Reuniões são integrantes de destaque no time dos sacrifícios dificilmente evitáveis no mundo moderno - ao lado das apresentações monótonas baseadas em slides, das pessoas que falam alto no celular em lugares públicos, e de alguns outros itens que prefiro nem mencionar ;-)

Cada um de nós acaba encontrando suas maneiras de lidar com as reuniões inevitáveis, e o Efetividade já dedicou vários artigos ao tema. Pessoalmente, tenho convivido bem com as reuniões, e os principais pontos que observo para isso são:

1. Sem supérfluos: nada de reuniões desnecessárias apenas para cumprir tabela, evitar ao máximo chamar quem não precisa estar presente, e fazer a reunião tão curta quanto possível.
2. Registrar sempre: se vale a pena fazer a reunião, vale a pena registrá-la por escrito, e circular o registro entre todos os presentes e envolvidos.
3. Divulgar a pauta: os participantes precisam saber o que será discutido e o que se espera deles, até mesmo para que venham preparados, com todos os dados e recursos necessários para a tomada de decisão.

Mas nem sempre é simples, e a receita que serve para mim pode não servir para você. Que tal, então, conhecer as técnicas usadas por quem participa usualmente de 70 reuniões por semana?

Parece absurdo, mas esta é a rotina de Marissa Mayer, vice-presidente de produtos de busca no Google. Ela é a última parada antes que uma nova idéia seja levada aos fundadores do Google, e em uma empresa inovadora e em constante evolução, assume-se que há grande numero de idéias surgindo, ao mesmo tempo em que é necessária orientação e tomada de decisão sobre os projetos, processos e produtos existentes.

Marissa tem como meta que cada uma das equipes sob sua responsabilidade saiba exatamente o que pode e o que deve fazer, e seja apoiado pelas informações necessárias, tanto do ponto de vista estratégico quanto nas ações operacionais do dia-a-dia. Ao mesmo tempo, cada participante deve se sentir motivado e respeitado.

E as 70 reuniões de que ela participa por semana são instrumentos para isso, embora só sejam possíveis porque as reuniões conduzidas por ela se submetem a algumas regras bem diferentes das reuniões nossas de cada dia.

Marissa tem 6 pontos-chave para suas reuniões, que vou tentar resumir a seguir:

1. Definir uma pauta sólida: aqui eu e ela estamos em completa sintonia: definir e circular antecipadamente uma pauta não apenas permite que todo mundo se prepare, como ainda ajuda a delimitar o que será tratado durante a reunião. Flexibilidade é importante, mas ausência de pauta leva a se concentrar em assuntos polêmicos, eventualmente deixando de lado o que era importante, ou fazendo a reunião durar bem mais do que precisaria.

2. Definir um responsável pelo registro: fazer uma ata, ou um resumo executivo, é um padrão que eu também adoto. Mas Marissa vai além: ela costuma ligar o computador deste secretário eleito da reunião diretamente a um projetor, para que todos possam acompanhar suas anotações ao vivo, corrigindo o que for necessário ainda durante a reunião, e assim podendo circular ou publicar o registro imediatamente após o final do evento, facilitando a comunicação a quem esteve ausente, e também a consulta posterior ao histórico.

3. Agendar micro-reuniões: em reuniões periódicas ou costumeiras, como as que ela tem regularmente com os fundadores do Google, é definida previamente uma agenda com horários (curtos!) para assuntos definidos, como relatos sobre o desempenho dos produtos mais importantes, informações sobre novos projetos, etc., deixando algum tempo livre para os temas específicos do dia, naturalmente. Todos os envolvidos topam, e assim a pauta avança rapidamente e sob controle - com flexibilidade quando necessário, é claro.

4. "Sala do professor": Na escola em que fiz o segundo grau, havia este costume, que não ocorria na faculdade ou nas especializações em que participei, e senti falta: os professores tinham horários definidos em que estariam nos seus gabinetes, quando receberiam qualquer aluno interessado, em ordem de chegada, e atenderiam a cada um individualmente. Marissa faz a mesma coisa: diariamente tem um horário em que atende as equipes em seu próprio escritório, em ordem de chegada, bastando preencher seu nome em um quadro branco do lado de fora da sala. Para ela também funciona bem, e ela conta que vários produtos de sucesso do Google foram apresentados inicialmente nestes horários livres.

5. Decisões baseadas em dados Dados, métricas e critérios, e não política. Mais "nossas pesquisas mostram que..." e menos "nós preferimos que...".

6. Respeitar o relógio: Eventualmente um timer é projetado em uma das paredes da sala de reuniões, mostrando o tempo que falta para o fim de uma reunião, ou para a fatia alocada a um determinado tema. E todos se acostumam a respeitá-lo, e a evitar ter de flexibilizá-lo.

Talvez as regras dela sejam restritivas demais? Eu provavelmente também seria, se precisasse ser produtivo mantendo 70 reuniões por semana. Mas mesmo que eu e você não precisemos ser tão estritos, é possível que os padrões dela sejam úteis para dar inspiração, ou no mínimo para mostrar que é possível sobreviver muito melhor a uma rotina imersa em reuniões.

Para saber bem mais detalhes sobre o método da Marissa Mayer, leia o artigo da BusinessWeek que foi minha principal fonte para as informações acima. Recomendo!

E recomendo também ler os artigos abaixo, todos publicados anteriormente aqui no Efetividade:

• Torne suas reuniões menos insuportáveis
• Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade
• Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade
• Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões
• Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais
• Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade
• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade
• Dicas simples para reuniões mais produtivas