Organize sua conta do Gmail para o fim do ano e a mantenha mais em dia a partir de hoje usando os novos comandos de pesquisa por por tamanho e pela idade das mensagens.

Os novos operadores permitem filtrar rapidamente mensagens antigas e muito grandes, e a imagem acima mostra o que eu alcancei com eles em meros 2 minutos, em uma conta do Gmail que já estava organizada....

Como pesquisar mensagens no Gmail

O mantra da organização do Gmail é 'pesquise, não classifique', porque seus recursos de pesquisa são tão poderosos que, quando bem usados, podem dispensar a antiga rotina de guardar e-mails em pastas. E quando usados em conjunto com o recurso de rótulos/labels de mensagens ele une o melhor de 2 mundos: pesquisa E classificação.

A lista completa de operadores de busca do Gmail é referência obrigatória para quem quer tirar o máximo proveito dos recursos deste popular sistema de e-mail online, pois permite aprender rapidamente como fazer uma busca por:

• e-mails de (from:) ou para (to:) determinado endereço
• emails com (ou sem, usando o operador de negação, ou hífen) determinada palavra no seu corpo ou assunto (subject:)
• e-mails de determinados rótulos (label:)
• e-mails com ou sem anexos (has:attachment, ou filename: para poder filtrar pelo nome ou extensão do anexo)
• e-mails de determinada lista de distribuição (list:)
• e-mails marcados com estrela (is:starred)
• e muito mais, incluindo combinações entre as opções acima, tanto diretas quanto hierarquizadas usando parênteses, operadores lógicos OR, AND e - (negação).

Assim, para ver a lista dos e-mails contendo no assunto a palavra projeto, enviados por mim e excluindo os que contenham (em qualquer posição do corpo, assunto, etc.) a palavra relatório, eu escreveria na caixa de pesquisas do Gmail: subject:projeto from:me -relatório

Simples, não?

Operadores de pesquisa do Gmail: a nova safra 2012

Na semana passada o Google anunciou discretamente a chegada de novos operadores de busca para o Gmail, que agora já constam no final da ">lista completa de operadores. Entre eles, destaco algumas especialmente úteis para colocar a casa em ordem.

Mensagens maiores ou menores que determinado tamanho

Os operadores larger: e smaller: (respectivamente) permitem filtrar mensagens acima ou abaixo de determinado tamanho, que pode ser expresso usando as abreviaturas k e m (kbytes e megabytes).

Exemplo: para ver os e-mails que contenham anexo em formato PPT e tenham mais de 1 megabyte de tamanho, eu usaria a pesquisa filename:ppt larger:1m

Note que a forma como os anexos são arquivados no Gmail usando o padrão MIME faz com que eles ocupem cerca de 1/3 a mais do seu tamanho original, assim uma mensagem vista como tendo 400K pode corresponder a um anexo com 300K.

Mensagens mais velhas ou mais novas que determinado período

Os operadores older_than e newer_than (respectivamente) permitem filtrar mensagens mais velhas ou mais novas do que determinada idade, expressa em dias, meses ou anos usando as unidades d, m e y (respectivamente).

Exemplos: para ver os e-mails contendo a palavra "promoção" que não tenham sido endereçados a mim diretamente e tenham sido recebidos há mais de 6 meses, eu usaria a seguinte busca: promoção -to:me older_than:6m

Outros operadores novos

Entre os outros operadores acrescidos ao Gmail na semana passada, estão o sinal de +, para fazer buscas exatas (sem incluir automaticamente o plural de uma determinada palavra, por exemplo), o has:nouserlabels, para pesquisar mensagens que não tenham recebido nenhum rótulo pelo usuário, e o rfc822msgid, para pesquisar uma mensagem quando se sabe a sua identificação precisa dada nos cabeçalhos message-id.

Combinando operadores para fazer um faxinão

Quem tem conta do Gmail há anos sabe que o limite de mensagens, que parece infinito no começo, logo começa a se aproximar e precisa ser gerenciado, para evitar os incômodos de uma lotação da caixa de e-mail.

Eu tenho o hábito de fazer faxinas periódicas dos conteúdos mais volumosos que anteriormente mereceram ser arquivados mas agora não são mais necessários, e os novos recursos de busca tornaram esta rotina um pouco mais simples.

A pesquisa "mágica" para liberar bastante espaço em pouco tempo, para mim, ficou assim: larger:1m -to:me -from:me older_than:1y

O que ela lista é simples: mensagens acima de 1 megabyte, que não tenham sido enviadas por mim nem encaminhadas diretamente a mim, e que tenham mais de 1 ano de idade.

Se ao usá-la pela primeira vez você notar que a lista de mensagens ainda é muito grande para permitir a rápida triagem manual das que devem ser excluídas, substitua-a por uma sequência de 4 pesquisas em ordem decrescente de tamanho, assim:

• larger:8m -to:me -from:me older_than:1y
• larger:4m -to:me -from:me older_than:1y
• larger:2m -to:me -from:me older_than:1y
• larger:1m -to:me -from:me older_than:1y

Se necessário, faça também um escalonamento por idade: older_than:4y, depois older_than:3y e assim por diante.

Caso tenha mensagens que deseje preservar e nem mesmo ver na pesquisa acima, uma alternativa simples é marcá-las com estrela e aí incluir o operador -is:starred na busca, ou criar para elas um rótulo "preservar", e aí incluir o operador -label:preservar

Quando terminar a faxina, você tem a opção de manter as mensagens na lixeira (de onde serão removidas automática e definitivamente em 30 dias), ou liberar imediatamente o espaço e dar adeus definitivamente às mensagens desde já, visitando a lixeira da sua conta do Gmail e esvaziando-a na hora.