No planejamento pessoal, a estratégia, os objetivos e os processos são tão importantes como sempre, mas como quem planeja, executa e avalia é uma mesma pessoa, a objetividade na hora de definir as ações e as metas acaba sendo especialmente crucial, fazendo a diferença entre a execução e o "semana que vem eu vejo".

Como estamos no início do ano, muitos leitores estarão fazendo seus planejamentos para 2012, e - como sempre - a parte fácil é definir os objetivos gerais. Na hora de passar para o específico da execução, quando a intenção precisa virar esforço, o bicho pega.

Que tal tornar seu planejamento mais realizável? Pensar nas ações práticas (ou pelo menos nas primeiras delas) de cada objetivo, e em como avaliar na prática o seu grau de sucesso em cada um deles, pode ajudar bastante.

Para isso, veremos a seguir os atributos que você deve procurar nas ações e metas que inclui nos seus planejamentos pessoais

Ações

Quando definimos um plano pessoal, frequentemente caímos na armadilha de manter um grau de abstração muito elevado, anotando na lista de pendências só um resultado desejado, e não as atividades do mundo real necessárias para que cheguemos a eles.

Um exemplo prático: eu passei meses de 2011 com a seguinte pendência anotada no meu Wunderlist: "Cancelar recebimento de contas pelo correio e passar a receber pela Internet".

Parece uma ação? Não é, é um objetivo, ou no mínimo o resultado de uma série de ações encadeadas. E da forma como estava descrito, ele passou meses sem ser tocado, porque era amplo e complexo demais para ser colocado na agenda de qualquer dia.

Numa revisão semanal no início de dezembro, resolvi rever as ações pendentes há mais tempo, e ela estava lá, desafiadora. Foi só então que me ocorreu que eu havia cometido o clássico erro da abstração demasiada na hora de definir a ação.

A solução foi imediata e simples: identificar e registrar as ações encadeadas necessárias, que ficaram mais ou menos assim:

1. Reunir o exemplar mais recente de cada uma das contas que eu recebo pelo correio
2. Seguir as instruções para solicitar o recebimento on-line de cada uma delas, quando houver
3. Anotar a lista dos contatos das que não tiverem instruções
4. Entrar em contato com cada um deles e solicitar

Assim, após meses de inação, nos 2 ou 3 dias seguintes eu concluí os passos 1 a 3, e já em janeiro não vou receber em papel algumas das contas. A lista produzida no passo 3 está anotada no Dropbox e no meu celular, e já fiz algumas ligações do passo 4. Em breve a tarefa estará concluída (ao menos para as contas em que este serviço estiver disponível).

O exemplo clássico da importância de pensar em ações concretas, e não só em resultados, é dado por David Allen no seu livro Getting Things Done (GTD): a pessoa anota na lista de pendências que precisa fazer uma reunião com determinados fornecedores e parceiros, e ela acaba nunca ocorrendo, porque o que ela anotou é um resultado, e não a próxima ação que precisa de fato realizar.

A solução, naturalmente, é pensar sempre na próxima ação prática, e nas que a sucederão: definir pauta e objetivos, identificar locais, datas e horários disponíveis, agendar cada um dos que deverão estar presentes, etc.

O conceito de próxima ação é central ao GTD e a outros métodos de produtividade pessoal, e Allen o define assim: "a próxima atividade física e visível que seria necessária para fazer a situação caminhar rumo à sua conclusão".

Portanto, ao planejar seus objetivos pessoais, não deixe de ao menos elencar junto a eles as primeiras ações necessárias - e assim você escapará de objetivos abstratos demais, complexos demais, incompatíveis entre si, além de perceber melhor eventuais relações de dependência ou causa-efeito entre eles.

Metas

Os indicadores e suas metas permitem verificar o seu desempenho ao longo da execução de um plano, e ter um critério objetivo para verificar se cada um dos objetivos foi atingido.

Em um planejamento pessoal, o seu "eu planejador presente" frequentemente entrará em conflito com o seu "eu executor futuro", que infelizmente também é o seu "eu avaliador futuro", e às vezes aceita ser seduzido por subterfúgios que flexibilizam artificialmente o cumprimento da meta, e assim permite que a meta de "entrar em forma" seja cumprida pela compra de uma cinta modeladora, e a de "aprender inglês" seja encerrada ao comprar um aplicativo tradutor para o celular.

No papel de "eu planejador", contorne a tendência acomodadora do seu "eu futuro" definindo metas claras e objetivas, buscando atender aos seguintes critérios:

Definição completa: A meta deve estar registrada de forma a dizer não só qual o resultado a alcançar, mas também como e onde medir, quem vai medir e quando.

Vale o que está escrito: As definições das metas devem estar registradas por escrito de forma simples, e conjunto delas deve estar reunido, visível e compreensível por todos os envolvidos - quem vai executar, quem vai ser beneficiado ou afetado, quem vai avaliar - mas no caso dos planos pessoais, é possível que todas as listas se resumam a uma pessoa apenas: você.
 

Régua e compasso: A meta precisa ser mensurável de forma prática e objetiva, de tal forma que qualquer pessoa que faça a medição chega ao mesmo resultado, e à mesma conclusão sobre a meta ter ou não sido atingida. "Entrar em forma" não é uma boa meta, mas "perder 6 kg até junho" pode ser.

De olho no que interessa: Quando se trata de estratégia, geralmente a ênfase é em medir o resultado oferecido a quem se beneficia das atividades, e não o esforço dos envolvidos. Mas no caso dos planejamentos pessoais, em que planejador, executor e beneficiado frequentemente são a mesma pessoa, lembre-se de medir o seu envolvimento prático. Em outras palavras, medir só quantos quilos você perdeu não basta: pode ser importante para a sua motivação medir o percentual de refeições semanais em que você respeitou plenamente a dieta, ou o número de horas de exercício, por exemplo.

Com noção: Uma boa meta precisa ser plausível, ou seja, seu atingimento precisa ser visto como possível, dentro dos cenários de futuro mais realistas ou esperados. Definir metas inatingíveis ou que dependam de circunstâncias improváveis e fora do controle dos envolvidos não motiva, e reduz o impacto positivo das demais metas.

Com emoção: Não basta a meta ser plausível: ela precisa ser desafiadora, deixando claro que os resultados superiores desejados exigem fazer mais do que o trivial, com superação do que hoje já se pratica.

Executar e acompanhar

Planejar não basta: é necessário transformar em realidade. Eu tenho adotado com sucesso um método simples de produtividade pessoal chamado ZTD, cuja ênfase é na execução.

Nos 3 posts a seguir, apresento o essencial sobre o método e a forma como o pratico, que você pode investigar como forma de suporte ao seu próprio planejamento pessoal em 2012:

• ZTD: um jeito Zen (e minimalista) de buscar a produtividade pessoal
• Na prática: como eu uso o ZTD e o Wunderlist para ter mais produtividade pessoal
• ZTD minimalista: mais efetividade com revisões semanais