Reuniões indesejadas, assim como as apresentações em slides com textos grandes e gente que atende o celular em momentos impróprios, são males inevitáveis do mundo moderno.

Já tratei do tema muitas vezes aqui no Efetividade (veja a coleção de links para os artigos), mas ele sempre volta à baila, e na semana corrente foi bastante discutido entre meus colegas de trabalho - o que já seria razão mais do que suficiente para eu tratar do assunto brevemente por aqui.

Mas há outro motivo: o Freakonomics (blog de um dos meus livros preferidos da década) publicou um post sobre reuniões (tratando inclusive do ódio contra as reuniões) que merece ser lido e debatido.

Se você manda bem no inglês, corra pra ler o post deles, e também o post do Paul Graham que deu origem ao tema por lá.

Ou, para quem preferir, segue meu resumo adaptado:

Reuniões, gestores e técnicos

Uma razão pela qual os técnicos em geral (e as pessoas cujo trabalho envolve produzir ou criar coisas, em particular) odeiam tanto as reuniões é que os cronogramas deles são diferentes dos das demais pessoas - e por isso as reuniões custam bem mais a eles.

O cronograma dos gestores absorve muito melhor as reuniões, porque a atividade deles é baseada na tomada de decisões. As comunicações diretas e reuniões são ferramentas essenciais para eles, e a agenda deles, dividida na prática em pequenos blocos (às vezes realmente com a duração de uma hora, como vemos nas agendas de papel) comporta muito melhor este tipo de compromisso, e permite mudar de atividade muitas vezes ao longo do dia. Marcar uma reunião ou uma discussão acaba sendo algo muito mais próximo da simplicidade teórica de arrumar um horário, um local e ir lá.

Geralmente (mas nem sempre), os detentores do poder em uma organização trabalham neste tipo de cronograma, e naturalmente esperam (até por não perceber a existência de diferença) que toda a equipe se adeque.

Um stand-up meeting, previsto em metodologias ágeis de projetos

Mas os técnicos (em sentido amplo: escritores, programadores, pesquisadores...) funcionam de outro jeito: a atividade essencial deles demora para engrenar, e quando engrena, precisa de continuidade. A "agenda natural" deles é dividida em blocos maiores, de 3 ou 4 horas, devido a essa latência inicial (o período que demora até a atividade técnica ou criativa engrenar), e ao ganho de produtividade que vem em seguida.

É difícil escrever ou programar bem em períodos de 1h de cada vez. Pessoalmente, para escrever, eu me dou muito melhor com períodos mais longos, demorando uns 45 minutos até alcançar a velocidade de cruzeiro, e às vezes escrevendo vários artigos por vez, para aproveitar o nível de produtividade alcançado. Ter de interromper isso devido a uma reunião ou contato é um fato da vida, mas realmente é bastante custoso para a produtividade e motivação - ainda mais quando a necessidade da reunião não é aceita ou percebida.

Minha atividade diária me coloca em uma agenda de gestor, e aí realmente é natural parar tudo para participar ou coordenar uma reunião, ou para receber algum contato. Neste contexto, não é nada custoso, pois eu já estava no modo de cronograma adequado.

Mas quando entro em alguma atividade que me coloca no modo de cronograma de técnico, aí as interrupções realmente começam a custar caro, e às vezes a presença de uma reunião em um período chega a inviabilizar o bom uso das demais horas daquele período para as atividades que eu inicialmente havia planejado.

E na prática?

Claro que isso não é uma tradução fiel do artigo original, cuja leitura eu recomendo - minha versão tem interpretações e opiniões bastante pessoais. Mas é algo que eu vivo no meu dia-a-dia profissional (inclusive porque vario entre os 2 modos de cronograma), e nunca havia percebido assim, de forma tão objetiva.

Entender a natureza dos desafios da nossa administração do tempo ajuda a resolvê-los de maneira mais efetiva, e não tenho dúvida de que a compreensão destes fatores pode ajudar, no mínimo, a escolher melhor os métodos (como o stand-up meeting, da foto lá de cima), datas e horários das reuniões das equipes técnicas, para evitar o desperdício desnecessário do seu potencial. E não vejo limite máximo para as melhorias de produtividade e resultados que o uso otimizado das reuniões pode trazer. Afinal, ele traz vantagens pelos 2 lados: o melhor aproveitamento do potencial da equipe, e as vantagens que a comunicação efetiva (nterna, com parceiros, fornecedores, clientes, etc.) trazem por natureza.

E já que estamos tratando do assunto, leia também "Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade" e "Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho" - depois compartilhe conosco suas impressões!