A edição deste mês da revista Galileu traz como reportagem de capa uma matéria de 10 páginas sobre a perspectiva monotarefa, em que a pessoa busca parar de tentar fazer várias tarefas de cada vez e assim rende mais e ganha tempo - reduzindo o valor dado nas décadas recentes à atenção parcial contínua (multitarefa) e passando a valorizar mais a concentração e o foco.

Eu colaborei com a pesquisa e, embora tenha sido citado na matéria apenas de forma breve, tenho algo mais a dizer sobre o assunto pois, assim como as filosofias orientais afirmam há milênios, acredito que entre os extremos multitarefa e monotarefa, a sabedoria está no caminho do meio ツ

Entendo a perspectiva monotarefa

Meu entendimento é que a perspectiva monotarefa é uma proposta de eficiência e produtividade: aproveitar melhor o nosso esforço e concentração ao deixar de tentar fazer tudo ao mesmo tempo, assim gerando resultado com qualidade superior (sem deixar de cumprir os prazos), enquanto atende melhor aos objetivos de todos os envolvidos, preservando a qualidade de vida de quem trabalha.

Neste sentido, eu percebo diariamente que a aplicação bem dosada da perspectiva onde ela cabe contribui para que meu nível de esforço diminua, o foco aumente, o produto amplie e melhore, e a motivação seja preservada!

Mas eu cheguei ao modelo monotarefa moderado após muito tempo investindo na perspectiva multitarefa, buscando ferramentas que permitissem acompanhar mais atividades ao mesmo tempo, etc. na ilusão de que isto me permitiria produzir mais em menos tempo.

Minha percepção é que a existência de um tempo e esforço para se adaptar entre os contextos de cada tarefa é uma realidade inescapável, e se a pessoa fica constantemente alternando entre tarefas, este tempo e esforço improdutivos (pois não contribuem diretamente para o resultado) se repetem várias vezes.

Você sabia que o tempo médio para retomar a atenção plena a uma tarefa intelectual após ser interrompido (por exemplo, por um telefonema) é de 15 minutos? Este dado foi levantado por uma pesquisa do cientista Eric Horvitz em 2007 acompanhando trabalhadores especializados em atividades tecnológicas. Reduzir o número de vezes em que ocorre este tipo de alternância é uma chave para aproveitar melhor seu tempo.

Por que tender à monotarefa moderada?

Eu acompanho com atenção a literatura sobre produtividade pessoal, assunto que me interessa desde o tempo de faculdade de Administração. A percepção de que reduzir a tentativa de fazer várias coisas ao mesmo tempo reduziria a improdutividade gerada pelo esforço constante para mudar de foco e de contexto foi crescendo conforme eu observava que mais e mais pesquisadores concluíam nesta direção.

Mas o ponto de transição, para mim, foi conhecer um método estruturado chamado ZTD (Zen to Done) que tem entre seus princípios o do foco nas tarefas mais relevantes, que devem ser desempenhadas uma de cada vez, preferencialmente indo até o final. Nem sempre dá de fazer isso na prática, mas ter como meta me ajuda bastante a priorizar e manter o foco.

A tendência à procrastinação e a dificuldade em manter o foco fazem parte do relato comum de pessoas que explicam porque trocaram a perspectiva multitarefa para a monotarefa, mas não é meu caso. Também não descreveria como uma angústia, o que acontecia comigo era só a questão da insatisfação com a relação entre esforço e resultado.

O mercado está pronto para os monotarefas eficazes?

A perspectiva monotarefa também não é isenta de dificuldade: na prática, muitas vezes me sinto cobrado por não "dar um jeito" e fazer tudo de uma vez.

Procuro compensar o tempo de resposta com a qualidade, entretanto. Você preferiria que eu tivesse respondido a um e-mail seu em 5 minutos, em frases curtas digitadas no celular enquanto estou no trânsito e sem condições de verificar o que escrevo, ou que eu deixe para quando tiver espaço na agenda e responda com a atenção que o tema merece? Geralmente as opções são estas (há uma terceira também, que é a do retrabalho - essencialmente responder 2 vezes, correndo o risco de informar bem errado na primeira vez).

Mesmo que eu tenha vários alvos, sei que o melhor é colocar só uma flecha no arco de cada vez. Assim, prefiro colocar tudo em fila priorizada, mas sei reconhecer também quando chega uma exceção ou urgência que exige parar tudo e ir atender!

Eu observo que o mercado está acostumado a pessoas multitarefa, mas o que ele exige mesmo são pessoas que entreguem o resultado necessário e estejam aptas a flexibilizar suas rotinas de acordo com as demandas de cada projeto ou atividade. Em alguns casos não há espaço para ser multitarefa, ou monotarefa, ou para acompanhar notícias ao longo da execução das atividades, ou para deixar de responder aos e-mails imediatamente, por exemplo.

Afinal, ser permanentemente monotarefa e monoprojeto é algo meio utópico, a ideia de ser monotarefa é saber alternar as tarefas de cada projeto considerando o caminho crítico de cada um deles, para que todos eles avancem de acordo com suas prioridades e as expectativas dos envolvidos: clientes, equipe, parceiros, fornecedores, etc.

Quais as piores distrações?

Para mim, o que mais distrai são interrupções que exigem resposta: MSN, e-mail, SMS, telefonemas e similares.

Posso até manter um feed de notícias visível ao meu lado enquanto trabalho, por exemplo, porque ele não irá requerer interação. Mas se percebo a chegada de algo que exige ação de minha parte, enquanto estou com outra ação em curso, não consigo deixar de passar a pensar em como responder ou reagir a isto.

Assim, viver em meio a fontes de distração não necessariamente compromete o foco, no meu caso. É quase a perspectiva religiosa das tentações, ou a perspectiva bioquímica dos venenos: eles nos atrapalham profundamente ou nos desafiam a desenvolver um antídoto, ou maior resistência, ou maior tolerância, dependendo do caso.

Acredito que o erro maior, neste caso, reside em tentar viver como se a tentação pudesse ser ignorada. A chave é o equilíbrio: estabelecer pausas curtas em horários predeterminados para olhar estes serviços que desejamos, ou defini-los como recompensa pelo completamento das nossas tarefas, ou mesmo separar entre os que distraem de verdade (que para mim são os que demandam resposta) ou os que podem até contribuir para a motivação, etc.

Mas sem exageros! Em uma realidade em que cada vez mais há veículos repercutindo à exaustão os fatos e análises uns dos outros, a necessidade de acompanhar "ao vivo" (e não, por exemplo, em uma olhadinha a cada 2h) as notícias acaba sendo justificada por 2 ilusões: a de que temos o compromisso de "zerar" as notícias, como se fossem uma caixa de entrada, e a de que há vantagem em ser o primeiro a saber. Exceto nos casos raros em que há de fato o compromisso ou a vantagem, é claro.

Renunciar a tudo que tem potencial de interromper equivale a uma privação sensorial seletiva e voluntária. Mas para algumas pessoas, determinadas distrações (como acompanhar um feed de notícias sobre temas de meu interesse profissional em uma lateral da tela, no meu caso) podem ter um efeito positivo sobre a disposição para trabalhar - além do natural efeito positivo de se manter informado e em contato.

Encontrar o ponto de equilíbrio entre as distrações potenciais que contribuem para o bom astral no trabalho e as que afetam a produtividade é uma parte considerável do desafio de "afinar" a sua rotina de produtividade.

Mas vale analisar também pelo lado oposto: o dano à motivação e ao entusiasmo para trabalhar quando estamos sujeitos a uma interrupção obrigatória ("proibição") na possibilidade de manter estas distrações potenciais: empregadores que cortam redes sociais, bloqueiam o Twitter, etc. - o ponto de equilíbrio é uma situação individual que cada um precisa identificar, e o ideal é cortar só o que atrapalha o resultado, evitando assim os abusos sem prejudicar o ânimo!

Assim, a minha estratégia não envolve me isolar da possibilidade de distração - pelo contrário, o e-mail está sempre à mão, e quando não estou em uma tarefa crítica, é até possível que o comunicador instantâneo esteja aberto. Afinal de contas, a questão é não deixar que as distrações interfiram na produtividade, e não simplesmente livrar-se delas.

E vale a pena?

Aumentar o tempo livre não é o meu foco - minha ideia é preservacionista: evitar que as tarefas invadam o tempo livre, no qual eu me dedico ao que me interessa na perspectiva pessoal e familiar.

Afinal, já vem dos anos 60 a observação acadêmica de que as tarefas sempre tendem a se expandir até ocupar todo o seu tempo disponível, né? Neste contexto, manter o foco para preservar meu valioso tempo livre é um grande estímulo a mais.

Mas o maior estímulo é mesmo constatar que, fazendo uma coisa por vez, eu consigo entregar resultados melhores e, geralmente, em prazos menores para a versão final. Mesmo que para isso eu precise exercitar a habilidade de dizer não para as interrupções e solicitações que não agregam valor!