Esqueceu de comprar os presentes dos sobrinhos, ou deixou para o último dia para comprar o presentão do filhote ou afilhado? Parabéns, e boa sorte nas filas e estacionamentos ;-)

Mas eu preciso confessar: também esqueci. Os leitores de longa data aqui do Efetividade devem lembrar que no Natal, no dia das mães e no dia dos pais eu preparei listas de sugestões de presentes que podiam ser comprados via Internet no Brasil. Queria fazer o mesmo no dia das crianças, mas... esqueci.

Em compensação, o Melo, do vizinho Verdade Absoluta (que eu invejo: é o único blog pessoal com estagiária de jornalismo, e ainda por cima ela é de Blumenau), preparou uma lista de sugestões de presentes para quem não sabe o que comprar.

Nos comentários lá da lista dele, está rolando um debate sobre se livro é um presente que agrada, ou não. Na minha família sempre agradou, mas talvez não sejamos uma família típica, então não sei, cada um que julgue.

E fica o convite, como de hábito: sugestões de presentes serão muito bem-vindas nos comentários desta notícia. O Melo ganhou o jabá gratuitamente, mas fica obrigado a levar a nova estag para ser apresentada no IV Churrasco dos Blogueiros de Floripa.

Plano de negócio é o documento que estrutura as principais idéias e opções que o empreendedor que identifica uma oportunidade de negócio analisará para decidir quanto à viabilidade de abrir um negócio, ou da empresa a ser criada.

Um projeto ou empreendimento pessoal ou corporativo pode ser estruturado e administrado de diversas maneiras, mas se você pretende buscar capital ou recursos com investidores, bancos incubadoras ou outros órgãos de fomento, ou se pretende convencer outros parceiros a investir na sua idéia, colocar na ponta do lápis o seu plano de negócios passa a ser fundamental.

Existem muitos conceitos de planos de negócios, cada um em seu próprio contexto. No âmbito deste artigo, vamos considerar que o conceito de Plano de Negócios é um documento que agrega e sistematiza informação prática e atualizada para a concretização de um projeto e para a previsão e solução de seus problemas.

Como documento em si, o plano de negócios não é dos mais complexos, e existem inúmeros modelos de plano de negócios prontos na Internet, embora eles resolvam só a parte mais fácil do problema. Se o que você busca é um guia pronto para fazer download e preencher, verifique estes:

• Apostila e guia de plano de negócios da Biblioteca SEBRAE (cópia local)
• Modelo de plano de negócios para preenchimento, publicado pela WDNA (cópia local)
• Modelo de Plano de Negócios de Marcelo Aidar (Thomson/FGV) (cópia local)

Para apoiar algum eventual trabalho acadêmico, veja também este exemplo de plano de negócios (também em cópia local) disponibilizado pela UniRIO - é o plano para a "Formação de uma Rede de Intermediação de Negócios do Pequeno e Médio Varejo, através do Modelo de Leilão Reverso Via Internet, com Retorno Projetado de 86% a.a.".

Mas ter modelos e exemplos disponíveis para download não quer dizer que é fácil fazer um plano de negócios. Pelo contrário: um bom plano de negócios mistura informações sobre os processos do negócio em si (características, partes envolvidas, oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos), previsões e projeções financeiras, análise do negócio, do mercado, fornecedores, concorrentes, parceiros, previsão do fluxo de caixa, necessidades de capital... Em resumo: dados, dados, dados! Você precisa obtê-los de forma atualizada e suficientemente precisa, caso contrário o seu plano de negócios pouco valerá. E é sobre isso que trataremos a seguir.

Como fazer um plano de negócios

Lembre-se de que trata-se de um documento vivo, e não de um árido demonstrativo contábil ou legal. E que uma de suas principais finalidades é convencer (a equipe, os investidores, o banco, os fornecedores, ou até mesmo os clientes potenciais) de que o seu negócio é viável e pode ser vantajoso a eles.

Portanto, ao criar o seu plano de negócios, coloque o foco nestes importantes leitores, e lembre-se de incluir, de forma simples e fácil de encontrar, as respostas às principais dúvidas deles. Se você não sabe quais são, eis algumas sugestões:

• Sobre o negócio em si: o que é o negócio (em uma frase!), quais produtos e serviços serão oferecidos, quais as razões que levam a crer que será atingido o sucesso, quais são as oportunidades (já existentes ou que serão criadas) que você percebe e pretende explorar.
• Sobre a administração: quem administrará o seu negócio? que experiência e formação essas pessoas têm? que qualificações busca para a equipe? quantos empregados precisará, quais suas atividades e remuneração? onde eles trabalharão? qual será a estrutura organizacional? qual a missão e a visão?
• Sobre o mercado: quantos ou quem são os clientes potenciais, onde eles estão, alguns exemplos específicos, como você os atrairá, por que eles escolherão você e não o concorrente, quem serão seus parceiros e fornecedores, quem são os concorrentes, quais os fatores do sucesso atual destes concorrentes, qual o seu diferencial competitivo, qual o seu nicho, qual a sua delimitação geográfica, como você vai promover e divulgar seu negócio, como vai distribuir seu produto.
• Sobre economia e finanças: fontes do capital, projeção de faturamento, investimentos e despesas para os 2 primeiros anos (trimestral), projeção de fluxo de caixa mensal para o primeiro ano, volume de negócios necessário para alcançar o ponto de equilíbrio ou o resultado operacional positivo e em quanto tempo você espera alcançá-lo, quais as condições para começar a vender e faturar, e quando você espera alcançá-las, valor do capital imobilizado em instalações e equipamentos, lista de fontes financeiras potenciais, garantias de empréstimo.
• Mapas: estado atual, cronograma previsto, dificuldades esperadas, suas soluções e condições.

A dificuldade principal é conseqüência da natureza dos planos de negócio: eles tratam de idéias ainda não realizadas, e assim não podem (de modo geral) se basear em históricos ou em estatśiticas próprias para realizar sua previsão. O grande desafio é conseguir obter dados de organizações semelhantes, ou extrapolar a partir de outros dados, de maneira consistente, objetiva e, principalmente, convincente.

Atenção para o que ficar de fora. Na faculdade, quando me ensinaram pela primeira vez (e superficialmente, claro) a avaliar planos de negócios para análise de investimentos, o professor dizia: "Lembrem-se de encontrar as perguntas cujas respostas ficaram de fora!". O exemplo dele era simples, mas bem claro: se o plano de negócios é sobre abrir uma pizzaria no litoral, um bom plano vai esclarecer o que vai acontecer com ela quando a temporada de verão acabar, e como ela vai fazer para durar até a próxima temporada. Se vai demitir os garçons e a cozinha, para depois recontratá-los, os custos adicionais com os encargos e Custo Brasil do processo como um todo estarão considerados, junto com a manutenção do imóvel e custos fixos durante o período de inverno. E a ausência deles é o indício de um mau plano - como podem atestar inúmeros donos de empreendimentos de verão que terminam fevereiro com saldo positivo enorme, e em abril descobrem que na verdade estão falidos!

Capriche no resumo executivo. Ele é uma das últimas partes a concluir, mas deve estar bem no início do documento. Muitas pessoas lerão apenas o resumo, e avaliarão por ele se o seu negócio vale ou não a busca de maiores detalhes. Conquiste o leitor em cada linha do seu resumo! Fale nele sobre os objetivos, as razões de sucesso, e apresente os números principais, sem exagerar na densidade das informações.

O plano de negócios não é só para os outros. O processo de construção de um bom plano de negócios é uma forma segura de o empreendedor conhecer os aspectos essenciais que podem levar ao sucesso ou ao fracasso da sua idéia. Ele não descreve apenas os objetivos do negócio, mas também quais serão os passos para a sua realização, e do que eles dependem.

Assim, fazer um plano de negócios bem feito irá obrigar o empreendedor e seus sócios a organizar as idéias sobre a viabilidade de seu negócio, levando-os ao processo de discussão e reflexão da preparação de um documento com o qual todos concordem, trazendo todas as informações essenciais para o sucesso da idéia. Portanto, ele acaba substituindo por números e argumentos as opiniões iniciais, motivadas principalmente pela própria convicção dos empreendedores.

Para saber mais: além dos guias do SEBRAE e entidades públicas, que você encontra gratuitamente na Internet (ou com uma visita ao SEBRAE, que em geral vale muito a pena), recomendo muito a leitura do livro A Arte do Começo: o Guia Definitivo para Iniciar o Seu Projeto, de Guy Kawasaki. Ele é investidor de risco, ganha a vida avaliando os planos de negócios dos mais variados empreendimentos, e resolveu escrever um livro sobre como dar forma à sua idéia - de modo que ele mesmo possa estar disposto a investir nela. A tradução para o português é bem feita, o livro é fácil de ler, um verdadeiro achado.

Leia também:

• Empreendedorismo e blogs: a importância de um plano de negócios
• Gerenciamento de projetos pessoais: Não faça suas estimativas no vácuo
• Planejamento estratégico: como aplicar à sua vida
• Ganhar dinheiro na Internet: Revista Empreendedor apresenta os casos de sucesso de Janio Sarmento e Edney Souza
• Como começar - e completar! - seu relatório de estágio ou trabalho de conclusão
• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada

Você sabe quando é preferível ler o discurso, e não simplesmente apresentar de forma livre?

Discursos feitos de forma espontânea, mesmo que tenham sido preparados e estudados de antemão, costumam ser muito mais vivos e agradáveis de assistir. A leitura, pelo contrário, muitas vezes é um fator de desmotivação do público. Mas em determinadas ocasiões a leitura pode ser a melhor opção. Por exemplo:

• Se você está apresentando um pronunciamento assinado por outra pessoa, ausente.
• Se está recorrendo a uma longa citação, ou se a intenção é apresentar um trecho de obra literária.
• Em uma solenidade de posse, em que precisa apresentar de forma detalhada e completa o seu programa de trabalho.
• Em uma solenidade de fim de mandato, quando é necessário apresentar de forma completa e precisa (incluindo todos os números exatos) o seu relatório de realizações da gestão.
• Em discursos de saudação em que for necessário certificar-se de mencionar todos os méritos destacados dos homenageados.

Ler em público não é necessariamente muito mais fácil do que falar "de improviso" ou mesmo seguindo um plano memorizado de antemão. Por esta razão, em seu artigo "Aprenda a ler em público", o renomado autor Reinaldo Polito explica diversos truques que tornam mais fácil esta tarefa.

Você já parou para pensar que se imprimir o seu discurso em um papel de gramatura mais elevada, ele não vai reverberar de forma visível, e ninguém vai perceber se as suas mãos tremerem? É este tipo de dica que o experiente Polito compartilha. Além disso, ele fala sobre a que altura você deve segurar o papel, dicas para facilitar o contato visual com o público, critérios para verificar se a leitura é a melhor opção, e mais.

Ao final do texto, um pequeno quadro com dicas práticas extras complementa a lição. Segundo ele, é melhor manter as folhas soltas (sem clips ou grampos) durante o discurso. Toda página deve terminar com um ponto final, para que você nunca interrompa uma frase no meio enquanto vira a folha aceleradamente. As folhas precisam ser numeradas de forma bem visível, para você nunca se perder. As letras devem ser grandes, e em tipo minúsculo. E tem bem mais dicas por lá.

Parece muito óbvio, mas já cometi vários dos erros mencionados, e já vi muitos palestrantes cometê-los também. Confira!

Quantos e-mails você já enviou e ficou sem receber resposta?

Muitos, sem dúvida. E não há como garantir que todos eles serão respondidos, que as respostas chegarão a tempo ou dirão aquilo que você espera. Já escrevi artigos sobre este mesmo assunto antes, mas os e-mails que eu não consigo responder, mesmo lendo do começo ao fim, porque não entendo o que o remetente deseja de mim, continuam chegando ;-)

As habilidades redacionais necessárias para escrever uma mensagem que precisa de resposta não são as mesmas que se usa para uma longa e completa narrativa ou descrição. Há algumas coisas que você pode fazer para aumentar as suas chances. Se você quiser que uma pessoa ocupada responda rápida e efetivamente a uma mensagem sua, existem algumas coisas que você pode fazer, como veremos a seguir.

Vamos a elas:

• Use bem o campo "Assunto". Ele precisa ser um resumo do seu... assunto. Não mais que 8 palavras!
• Escreva sobre um único tema. Se precisar de resposta sobre vários temas diferentes, mande vários e-mails ao longo do tempo (e não todos juntos)
• Seja breve e conciso. Não prejudique o seu conteúdo, mas se a mensagem puder ser lida sem rolar a tela, já está muito bom. Se não tiver mais que 10 linhas, melhor ainda.
• Seja objetivo. Vá direto ao ponto, e deixe muito claro qual a ação que você espera do seu destinatário. Se possível, construa a questão de tal forma que a resposta também possa ser objetiva: "Sim", "Azul", "3,14" ou "Julho".
• Identifique-se. A não ser que você tenha certeza de que o seu destinatário sabe as respostas, diga quem você é, onde o conheceu, ou qualquer referência necessária para que ele saiba a quem está respondendo.
• Releia antes de enviar. Atenção para ambigüidades, para subjetividades e excessos. Remova-os sem piedade.

Falando como leitor, eu recebo mais e-mail do que consigo processar, e deixo muitos sem resposta, embora me esforce para verificar o máximo possível. Obviamente, o primeiro critério para análise das mensagens que recebo é o interesse do assunto que ela trata. Mas tenho certeza de que perco muitas mensagens que me interessariam, porque os seus autores não conseguem deixar claro qual é o ponto de interesse para mim, ou mesmo o que eles desejam que eu faça. E neste caso, geralmente os dois lados saem perdendo.

Que dicas você acrescentaria à lista das técnicas que ajudam a garantir mais respostas a e-mails?

Estimar prazos, custos e outras variáveis de projetos pode ser uma atividade complicada, mesmo em projetos pessoais.

Sua ocupações exigem que você faça estimativas freqüentemente? Consultores e gerentes de projetos responderiam que sim, sem pestanejar, mas até quem precisa planejar um churrasco de fim de semana ou a festa de final de ano tem que fazer estimativas. Para saber que local reservar, é preciso estimar quantas pessoas confirmarão presença. Para comprar a comida e a bebida, é preciso ter uma razoável idéia de quantas delas de fato estarão presentes, e quanto cada uma consumirá - assim como para definir o seu preço ao oferecer seus serviços, é necessário ter uma razoável idéia de quanto tempo vai precisar dedicar, e quantos recursos irá gastar.

Lembra dos pontos imateriais e cargas ideais da suas aulas de física no ensino médio? Eles se movem sem atrito, sem peso, sem enfrentar qualquer uma das dificuldades da vida real. E muita gente faz suas estimativas assim, colocando todas as variáveis de forma isolada e no vácuo, ou no máximo nas CNTP. Quem já precisou fazer um plano de negócios ou um planejamento estratégico como parte de um trabalho escolar sabe bem do que estou falando.

Mas fora dos bancos escolares você precisa ir muito além, e este é o tema de nosso artigo de hoje.

Estimando para o sucesso

Como contraste à situação puramente escolar, o pessoal da área de projetos (especialmente a turma do PMI) dedica grande atenção à questão das estimativas, e de como aumentar a chance de que elas sejam concretizadas. Uma das questões centrais neste aspecto é a da restrição tripla (tradicionalmente entendida como tempo X escopo X custo, mas modernamente incluindo em seu contexto também a qualidade), que Ricardo Vargas, autor de vários livros que são referência no Brasil em Gerenciamento de Projetos, recentemente abordou em seu podcast de 5 minutos, sob o título "Opções de Recuperação de Projetos Problemáticos".

Em linhas gerais, a tese da restrição tripla diz que para alterar uma das variáveis que a compõem, você desloca as outras também. Ou seja: se precisar completar o projeto antes do tempo estimado, possivelmente ele irá custar mais, ou fazer menos coisas. Se precisar ampliar o escopo (ou seja: fazer mais do que o planejado originalmente), é provável que levará mais tempo, ou custará mais caro, e assim por diante.

Assim, estimar corretamente é uma necessidade constante, e diretamente associada aos resultados obtidos por diversos profissionais. E neste sentido, o artigo "Web Worker 101: Estimating Basics" é um achado, porque traz uma série de dicas práticas para quem precisa realizar estimativas, no contexto do trabalho individual de um profissional da web.

O texto não é aderente às práticas do PMBOK, mas também não é incompatível: trata-se de um contexto diferente. Se você tem interesse em se informar de forma mais detalhada e completa sobre estimativas em projetos, recomendo a leitura dos capítulos sobre estimativas de recursos e de prazos (que fazem parte do Gerenciamento de Tempo) e estimativas de custos (Gerenciamento de Custo) no material do PMI.

Selecionei algumas das dicas, que reproduzo abaixo juntamente com meus comentários, na expectativa de que você spossam adaptar aos seus próprios contextos e eventualmente complementar com exemplos e sugestões adicionais.

• Dividir para conquistar: Não tente fazer estimativas de prazos ou custos para o projeto como um todo. Quebre-o em partes menores, e estime separadamente. As partes precisam ser pequenas o suficiente para que você consiga imaginar de forma detalhada como lidará com cada uma delas, quanto tempo vai levar e que recursos vai empregar.
• Não some os pedaços: Depois de estimar os detalhes sobre cada uma das partes da tarefa, você não deve simplesmente somá-los e achar que tem a estimativa completa, porque a tendência é que você tenha errado vários dos valores. Existem diversas formas de correção baseada em cenários otimistas, pessimistas e prováveis (se você faz isso profissionalmente, deve buscar se informar sobre PERT/CPM), mas na ausência deles o autor do artigo sugere que você multiplique seus totais por 2,5, corrigindo este fator de acordo com sua própria experiência.
• Não faça contas de chegada: Se o seu cliente só quer gastar R$ 4.000,00, e você estimou que o trabalho custa 7.000,00, não refaça as contas buscando reduzir os números - no máximo, reveja os processos e recomece o processo de estimativa considerando os novos dados. Caso contrário, você vai errar as estimativas, e o resultado final certamente incluirá tanto você quanto o cliente insatisfeitos.
• Não estime sem saber do que está falando: entenda o que o cliente quer, antes de começar a fazer as contas.
• Acompanhe e corrija: não basta estimar: você precisa depois acompanhar se acertou. E quando errar, precisa entender a razão, até mesmo para melhorar a qualidade das suas estimativas futuras.

Você sabe lidar com elogios? Veja alguns erros comuns, e como agir para receber cumprimentos de forma agradável

Como um complemento ao artigo anterior sobre como lidar com críticas, vamos tratar hoje de um assunto ainda mais complexo para muita gente: como receber bem um elogio ou cumprimento.

Antes de mais nada, veja se você consegue visualizar os seguintes erros - praticamente uma sabotagem do ato de elogiar, muitas vezes praticada por puro reflexo, sem envolvimento racional - sendo cometidos por alguém próximo, ao receber um elogio:

• "Eu não mereço", "Quem sou eu?" ou "Que exagero, não é pra tanto"
• Assumir que a pessoa não quer de fato dizer o que disse
• Responder fazendo uma lista de seus próprios pontos fracos
• Desviar 100% do mérito para outras pessoas
• Dizer que foi apenas sorte
• Tentar pescar mais elogios

Para que recusar um elogio? Se a pessoa optou por cumprimentá-lo, aceite, é bom para ambas as partes. O artigo How to take a cumpliment, publicado no Lifehack.org, lista os erros acima, e dá algumas dicas sobre como receber elogios com graça e elegância. Selecionei algumas delas, e comento abaixo.

Eis o que você deve fazer:

• Aceite o elogio. Mesmo que tenha havido sorte ou o apoio de outros, você esteve envolvido, e é visto pela outra pessoa como sendo merecedor do comentário.
• Seja grato. O elogio é como um presente. Você não recusaria ou devolveria um presente de um amigo. Receba-o, e trate-o da mesma forma.
• Não seja pessimista. Ao menos neste momento ;-) Se você recebeu elogios pelo andamento do projeto X, não responda dizendo que a longo prazo você acredita que ele falhará. pode ser um bom momento para esclarecer quais são os próximos desafios do projeto, mas não para dar a entender que quem elogiou está mal informado.
• Reconheça sua parcela de contribuição. Não há problema em mencionar que outros são também dignos de elogio pela mesma razão, pois também fizeram parte do projeto. De fato, não esqueça de fazê-lo! Mas não diga que eles merecem *todo* o crédito.
• Retribua. Torne visível que você aprecia o ato. Se você conseguir, ofereça de volta um cumprimento a quem o elogiou, desde que não pareça falso, ou forçado.

Aceitar cumprimentos não é arrogante e nem egocêntrico, mas depender deles para viver pode ser. Saiba lidar com eles de forma equilibrada, e não esqueça de também fazer elogios a quem merece - eles tornam a vida muito mais agradável!