Você tem na sua lista uma pendência que é um perigo oculto e ainda não a mapeou? Não perca tempo, identifique o iceberg e pique-o em vários cubos de gelo!

Já estamos às vésperas do final do ano, e é hora de começar a temporada de renovação na gestão dos seus compromissos, zerando tarefas pendentes previamente adiadas e abrindo caminho para um novo ano mais produtivo, sem heranças indesejadas do ano que encerra.

Um dos fatores que pode atrapalhar este ciclo é a presença de icebergs na lista de tarefas.

Icebergs, você sabe, já afundaram inúmeros navios, e eles têm em comum a característica de deixar visível só uma pequena parte do seu volume, com a parte maior e mais perigosa ficando discretamente oculta, abaixo da linha d'água.

Os icebergs da lista de tarefas são aqueles que parecem pequenos e simples, mas de perto são problemas complexos. Eles costumam ir ficando para depois por razões variadas e, quando nos aproximamos deles, notamos que a parte mais complexa (e que muitas vezes nos repelia sem notarmos) estava oculta.

Eles constituem um perigo bastante concreto à nossa produtividade, porque ao não identificá-los, deixamos para lidar com eles tarde demais, pensando que são pequenos e simples, e aí acabamos perdendo o prazo ou não podendo contar com uma ferramenta que seria necessária mas não foi identificada a tempo.

Quando temos experiência com uma tarefa, é mais simples identificar a complexidade dela, e aí já naturalmente alocamos tempo, recursos e ferramentas de acordo. Assim, a formação de icebergs é mais comum quando a tarefa é nova ou – no caso que costuma ser pior – quando tem algum diferencial escondido nela por quem a solicitou ou irá receber o resultado dela.

Quando você perceber que há um iceberg na sua lista de pendências, eis o que fazer:

1. Realoque prazos imediatamente: no caso de ter notado o iceberg tarde demais, você vai precisar de mais tempo para concluir a complexidade que estava oculta. Faça isso de forma controlada: negocie o prazo de entrega dele, OU deixe mais tempo livre para a sua realização, removendo tempo que estava planejado para outras atividades.
    

2. Planeje a execução: você pode até criar uma nova tarefa, relacionada a estudar como vai resolver o seu iceberg, identificando técnicas, ferramentas e recursos que serão necessários para lidar com a parte dele que não estava visível. Esta tarefa adicional geralmente deve ter prazo curto, custo baixo e início imediato.
    

3. Divida-o em tarefas menores: a maior parte dos problemas complexos é formado por uma série de problemas menores e mais simples, às vezes entremeados por um pequeno número de atividades realmente complexas e indivisíveis, mas menores do que o todo. Após planejamento adequado, você deve separá-lo em várias tarefas menores, agrupadas de acordo com a complexidade, as ferramentas que exigem e o momento previsto para a execução, e assim você conseguirá gerenciar muito melhor a questão.
    

4. Registre e comunique: os icebergs são criados pela ausência de conhecimento sobre a tarefa no momento de defini-la, e crescem na proporção em que você deixa de tratar deles com quem poderia melhor esclarecer a situação (frequentemente os clientes, parceiros ou fornecedores, inclusive no sentido amplo: pode ser o professor ou o colega de equipe, por exemplo). Depois que você identificar um iceberg, mapeie-o adequadamente, guardando material de referência para evitar o próximo, e comunique a todos os envolvidos sobre a situação e as demandas adicionais que gerou, para evitar repetição involuntária.

Uma vez mapeado, dividido e registrado, o gigantesco iceberg pode se transformar em uma série de cubos de gelo com os quais você poderá lidar um a um, e por tê-lo identificado a tempo, no final ainda poderá refrescar a comemoração do problema evitado ツ