Produtividade e Motivação: Muitas pendências? Que tal acabar com elas ao longo dessa semana?

Dezembro começa na semana que vem. É o último mês do ano, e na prática acaba sendo mais curto do que fevereiro. Como está a sua lista de pendências?

Ninguém quer deixar atividades para o período de festas, férias ou mesmo para os dias quentes de janeiro. Mas se você não começar a agir agora mesmo, a lista vai continuar crescendo até a véspera de Natal, e aí será tarde mais!

Esta será a semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e vamos começar com um artigo temático de fim de ano. Claro que o ideal é manter controle estrito da lista de pendências todos os dias do ano. Mas se você quer apenas um paliativo para zerar o ano, este é o momento, e aqui estão as dicas!

Como zerar sua lista de pendências

O primeiro passo é conhecer a sua lista. A não ser que você já seja um praticante do GTD (leia: GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal) ou de outro método de organização pessoal, provavelmente elas estão espalhadas: pilhas de documentos a analisar e despachar, tarefas pendentes que estão registradas apenas na sua memória, uma caixa de e-mails transbordando, itens perdidos nas gavetas e armários, e muito mais.

Comece fazendo uma boa coleta das suas pendências, centralizando ou registrando o que você precisa fazer ou entregar. O método GTD tem uma série de preceitos sobre como fazer isto de forma bem feita e definitiva, mas mesmo que você faça em uma "listinha" unificada, já é melhor do que ter tudo espalhado e sem um controle centralizado. Procure registrar o que precisa ser entregue ou completado, e não a tarefa correspondente, pois melhora a visualização do todo.

Depois de ter a lista completa, ou tão completa quanto possível, e unificada, tudo fica mais fácil: é só começar a *fazer* os itens da sua lista de pendências!

Para aumentar as chances de dar certo, vamos a algumas dicas:

Reserve um horário: Agora que você já sabe o tamanho da sua lista de pendências, pode estimar em quantos dias quer esvaziá-la, e reservar na sua agenda diária o tempo para isto. Que tal agendar o horário das 8:30 às 9:30 todos os dias desta semana, e ainda deixar toda a tarde de quarta-feira livre para isso?
Acorde mais cedo: Se for possível para você, aprenda como acordar cedo e ganhe bem mais tempo para zerar suas pendências.
Escolha por onde começar: Algumas pessoas precisam começar pela tarefa difícil, ou acabam postergando-a para sempre. Outras precisam começar por algo simples para se motivar, e depois que pegam o ritmo, podem se dedicar ao mais difícil. Escolha a sua opção, e siga em frente.
Mantenha o foco: Se necessário, ouça música, tranque a porta, desligue o computador, ou faça o que for preciso para que você consiga se fixar nas tarefas chatas. A meta precisa ser completar o máximo delas com o menor esforço possível, e ainda assim chegar a um resultado com a qualidade necessária.
Se necessário, temporize: a Galinha Temporal é uma boa ferramenta para manter a motivação de completar as tarefas mesmo quando não se tem tempo para tratá-las integralmente de uma vez só.
Seja seletivo: Depois que você começar a resolver os itens da sua lista de pendências, terá condições de reavaliá-la. É provável que você tenha incluído nela vários itens que não são verdadeiramente pendências, mas sim aspirações ou vontades. Que tal colocá-los em uma lista separada, como a de resoluções de ano novo? Mas não se engane: separar pendências e aspirações não é desculpa para procrastinar, nem para "exportar" para 2008 os problemas reais de hoje, que você deve resolver já!
Prepare-se antes: Se amanhã é o dia que você agendou para zerar aquela prateleira de documentos acumulados, prepare-se desde hoje: reúna as pastas, envelopes, caixas e sacos de lixo de que você vai precisar, e deixe separados os eventuais materias de referência que serão necessários. na hora de começar, comece com o pé direito, ou você nunca irá terminar!

Produtividade já! Vai cansar um pouco, mas você vai entrar em 2008 muito mais tranqüilo! E para entrar no clima, leia também o artigo "15 Tips to Make Today the Day You Finish Your To-Do List".

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Comentários arquivados

Comentário de Fausto Odilon em 19/11/2007 às 13:10:09

Muito interessante este post, mas é uma armadilha perigosa. Eu estou a mais de 30 minutos lendo ele, na verdade lendo recursivamente os links relacionados (GTD, como acordar mais cedo, galinha temporal, etc). Esse talvez seja justamente um dos grandes problemas para a produtividade, seguir uma sequencia sem se desviar demais nos detalhes. Eu, particularmente, gosto de ir abrindo em outras janelas os links do meio do texto para dar uma lida, para não ficar perdido no assunto, mas pergunto-me: Quem está errado? Eu, na minha curiosidade, ou o texto, que não é suficientemente claro e completo para que eu possa ler ser abrir as referências? Não estou criticando o post, é apenas uma analogia às nossas próprias atividades. Por exemplo, quando estamos arrumando papeis, de repente pegamos aquele folheto com texto interessante, e começamos a ler. Pronto, já nos desviamos da nossa arrumação. Eu não tenho nenhuma técnica especial. Simplesmente quando vejo que a coisa tá feia, eu abro mão de fazer coisas que normalmente faço e começo a arrumação de uma vez. Desculpe falar de arrumação, é que as minhas listas de pendências geralmente são arrumações, hehe! Acredito que, enquanto o tempo de arrumação for menor que o tempo da bagunça progressiva, estarei em vantagem. Na minha opinião, curtir a vida plenamente resulta em gerar bagunça, não tem como fugir disso. Só não dá pra passar mais tempo arrumando do que bagunçando. Mas é um Excelente post! Abraços.

Comentário de Mauzão em 19/11/2007 às 14:14:50

Algusto novamente vc me surpreende... cara, vc é formado em que mesmo? trabalhou no que até hoje? Estudou o que? Não sei se vc mesmo segue essas regras que posta, mas acho sensacional... MUITO BOM!!! Já pensou em palestras? Cursos rápidos? é sério... vc tem o dom de minimizar problemas arrumando soluções simples, de baixo custo e eficazes... parabéns!!! adorei teu desktop... =) e para nosso amigo acima, Fausto Odilon, cara, basta um pouco de técnica e um pouco de disciplina... se programe. Arrume uma caixa ou saco para aquelas folhas interessantes que por ventura vc as encontrar na arrumação... =) Se programar é se organizar. Antecipar etapas e possíveis problemas... é isso aí Rock'Roll

Comentário de EAD em 19/11/2007 às 15:27:48

Olá blog mto bom gostei mesmo!!

Comentário de Leonardo Fontenelle em 19/11/2007 às 19:30:49

Mauzão: Augusto Campos é administrador. Perfeito, não? Fausto: Pode parecer contraditório parar para estudar produtividade, mas eu encaro isso como dar um passo para a trás para dar dois para frente. É só uma questão de não nos esquecermos onde queremos chegar. Quanto à questão de "desviar a atenção", o autor do GTD sugere a "regra dos dois minutos". Se você encontrar rápido para fazer, faça logo; se for demorar mais que dois minutos, é melhor anotar na lista de tarefas e fazer depois. Escrever um e-mail (ou comentar um artigo de blog) costuma demorar bem mais que dois minutos. Enrolar "até as coisas ficarem feias" é sabidamente uma atitude pouco efetiva, mas que pode ser perfeitamente aceitável se você não tiver muitas atribuições. À medida em que suas obrigações forem se acumulando, talvez você resolva colocar em prática esse volume de dicas que o Augusto nos traz periodicamente.

Comentário de Silvia em 21/11/2007 às 19:59:58

Fausto: com dificuldade aprendi que se está limpando ou arrumando não pode desviar e fazer um pouco mais. "Vou paroveitar e já separar isto... escrever aquilo... entregar aquilo outro." Gostei, se entendi bem suas idéias: - "Simplesmente quando vejo que a coisa tá feia, eu abro mão de fazer coisas que normalmente faço e começo a arrumação de uma vez." As vezes sou bem objetiva e faço rapidamente o que menciona. Noutras, torna-se um desvio completo da atividade principal. Da mesma foram ler um texto seguindo links. Parece que se fizer acordo anterior comigo mesma estabelecendo se a atividade é aberta ou fechada (ie, tempo limitado)resolveria a situação. - "Na minha opinião, curtir a vida plenamente resulta em gerar bagunça, não tem como fugir disso. Só não dá pra passar mais tempo arrumando do que bagunçando." Para quem tende a exagerar na ordem, aceitar que a vida gera bagunça traz um certo alívio ; ) Não entendi o que disse antes, mas como a bagunça é mesmo progressiva (ou regressiva...) é bom não se afligir quando aparece, mas tomar atitude rápida quando vai-se espalhando e crescendo. Não há porque deixar de curtir a vida para evitar desarrumação. Entendi corretamente? Silvia - BH

Comentário de Elias Amaral em 22/11/2007 às 17:36:04

Eu também leio coisas recursivamente, mas em espera (com o clique do botão do meio). É agradável, mas extremamente ineficiente; eu sempre acabo com 50 ou 100 abas abertas em poucas horas. (O fato de eu nunca fechar uma aba ajuda pra acelerar esse processo)