$ 20,00 em boas papelarias: o escaninho com duas (ou três) bandejas para documentos.

um escaninho típico

Eu tenho dois escaninhos, um no escritório de casa e o outro no trabalho. Seu uso é essencialmente simples, e a vantagem não vem da ferramenta em si, mas sim da disciplina associada a ela: um escaninho permite que você faça um acordo mental consigo mesmo, e passe a ter o conforto de saber que todos os documentos (sejam contas a pagar, faturas a receber, artigos ou correspondência a ler, revistas a folhear, ou quaisquer outros) pendentes estarão lá, na bandeja de cima. E que todos os documentos já processados e prontos para encaminhamento a alguém mais estarão na bandeja de baixo. Assim nunca mais você deixará uma tarefa para depois porque não lembra onde largou aquela conta ou o contrato do cartão de crédito que recebeu pelo correio, e sempre que alguém vier buscar algo que você já preparou, você terá a reconfortante certeza de que aquilo que ele ou ela busca estará lá, exatamente na bandeja de baixo.

A própria existência de uma bandeja de entrada única serve como um lembrete visual permanente de quantas coisas estão pendentes, e como um estímulo para que você as resolva - levando à "caixa de entrada vazia" que é título deste blog. Eu fugi um pouco da metodologia do David Allen acrescentando uma terceira bandeja aos meus escaninhos. No caso do escaninho de casa, a terceira bandeja carrega os documentos já processados mas que eu mesmo preciso levar a algum lugar - uma conta que não possa ser paga via Internet, por exemplo. Já no escaninho do trabalho, a terceira bandeja armazena documentos que eu preciso trazer para casa - por exemplo, o contracheque, ou comprovantes para o Imposto de Renda.

Tem mais 2 truques que eu aplico à metodologia dos escaninhos, e que ajudam a esvaziar as caixas de entrada o mais rapidamente possível.

O primeiro vem do próprio livro do David Allen, que estabelece que as tarefas que podem ser feitas em menos de 2 minutos devem ser feitas imediatamente. De fato, às vezes tomar uma decisão, escrever uma resposta ou conferir uma conta que deve ser paga toma um tempo tão curto, que é plenamente possível ter a satisfação de se livrar disso imediatamente - indo direto para a bandeja de saída ou para o arquivo, sem nem ao menos macular a imensidão vazia de sua caixa de entrada meticulosamente controlada.

A outra é tão simples quanto: se ao analisar um item que chegou e vai ser colocado na sua bandeja de entrada você já tiver uma boa idéia do que fazer com ele (mas o procedimento demorar mais do que 2 minutos), anote nele (ou em um post-it, ou em uma nota presa com um clips) esta sua definição, ainda que ela seja óbvia. Com o tempo você vai perceber como esta anotação faz com que este seu pré-planejamento sobre o que fazer com aquele documento deixe de ocupar um lugar importante na sua "lista de tarefas mental", liberando assim espaço para todos os demais problemas do seu dia-a-dia até o momento em que você for de fato fazer o que anotou e anexou ao papel. Experimente!

Nos próximos dias vou procurar falar sobre outros itens de baixa tecnologia e alto retorno em efetividade e produtividade. Fique ligado e sugira os seus!