O excesso de tarefas na sua lista de pendências está prejudicando a sua motivação?

Terminar o dia sem concluir a lista de tarefas com frequência é um problema comum, e como em boa parte das situações relacionadas à produtividade pessoal, a solução passa muito mais por gerenciar sua atitude do que gerenciar seu tempo.

Na prática é fácil de perceber que uma maneira segura de garantir que uma tarefa importante não será feita a tempo é colocá-la na mesma pilha com outras menos relevantes, cuja execução seja mais desagradável, ou que já estejam atrasadas.

Isso acontece porque nossa avaliação subjetiva sobre cada uma das tarefas acaba sendo influenciada pela nossa opinião sobre o conjunto inteiro da pilha, e acabamos encontrando desculpas para tratar primeiro de alguma outra coisa, evitando assim se aproximar daquela pilha em que há as tarefas "chatas".

É por isso que às vezes uma solução para voltar à trilha da produtividade acaba passando pela contra-intuitiva decisão de cortar algumas tarefas da lista bem antes do final do período – até reajustar adequadamente a capacidade de estimar o que pode ser feito em um dia ou em uma semana.

Cortar tarefas para produzir mais: como funciona

Métodos de produtividade pessoal vistos como "práticos" por seus usuários (como o ZTD, meu preferido, ou mesmo a popular Técnica Pomodoro) mantêm mais de uma lista de pendências: uma contendo de fato todas as tarefas que estão pendentes, e outra apenas com as que foram selecionadas para execução no período.

E o efeito negativo descrito acima, nestes casos, ocorre quando você começa a todos os dias (ou todas as semanas) colocar na lista de execução mais tarefas do que consegue cumprir, e a terminar a maioria dos dias com pendências que não foram completadas.

Essa tendência a colocar mais tarefas do que consegue fazer na prática é fácil de explicar, porque nasce do desejo de conseguir aumentar a produtividade. Mas quando ocorre com frequência, pode indicam também que você está errando a forma como faz a estimativa do que consegue executar ao longo de um dia.

Como um dos elementos motivadores de adotar um método de produtividade pessoal é a sensação de dever cumprido quando se consegue concluir a lista de tarefas, este erro quando frequente pode lhe negar uma vantagem importante, e até ameaçar a continuidade do seu compromisso com os métodos e ferramentas que tiver adotado.

A dica, portanto, é fazer o que o Lifehacker sugeriu: se você vem passando por isso, pegue agora mesmo a sua lista de tarefas pendentes para hoje ou para esta semana, estude as prioridades e corte algumas das pendências (ou seja, devolva-as para a lista das que precisam ser realizadas, mas ainda não estão selecionadas nem têm data).

Faça isso regularmente até ajustar sua expectativa na sintonia necessária para, diariamente, chegar mais perto de encerrar a última tarefa nos minutos finais do horário de trabalho, e assim colher os frutos de produtividade com este forte apoio motivacional.

E se você cortar demais e assim terminar muito cedo? Não se preocupe: aproveite o tempo para adiantar a sua próxima revisão das tarefas e assim ter melhores condições de selecionar a próxima lista de execução!

Se ainda assim ficar cedo demais, resista à tentação de "se aproveitar" do seu erro de avaliação anterior, pois aí o efeito acaba sendo oposto – vá adiantando alguma tarefa que você deixaria para o dia seguinte, e deixe para se recompensar quando você já tiver ajustado o seu processo de avaliação de tempos e tarefas ツ