Declarar o IRPF é um pesadelo para você? Pois saiba que em geral o processo poderia ser bem mais fácil!

O Imposto de Renda é uma realidade inescapável para grande parte dos trabalhadores assalariados e demais pessoas que tenham rendimentos mensais brutos superiores a cerca de R$ 1300,00.

Mais precisamente, e de forma específica para o ano corrente: quem teve rendimentos tributáveis superiores a R$ 16.473,72 em 2008 precisa declarar agora em 2009, de 2 de março até às 24h do dia 30 de abril.

E embora para uma parcela considerável deles a declaração seja bastante simples (preenche dados pessoais, preenche saldo da conta-corrente em 31/12, preenche dados salariais que o empregador informou, opta pelo desconto simplificado, encerra e envia), para muitos outros trata-se de uma ocasião anual memorável pela incomodação e dificuldade em obter os dados necessários.

Para muitos de nós a tarefa é complexa, mesmo

Por exemplo, quem tem investimentos, bens e direitos a declarar precisa saber neste momento todas as transações que fez com imóveis, veículos e capital no ano anterior, e conhecer seu valor (de acordo com as regras do fisco) em 31/12 do ano passado e do ano retrasado. Isso pode significar ter de encontrar uma infinidade de recibos, comprovantes, contratos, extratos e mais, separar quais valem, e identificar neles os valores certos.

Quem é assalariado recebe da empresa (o prazo delas vai até o últiomo dia útil de fevereiro) uma declaração de rendimentos que já traz tudo mastigado: total bruto, valor retido na fonte, rendimentos isentos e não tributáveis, contribuição para a seguridade social e mais - basta guardar e depois transcrever, juntamente com os dados sobre a conta corrente que os bancos também enviam na mesma época.

Já quem tem fontes de rendas adicionais não conta com essa facilidade a seu favor: precisa também registrar e consolidar cada um dos seus demais rendimentos tributáveis, como prestação de serviços e tantos outros identificados na legislação. O contribuinte também precisa eventualmente identificar uma série de informações sobre os valores que possui no banco, em investimentos diversos, e até mesmo as quantias (em moeda estrangeira ou nacional) que guarda em casa.

E até agora só falamos de bens, direitos e rendimentos (do contribuinte e de seus dependentes). Mas tem também o outro lado desta balança: os descontos, baseados em recibos de uma série de serviços de educação, saúde e contribuições a entidades de utilidade pública ou assistenciais, entre outros. Para quem não opta pelo desconto simplificado, estes recibos podem significar um pagamento bem menor, ou uma restituição bem maior.

Para você, encontrar os valores e comprovantes é a parte mais difícil da declaração?

Ok, para algumas pessoas, o ato de declarar e lidar com o sistema disponibilizado pela Receita Federal em si é um tormento. Mas para boa parte delas, trata-se apenas de uma tarefa de entrada de dados, seleção de algumas opções relativamente inequívocas, transmissão e emissão de recibo - o complicado é saber quais valores preencher...

Mesmo quem opta por recorrer aos préstimos de um contador ou outro profissional que atue na preparação de declarações do imposto de renda pessoa física não escapa desta ginástica: reunir cada recibo, cada comprovante e cada extrato que traga os valores que devem ser preenchidos na declaração.

Nada disso é novidade, certo?

Quem já preencheu várias declarações sabe de tudo isso que eu expus acima: dá trabalho, e muitas vezes gasta-se bem mais tempo procurando papéis do que declarando. E a solução é simples: organizar-se.

Então por que continuamos caindo na mesma armadilha, ano após ano?

A resposta é simples, decorrente da natureza imediatista que nos caracteriza como sociedade, e consequência de um calendário inconveniente. Como só sentimos na carne essa complexidade ao declarar o imposto de renda do ano anterior, sempre lá pelo mês de março ou abril, um novo ano fiscal sempre já terá começado (e 2 ou 3 meses já terão se completado), razão pela qual os registros do ano corrente já estarão começando a se dispersar. Para completar, na época de declarar o imposto relativo ao ano passado, já teremos problemas suficientes para ainda se preocupar com os do ano que vem. E assim, prometemos solenemente a nós mesmos: no ano que vem, a partir de janeiro, tudo vai ser diferente. E no ano seguinte a história se repete.

A solução é bem simples

Minha proposta de solução

Eu adoto há alguns anos um esquema bem simples para prevenir todos estes problemas. Vou apresentá-lo a você, e aí você se encarrega de adaptá-lo e adequá-lo à sua realidade, ok? E de preferência com a ajuda de um contador ou profissional do Direito Tributário ;-)

O funcionamento se baseia em 3 pastas no meu arquivo de pastas suspensas, e mais uma caixa (estilo "arquivo morto"). São elas:

• Pasta suspensa 1 - bens, direitos e rendimentos: aqui vai o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor, de todos os rendimentos ou movimentações referentes a bens e direitos - compra e venda de carro e imóvel, pagamento recebido por serviço prestado, aluguel, etc. Quando recebo aqueles comunicados do banco ou da empresa contendo saldos e totais ao final de um ano fiscal, é aqui que eles são guardados também.
• Pasta suspensa 2 - comprovante de despesa para desconto: aqui vai também o original, cópia ou anotação referente a todos os pagamentos que podem ser abatidos na declaração. Pagamento de faculdade, consultas médicas, uma série de doações e contribuições, etc. Quando antecipo algum pagamento de imposto (via "Carnê Leão" - obrigatório ao receber remuneração do exterior, por exemplo), guardo aqui os comprovantes, também, pois eles precisarão ser listados na declaração.
• Pasta suspensa 3 - documentos da ou para a Receita Federal: aqui fica o relatório completo da declaração do ano anterior, mais o recibo de entrega, as guias de recolhimento DARF autenticadas comprovando pagamento, CD de backup do programa e dos dados do IRPF, etc. - tudo que for enviado ou recebido da Receita, relacionado ao Imposto de Renda do ano anterior.
• Caixa de arquivo morto: Armazena os documentos das pastas suspensas 1, 2 e 3 relativos a anos anteriores. A Receita Federal recomenda guardar estes registros por pelo menos 5 anos. Após fazer cada declaração, eu guardo toda a papelada em 3 envelopes (um para cada pasta suspensa), identifico bem, e movo para o arquivo morto.

Claro que no início de cada ano (de janeiro a março ou abril) haverá alguma duplicação, pois já será necessário ter as pastas suspensas 1 e 2 relativas ao ano corrente, e as do ano anterior ainda não terão sido eliminadas, pois ainda não houve a declaração. Isso é normal e esperado, mas é preciso resistir à tentação de colocar os papéis de 2 anos em uma mesma pasta - colocá-los é fácil, mas na hora de usar e guardar, complica tudo de novo. Resista também a mover de forma antecipada para um envelope, pois os prazos legais para envio de documentos fiscais relacionados vão até o final de fevereiro, o que significa que você continuará recebendo mais papéis referentes ao ano que já se encerrou.

Se a minha observação sobre bilhetes manuscritos (nas pastas 1 e 2, como em "o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor (...)") deixou você espantado, esclareço - eu só faço isso quando o comprovante existe, mas o local de armazenamento dela é em outra pasta, como a do veículo ou a de câmbio, por exemplo. Neste caso, na hora de declarar, pode ocorrer um dos 2 casos:

a) minha anotação vai ser suficiente para fazer a declaração, e se algum dia eu precisar apresentar comprovante, eu saberei onde procurar; ou
b) precisarei de dados que não constam na minha anotação, mas saberei onde procurar, e graças à presença da anotação, não corro o risco de esquecer deste registro.

Começando já

Depois que o processo já está em andamento, se torna fácil: são 3 pastas e pronto. Mas começar - e arrumar os papéis referentes aos meses já transcorridos - é algo relativamente trabalhoso. Não deixe para fazer isso junto com a declaração, comece já. Ainda estamos em fevereiro, não pode ser tão difícil assim.

E quando começar, comece bem, e de forma completa - não deixe nada do ano corrente para trás, ou então você não vai confiar nestas pastas quando for fazer a declaração no ano que vem.

Para completar: leia o artigo "Organize seus documentos e papéis em casa - ainda estamos no começo do ano!" para ver minhas dicas de como arquivar documentos em casa!