Você já ouviu falar na lei que afirma que as tarefas se expandem para ocupar todo o tempo disponível?

Parte considerável das disciplinas do gerenciamento de projetos está relacionada ao planejamento e controle do uso de recursos caros e escassos, tais como tempo e pessoas. Os profissionais da área hoje dedicam bastante atenção e estudo às práticas do PMI (sintetizadas no PMBOK e em outras publicações do instituto), às metodologias do PRINCE2 e a outras técnicas em voga.

Mas a questão do gerenciamento de recursos escassos é um dos aspectos essenciais da Administração, e muito já se escreveu sobre ela. A maioria das obras tem aquele tom acadêmico que estamos acostumados a esperar de livros acadêmicos, mas de vez em quando surge uma alternativa à sisudez, às vezes sem a mesma profundidade e embasamento, mas certamente facilitando a motivação para a leitura e para a reflexão, como veremos a seguir.

Nem sempre é preciso ser sisudo para provocar reflexões sérias

Foi assim com o Princípio de Dilbert, que na década de 1990 fez muita gente pensar sobre gestão de pessoas, e que é em si uma especialização do Princípio de Peter, surgido em um livro da década de 1960, de autoria de Dr. Laurence J. Peter. Você já deve ter ouvido falar neste princípio, que afirma: "Em uma hierarquia, todo empregado tende a ser promovido até atingir seu nível de incompetência" - e de fato isso acontece em muitas empresas, por exemplo naquelas que adotam a prática de identificar excelentes técnicos ou vendedores e os promovem a cargos de gerência, para os quais às vezes não estão preparados. Às vezes funciona bem, e em outras vezes tende a ser profundamente disfuncional, a ponto de os empregados tentarem reduzir seu desempenho para evitar a transferência forçada para outra carreira.

E assim é também com a Lei de Parkinson, proposta originalmente por um ensaio de Cyril Northcote Parkinson, publicado pela The Economist em 1955. Ela é definida assim: "o trabalho se expande até preencher o tempo disponível". E a experiência prática pode levar a dezenas de exemplos de tarefas que poderiam ser feitas em 2 horas, mas como havia 8 horas disponíveis, ela se expandiu, ganhou novos níveis de complexidade, precisou de mais ferramentas, mais equipe, e eventualmente deixou de ser entregue no prazo justamente como conseqüência destes acréscimos.

Infelizmente esta lei não é reversível: nem sempre um trabalho poderá ser completado de forma mais rápida só porque menos tempo foi atribuído a ele. O foco original de Parkinson era o crescimento das burocracias (não apenas as governamentais), algo que na época (muitos anos antes de os anos 90 chegarem com a reengenharia e a ênfase na terceirização) ocorria de forma constante e independente da demanda pelos serviços da corporação - efeito que ele explicava por intermédio de sua lei.

As pessoas que conhecem e combatem a Lei de Parkinson são aquelas que todo mundo quer ter em sua equipe, pois resolvem rapidamente os problemas - o que faz com que elas tenham cada vez mais problemas para resolver, e em geral acabam tendo de enfrentar os efeitos do Princípio de Peter!

Em gerenciamento de projetos (ou mesmo em projetos pessoais), uma conseqüência negativa da Lei de Parkinson (e da procrastinação) é que raramente uma tarefa ficará pronta antes da sua data planejada. Claro que isso não precisa ser assim, e na verdade o ideal é que o prazo de cada atividade seja estabelecido e cumprido de forma exata (caso contrário, há uma tendência a desperdício de custos e de potencial humano alocado ao projeto), mas a prevenção contra o Princípio de Peter (via mecanismos de motivação ou mesmo via controles do uso do tempo e recursos) deve ser levada em conta!

Mais Parkinson

Tive a sorte de ter professores de graduação inspirados, o que me levou a ler o livro de C. Northcote Parkinson ainda a tempo de aproveitar suas dicas até mesmo na própria faculdade - acabando com a tendência de estudar mais para as provas só porque tinha mais tempo disponível, ou ampliar o escopo de uma pesquisa como conseqüência de ela ter ficado pronta antes da hora.

Não sei dizer onde você pode encontrar o livro (o exemplar que eu li talvez ainda esteja na biblioteca da ESAG, em Florianópolis), mas eu recomendo a leitura, até mesmo para conhecer as outras leis propostas por Parkinson, tais como:

• O trabalho se expande até preencher o tempo disponível
• Os gastos se expandem até alcançar o faturamento
• Expansão significa complexidade, e complexidade significa declínio (esta tem base nas leis da termodinâmica)
• O número de pessoas em qualquer grupo de trabalho tende a aumentar, independente da quantidade de trabalho a ser feito.
• O adiamento é a pior forma de negação

E existe ainda a lei da Senhora Parkinson, que deixo como fechamento do artigo para inspirar os gerentes de projeto na audiência: "O calor produzido pela pressão se expande até preencher toda a mente disponível, da qual ele pode ser transferido apenas para uma mente mais fresca".