O site do D*I*Y Planner publicou um interessante artigo, de autoria de Dave Terry, explicando o seu sistema pessoal de tomar notas usando um caderno comum. Dave passou por diversas tentativas mais tecnológicas antes de se fixar no papel, e está mais do que convencido de ter feito uma boa escolha.

Eu acredito que não existe um sistema de anotações que seja perfeito para toda a população do planeta, e estou freqüentemente mudando meus próprios métodos. Hoje carrego basicamente um Moleskine Reporter e um Treo, e anoto tudo em um dos dois, sem adotar um formato fixo.

Mas formatos fixos podem ajudar a tornar mais úteis as suas anotações, como já vimos no artigo anterior "Transformando um caderno comum em uma agenda de compromissos personalizada". E é um formato fixo a grande estrela do artigo de Dave Terry, intitulado "The Advantages of Keeping an Analog Work Journal", como veremos a seguir.

Por que voltar ao papel?

No meu trabalho, é freqüente eu ouvir comentários sobre eu, que me dou tão bem com formatos digitais, andar para cima e para baixo com um "bloquinho de notas" e duas canetas coloridas. Não tenho o menor problema com anotações em formato digital (quando preciso, sou o primeiro a tirar o laptop da pasta duramte a reunião), mas gosto de tirar vantagem da portabilidade e autonomia do meu surrado Moleskine, ou de qualquer outro bloco de notas que esteja à mão.

Não sei se concordo com todos os motivos pelos quais o Dave Terry prefere usar anotações em papel, mas no mínimo são argumentos válidos para uma discussão. Ele aponta:

• tem acesso mais imediato às suas anotações em reuniões ou durante um telefonema
• pode desenhar livremente, fazer diagramas, etc. nas mesmas páginas em que coloca os demais textos
• pode escrever e desenhar em qualquer direção e posição na página
• é mais fácil compartilhar seus diagramas na equipe, na hora em que são feitos (depois ele os refaz no computador, quando precisa)
• nunca precisa recarregar
• é fácil de folhear

Como Dave Terry anota em seu caderno

A receita que ele adota, e que você pode tentar adaptar, começa por numerar todas as páginas dos cadernos que usa para suas anotações. Um carimbo numerador custa cerca de R$ 15 (ou até menos), e um numerador automático é bem mais caro que isso, mas você pode até mesmo numerar manualmente - 80 folhas não vão ocupar tanto tempo assim. Após numerar, ele pode passar a manter, no final do caderno, um índice dos principais assuntos registrados e que ele possa querer consultar. Ele indexa imediatamente, quando sabe que um assunto merece, ou deixa para rever suas anotações periodicamente, indexando as que achar necessário. Numerar as páginas também facilita a criação de referências cruzadas entre as páginas, como você faria em um arquivo de hipertexto ou em um texto indexado no computador.

Cada página do caderno inicia com uma data (ele usa um carimbo datador, que você encontra por menos de R$ 20, auto entintado, na papelaria da esquina). As pendências identificadas naquele dia são registradas com um quadrinho ao lado para poder marcar quando for completada (fãs do GTD vão preferir ter uma seção separada para as pendências, sem associá-las a datas). Registros de reuniões iniciam com o horário, assunto e pessoas presentes (às vezes desenhadas ao redor de um diagrama da mesa), e o resto da página é preenchido com anotações, diagramas e desenhos. Ele tem o hábito de marcar o horário de início e final de suas atividades diárias também.

Ao final do caderno, além do índice, Dave Terry aloca também algumas páginas para listas que são relevantes para ele, como controle do uso dos dias de folga pendentes do seu trabalho, ou contatos profissionais.

Além do caderno em si, ele usa um datador auto-entintado (já mencionado), uma boa caneta, e canetas marca-texto de várias cores, que ele associa a determinados significados: verde para datas e reuniões, roxo para idéias importantes, amarelo para conceitos-chave, laranja para o que não pode ser esquecido, azul para pendências, etc. Ele usa um caderno de arte, com folhas que não deixam a tinta "vazar" para o outro lado, e abrem 180 graus sem forçar.

Concluindo

Dave Terry usa seus cadernos no contexto do trabalho, e nunca anota nada neles que não possa ser lido por qualquer colega.

Ele já tem arquivados os cadernos referentes a 8 anos de trabalho, e notou que raramente faz uso de algum com mais de 2 anos de idade. Mesmo assim, ao folhear os antigos, percebe que os seus diagramas de anos atrás trazem rapidamente à lembrança as circunstâncias em que foram feitos - algo que qualquer conhecedor dos mecanismos da memória pode confirmar, e que nem sempre ocorre com diagramas registrados em forma digital, muito mais lapidados e limpos, mas isentos dos detalhes imperfeitos que ajudam a ativar a memória.

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