O Almirante David Farragut (1801-1870) realizou muitas tarefas de importância histórica por seu país, mas é mais lembrado (entre os interessados na História militar e naval, claro) por uma ordem crucial dada à sua tripulação durante uma batalha na Guerra Civil dos EUA: "Danem-se os torpedos, toda velocidade à frente!"

Na ocasião, a sua ordem significou abrir mão de uma virtude valiosa (a prudência) em prol de outra: a mobilidade. Foi uma boa escolha, na ocasião, e hoje trataremos de uma escolha similar, mas aplicada a uma situação bem menos crítica do que uma batalha naval: o excesso de pendências acumuladas.

O foco deste site, você sabe, é a Efetividade, conceito que vai além do mero completamento das tarefas e bom uso dos recursos, e considera também o alcance dos objetivos estratégicos.

A longo prazo e como objetivo de vida, a efetividade é um objetivo superior à mera produtividade ou rendimento, que é a relação entre o que se produz e o que se consome ou aplica na produção, e não considera diretamente o avanço em relação ao objetivo (ou seja: é perfeitamente possível, embora altamente indesejável, ser produtivo ao agir na direção contrária aos seus objetivos).

Mas as necessidades de curto prazo às vezes são imperiosas: como diz a expressão popular, quando a água bate próximo à cintura o sujeito precisa começar a nadar, e existem situações em que um pouco de atenção voltada exclusivamente à produtividade acaba dando condições para que no dia seguinte você volte a ter condições de pensar nos seus objetivos.

Um pouco de contexto: bastidores e motivações

Aconteceu recentemente comigo: um probleminha de saúde inesperado me deixou com mobilidade restrita por quase um mês, ao mesmo tempo em que reduzia o ânimo pras tarefas. O que era urgente ou facilmente ao alcance permaneceu resolvido, mas o restante se acumulava sem maior controle.

Na semana passada voltei às atividades normais sabendo que havia pilhas e pilhas de correspondências (eletrônicas ou não) não lidas, uma série de pendências completamente fora de ordem, muitas das quais eu ainda nem havia visto, e tudo o que era urgente estava misturado com o importante e com o completamente descartável.

Eu costumo ser mais organizado do que isso, e tenho um processo bem sólido para evitar que as coisas cheguem a este ponto, mas 4 semanas sem praticá-lo foram suficientes para me colocar de volta no patamar das pessoas desorganizadas ツ

Mas eu já havia escrito antes sobre o valor de marcar na agenda e colocar em prática um dia de alto desempenho, e foi o que eu fiz.

A parte em que eu zerei a caixa de entrada de e-mail em meras 2h de trabalho (com grande ajuda do 3FRASES) eu já narrei em um post da semana passada (com foco nas ferramentas), mas a principal parte do dia não é lidar com o e-mail, mas sim com as tarefas que surgiram deles (e de outras fontes), que eu venci (ou ao menos domei - ainda tenho pendências, mas agora sob controle) como descrito a seguir.

Triagem de emergência

Quero deixar claro: o mesmo processo que eu uso diariamente poderia resolver o meu problema – mas o overhead administrativo seria mais intenso, e quando um número grande demais de pendências urgentes estão acumuladas, é necessário pensar um pouco mais como o responsável pela triagem do pronto-socorro, e não tanto como o gestor do centro cirúrgico.

Ou seja: é necessário conseguir, tão rapidamente quanto possível, ter uma visão do quadro geral das pendências, e identificar entre todas as urgências quais são as que:

• são tão críticas a ponto de precisar de ação imediata (assim que a triagem acabar)
• são tão sérias a ponto de precisar ser movidas para o começo da fila, logo após os casos críticos
• eram urgentes mas não foram atendidas a tempo e agora exigem apenas comunicação sobre o insucesso, que pode ficar para amanhã (claro que no caso do pronto-socorro isso seria bem diferente...)
• estão na fila mas não são nada urgentes, e podem ser instruídas a marcar hora na clínica depois (ou ser deixadas para o processamento normal, no dia seguinte)

Essa forma de agir é bem diferente de uma coleta de pendências típica de métodos de produtividade pessoal como o GTD, projetada para o uso contínuo e regular: no nosso caso o foco é imediato, e permite até mesmo anátemas como deixar coisas na caixa de entrada para uma nova análise no dia seguinte, escolher a ordem em que as tarefas ordinárias de prioridade similar serão tratadas em um mesmo período, ou criar uma caixa de entrada paralela.

Há algo em comum entre as duas situações, entretanto: exceto no caso do que vai ser descartado ou que possa ser resolvido muito rapidamente (2 minutos ou menos), a prioridade inicial tem que ser completar a triagem: o impulso de "já ir resolvendo" pode fazer com que você gaste com uma tarefa menos urgente o tempo que deveria estar dedicando a uma urgência ainda não detectada e que permanece na sua pilha.

Direto para a execução

Nos métodos estruturados de produtividade pessoal (incluindo o minimalista ZTD), a triagem descrita acima seria seguida por etapas adicionais: processamento, planejamento, etc.

Mas estamos falando de um processo acelerado, para um único dia, e no qual boa parte das tarefas identificadas terão prioridade urgente, portanto faremos o que usualmente não se faz: passaremos diretamente à execução, na ordem que tiver sido definida durante a triagem (e adaptando como necessário ao longo do dia).

Para que não pagar um preço alto em termos de eficiência devido à redução no planejamento, entretanto, será necessário tomar alguns cuidados especiais, que veremos a seguir.

Tirando os obstáculos do caminho: dicas para não encalhar

Comece pelo que não fazer: um dia de alta produtividade exige tomar algumas decisões difíceis, inclusive abrindo mão de alguns confortos e distrações que são toleradas num dia produtivo normal: nesse dia você não vai dar uma olhadinha no Facebook fora dos intervalos, não vai deixar acumular pendências novas, não vai deixar a TV ligada nem o chat aberto, não vai arquivar documentos por preguiça de verificar se podem ser jogados fora, etc.

Aceite um horário especial: se você trabalha sozinho e sem interrupções, pode ser altamente produtivo para zerar uma pilha de pendências na hora que bem entender. Mas quando há outras pessoas (clientes, parceiros, equipe, família, etc.) e interrupções envolvidas, pode ser essencial – mesmo que só nesse dia – dar um jeito de trabalhar antes ou depois do horário de atividades deles.

Evite a ferramentite: não é o dia de testar uma nova ferramenta, técnicas ou sistema de produtividade pessoal. Use o que você já costuma usar, use bem, use intensamente, e deixe para pensar em adoção de outros métodos no dia seguinte, após ver em que pontos o que você já usava foi insuficiente. Mas não deixe de ter, no mínimo, uma agenda de compromissos, um bloco para anotar pendências, e um conjunto de pastas ou envelopes para guardar as referências que surgirem.

Não deixe nada para trás: as tarefas que você tiver que fazer no seu dia de alto desempenho, devem ser bem feitas, completamente concluídas, sem deixar uma rebarba para o dia seguinte ou passar algo incompleto adiante só para "ganhar tempo". Mais do que em outros momentos, é a hora de fazer certo da primeira vez, zerar o retrabalho, passar longe do desperdício de recursos, tempo e, principalmente, esforço.

Cuidado com o perfeccionismo: perfeccionismo não ajuda a produtividade em quase nenhum contexto. Vale lembrar que qualidade e perfeição não são sinônimos, a não ser que você defina a perfeição como a mera ausência de defeitos em relação à especificação. Mas normalmente perfeição é definida em outros termos e, quanto ao conceito de qualidade, eu sempre prefiro o de Juran, que a define como a adequação ao uso, conforme percebida por quem usa - e que permite grande liberdade de ação, de acordo com as expectativas dos envolvidos.

Não aceite pausas forçadas: quando estiver separando as pendências urgentes na triagem, lembre-se de separar algumas que possam ser resolvidas em menos de 10 minutos cada, e recorra a elas a cada vez que você entrar em fila, ou que algum telefonema necessário colocar você em espera, etc.

Faça só uma coisa por vez: ser realmente multitarefa e consistentemente conseguir com isso resultado superior ao de quando faz as mesmas tarefas uma de cada vez é uma habilidade rara e difícil de desenvolver. Não deixe a pressão das pendências desviar você do foco, nem esgotar seus recursos físicos e mentais: escolha bem a ordem em que as coisas precisam ser feitas, e faça-as uma por uma, até completá-las ou chegar ao limite do que pode ser feito no momento.

Diga mais NÃO: saber dizer não (quando apropriado) é muito positivo para a produtividade. Dizer “sim” quando deveria dizer “não” pode sobrecarregar você, lotar sua lista de pendências com itens que não deveriam estar lá e, o que é pior, reduz sua eficiência para fazer o que você deveria (e desejaria) estar fazendo – podendo até mesmo levá-lo a ter dificuldade de dizer “sim” a um pedido importante posterior, devido à sobrecarga existente.

Com as dicas acima você terá o ferramental necessário para dizimar as pilhas de pendências muito rapidamente. Mas cuidado: elas não são suficientes para manter a produtividade a longo prazo, e não garantem algo muito importante: o foco na sua estratégia, no avanço de longo prazo.

Portanto, aproveite para observar com atenção o que funcionou bem no seu dia de alta produtividade, e aproveitar essa informação na hora de retomar (ou adotar) um método de produtividade consistente como o ZTD.