Estamos na semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e hoje é o dia de lidarmos com um dos maiores vilões deste campo: o e-mail. Ao mesmo tempo em que pode servir como uma grande ferramenta de eficiência, o e-mail tem maneiras que só ele conhece para nos prender, arrastar e impedir que nos libertemos.

Como vencer os e-mails? O ideal é tocar cada mensagem apenas uma vez. Se o que ela pede puder ser resolvido por você em menos de 2 minutos, deve ser resolvido imediatamente. Caso contrário, você deve tomar uma decisão: delegá-la (também imediatamente) a alguém mais, colocá-la em uma lista de pendências (que você de fato consulte regularmente para resolver), ou excluí-la. Mas não a mantenha na sua caixa de entrada após ter lido - a caixa de entrada deve servir apenas para recepcionar as mensagens, e não para mantê-las indefinidamente até que se resolvam.

Sou relativamente disciplinado quanto ao e-mail, mas no momento em que escrevo, tenho mensagens de mais de 10 dias de idade que eu ainda não abri. Ao longo desta Semana da Produtividade Pessoal, quero vencê-las! Os detalhes sobre o que eu penso deste assunto você encontra nos artigos anteriores aqui do Efetividade.net:

• NÃO comece seu dia lendo o e-mail - ler e-mail é importante, mas começar por ele pode tirar a atenção do que é ainda mais importante.
• Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails - se a sua caixa de entrada já está em processo de falência, aqui você descobrirá como saneá-la rapidamente.
• Como enviar e-mail para receber melhores respostas - enviar bons e-mails é a base para receber as respostas que se deseja.
• 3 dicas de produtividade com o Gmail - são básicas, mas aposto que 80% dos usuários não as pratica. E elas fazem a diferença!
• Organizando sua caixa de e-mail com efetividade - a jóia da coroa: este é o método simples e completo para manter a caixa de entrada sempre em dia.

Se você conseguir dominar o seu e-mail, pode prosseguir lendo o artigo "How to Shave Ten Hours Off Your Work Week", para entender mais maneiras de deixar de gastar tempo com o que não agrega valor!

A Carla, autora de um dos textos ("Lifehacking na cozinha") vencedores da promoção de aniversário aqui do Efetividade.net, publicou hoje um novo texto que casa perfeitamente com a Semana da Produtividade Pessoal no Efetividade.net.

O título é "Cinco dicas para fazer compras com efetividade, e ela justifica: "Há quem goste de ir ao mercado. Não é o meu caso. O combo “fila-ar condicionado glacial-gente se empurrando para pegar o melhor tomate” tem pontuação 8 na escala de 1-10 das coisas-que-irritam-a-carla-profundamente. Como tudo que é necessário e a gente não gosta, é importante fazer bem (e rápido). Você não quer voltar no mercado porque esqueceu de pegar papel higiênico."

Veja as dicas dela, e aproveite para reler o artigo "Como economizar nas compras: conheça as armadilhas para seu bolso instaladas pelos supermercados e shoppings", aqui mesmo no Efetividade.net.

Dezembro começa na semana que vem. É o último mês do ano, e na prática acaba sendo mais curto do que fevereiro. Como está a sua lista de pendências?

Ninguém quer deixar atividades para o período de festas, férias ou mesmo para os dias quentes de janeiro. Mas se você não começar a agir agora mesmo, a lista vai continuar crescendo até a véspera de Natal, e aí será tarde mais!

Esta será a semana da produtividade pessoal aqui no Efetividade.net, e vamos começar com um artigo temático de fim de ano. Claro que o ideal é manter controle estrito da lista de pendências todos os dias do ano. Mas se você quer apenas um paliativo para zerar o ano, este é o momento, e aqui estão as dicas!

Como zerar sua lista de pendências

O primeiro passo é conhecer a sua lista. A não ser que você já seja um praticante do GTD (leia: GTD: 4 dicas simples para facilitar a adoção deste método de produtividade pessoal) ou de outro método de organização pessoal, provavelmente elas estão espalhadas: pilhas de documentos a analisar e despachar, tarefas pendentes que estão registradas apenas na sua memória, uma caixa de e-mails transbordando, itens perdidos nas gavetas e armários, e muito mais.

Comece fazendo uma boa coleta das suas pendências, centralizando ou registrando o que você precisa fazer ou entregar. O método GTD tem uma série de preceitos sobre como fazer isto de forma bem feita e definitiva, mas mesmo que você faça em uma "listinha" unificada, já é melhor do que ter tudo espalhado e sem um controle centralizado. Procure registrar o que precisa ser entregue ou completado, e não a tarefa correspondente, pois melhora a visualização do todo.

Depois de ter a lista completa, ou tão completa quanto possível, e unificada, tudo fica mais fácil: é só começar a *fazer* os itens da sua lista de pendências!

Para aumentar as chances de dar certo, vamos a algumas dicas:

• Reserve um horário: Agora que você já sabe o tamanho da sua lista de pendências, pode estimar em quantos dias quer esvaziá-la, e reservar na sua agenda diária o tempo para isto. Que tal agendar o horário das 8:30 às 9:30 todos os dias desta semana, e ainda deixar toda a tarde de quarta-feira livre para isso?
• Acorde mais cedo: Se for possível para você, aprenda como acordar cedo e ganhe bem mais tempo para zerar suas pendências.
• Escolha por onde começar: Algumas pessoas precisam começar pela tarefa difícil, ou acabam postergando-a para sempre. Outras precisam começar por algo simples para se motivar, e depois que pegam o ritmo, podem se dedicar ao mais difícil. Escolha a sua opção, e siga em frente.
• Mantenha o foco: Se necessário, ouça música, tranque a porta, desligue o computador, ou faça o que for preciso para que você consiga se fixar nas tarefas chatas. A meta precisa ser completar o máximo delas com o menor esforço possível, e ainda assim chegar a um resultado com a qualidade necessária.
• Se necessário, temporize: a Galinha Temporal é uma boa ferramenta para manter a motivação de completar as tarefas mesmo quando não se tem tempo para tratá-las integralmente de uma vez só.
• Seja seletivo: Depois que você começar a resolver os itens da sua lista de pendências, terá condições de reavaliá-la. É provável que você tenha incluído nela vários itens que não são verdadeiramente pendências, mas sim aspirações ou vontades. Que tal colocá-los em uma lista separada, como a de resoluções de ano novo? Mas não se engane: separar pendências e aspirações não é desculpa para procrastinar, nem para "exportar" para 2008 os problemas reais de hoje, que você deve resolver já!
• Prepare-se antes: Se amanhã é o dia que você agendou para zerar aquela prateleira de documentos acumulados, prepare-se desde hoje: reúna as pastas, envelopes, caixas e sacos de lixo de que você vai precisar, e deixe separados os eventuais materias de referência que serão necessários. na hora de começar, comece com o pé direito, ou você nunca irá terminar!

Produtividade já! Vai cansar um pouco, mas você vai entrar em 2008 muito mais tranqüilo! E para entrar no clima, leia também o artigo "15 Tips to Make Today the Day You Finish Your To-Do List".

A produtividade pessoal é um dos temas mais freqüentes aqui no Efetividade.net, e é um dos meus desafios constantes - mas sempre tomando o cuidado para manter o foco na efetividade, e não no caminho relativamente mais simples da concentração apenas na eficiência. A intenção é produzir mais e melhor nas atividades que agregam mais valor à minha vida e modificam de forma positiva o meu ambiente.

O final do ano está chegando (no final da semana que vem já estaremos em dezembro!) e está na hora de fechar as pontas que ainda estão abertas, acertar o que está errado, e resolver o que está pendente.

É por isso que vou dedicar a semana a reduzir ou zerar as minhas pendências, e convido você a fazer o mesmo. No blog vizinho "Sobre Administração" (que recentemente completou seu primeiro aniversário) encontrei o seguinte Pensamento do dia, atribuído a Pitágoras: “Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo, e fazer bem-feito.”

Assim, esta semana aqui no Efetividade será dedicada a recapitular as dicas de organização e tempo, para que todos possamos achar o segredo pitagórico de "fazer tudo, e fazer bem feito".

Conto com os seus comentários para ampliar e complementar todos os posts, como de costume!

Foi uma atitude simples, óbvia, mas que exigiu alguma preparação.

Não sou exatamente um exemplo de preservação dos recursos naturais, mas tenho consciência do assunto e de vez em quando busco iniciativas para melhorar o perfil energético da minha casa e economizar energia. E foi o que eu fiz ao longo dos meses de agosto e setembro, e agora a conta de luz confirma que deu certo.

O ato que realizei em 1 segundo foi desligar em definitivo o computador que ficava on-line 24h por dia, sete dias por semana, na minha casa. Para manter 2 sites como o BR-Linux e o Efetividade (especialmente o BR-Linux, que tem alguns recursos um pouco mais complexos), muitas atividades automatizadas precisam ser realizadas, e grande volume de dados é registrado e analisado permanentemente, o que até então justificava a manutenção de um computador com características de servidor aqui em casa.

Mas um servidor em casa tem implicações: é necessário administrá-lo, ele faz barulho, gera calor e consome energia, entre outros aspectos, como veremos a seguir.

Tirando da tomada

Foi por isso que acabei optando por descontinuá-lo, após anos de bons serviços prestados. Não foi tão simples: levei 5 semanas para portar os scripts e transferir os dados para uma conta no Dreamhost que eu já tinha, até mesmo porque aproveitei para aperfeiçoá-los, criar interfaces via web e consolidar alguns deles.

No final de agosto, pude realizar uma fase de transição, mantendo ambos os recursos (servidor doméstico e serviços do Dreamhost) no ar ao mesmo tempo, e após validar tudo, pude tomar a atitude de 1 segundo descrita no título: tirei da tomada o servidor doméstico, que no momento (já passaram 2 meses) ainda está montado, mas aguardando nova utilidade - provavelmente vai virar laboratório de testes para o BR-Linux.

A conseqüência na conta de luz foi percebida imediatamente: diminuiu 87 kWh/mês - além dos efeitos ecológicos, dá uma economia de cerca de R$ 500 por ano.

Estou há tempos querendo fazer um artigo sobre o consumo dos aparelhos domésticos, mas por enquanto vou adiantando isto: deixar um micro comum ligado durante a madrugada ou o dia todo gerenciando download, ou para não ter de aguardar o tempo do boot quando voltar a usá-lo, pode ser bem mais caro do que você imagina, e certamente tem reflexos sobre o meio ambiente.

E enquanto eu não escrever o meu artigo, divirta-se com este da ComputerWorld. No meu entender, o autor acabou não fazendo grande economia (no sentido financeiro do termo), mas ele oferece vários dados que permitirão ao leitor fazê-la.

Fluxo de caixa é o registro (ou a projeção) dos valores de caixa recebidos e gastos durante um período de tempo definido. É um dos instrumentos de controle mais efetivos sobre a gestão do dia-a-dia dos recursos financeiros.

Você celebra o Natal, Hanukkah ou Festivus? Se sim ou se não, o final do ano acaba sempre tendo muitas ocasiões para celebrar a vida, a família e a expectativa de um futuro melhor. E o melhor de tudo é que não custa absolutamente nada comemorar o que de bom a vida nos traz.

Mas a mesma época é temporada (e pretexto) de consumo exagerado. Presentes, jantares, viagens, passagens, aluguel de casa na praia... Despesas intermináveis!

Estamos na metade de novembro, falta um mês para o ápice deste consumo. Você já está se preparando? Ou vai colocar tudo no cartão de crédito com os olhos fechados e se preocupar com isso só em janeiro?

O Efetividade convida: se vamos consumir, vamos ao menos fazer um esforço consciente para gastar nosso dinheiro de forma inteligente. E, se possível, para ter de onde tirar este dinheiro sem se endividar de forma burra, como veremos a seguir.

Planejando o fluxo de caixa do final do ano

Veja como fazer:

• Descubra o saldo inicial: O primeiro passo é o mais importante: descubra quanto dinheiro você pode gastar, e comece a contabilizar este saldo. Considere o valor que tem disponível hoje, o décimo-terceiro, o eventual adiantamento de férias que vai receber em janeiro, etc. Você provavelmente vai perceber que tem menos dinheiro disponível do que gostaria - mas é melhor perceber isso bem cedo, porque aí você pode se dedicar melhor ao passo seguinte, que é...
• Identifique e priorize os gastos: quanto antes você fizer isso, melhor. Encontre tudo que você vai precisar fazer com este seu Fundo Especial de Final de Ano. As festas de fim de ano, os presentes, as viagens, a matrícula na escola para o ano que vem, aquela reforma que estava sendo adiada... Coloque em ordem de prioridade, e faça um exercício de reflexão: mais vale investir em uma árvore de Natal decorada para impressionar os vizinhos, ou dar presentes caros para os filhos do cunhado para impressionar a sogra? Se você refletir bem, decorará o interior da sua casa e dará presentes legais a quem você realmente gosta. Mas sob o ponto de vista do seu fluxo de caixa, o essencial é saber quanto tem que gastar, e sincronizar estes gastos com as entradas no caixa - deixe para comprar as passagens ou os presentes de Natal mais caros só depois de receber o 13o., por exemplo. E reserve dinheiro para aquilo que não é opcional, como as matrículas do colégio ou o conserto no carro que você adiou desde o carnaval passado!
• Ajuste os gastos ao orçamento disponível: Essa é meio óbvia, mas quanta gente deixa de fazer? É possível que você descubra que com o dinheiro disponível, não vai dar para comprar o Playstation 3, o notebook e ainda viajar para 30 dias na praia, a não ser que você deixe de matricular as crianças na escola, ou se endivide *profundamente* com o cartão de crédito e mais o cheque especial. Não faça isso! Troque o Playstation 3 por um Wii, deixe o notebook para depois das férias (quando provavelmente estará ainda mais barato), e viaje por apenas 10 dias, sem pagar os juros abusivos do seu cheque especial. Quanto aos presentes, saiba definir qual fatia do orçamento será dedicada a eles.
• Procure liberar mais orçamento: Quem sabe se você deixar de realizar alguns outros gastos eletivos programados para novembro, dezembro e janeiro, sobrará mais dinheiro para passar uma semana extra na praia? Um jantar mais econômico (mas não menos saboroso), a troca do plano de TV a cabo por um mais básico, deixar de comprar um vestido, parar de almoçar no shopping e comprar revistas, ou reduzir os telefonemas para celular, sozinhos, podem não fazer efeito suficiente. Mas se a família inteira fizer, motivada pela possibilidade de um final de ano mais caprichado, podem ajudar. Claro que reduzir as despesas não é a única forma de aumentar seu orçamento: se você tiver como alcançar alguma renda extra neste período (e oportunidades no comércio e no setor de serviços não faltam), pode valer a pena.
• Pesquise preços: na hora de comprar, não se afobe. Pesquise, compare, encontre a melhor opção. Especialmente quando se trata dos presentes de Natal, quando você sempre tem a opção de deixar de comprar, e simplesmente substituir por outro produto.

Lembre-se de quem tem menos do que você

Esta é uma época de solidariedade e união. As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

Não vou fazer campanha por aqui - não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. Mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que o consumo não pode ser tudo.

Lave, enxágüe e repita

Muda a motivação, mas não mudam os processos. Se você conseguir colocar em prática as dicas acima - que não têm nada do outro mundo, é apenas bom senso - que tal transformá-las em hábito?

Sobrar mais dinheiro ao fim de cada mês para aplicar no que realmente é importante também é um instrumento para mais Efetividade na sua vida ;-)