Você também associa Gerenciamento de Projetos à construção de plataformas de petróleo e à pesquisa espacial? Não deveria se restringir a isso, mas aparentemente esta é a imagem que a maioria dos livros e professores sobre o tema incutem de forma mais vívida na memória de seu público.

Os podcasts semanais do Ricardo Vargas, autor conhecido no âmbito do Gerenciamento de Projetos no Brasil, vêm se tornando uma fonte constante de material para o Efetividade.net, mas a razão é simples: a sua visão prática e (por que não dizer?) efetiva do gerenciamento de projetos combina muito bem com a linha adotada pelo site.

Na edição desta semana, ele tratou da questão do gerenciamento de pequenos projetos, na forma normalmente encontrada em micro e pequenas empresas, mas também nos projetos individuais. Ou seja: gerenciamento de projetos não é uma disciplina a ser aplicada só nas áreas em que os insumos chegam em containers e os produtos lotam navios.

O tema da edição pega um gancho em uma discussão recente na lista PMISP_PMO, do Grupo de Estudos Técnicos em PMO do capítulo paulista do PMI, que versou exatamente sobre gerenciamento de projetos "light". Na discussão por e-mail sobre se era válido ou não adaptar as melhores práticas de gerenciamento de projetos aos casos de pequeno porte, adotando um "modelo light", o Prof. Ângelo Valle, presidente do PMI carioca, sintetizou: "Sim. Você tem o direito de pensar livremente, usando as suas próprias palavras. Você pode usar as planilhas e ferramentas que quiser. Devemos entender o Guia PMBOK como Guia e não camisa-de-força."

Você pode ouvir o podcast em seu site oficial, que exige cadastramento prévio. Mas o Prof. Ricardo Vargas gentilmente autorizou a disponibilização do arquivo para download direto, portanto se preferir você pode ir baixando a versão disponibilizada pelo Efetividade.net (MP3 zipado, 5 minutos de duração de áudio) enquanto continua lendo o texto, abaixo ;-)

Gerenciamento de projetos de pequeno porte: como adaptar?

Ainda na discussão na lista do PMISP_PMO, Gerhard Tekes expôs de forma bastante didática a fundamentação que justifica a adaptação dos processos de Gerenciamento de Projetos às necessidades específicas do contexto das pequenas organizações:

"Você não estará ferindo princípios. Ao contrário. O PMBOK se entende como guia para o corpo de conhecimento e não como modelo ou framework. Trata se de processos que representam as melhores práticas na maioria dos projetos, na maioria das vezes na maioria das organizações.

Você sempre deve adaptar o conjunto na sua aplicação, intensidade e rigor às necessidades do projeto. Isso inclusive é a principal função dos processos de Integração. Isso se chama na literatura muitas vezes “Tailoring”.

E como se faz esta adaptação? É aí que entra o conteúdo do podcast do Ricardo Vargas em si. Segundo ele, o Gerenciamento de Projetos é conceitual, a base é entender a forma como você trabalha. Nas pequenas empresas e nos projetos individuais, há menos pessoas envolvidas, menos dinheiro, menos insumos e escopo menor. Essa situação justifica insistir em aplicar os 44 processos do PMBOK?

Geralmente não, mas uma saída melhor do que simplesmente deixar de gerenciar os projetos é passar a gerenciá-los de forma "light". Por exemplo: se o projeto não for lidar com aquisições, já são 6 processos a menos. Se puder dispensar o gerenciamento de risco, ou fazê-lo apenas de forma simplificada (ele explica um exemplo no áudio), já corta mais alguns dos aspectos mais complexos das melhores práticas do PMBOK também.

Há mais um detalhe importante: muitas vezes você acaba sendo ao mesmo tempo o gerente do projeto, o único executor e o patrocinador, o que pode reduzir as necessidades de gerenciamento de comunicação, recursos, as iniciativas de motivação (que você terá que fazer, mas de outras formas), e mais.

Mas ele alerta de forma bem clara: a proposta é enxugar, e não suprimir. Não corte todos os 44 processos, reduza-os a 15 ou 20 (cortando ou aglutinando) conforme a sua necessidade, e use-os bem. Se for o caso, agregue o termo de abertura com a declaração de escopo. Capriche na EAP (Estrutura Analítica do Projeto), faça um bom cronograma, mesmo que simples, pense na alocação de recursos, considere se vale a pena colocar os custos em uma planilha, avalie que tipo de atenção dar ao gerenciamento dos riscos. Ele chama bastante atenção para a questão da definição do escopo, que pode ser a chave para a conclusão ou o sucesso até dos menores projetos.

De forma bastante pragmática, ele conclui: nas microempresas, o gerenciamento precisa ser Fácil, Prático e Direto - senão o custo de fazer o gerenciamento acaba não sendo justificado pelo objeto gerenciado.

Dica extra

Pretendo voltar mais freqüentemente ao tema do gerenciamento de projetos aqui no Efetividade, e aos poucos vou esmiuçar e detalhar vários aspectos que hoje não detalhei e que possivelmente só fazem sentido para aqueles leitores que já tiveram alguma exposição formal ao PMBOK ou a algum outro enfoque sobre o assunto.

Mas para aqueles que querem ir se adiantando, e não fazem questão da ortodoxia das literaturas disponibilizadas pelo próprio PMI, sugiro 2 livros que eu li e venho recomendando a colegas que estão ingressando em ambientes orientados a projetos, ambos de autoria do mesmo Ricardo Vargas que nos forneceu o tema do artigo que você está lendo.

Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo Diferenciais Competitivos, 6a. edição: é um "livrão", em formato típico de material escolar (bastante apropriado) que em suas 276 páginas apresenta um panorama geral (e bem prático) do gerenciamento de projetos. Vai desde os conceitos até a aplicação, bom como primeiro livro ou material introdutório.

Manual Prático do Plano de Projeto, 3a. edição: também em formato grande, traz em suas 232 páginas os modelos de documentos de projetos, desde o termo de abertura ("project charter") até o término dos processos previstos no PMBOK. Além de trazer os modelos, ele traz ainda exemplos de preenchimento para um projeto fictício, e inclui um CD-ROM com os arquivos correspondentes. Não é um bom primeiro livro, porque as explicações e conceitos são bem mais superficiais, mas pode ajudar bastante na prática dos projetos.

Procure ambos na biblioteca ou na sua livraria preferida, folheie e verifique se vale a pena comprar. Eu comprei o primeiro, e estou considerando seriamente comprar também o meu próprio exemplar do segundo.