Na produtividade pessoal e na organização doméstica, as tarefas invisíveis são grandes inimigas dos prazos e da qualidade de tudo o que se planeja fazer.

Quem sabe como os shows de mágica funcionam e mesmo assim continua gostando deles, há muito não tem dúvida de que a invisibilidade, mesmo que não seja verdadeira, pode parecer muito real. E em geral ela é produzida com o auxílio de técnicas que se baseiam na nossa própria predisposição a ignorar o quadro geral quando prestamos atenção a algo que nos interessa - no caso, o jogo de cena que o mágico faz para que não vejamos o que realmente está acontecendo.

Com nossas atividades diárias, especialmente as rotineiras, muitas vezes acontece algo muito parecido: determinadas tarefas ocupam boa parte do nosso tempo e mesmo assim nós não as percebemos, a ponto de planejar nossos cronogramas como se elas não existissem.

Estas tarefas invisíveis ficam no nosso caminho dia após dia, e geralmente precisam mesmo ser feitas. O problema é que, como não as percebemos nem reconhecemos como sendo tarefas, nós não as administramos, e elas acabam sendo obstáculos da produtividade por várias razões, das quais destaco as principais:

1. Como não as reconhecemos, não tentamos torná-las mais eficientes.
2. Como não as identificamos, não as levamos em conta na hora de planejar o cronograma das demais tarefas.
3. Como elas precisam mesmo ser realizadas, acabam prejudicando prazos e qualidade das demais tarefas.

Um exemplo clássico, citado em diversas obras sobre produtividade pessoal, são as atividades de comunicação, como retornar ligações e responder a e-mails. Quase todo mundo precisa fazer isso diariamente em sua vida profissional, mas mesmo assim muitas pessoas habitualmente agendam 100% do seu tempo para outras atividades, e depois acabam se surpreendendo quando não dá tempo de fazer tudo o que precisam. Aí atribuem pura e simplesmente ao excesso de atividades, embora uma boa parcela da culpa seja pela ausência do reconhecimento prévio de todas as demandas existentes.

Outro exemplo comum é a necessidade de realizar atividades bancárias. A não ser que você tenha a felicidade de poder delegá-las a alguém, é praticamente inescapável a eventual demanda por dedicar algum tempo a consultar extratos, fazer transferências, pagamentos e outras tarefas bancárias comuns. Felizmente hoje temos postos de atendimento com horário ampliado e a comodidade do home banking via Internet, mas mesmo assim, todos os dias, muitas pessoas perdem o horário limite para realizar pagamentos e transferências, e acabam tendo transtornos (ou até mesmo o horror dos horrores, que é a necessidade de ir até uma agência do banco emissor do boleto, devido ao vencimento) porque... não agendaram a tarefa, tornando-a invisível, imune a priorizações e outras formas de garantir que ela seja feita no prazo.

A mesma coisa ocorre no lar. Quando se planeja algum projeto doméstico de médio prazo, é comum agir como se as atividades aparentemente menos nobres do dia-a-dia (como passar roupa, limpar a geladeira, varrer a casa ou ir ao supermercado) fossem opcionais, ocupassem pouco tempo a ponto de serem desprezadas no cálculo, ou fossem comprimíveis. Depois o cronograma falha, é claro - não dá de abrir mão impunemente, e por longos períodos, das atividades domésticas essenciais.

Planejando a solução

Claro que tudo isso tem solução, começando a partir de um bom levantamento e reconhecimento das tarefas. Se você não tem certeza de como usa o seu tempo, experimente registrar por uma semana, e aí descubra a média, máximo e mínimo de atividades como responder a telefonemas e e-mails, pagamentos bancários, passar roupas, etc.

O próximo passo é uma escolha. Coloque cada uma das tarefas no paredão, e responda a si mesmo se ela precisa, de fato, ser realizada. Se sim, verifique se a periodicidade está adequada - às vezes repetimos uma tarefa com mais frequência do que seria necessário, sem notar.

Para completar, se estiver ao seu alcance, dê um acabamento luxuoso, delegando a mais alguém uma parte das tarefas identificadas. Esta comodidade não está ao alcance de todos, mas quando está, eventualmente é bastante apropriada a estas tarefas corriqueiras.

Depois de repensar seus cronogramas, é provável que você não ganhe tempo adicional para seu dia-a-dia. Mas ganhará efetividade, e reduzirá o stress, porque deixará de errar nas estimativas de tempo disponível para agendar e priorizar tarefas, e não mais vai acumular atividades causadas pelo agendamento tornado impossível pelas tarefas invisíveis.