Coloque o ano nos eixos, nos seus próximos 5 dias úteis, sem esquecer nada essencial: identifique, registre e acompanhe as suas metas mais importantes.

É fácil prever o que vai acontecer na próxima semana: você terá que dedicar tempo e alto grau de atenção a urgências, emergências e interrupções que sinalizam situações imprevistas e prioridades alheias, impostas. E é fácil prever isso porque é o que acontece todas as semanas: nossas vidas são sujeitas a isso.

Não há nada de errado com isso também: aceitamos as prioridades externas que precisamos ou desejamos aceitar.

O que não pode acontecer é permitir – sem uma boa luta – que as prioridades não planejadas impeçam os seus planos de prosseguir.

Quem está acostumado a métodos de gestão da produtividade pessoal, como GTD e ZTD, convive com ferramentas adequadas a gerenciar tarefas/pendências e compromissos. Hoje veremos algo diferente: uma ferramenta simples para acompanhar o cumprimento de metas (ou entregas, do ponto de vista do pessoal de Projetos) pessoais, em prazos curtos.

O que veremos não é nada incomum quando se trata de ações estratégicas, mas ao longo de uma semana aplicaremos os mesmos conceitos também a metas táticas e operacionais: nossas ações do dia-a-dia. Para garantir que as suas próprias prioridades, sejam escolhidas ou planejadas, tenham boa chance de não se perder na próxima semana, que é crítica, pegue papel e caneta (ou seu app preferido) e siga os 3 passos simples a seguir.

1 - Selecione 3 a 5 papeis que você desempenha na sua vida.

Cada um de nós é único, mas desempenha vários papeis: estudante, funcionário, atleta, marido, pai, voluntário, amigo, gestor, etc.

Como estamos tratando de um prazo super curto (uma semana!), temos que saber manter nosso escopo reduzido. Escolha, portanto, 3 a 5 dos seus papeis para os quais você quer dar atenção especial nessa sua semana estratégica.

2 - Identifique 2 a 4 metas para cada um dos papeis.

Uma boa meta é motivadora, alcançável, mensurável e clara: ela deve ser descrita de forma a não poder haver dúvida se ela foi ou não cumprida, e idealmente deve ser possível aferir ao longo do tempo o grau de cumprimento dela.

Não exagere na quantidade: estamos falando de um prazo de 1 semana, e e de resultados que você se esforçará para garantir que sejam completamente atingidos neste período. Não confunda ou misture com uma mera lista de ações a executar.

Quando as metas são de curtíssimo prazo (estamos tratando de 5 dias úteis!), minha opinião é de que elas são melhor descritas quando assumem o conceito de "entregas"¹, familiar a quem trabalha com projetos: pode ser de fato algum produto ou artefato entregue a alguém, ou um determinado evento concluído ou superado ("relatório entregue", "reunião realizada", "matrícula efetuada", etc.).

Quem está acostumado com GTD e ZTD precisa de atenção extra neste passo, porque vai ter de abrir mão (só aqui: no passo seguinte elas voltam!) temporariamente do seu quase permanente foco em tarefas e em próxima ação, e passar a pensar puramente em termos de registrar o resultado a alcançar, as metas que conduzem a objetivos de cada um dos papeis escolhidos.

3 - Acompanhe o alcance das metas ao longo da próxima semana.

Ao terminar o passo anterior, tipicamente você terá registrado 6 a 12 metas, e é hora de colocá-las em algum local de destaque (ou na sua ferramenta de acompanhamento preferida) e começar a fazê-las andar.

Não existe regra unificada: algumas exigirão não mais do que uma ação (um telefonema indesejado, por exemplo), da qual você pode se livrar quase imediatamente. Outras vão exigir várias horas de um só dia, ou algumas horas de vários dias.

O segredo dessa técnica é manter, durante um período de poucos dias, essas metas bem presentes em todo momento que você tiver condições de escolher o que vai fazer a seguir, que é basicamente o conceito de prioridade não-emergencial: se vai iniciar uma nova tarefa, dê preferência às que são ligadas às metas.

Aqui entra a sua forma usual de execução, e o pessoal do GTD e ZTD pode soltar um suspiro de alívio: é o caso de identificar previamente as tarefas e próximas ações para cada uma das metas selecionadas, e fazer todos os registros, acompanhamentos e revisões periódicos a que estão acostumados.

Mas há um detalhe importante, especialmente para eles: as tarefas e ações precisam ter prazo definido, e seu encadeamento precisa levar ao completamento da meta nos 5 dias úteis estipulados. Isso levará a considerações especiais nas fazes de execução e de revisão.

Com isso, ao longo de uma semana em que você terá algum esforço adicional de gerenciamento das atividades, você vai ter o máximo de chance de que as suas próprias metas não sejam sufocadas pelos acontecimentos fora do seu controle.

Se uma semana não for suficiente, faça uma breve pausa e repita desde o passo 1. Ou repense mais profundamente suas estratégias de produtividade para que seus objetivos pessoais estejam permanentemente em destaque em todos os planos!