A pontualidade é uma virtude, e ajuda a formar a imagem que os outros têm de você.

Chegar na hora, ou um pouco mais cedo, tem várias vantagens. Participar das discussões preliminares, rever a pauta e seus apontamentos, escolher o lugar mais favorável, ter um tempo para pensar, etc.

Quem chega cedo tem melhores condições de participar ativamente das discussões da reunião, e ganha uma chance a mais de estabelecer contato com a pessoa central do evento.

Administrar a agenda é difícil, e fazê-lo com a maestria necessária para poder chegar 3 minutos antes (ou 5, ou 15...) da hora marcada para cada compromisso com outras pessoas é um desafio quase intransponível para alguns, mas é recompensador de várias maneiras, além de reduzir o stress depois que você passa a se permitir as medidas necessárias para que isso ocorra.

A pontualidade dos líderes é contagiosa. Note que não estou falando apenas dos chefes, mas também das lideranças informais. Quando os integrantes de um grupo percebem que o líder costuma chegar na hora, tendem a se esforçar para fazê-lo também.

Se a pessoa mais importante para o sucesso na reunião chega na hora, a pontualidade dos demais deixa de ser mera cortesia, e passa a ser obrigação.

E nada é mais danoso à cultura da pontualidade de um grupo do que a certeza de que o início (seja o formal ou o real) do evento será adiado até que todos estejam presentes.

Por isso, atenção às 7 dicas do Efetividade.net para ser mais pontual:

1 - Pare com o falso otimismo de horários

Em nome de uma ilusão de eficiência, há quem marque todas as reuniões na agenda como se elas fossem ser objetivas e rapidamente chegar a uma conclusão, e todos os deslocamentos como se o elevador fosse instantãneo, os engarrafamentos não existissem e a oferta de vagas de estacionamento fosse inesgotável.

Quando isso acontece, basta um mínimo atraso e o dia inteiro será comprometido, num efeito dominó que acaba com o seu humor e com a eficiência, agora em um sentido bem prático.

Faça o oposto: considere sempre a chance de algum diretor ou cliente resolver fazer um discurso de abertura, de alguma avenida estar fechada e de o elevador estar lotado.

Pare de planejar contando com uma tolerância de 15 minutos das outras pessoas, e lembre-se de inserir na sua agenda os horários realistas - todo mundo sai ganhando com a pontualidade.

2 - Marque na agenda tudo que tem horário

Agendas em computadores, na web ou em smartphones têm a vantagem de facilitar a marcação de compromissos repetidos (toda semana, todo mês, etc.), além de oferecerem vários recursos para ativamente lembrá-lo, com a antecedência necessária, dos compromissos que você agendou.

Um bom agendamento também impede que você marque 2 compromissos para a mesma hora, mas apenas se você realmente marcar tudo na agenda e acompanhá-la todos os dias, e não ficar com soluções pela metade, em que parte dos seus horários vai para a agenda e outra parte fica por conta do improviso.

3 - Use as palavras mágicas da pontualidade

Ser pontual implica em estar confortável para dizer várias frases, tais como:

• "Infelizmente não posso agendar para esta data, podemos marcar para o dia seguinte?"
• "Infelizmente já estouramos o horário desta reunião, podemos sumarizar agora e agendar a continuação?"
• "Lamento, não poderei comparecer por já ter outro compromisso previamente agendado."
• "2 horas é muito tempo, podemos fazer em 45 minutos?"

Claro que muitas vezes a situação não estará sob seu comando, e aí o máximo que você poderá fazer é se adaptar.

Mas quando o líder é você, a responsabilidade de identificar o momento de usar as frases acima é sua!

4 - Prioridades

Conhecer seu planejamento estratégico pessoal é essencial para avaliar com clareza o que é prioritário, e não aceitar se atrasar para um compromisso importante em nome de outro que seja supérfluo.

Se a sua emrpesa não tem a mesma visão de prioridade e regularmente exige que você cometa este atentado ao bom senso, tente mudar a situação - caso contrário, o esforço para ser pontual acaba se tornando um desperdício. Mas repense se vale a pena continuar nesse emprego, afinal essa situação pode se refletir na sua imagem profissional.

5 - Faça surgir mais tempo

A melhor maneira de criar tempo disponível é se livrar dos compromissos que não trazem valor. O que não é bom para você, nem para sua família, nem para sua equipe, nem para sua empresa é o que deve ser riscado permanentemente da agenda, deixando espaço para o restante.

Fora isso, as técnicas associadas à ideia de eficiência pessoal são aliadas: otimizar trajetos, delegar mais tarefas, repensar procedimentos, aprender a usar melhor as ferramentas, etc.

6 - Se não vai dar certo, avise o quanto antes

Se você descobriu hoje que o almoço agendado para amanhã está comprometido pela reunião marcada para as 11h30, remarque o almoço desde já, e dê tempo para as demais pessoas refazerem suas agendas - não deixe para "se virar" na hora assumindo um risco de causar danos muito maiores.

Da mesma forma, evite os efeitos dominó que atrasam todos os compromissos do dia: se um deles atrasou e comprometeu todos os demais, escolha um que esteja sob seu controle e transfira-o, usando o horário que seria dele para se readequar.

7 - Assuma sua postura

Uma das razões que explicam por que as pessoas marcam compromissos em horários impossíveis de cumprir é a incapacidade de tomar e manter decisões.

Aí se sucedem as decepções seguidas de desculpas, até o limite da tolerância, até que sua imagem fique comprometida a ponto de deixar de ser levado a sério.

Se o seu filho vai fazer uma apresentação na escola e é importante que você esteja lá, agende isto corretamente. Se necessário, entre em acordo antecipadamente com o seu chefe sobre como lidar com esta ausência do trabalho. Uma vez fechado o acordo, não aceite nenhum outro agendamento para o mesmo horário, e saia a tempo!

Quando você não assume os seus compromissos, passa uma imagem (justificada!) de desorganização e de desrespeito às pessoas que você deixa esperando.

Concluindo

Ninguém quer ser neurótico quanto a chegar atrasado, ou obsessivo com o relógio. Mas lidar bem com os compromissos e horários é uma característica das pessoas eficientes – e aproveitar bem o tempo que se ganha ao chegar cedo nos compromissos é um sinal de Efetividade.