Sistema de Informações é o sistema e conjunto de meios empregados para coletar, processar, armazenar, transmitir e disseminar dados que representam informação de interesse de seu usuário.

Um bom Sistema de Informações depende da integração de seus componentes

Um bom Sistema de Informações serve para facilitar e tornar mais eficazes muitas atividades do dia-a-dia. Mas ele também tem implicações estratégicas, e as "falhas no sistema", tanto operacionais quanto estratégicas, são responsáveis por muitos prejuízos e oportunidades perdidas - das quais muitos de nós já fomos vítimas, especialmente ao lidar com call centers de prestadoras de serviços, certo?.

Só que não são só as empresas e governos que possuem sistemas de informações - embora elas dediquem recursos tecnológicos avançados a isso, todos nós possuímos nossos próprios sistemas de informações, individuais ou coletivos, menos ou mais organizados, eficazes ou não.

Nem todo sistema de informações é automatizado; às vezes eles não são nem mesmo formalmente definidos e reconhecidos como tal. Mas todos temos nossos próprios hábitos de coleta, processamento, armazenamento e disseminação dos dados que precisamos para nossa tomada de decisões.

Explicando pelo exemplo

Não tenho um Sistema de Informações pessoais formalmente definido, mas faço um esforço consciente para sistematizar e cumprir algumas rotinas e políticas que me oferecem informações um pouco melhores para basear a tomada de decisões - e implemento isso com ajuda de pastas suspensas, estruturas de arquivos no computador, hábitos de leitura on-line e off-line, gerenciamento de contatos, agenda, caixas de entrada e muito mais.

Digitalizar e padronizar é só o começo: o complicado é interpretar corretamente os dados disponíveis.

Para exemplificar e explicar a idéia, vou apresentar alguns processos do meu dia-a-dia aos quais apliquei (conscientemente ou não) esforços típicos do aprimoramento de Sistemas de Informação, abrangendo as diversas etapas destes sistemas:

• Começando pela fase da coleta: não gosto de ler o "maior" dos jornais aqui da minha cidade (nem em papel, nem pelo site), mas mesmo assim me obriguei a acostumar (com algum esforço até criar o hábito) a consultá-lo diariamente, por uma razão bastante prática: ele tem informações sobre o trânsito local, e muitas vezes me dá a oportunidade de escolher caminhos alternativos, ou mesmo de adiar compromissos, com base em algum engarrafamento previsto ou relatado lá. Recentemente ampliei este sistema, passando a seguir o twitter da Polícia Rodoviária Federal do meu estado (@prf191sc), que informa sobre situações atípicas nas rodovias federais da região.
   

• Para exemplificar a fase do processamento, posso mencionar um exemplo do meu método de seleção e priorização de leituras on-line, mesmo estando longe do ideal. Reconheço que assino muito mais feeds do que posso ler diariamente, mas não me permito reduzir o número de assinaturas, porque às vezes vale a pena ter esta massa de dados para fazer pesquisas e buscas em materiais recentes. Só que o excesso de assinaturas, classificadas pelo método tradicional por assunto (agrupando os feeds de informática, os de esportes, os de produtividade pessoal, etc.) acabava me atrapalhando na hora de priorizar as leituras diárias.
  
  Um tsunami de feeds todos os dias

  Assim, após uma análise do processo e dos requisitos, acabei adotando um sistema em 2 camadas, com categorias para os feeds que preciso mesmo ler diariamente, os que leio quando há sobra de tempo (ou escassez de pauta...), e os que estão assinados só para referência ou pesquisa. Dentro de cada um destas categorias, há uma segunda camada de classificação, por tema geral (informática, esportes, etc.). Ter parado para repensar, analisando requisitos e produtos de informação desejados, me permitiu ganhar tempo todos os dias, e não lembro mais quando foi a última vez que decretei falência de feeds e mandei marcar tudo como lido, recomeçando do zero no dia seguinte - algo que eu fazia mais de uma vez por mês na classificação antiga, só por tema.
   

• Quanto ao armazenamento,, já escrevi bastante aqui no Efetividade, por isso vou me limitar a fazer uma breve referência a este post em que descrevo meu método de armazenamento de documentos em papel, que funciona sem falhas há anos. Estou devendo um artigo sobre meu sistema de organização de arquivos no computador também, qualquer dia ele sai!
   

• Quanto à transmissão e disseminação, temos um exemplo claro no item acima: muito do que quero e preciso comunicar a um grande número de pessoas (são mais de 40.000 leitores todos os dias!) sai pelo canal formado pelos meus sites, e é bastante frequente eu conseguir passar uma informação ou responder a uma pergunta simplesmente indicando a URL ou o link de um artigo que publiquei, ou cuja referência eu guardei.

São apenas exemplos, e eu poderia citar vários outros, mas o objetivo de hoje é apenas ajudar a esclarecer o que são os componentes de um Sistema de Informações pessoal.

Evitando exageros

Eu deveria deixar esta observação para o final, mas antecipo para evitar confusões: não quero propor que ninguém automatize todos os seus processos de coleta e uso de informações, nem que digitalize sua vida, e muito menos que consulte as condições de trânsito, maré e meteorologia antes de toda vez que sair de casa.

O problema não é ter todos os dados, é conseguir extrair a informação certa.

O equilíbrio é a chave, e a busca pela eficiência do seu Sistema de Informações pessoal deve atender aos limites da racionalidade - sem prejudicar outros aspectos da sua vida, e sem gerar custos ou impactos desproporcionais ao benefício pretendido.

Um objetivo para o seu Sistema de Informações pessoal

Se você vai aplicar algum esforço a tornar mais eficaz ou eficiente o seu Sistema de Informações pessoal, vale a pena traçar antes um objetivo para isso.

Quando se trata de uma empresa, pode ser um pouco mais fácil definir o objetivo de um projeto, pois geralmente eles se alinham ao planejamento estratégico, ou estão ligados a intenções comuns, como aumentar o faturamento ou a produtividade, reduzir custo, maximizar o retorno aos acionistas.

Projetos pessoais podem ter metas mais difíceis de definir, porque envolvem conceitos mais difusos, como qualidade de vida, paz de espírito, etc. - a não ser que você consiga associá-los a indicadores objetivos, como o índice de tempo livre durante a semana, ou alguma medição específica do grau de stress.

Depois de montado, até um sistema complexo pode se manter funcionando com estabilidade

Mas como Administrador e fã de Peter Drucker, vou propor um objetivo concreto (embora inalcançável, o que obrigará você a encontrar outras metas auxiliares alcançáveis) baseado em uma observação deste autor.

Para Drucker, o teste definitivo de qualquer sistema de informações (ou de Inteligência) é conseguir evitar as surpresas - ao menos no seu campo de atuação. Se o sistema funciona, as informações chegam a tempo, são processadas e conduzem a conclusões que permitem a tomada de decisões antes que as circunstâncias se precipitem na forma de uma surpresa ou susto.

E isto é mais fácil de exemplificar através das falhas: os serviços de Inteligência que não previram a queda do muro de Berlim, por exemplo, ou todos os órgãos do sistema financeiro mundial que foram apanhados de calça curta pela recente crise mundial de crédito.

Mas há grandes casos de sucesso conhecidos também. Um deles eu aprendi ainda na faculdade, em uma aula de Planejamento Estratégico (Cenários), e sempre tenho em mente: quando houve a grande Crise do Petróleo, na década de 1970, das 7 grandes companhias petrolíferas que dominavam o mercado mundial até então, 6 delas foram apanhadas completamente de surpresa.

A sétima (a Royal Dutch Shell) tinha um sistema de informações e Inteligência que correlacionava informações globalmente, apto a perceber antecipadamente os sinais da crise iminente, e por isso havia planejado como melhor agir na ocasião em que ela finalmente se desencadeasse.

Assim, enquanto as outras 6 ainda estavam tentando entender o que estava acontecendo, ela já estava colocando em prática o seu plano, que permitiu a ela reduzir os danos ou mesmo se colocar em uma posição vantajosa ante às demais, transformando uma ameaça em oportunidade.

O Sistema de Informações e Inteligência da Shell, portanto, passou no teste de Drucker - porque ela tinha a informação correta e soube usá-la a tempo, sem surpresa, enquanto as demais ainda nem sabiam onde estavam ouvindo o galo cantar.

Passando no teste de Drucker

O objetivo que busco para meu Sistema de Informações pessoal é este, portanto: elevar continuamente a capacidade de passar no "teste de Drucker", reduzindo a ocorrência de surpresas nas áreas de conhecimento que eu monitoro.

E estas surpresas, no dia-a-dia, são das categorias mais diversas:

1. Acabar o dinheiro da conta antes do fim do mês (algo que pode acontecer a qualquer um, mas não deveria ser uma surpresa percebida só quando o cartão de débito é recusado na hora de pagar uma compra no caixa).
2. Perder 2h em um engarrafamento porque não se buscou um caminho alternativo a tempo.
3. Ter imposto de renda (ou IPTU, IPVA, renovação de seguro...) a pagar sem ter guardado dinheiro para isso.
4. Vender dólares no dia errado porque não acompanhou a cotação.
5. Descobrir que ontem foi o aniversário de alguém importante para você, e você esteve com a pessoa sem cumprimentá-la ou comemorar.
6. Descobrir que o motor do carro estava rendendo pouco porque ninguém lembrou de trocar o óleo.

E assim por diante. O ideal é identificar as situações antes que elas aconteçam, mesmo quando não puderem ser prevenidas ou confirmadas - pois ao menos poderemos reduzir os danos causados por elas, ou até mesmo nos preparar para tirar algum proveito maior de uma situação potencialmente positiva.

Concluindo

Nem todas as surpresas da vida são evitáveis, e há muitas que nem se deseja evitar.

Mas nas áreas de sua vida em que há necessidade de se gerenciar, usualmente há interesse em poder planejar reduzindo surpresas. Para isso são necessários diversos componentes, mas um Sistema de Informações suficientemente funcional é um requisito importante.

Atuar para melhorar a obtenção, armazenamento, processamento e transmissão das informações que são importantes para você pode trazer resultados bastante positivos. As técnicas de produtividade pessoal (GTD e afins) ajudam a montar a infra-estrutura (rotinas, classificação, rótulos, caixas de entrada, etc.), mas o enfoque estratégico pode estar além do escopo delas.

GTD dá as engrenagens certas, mas é você que precisa combiná-las estrategicamente

Algumas atitudes simples que você pode considerar são:

• identificar e classificar as fontes de informação que são importantes para você, e tornar um hábito consciente o ato de recorrer a elas todos os dias.
• identificar informações que seriam úteis ao seu dia-a-dia, e procurar por fontes que as disponibilizem - descobrir que o twitter da Polícia Rodoviária Federal no meu estado (@prf191sc) informava sobre os engarrafamentos melhorou perceptivelmente minha qualidade de vida!
• Adotar um sistema de registro, controle e acompanhamento de pendências que permita perceber interações e detectar tendências.
• adotar um sistema de classificação e arquivamento para seus papéis e documentos - recomendo um arquivo de pastas suspensas.
• adotar um plano de organização dos arquivos e pastas do computador de forma a saber encontrar facilmente tudo o que está lá.
• definir um sistema de backup para os arquivos do computador, e um plano de contingência para o caso de perda dos documentos em papel (enchente, roubo, incêndio, etc.)
• identificar comunicações que você faz com frequência e criar modelos pré-prontos para facilitar a sua preparação - eu tenho que mandar mensagens mensalmente para meu banco, contador e diversos clientes, e todas elas "nascem" a partir de modelos pré-prontos, preenchidos com dados obtidos em fontes pré-identificadas e anotadas nos próprios arquivos de modelo, para reduzir o trabalho repetitivo. Para algumas coisas eu fiz até carimbos...
• identificar análises que devem ser feitas periodicamente ou em datas determinadas, e agendá-las para não esquecer - no meu caso, isso acontece inclusive na forma do controle dos recebimentos dos clientes, para evitar um desequilíbrio do meu Fluxo de Caixa.

Mas não seja obsessivo! Sistematize, padronize e automatize só aquilo que precisar, e se precisar. Parar para pensar a respeito, mudando algumas rotinas e hábitos, pode ser suficiente para melhorar bastante o seu Sistema de Informações pessoal.

E se você quiser ir além, busque ajuda de um amigo com formação nas ciências da informação e do conhecimento, e ele certamente poderá lhe guiar no caminho a partir daí.