Bookmarks são arquivos de índices, ou seja, registram quais são as informações e onde elas estão, sem arquivar uma cópia delas.

O recurso de bookmarks é uma das facilidades que eu mais uso nos navegadores web, e costumo manter estruturas elaboradas de pastas e subpastas, classificando conteúdos interessantes que quero rever em outro momento, ou que sei que poderão ser úteis como referência, além de registrar o acesso rápido aos sites que uso diariamente.

Mas desde que comecei a dedicar mais atenção à publicação na web, comecei a sentir falta de um recurso similar que permitisse indexar idéias e conteúdos do assim chamado "mundo real", ou seja, armazenar de forma estruturada referências a artigos de revistas, citações, idéias soltas e outros fiapos de informação que, quando combinados, formam a tapeçaria dos artigos nossos de cada dia.

Um fichário 3x5" com índice A-Z

Sempre tive uma tendência natural a registrar e referenciar informações - o BR-Linux nasceu da digitação de uma caderneta onde eu anotava dicas de Linux para meu próprio uso, por exemplo. Mas mais recentemente comecei a sistematizar este processo usando arquivos de mesa para fichas padronizadas, e o ganho foi sensacional. E é esta experiência de efetividade que hoje quero compartilhar com vocês.

Fichário 3x5, armazena seus bookmarks do mundo real

Desde os tempos de ginásio (com as famigeradas "fichas de leitura"), eu sempre mantenho em alguma gaveta um maço de fichas pautadas padronizadas 3x5 pol (equivalente a 7,62 x 12,7cm) para anotações. Elas tem o formato ideal para registrar idéias curtas, são fáceis de guardar, e têm ainda o espaço certo para colocar um título em destaque e a data. As que eu compro têm gramatura 180 - aproximadamente a espessura de um bom cartão de visitas - e vêm em maços de 100 unidades. Com 5 reais dá de comprar 3 maços na papelaria da esquina.

A ficha de pauta corrente aqui do Efetividade.net, faltando riscar um artigo ;-)

Eu uso as fichas para 2 finalidades específicas:

1. Anotar referências e idéias, e catalogá-las alfabeticamente. Toda ficha tem assunto e data, e eu catalogo com base na palavra-chave, e não no título. Por exemplo, se eu leio um artigo sobre micro-retíficas domésticas movidas a bateria e acho que ele tem potencial para virar um texto aqui no Efetividade algum dia, é mais provável que eu o catalogue na letra R, do nome genérico "Rotomatic" (ou você não sabia que o Rotomatic da TV é uma micro-retífica?) do que no M da micro-retífica, ou no E do Efetividade. Quando eu procurar, provavelmente vou saber onde encontrar.
2. Manter registros correntes de transações. Declarar o imposto de renda sobre os pagamentos que recebo dos anunciantes tende a ser complicado, e desde o final de 2004 comecei a manter envelopes com os extratos, notas e confirmações de cobrança e pagamento. Mas há alguns meses coloquei minha formação de Administrador para trabalhar, e estruturei um processo simplificado de fluxo de caixa (melhor dizendo, de entradas de caixa) baseado em fichas, mantendo os documentos em anexo, e creio ter resolvido meu problema. Quem sabe isso também vire um artigo um dia (acabei de registrar a idéia em uma ficha).

Usar as fichas é muito simples. Basta ter um arquivo com índice alfabético, e um pouco de disciplina para anotar as idéias e referências, registrando data, título e palavras-chave, e guardando sempre no arquivo.

Dá para montar seu arquivo com uma caixa de sapatos de criança, algumas folhas de papel cartão e uma tesoura para montar os índices alfabéticos com abas. Mas se você quiser investir, com menos de R$ 20,00 dá para comprar um fichário 3x5 da Acrimet, em aço com tampa de acrílico, e por menos de R$ 5,00 você encontra um pacote com o índice alfabético em plástico rígido.

A indexação é posterior, ou seja, as fichas referentes à letra "B" vão *atrás* do cartão da aba da letra B no seu fichário.

Uma dica que eu aprendi lendo sobre a metodologia GTD do David Allen é que pouco adianta ter uma ferramenta de captura (no caso, o arquivo de fichas) se ela não for fácil de alcançar. Se o seu arquivo estiver em uma gaveta, ou em uma prateleira, você vai se flagrar deixando de tomar uma nota, ou largando a anotação em outro local, devido ao passo adicional (abrir a gaveta, andar até a prateleira) necessário para arquivar.

Portanto, dê um jeito de achar um lugar para o seu fichário em cima da escrivaninha, e ganhe muito mais efetividade nas suas referências!