Seu escritório sem papel pode ser inviável em 2013 - concentre-se em REDUZIR papel, e aumente sua produtividade

Uma boa meta precisa ser desafiadora, mas também precisa ser alcançável. O segredo é escolher a meta certa: a minha não é zerar quantidades de papel, mas sim trabalhar com menos esforço e mais resultado. A redução do papel ocorre, mas na forma de um ingrediente necessário ou um subproduto positivo.

Você sabia que nos EUA o uso de papel em escritórios diminuiu 40% na década passada?

Uma vida sem papel pode estar longe, mas uma vida com bem menos papel já é uma realidade em diversos setores.

Tudo começou com um mal-entendido

Quando o discurso de "escritório sem papel" começou a se popularizar, na década de 1970, era uma promessa de um futuro em que as transações seriam virtuais, o arquivamento seria digital, e as comunicações seriam on-line.

A ausência de papel, e o próprio nome "paperless" eram símbolos fortes, mas note que as 3 promessas já estão bastante cumpridas, e especialmente que todas elas são elementos de produtividade e de eficiência, e não de sustentabilidade ou de aversão ao papel em si.

É fácil entender como o papel foi virar a bandeira dessa revolução: na década de 1970 (e nas seguintes), a produção, arquivamento e distribuição de informação em papel eram processos caros – imagine quantas gavetas de arquivo de aço, quantas folhas de papel carbono e quantos envelopes seriam necessários para cuidar de toda a informação que você armazena e recebe digitalmente numa semana...

Ajuste de realidade

Só que o que era uma bandeira acabou virando para muitos a ideia central, como se o papel que circula nos nossos escritórios fosse um vilão que só cessará de causar dano quando completamente eliminado.

A realidade, entretanto, é que a eliminação do papel ainda é muito difícil para a maioria das pessoas e organizações. Você pode se recusar a armazená-lo, evitar solicitá-lo, mas é muito difícil fazer com que ele pare de chegar até você.

O fato de a matrícula na faculdade exigir cópia autenticada do diploma significa insucesso na minha redução de papel? Não, é só um indicativo de que a meta certa é outra, e pode ser melhor medida pela redução do esforço e pelo aumento da produção.

Provavelmente o dia dos escritórios sem papel chegará. Enquanto isso não acontecer, um ajuste de expectativas faz bem, e há alguns anos vem ganhando corpo um movimento de colocar o papel na proporção certa desse processo: ele é um coadjuvante, e o esforço em eliminá-lo completamente só compensa até certo ponto. (leia também: Home office sem papel pode não ser a meta certa).

Reduzindo o trânsito de papel

Digitalizar e triturar o papel que chega às suas mãos não é TÃO sustentável assim, e o esforço vale muito mais a pena quando é para reduzir a chegada de papeis: não assinando revistas e jornais em papel, optando por receber contas, boletos e contratos em forma digital até o limite legal, adotando procedimentos de assinatura digital, etc.

Mas digitalizar e triturar o papel que chega às suas mãos tem vantagens práticas quanto ao arquivamento, à facilidade de transmitir, recuperar e localizar a informação, e outras, sem contar o efeito colateral de fomentar a reciclagem do material, se você fizer o serviço completo.

E nem é tão difícil: com um bom scanner (pode ser também esta alternativa, ou mesmo a câmera do seu celular), um software de apoio (como o Evernote) e motivação suficiente, é fácil chegar lá. (leia também: Saiu o primeiro livro em português sobre o Evernote, e você deve ler)

Não deixe uma meta errada prejudicar sua motivação

Eu já estou há 3 anos na busca pelo conceito de paperless no meu home office e, embora ainda tenha pontos a avançar, já estou bem próximo ao limite de redução de papel ao meu alcance em 2013.

O boleto do condomínio continua chegando em papel, o documento do carro continua sendo uma folha, e a cada vez que preciso ir ao cartório, preciso levar um envelope de documentos variados, todos físicos. Esse número se reduz (graças a assinaturas digitais e verificabilidade on-line), mas ainda está longe de uma proximidade ao zero.

Afinal, a predominância do escritório sem papel pode estar mais longe do que a do banheiro sem papel.

Em vários casos, a conversão ao modelo dos processos de trabalho "sem papel" fez com que eu adotasse procedimentos mais trabalhosos e demorados para receber e processar as informações que chegam. Ao invés de ler, processar e colocar na pasta suspensa adequada, ao alcance das minhas mãos, eu agora leio, digitalizo e aplico OCR (quando aplicável), registro dados essenciais para permitir a fácil indexação e, caso o original tenha vindo em papel, processo e ainda trituro ou armazeno, dependendo da natureza.

A compensação vem na forma do ganho na hora de usar os dados recebidos: desde que a infraestrutura esteja disponível, eles estão disponíveis a qualquer momento, mesmo quando estou fora do escritório, são fáceis de localizar, de processar e de compartilhar.

O fato de grande parte deles não estar mais em papel é um ganho adicional (que, espero, se ampliará cada vez mais), mas usar ISSO como a principal métrica de sucesso do processo acima seria um erro, puro e simples.

Mudando MAIS hábitos

Minha biblioteca, que já ocupou 2 paredes, agora se resume a 3 prateleirinhas, complementadas por muito material digital – revistas, livros e jornais. O que eu tinha em papel está sendo, aos poucos, doado para bibliotecas que tenham interesse neles.

Todas as contas que eu posso receber digitalmente já vêm assim. Faz tempo que eu aviso pro garçom que ele não precisa imprimir a minha via do comprovante de pagamento com cartão. Já passei pela experiência de embarcar em um vôo comercial sem ter de imprimir nada – o "bilhete" era a tela do iPhone (mas tive que mostrar o RG, em papel...)

Até os documentos que eu não posso deixar de manter em papel já estão digitalizados e organizados. Mas na hora de entregar um cartão de visita, a maioria dos interlocutores ainda quer em papel. Para me matricular na pós-graduação, a faculdade ainda quer cópia (autenticada em cartório!) de um monte de papeis.

E assim por diante. As mudanças da sociedade demoram, mas ocorrem. O fato de a matrícula na faculdade exigir cópia autenticada do diploma significa insucesso na minha redução de papel? Não, é só um indicativo de que a meta certa é outra, e pode ser melhor medida pela redução do esforço e pelo aumento da produção.

Concentre-se no que pode ser alcançado, e você poderá avançar bastante. E a sustentabilidade também sai ganhando, ainda que neste caso específico seja um resultado adicional, e não o foco principal.

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