Que tal gerenciar todas as suas tarefas e pendências a partir de um único arquivo em formato TXT que resida no Dropbox, em um formato simples que pode ser editado em todos os computadores que você usa, mas suficientemente estruturado para poder ser lido e processado por um aplicativo de apoio com versões para iPhone e iPad, Android e para o seu computador?

Admito que o uso de arquivos TXT não é uma opção com grande apelo junto a usuários finais, mas usuários com aptidão tecnológica (programadores, DBAs, administradores de sistemas e similares) frequentemente recorrem a este expediente devido a algumas vantagens inerentes.

E as vantagens são variadas: pesquisável, portável, leve, fácil de ler e de manipular. Duas delas me atraem de forma mais destacada: arquivos TXT têm a vantagem da compatibilidade simultânea com múltiplas plataformas e de não ficarem obsoletos devido à evolução dos aplicativos.

Quem já encontrou um arquivo de dados feito há poucos anos e não conseguiu acessá-lo porque a versão do software que o criou não está mais disponível conhece bem este drama da obsolescência.

Por outro lado, pequenas diferenças entre as plataformas podem dificultar a compatibilidade até mesmo dos arquivos TXT, embora os editores de texto mais robustos reconheçam e tratem indistintamente os arquivos gerados com as convenções de codificação e de terminação de linha adotadas pelo Unix, Windows e Mac.

O uso de um bom editor de texto é recomendado, portanto, mas o todo.txt conta com aplicativos (no Terminal do OS X e do Linux – ou do Windows com o Cygwin –, no Android e no iPhone) que permitem usá-lo de forma plena sem chegar a precisar editar o arquivo em si.

Todo.txt, nascido no Terminal e criado nas linhas de comando

O gerenciador de tarefas todo.txt surgiu em 2006 como um script Bash (para Linux, Mac e outros sistemas compatíveis) que tinha a proposta de ser capaz de gerenciar tarefas e pendências armazenando-as em um arquivo TXT unificado e que também pudesse ser lido e editado pelo usuário, se desejasse, em seu editor favorito.

Por gerenciar as tarefas e pendências, entenda-se realizar uma série de operações que nem sempre estão disponíveis em meros mantenedores de listas, incluindo:

• acrescentar uma nova tarefa, descrevendo-a livremente
• priorizar as tarefas em níveis
• definir e aplicar contextos
• categorizar em projetos
• fazer consultas estruturadas sobre pendências em prioridades, contextos e projetos

Além dos já mencionados dados sobre descrição, projetos, contextos e prioridades, o sistema considera ainda detalhes como o status de cada tarefa (pendente ou não), data da criação, data do completamento. O usuário ainda pode adotar convenções de uso que permitem registrar (e pesquisar) prazos de completamento e flags de estados adicionais, como "delegação" ou "aguardando".

O todo.txt tem pedigree: foi criado por Gina Trapani, fundadora do site Lifehacker, referência internacional em produtividade pessoal. Mas além da notoriedade da autora, sua simplicidade, desempenho e capacidade fizeram com que logo surgisse uma comunidade de interessados em agregar funções ao sistema (que é em código aberto).

Todo.txt no Android

Uma versão Touch do Todo.txt, que sincroniza os dados com o seu computador via Dropbox, está disponível para o Android (e também na Amazon AppStore).

Não me parece que uma interface touch como a de um smartphone atual seja o modo ideal de fazer a entrada de dados completa de qualquer sistema de tarefas e pendências quando há a alternativa de fazê-la em um computador com teclado completo, mas fazer a entrada abreviada conforme as informações vão surgindo é interessante, e depois você pode complementar e editar ao chegar na sua base e ter acesso ao computador - e é neste ponto que a sincronização automática via Dropbox se torna atrativa.

Complementarmente, o smartphone é uma ferramenta ideal para os demais usos da lista de tarefas no momento da execução: filtrando e priorizando as pendências de acordo com o seu contexto do momento (no trabalho, em casa, em viagem, etc.) ou com o projeto que estiver em execução, ele permite localizar a próxima ação rapidamente, com filtros e ordenações facilmente configuráveis.

Todo.txt no iPhone e iPad

A adição mais recente à família Todo.txt é o app para iPhone e iPad.

A sincronização automática via Dropbox continua a ser o ponto forte, pois permite acessar os dados nos dispositivos móveis quando você estiver em deslocamento, e mesmo assim contar com o conforto de um teclado tradicional para manipular os detalhes das suas tarefas quando você estiver próximo ao computador.

A interface está longe dos padrões de beleza plástica típicos da plataforma, mas os recursos essenciais estão todos presentes: sincronizar, consultar, adicionar, priorizar, editar, etc.

Indo além

O site oficial do Todo.txt tem todas as informações sobre as versões oficiais dos aplicativos, as versões adicionais desenvolvidas pela comunidade, as opções permitidas no formato do arquivo e muito mais.

Para quem tem o interesse em usar a versão pela linha de comando, recomendo dar uma boa olhada no documento de dicas e truques, que apresenta detalhes adicionais como facilitar o acesso remoto, permitir a colorização das tarefas por prioridades, o completamento automático de nomes de projetos e contextos e mais, usando os recursos do Bash e de outras ferramentas já presentes no seu sistema.

Pessoalmente adoto o Wunderlist, do qual sou usuário satisfeito no que diz respeito a tarefas e pendências. Mas as vantagens do formato TXT têm apelo forte o suficiente para me fazer considerar uma possível migração no futuro, e vou ficar de olho na evolução da versão do Todo.txt para iOS.