Eu recebo muito e-mail, cerca de 400 a 600 mensagens por dia. Naturalmente não preciso ler todas elas, principalmente devido aos filtros automatizados que já descrevi em um artigo anterior explicando como organizar sua caixa de e-mail com efetividade. Mas as que sobram na caixa de entrada são suficientes para me manter ocupado, e acabei desenvolvendo um conjunto de técnicas para mantê-las em dia tanto quanto possível.

Como no artigo anterior, muito da minha técnica é derivada do método GTD, definido por David Allen. Mas não sou ortodoxo quanto a isso - pelo contrário, algumas das minhas ações básicas seriam consideradas heresias pelo autor. Após ler minhas dicas, não deixe de compartilhar também as suas - nos comentários deste artigo!

Mas a base é similar, e segue alguns princípios comuns:

• As mensagens devem ser processadas em seqüência, iniciando pela mais antiga
• Mensagens processadas devem ser adequadamente marcadas ou removidas da caixa de entrada, para não atraírem sua atenção indevidamente.
• Cada mensagem deve gerar uma decisão de forma conclusiva já na primeira análise, sem repescagem da caixa de entrada
• As decisões básicas a tomar são poucas:
  1. Executar imediatamente o que a mensagem requer (se puder ser feito em menos de 2 minutos)
  2. Delegar imediatamente para outra pessoa, com comentários, arquivando em uma pasta específica (@AGUARDANDO) para posteriormente lembrar de acompanhar se houve resposta
  3. Postergar a execução ou delegação para um momento em breve, arquivando em uma pasta de itens pendentes (@PENDENTES) ou registrando na agenda pessoal
  4. Postergar a execução ou delegação para um momento não definido, arquivando em uma pasta de itens para o futuro (@FUTURO) ou registrando na agenda pessoal
  5. Arquivar para referência, sem executar nenhuma ação adicional
  6. Descartar a mensagem

Razões e procedimentos

As razões são simples. Se você pretende esvaziar sua caixa de entrada, deverá processar todas as mensagens que estão nela, e isto raramente é compatível com qualquer critério de escolha de ordem de mensagens. Comece pela primeira e siga até o final, abrindo apenas uma de cada vez e sem deixar de tomar sua decisão imediata sobre cada uma delas.

A decisão também é simples: resolver imediatamente, delegar a alguém imediatamente (gravando cópia em uma pasta, para posteriormente verificar se houve resposta), gravar em uma pasta para resolver em breve, gravar em uma pasta para resolver sem prazo, arquivar definitivamente para referência ou jogar no lixo.

Resolva imediatamente o que puder fazer em menos de 2 minutos - fazer uma consulta, preparar uma resposta de agradecimento, fornecer um dado que foi solicitado. Se for delegar, também faça na hora, acrescentando seus comentários - se necessário, peça que o destinatário agende para falar sobre o assunto na sua próxima reunião com ele - mas não deixe de guardar uma cópia do seu envio em uma pasta específica, para permitir o acompanhamento - e revise esta pasta diariamente.

Postergar também é uma decisão válida, e se você estiver mesmo lendo todas as mensagens na ordem em que aparecem, é seu interesse postergar imediatamente tudo o que não puder resolver em menos de 2 minutos. Tenha duas pastas diferentes para os itens postergados: uma para o que pretende resolver em breve, e outra para os itens sem prazo, ou com prazos longos. Revise a primeira pasta diariamente, e a segunda semanalmente.

Se a mensagem não contiver nada que exija uma atitude sua, você tem duas opções: descarte-a ou arquive-a para referência, em uma estrutura de pastas organizadas conforme a sua conveniência, preferencialmente planejada tendo em mente a facilidade de pesquisa e recuperação das informações que você armazenar.

Simplificando e expandindo

Este modelo pode ser simplificado ou expandido de acordo com suas necessidades e conveniências. A principal vantagem é que ele de fato leva a uma caixa de entrada vazia, e a saber onde está a lista de itens que você precisa resolver mais tarde, bem como a lista do que você delegou a outros e vai precisar acompanhar.

Delegar imediatamente tem uma vantagem extra, mesmo se o ato da delegação precisar ser complementado por uma reunião posterior: quando os destinatários vierem consultá-lo sobre o assunto, eles já estarão informados sobre os assuntos que constituem a pauta da reunião, e poderão inclusive já chegar com propostas e soluções encaminhadas a partir do conteúdo da mensagem original e de seu encaminhamento.

A principal desvantagem é que é difícil seguir à risca o método de ler as mensagens na seqüência, quando há a tentação constante de ir diretamente a algumas mensagens específicas. Se você não resistir, lembre-se de não deixar acumular na caixa de entrada as mensagens menos importantes - se deixá-las para depois, certifique-se de não deixá-las para amanhã.

O Ednei Pacheco inaugurou as contribuições de textos dos leitores do Efetividade.net, trazendo um material muito interessante sobre a escolha dos componentes do seu kit básico de ferramentas para manutenção de computadores. Acho que a situação atual da informática doméstica praticamente exige de todos nós a existência de um kit destes (mesmo que ele se resuma a uma chave philips e uma aspirina...), e sempre tenho interesse em saber itens interessantes dos kits alheios.

Escrevi sobre o assunto no final do ano passado, e convidei os leitores do BR-Linux para compartilharem a lista dos itens menos comuns que constam nos seus kits. O meu kit pessoal de ferramentas fica em uma pequena caixa plástica hermeticamente fechada (estilo tupperware) e além dos alicates, chaves e pinças básicas, tem um espelho de dentista e uma mini-lanterna com cabo telescópico. Nos comentários do link acima tem os detalhes dos kits de diversos leitores.

No escritório eu não tenho um kit completo, mas me viro com um alicate universal, uma boa chave philips, e uma Geek Tool como a da foto acima.

Veja abaixo os detalhes sobre a montagem do kit do Ednei, e compartilhe as suas dicas nos comentários!

O que me traz aqui é um assunto interessante, o qual gostaria de compartilhar algumas observações e experiências pessoais, e que com certeza estará dentro do escopo que se propõe o Efetividade.net. O assunto é: "Sobre recursos miniaturizados"

Se você observar com mais atenção e os seus próprios posts, verá que a muitas das soluções que foram apresentadas em cada tema têm uma particularidade interessante: a miniaturização e simplificação de recursos (e conseqüentemente baixo custo) para aumentar portabilidade, e assim obter boa performance e produtividade. "Lanterninha", "suportezinho", "bloquinho de notas", "capinhas", "etiquetinhas"...

Recentemente adquiri uma pequena (pra não dizer minúscula) bolsa de lona para portar recursos para a realização de montagem e manutenção de micros. Nela, carrego ferramentas simples, como chave de fenda, chave phillips, pinças, adaptadores, parafusos, espaçadores, pasta térmica, CD-Rs (mini e standard), pendrive, mouse (mini), leitor de flash memory, limpadores (LCD), espanadores, etc. Sei que faltarão alguns itens que só os descobrirei conforme a necessidade, e que até mesmo não caibam mais na bolsa! Mas o maior barato da montagem deste kit está justamente no estudo da otimização de seus componentes para que o tornasse mais portável possível (todos couberam facilmente na bolsa), sem perder eficiência, conforto e praticidade. Cheguei a
comprar um mini-teclado para situações emergenciais, mas o coloquei dentro da bolsa ainda vazia, o que não foi possível fazer com ela cheia. Tirando teclado (que foi vendido), não gastei mais que R$ 300,00 na montagem deste kit:

• R$ 29,00 - bolsa,
• R$ 27,00 - mini-mouse USB,
• R$ 89,00 - leitor de cartões flash (já tinha),
• R$ 60,00 - diversos adaptadores (serial, PS/2, USB, etc),
• R$ 20,00 - chaves de fenda, phillip e pinça,
• R$ 10,00 - parafusos e espaçadores,
• R$ 10,00 - CD-Rs e CD-RW.
• R$ 15,00 - Limpador de LCD,
• R$ 10,00 - Espanador,
• R$ 5,00 - Pasta térmica.
• Total: R$ 275,00

  Apesar de utilizá-lo pouco em virtude do pouco tempo disponível (trabalho e estudo), este kit se tornou uma mão na roda na realização de atendimentos básicos para a montagem e manutenção de micro!

  O que aprendi é bem simples: Não basta ter à disponibidade determinados recursos; hoje não só temos que selecioná-los adequadamente, como também dimensioná-los de acordo com nossas necessidades. E um recurso bem dimensionado, é um recurso pequeno e básico, mas funcional, otimimizado e eficiente. Eis aqui as leis da simplicidade e do menor esforço.

  Encerro por aqui porque acredito que já tenha entendido a mensagem. E aproveitando esta ocasião, deixo este contato para que lhe sirva de base para possa elaborar de mais um excelente POST no Efetividade.net. Eis minha contribuição. &;-D

  Att., Ednei Pacheco,
  http://www.linuxhome.eti.br/

No meu dia-a-dia profissional é muito mais freqüente me encontrar com o bloco de anotações do que com o Palm na mão. Cada uma das duas ferramentas tem a sua funcionalidade própria, vantagens e pontos fracos - e eu uso as duas em paralelo, aproveitando o potencial de cada uma.

Mas um detalhe que eu acabei percebendo é que os stylus (a "canetinha") que acompanham os Palms não são a melhor solução para a atividade que desempenham. Seu formato não é ideal para a escrita com conforto, o peso não guarda relação com o peso que nos acostumamos a encontrar em canetas desde a nossa alfabetização, e ainda por cima trata-se de uma ferramenta que não aproveita todo o seu potencial.

Mas é fácil encontrar em boas papelarias (e mesmo em sites como o Submarino e o Mercado Livre) várias alternativas que combinam a ponteira do stylus a uma boa esferográfica, lapiseira e até mesmo apontador laser, em alguns casos. Eu já vi várias, e testei algumas. Veja abaixo algumas das minhas conclusões, e compartilhe suas próprias dicas nos comentários!

O meu modelo preferido é a Zoot Mini Palm, da foto acima. De um lado ela é um stylus, e do outro é uma esferográfica azul retrátil. Ela tem um clip para prender no bolso, e tem o diâmetro usual de canetas, mas apenas 11cm de comprimento, cabendo em muitos estojos de palm, e também se adaptando muito bem ao bolso interno do meu paletó, do lado do bloco de anotações ou do próprio Palm, dependendo do dia ;-) E além de ser a melhor entre as alternativas que testei, ela não é cara e nem difícil de encontrar, sendo inclusive um bom presente pra amigos tecnológicos. A tinta é sempre azul, mas há 3 opções de cores pro corpo da caneta: azul, preta e prata.

Menção honrosa vai para o modelo acima da linha Faber Castell Trio, que tem caneta esferográfica, lapiseira, borracha e ponteira stylus. O tamanho é o de uma lapiseira comum, o peso também. É um pouco mais cara do que deveria ser, na minha opinião, e não tem a vantagem de caber nos estojos de palm. Serve super bem para ter na mesa ou em uma pasta maior, mas isso não combina muito com a mobilidade do Palm. Ainda assim, escreve bem e é de boa qualidade.

Os outros modelos não são tão legais. Tanto a Cross quanto a própria Palm fazem alguns stylus em tamanho normal (que encaixam em modelos específicos de Palm, portanto) que também são esferográficas - mas justamente por serem do mesmo tamanho, perdem a vantagem da caligrafia confortável. E não é difícil encontrar no Mercado Livre algumas canetas com stylus e que também são apontadores laser. Eu tenho duas, e são bons apontadores laser - mas por terem 4 pilhas de relógio em seu interior, acabam sendo pesadas e desequilibradas pra escrever, tanto em papel quanto no Palm.

Se você conhece outras alternativas, não deixe de compartilhar conosco nos comentários!

O que segue é uma tradução livre de um trecho do capítulo 13 (intitulado "How to make things happen") do livro "The Art of Project Management" (BERKUN, Scott. O'Reilly, 2005), que eu estou lendo e recomendo a todos os envolvidos com gerenciamento de projetos e que já tenham tido contato prévio com as visões acadêmicas e formais sobre o assunto (especialmente a do PMI) - porque ele segue uma visão complementar, embora esteja bastante em sintonia.

Escolhi este trecho (o título é "Master the many ways to say no") porque muitas vezes percebo que as pessoas vêem a necessidade de dizer "não" como algo que deve ser evitado, quase um pecado - quando na verdade é uma arte e um talento que o responsável estratégico ou tático por projetos precisa desenvolver e cultivar, para o bem de sua equipe e mesmo de seus resultados. E saber só usar nos momentos corretos, para poder dizer "sim" ao que de fato é estratégico e crítico.

Seja um mestre nas muitas formas de dizer não

Às vezes você vai precisar dizer não em resposta a uma solicitação de inclusão de recurso no projeto. Outras vezes, você terá que interferir diretamente em uma conversa ou reunião, identificar o conflito de prioridades que você percebeu, e efetivamente dizer não ao que estava sendo discutido. Para se preparar para isso, você precisa conhecer os diversos sabores em que é distribuída a palavra "não":

• Não, isto não se encaixa em nossas prioridades. Se ainda é cedo no calendário do projeto, você deve argumentar sobre a razão por que as prioridades atuais são boas, mas ouvir os demais que queiram defender por que outras prioridades podem fazer mais sentido. Eles podem ter boas idéias, ou precisar de esclarecimento sobre as metas. Mas restrinja a discussão para que seja sobre as prioridades do projeto, e não sobre o valor abstrato de um recurso ou solicitação de manutenção. Se já for tarde no calendário do projeto, pode ser interessante informar claramente ao solicitante que ele perdeu o barco. Mesmo que as prioridades não sejam as melhores, elas não podem mudar por causa de uma idéia de novo recurso. Quanto mais avançado você estiver, mais severa deve ser a falha estratégica para permitir ajuste de metas.
• Não, só se tivermos tempo. Se você mantiver suas prioridades em forma, sempre haverá muitas boas idéias que não terão sido aprovadas. Expresse isso como uma decisão relativa: a idéia em questão pode ser boa, mas não boa o suficiente em relação a outras idéias, e às prioridades do projeto. Se o item estiver na lista da "prioridade 2", sustente que é possível que ele será feito, mas que ninguém deve apostar muito alto nisso.
• Não, a não ser que você faça [insira o fator complicador aqui] acontecer. Às vezes você deve redirecionar a solicitação de volta a quem a fez. Se o seu vice-presidente consulta sobre a possibilidade de incluir um novo recurso, você pode responder que é possível dentro das metas correntes, desde que ele corte alguma outra da sua lista de prioridades. Isto faz com que a equipe deixe de ser o ponto de contenção, e aponta um fator externo tangível, embora possivelmente insolúvel, de bloqueio. Isto também pode ser usado para questões que dependam de política interna: "Se você convencer a Diretoria de Finanças de que isto é uma boa idéia, vamos considerá-la". Mas esteja preparado para honrar sua palavra caso o solicitante consiga resolver a questão.
• Não. Próxima versão. Assumindo que você está trabalhando em um projeto de website ou software que terá mais atualizações, ofereça reconsiderar a questão na próxima versão. Isto deve acontecer sempre e automaticamente para todos os itens de prioridade 2.
• Não. Nunca. Mesmo. Algumas solicitações são tão fundamentalmente desalinhadas em relação às metas de longo prazo, que o martelo deve ser batido imediatamente. Corte a corda agora mesmo e economize o tempo de responder mais uma vez à mesma questão no futuro. Às vezes vale a pena explicar detalhadamente a razão, para que o solicitante esteja informado no futuro. Exemplo: "Não, o sistema de divulgação não irá oferecer suporte ao idioma Esperanto. A política é de suporte apenas a idiomas nativos de países em que tenhamos usuários."

Para não terminar a segunda-feira sem uma novidade no Efetividade.net, duas dicas rápidas, acompanhadas de um convite para que você compartilhe as suas!

• Se você alinhar as lombadas dos seus livros bem na borda da estante ou prateleira, não só eles ficarão mais retos, como ainda você se livrará do acúmulo visível de poeira nas suas estantes. E ainda por cima não surgirá a tentação de colocar outros objetos de decoração onde eles possam atrapalhar a visibilidade ou a retirada de seus livros! É só lembrar de passar o aspirador atrás dos livros de vez em quando ;-)
• Se você comprar dois chaveiros-lanterna com LED (e não lâmpada incandescente - usa uma pilha de relógio, ilumina super bem e tem longa duração) e colocar um na chave do carro e outro na sua chave de casa, sempre saberá onde encontrar iluminação nos momentos em que mais precisar. Compre um terceiro se tiver onde fixá-lo em sua caixa de ferramentas doméstica. É fácil encontrar chaveiros como o da foto acima por menos de 10 reais no Brasil, ou por US$ 1,00 no exterior.

Quais as suas dicas?

Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita - algumas mais efetivas, outras menos. Por outro lado, as realidades são bem diferentes: tem gente que acha muito receber 15 mensagens em uma mesma semana, outros se espantam ao receber menos de 200 mensagens em um dia.

Eu tenho duas realidades diferentes: uma é o e-mail pessoal, que eu recebo via uma série de contas (uma para a família, outra para o BR-Linux, outra para o efetividade.net, e assim por diante) e acabo centralizando no gmail, e outra é o e-mail corporativo, que leio no Thunderbird. Nos dois casos eu acabei desenvolvendo um método próprio de filtragem automática, com o objetivo de separar e identificar as mensagens, permitindo que eu leia antes as mensagens mais importantes e urgentes, e tenha facilidade pra depois consultar aquelas que recebo apenas para referência futura.

Abaixo eu compartilho com vocês um resumo do meu método de filtragem, que tem 5 níveis. Futuramente pretendo escrever um pouco sobre técnicas para esvaziar rapidamente a caixa de entrada, processando adequadamente cada uma das mensagens. Mas uma coisa de cada vez, certo? ;-)

Vamos ao método:

1) Remover spam, vírus e outras mensagens indesejadas: o primeiro passo para uma caixa de entrada saudável é não deixar entrar nela nenhuma mensagem que você tem certeza absoluta, de antemão, que não quer ler e nem preservar para consulta posterior. Existem muitos métodos para isso, alguns ao alcance do usuário final e outros configurados pelos provedores. Eu uso um conjunto de ferramentas que me atendem bem pra isso, e sugiro que você pesquise as que melhor se adaptarem ao seu caso (e troque dicas com o pessoal nos comentários). As minhas preferidas, pelas quais todas as minhas mensagens passam, são o amavisd-new, spamassassin, procmail, mcafee viruscan, clamav e o antivírus/antispam do gmail. Se você tiver alguma inclinação técnica mas não muita paciência para ficar testando ferramentas, uma solução simples é usar criativamente os redirecionamentos do seu programa de e-mail, e uma conta "estepe" do gmail, para transformar o gmail em um filtro de spam e vírus para seu cliente de e-mail preferido.

2) Desviar listas de discussão e mensagens automáticas recebidas apenas para referência: Eu assino uma série de listas de discussão que não tenho interesse em ler continuamente, mas gosto de arquivar para posterior consulta. Da mesma forma, uma série de serviços da Internet me mandam mensagens periódicas de notificação que eu preciso ter, mas não trazem nada que eu precise ler imediatamente. Faço o possível para que estas mensagens não fiquem no meu caminho, filtrando-as automaticamente para pastas em que ficam organizadas, aguardando chegar o momento em que farei uso delas.

3) Identificar e separar as mensagens das listas de discussão e notificação que eu de fato acompanho: Aqui eu divirjo do David Allen, do método GTD: ele diz que devemos ter só uma caixa de entrada, e lá separar tudo. Mas para as listas de discussão que eu realmente leio e as mensagens de notificação eu prefiro ter caixas de entrada em separado, até porque de modo geral as mensagens delas não contêm itens que eu precise transformar em ação - no máximo, itens que eu precise disseminar como informação para outros membros da equipe, ou incluir como referências para algum projeto em andamento. Assim, eu tiro estas mensagens da minha caixa de entrada principal, preservando-a para as mensagens que geram necessidade de ação.

4) Separar e guardar na "caixa de entrada principal" as mensagens nas quais eu consto como destinatário: a prática ensinou que quando alguém inclui meu endereço pessoal nos campos "To:" ou "Cc:" da mensagem, ela terá interesse especial para mim. Assim, filtro todas elas e as desvio para a minha caixa postal principal, que eu leio com mais prioridade e processo tão rapidamente quanto possível. Este meu conjunto de filtros tem ainda um recurso adicional: destacar, usando recursos do programa de e-mail (cores no Thunderbird, ou rótulos no gmail), as mensagens de remetentes especiais - diretoria, líderes de projeto, familiares, etc.

5) Separar todas as outras mensagens em uma "caixa de entrada secundária": Depois de todo o escrutínio dos 4 passos acima, esta caixa postal traz apenas as sobras, mas algumas das sobras são importantes - por exemplo, as mensagens enviadas com BCC para você, e que portanto o sistema não teve como saber que deveriam ter sido colocadas na caixa postal principal. Aqui também surgem as eventuais listas ainda não descobertas e filtradas pelos passos 2 e 3, e uma miscelânea de mensagens com pouca importância - por exemplo, os spams não identificados no passo 1.

Aí está, essa é a minha receita de filtragem. Qual é a sua? Compartilhe suas dicas!

Veja também o interessante artigo E-mail for fun and profit.