O que segue é uma tradução livre de um trecho do capítulo 13 (intitulado "How to make things happen") do livro "The Art of Project Management" (BERKUN, Scott. O'Reilly, 2005), que eu estou lendo e recomendo a todos os envolvidos com gerenciamento de projetos e que já tenham tido contato prévio com as visões acadêmicas e formais sobre o assunto (especialmente a do PMI) - porque ele segue uma visão complementar, embora esteja bastante em sintonia.

Escolhi este trecho (o título é "Master the many ways to say no") porque muitas vezes percebo que as pessoas vêem a necessidade de dizer "não" como algo que deve ser evitado, quase um pecado - quando na verdade é uma arte e um talento que o responsável estratégico ou tático por projetos precisa desenvolver e cultivar, para o bem de sua equipe e mesmo de seus resultados. E saber só usar nos momentos corretos, para poder dizer "sim" ao que de fato é estratégico e crítico.

Seja um mestre nas muitas formas de dizer não

Às vezes você vai precisar dizer não em resposta a uma solicitação de inclusão de recurso no projeto. Outras vezes, você terá que interferir diretamente em uma conversa ou reunião, identificar o conflito de prioridades que você percebeu, e efetivamente dizer não ao que estava sendo discutido. Para se preparar para isso, você precisa conhecer os diversos sabores em que é distribuída a palavra "não":

• Não, isto não se encaixa em nossas prioridades. Se ainda é cedo no calendário do projeto, você deve argumentar sobre a razão por que as prioridades atuais são boas, mas ouvir os demais que queiram defender por que outras prioridades podem fazer mais sentido. Eles podem ter boas idéias, ou precisar de esclarecimento sobre as metas. Mas restrinja a discussão para que seja sobre as prioridades do projeto, e não sobre o valor abstrato de um recurso ou solicitação de manutenção. Se já for tarde no calendário do projeto, pode ser interessante informar claramente ao solicitante que ele perdeu o barco. Mesmo que as prioridades não sejam as melhores, elas não podem mudar por causa de uma idéia de novo recurso. Quanto mais avançado você estiver, mais severa deve ser a falha estratégica para permitir ajuste de metas.
• Não, só se tivermos tempo. Se você mantiver suas prioridades em forma, sempre haverá muitas boas idéias que não terão sido aprovadas. Expresse isso como uma decisão relativa: a idéia em questão pode ser boa, mas não boa o suficiente em relação a outras idéias, e às prioridades do projeto. Se o item estiver na lista da "prioridade 2", sustente que é possível que ele será feito, mas que ninguém deve apostar muito alto nisso.
• Não, a não ser que você faça [insira o fator complicador aqui] acontecer. Às vezes você deve redirecionar a solicitação de volta a quem a fez. Se o seu vice-presidente consulta sobre a possibilidade de incluir um novo recurso, você pode responder que é possível dentro das metas correntes, desde que ele corte alguma outra da sua lista de prioridades. Isto faz com que a equipe deixe de ser o ponto de contenção, e aponta um fator externo tangível, embora possivelmente insolúvel, de bloqueio. Isto também pode ser usado para questões que dependam de política interna: "Se você convencer a Diretoria de Finanças de que isto é uma boa idéia, vamos considerá-la". Mas esteja preparado para honrar sua palavra caso o solicitante consiga resolver a questão.
• Não. Próxima versão. Assumindo que você está trabalhando em um projeto de website ou software que terá mais atualizações, ofereça reconsiderar a questão na próxima versão. Isto deve acontecer sempre e automaticamente para todos os itens de prioridade 2.
• Não. Nunca. Mesmo. Algumas solicitações são tão fundamentalmente desalinhadas em relação às metas de longo prazo, que o martelo deve ser batido imediatamente. Corte a corda agora mesmo e economize o tempo de responder mais uma vez à mesma questão no futuro. Às vezes vale a pena explicar detalhadamente a razão, para que o solicitante esteja informado no futuro. Exemplo: "Não, o sistema de divulgação não irá oferecer suporte ao idioma Esperanto. A política é de suporte apenas a idiomas nativos de países em que tenhamos usuários."

Para não terminar a segunda-feira sem uma novidade no Efetividade.net, duas dicas rápidas, acompanhadas de um convite para que você compartilhe as suas!

• Se você alinhar as lombadas dos seus livros bem na borda da estante ou prateleira, não só eles ficarão mais retos, como ainda você se livrará do acúmulo visível de poeira nas suas estantes. E ainda por cima não surgirá a tentação de colocar outros objetos de decoração onde eles possam atrapalhar a visibilidade ou a retirada de seus livros! É só lembrar de passar o aspirador atrás dos livros de vez em quando ;-)
• Se você comprar dois chaveiros-lanterna com LED (e não lâmpada incandescente - usa uma pilha de relógio, ilumina super bem e tem longa duração) e colocar um na chave do carro e outro na sua chave de casa, sempre saberá onde encontrar iluminação nos momentos em que mais precisar. Compre um terceiro se tiver onde fixá-lo em sua caixa de ferramentas doméstica. É fácil encontrar chaveiros como o da foto acima por menos de 10 reais no Brasil, ou por US$ 1,00 no exterior.

Quais as suas dicas?

Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita - algumas mais efetivas, outras menos. Por outro lado, as realidades são bem diferentes: tem gente que acha muito receber 15 mensagens em uma mesma semana, outros se espantam ao receber menos de 200 mensagens em um dia.

Eu tenho duas realidades diferentes: uma é o e-mail pessoal, que eu recebo via uma série de contas (uma para a família, outra para o BR-Linux, outra para o efetividade.net, e assim por diante) e acabo centralizando no gmail, e outra é o e-mail corporativo, que leio no Thunderbird. Nos dois casos eu acabei desenvolvendo um método próprio de filtragem automática, com o objetivo de separar e identificar as mensagens, permitindo que eu leia antes as mensagens mais importantes e urgentes, e tenha facilidade pra depois consultar aquelas que recebo apenas para referência futura.

Abaixo eu compartilho com vocês um resumo do meu método de filtragem, que tem 5 níveis. Futuramente pretendo escrever um pouco sobre técnicas para esvaziar rapidamente a caixa de entrada, processando adequadamente cada uma das mensagens. Mas uma coisa de cada vez, certo? ;-)

Vamos ao método:

1) Remover spam, vírus e outras mensagens indesejadas: o primeiro passo para uma caixa de entrada saudável é não deixar entrar nela nenhuma mensagem que você tem certeza absoluta, de antemão, que não quer ler e nem preservar para consulta posterior. Existem muitos métodos para isso, alguns ao alcance do usuário final e outros configurados pelos provedores. Eu uso um conjunto de ferramentas que me atendem bem pra isso, e sugiro que você pesquise as que melhor se adaptarem ao seu caso (e troque dicas com o pessoal nos comentários). As minhas preferidas, pelas quais todas as minhas mensagens passam, são o amavisd-new, spamassassin, procmail, mcafee viruscan, clamav e o antivírus/antispam do gmail. Se você tiver alguma inclinação técnica mas não muita paciência para ficar testando ferramentas, uma solução simples é usar criativamente os redirecionamentos do seu programa de e-mail, e uma conta "estepe" do gmail, para transformar o gmail em um filtro de spam e vírus para seu cliente de e-mail preferido.

2) Desviar listas de discussão e mensagens automáticas recebidas apenas para referência: Eu assino uma série de listas de discussão que não tenho interesse em ler continuamente, mas gosto de arquivar para posterior consulta. Da mesma forma, uma série de serviços da Internet me mandam mensagens periódicas de notificação que eu preciso ter, mas não trazem nada que eu precise ler imediatamente. Faço o possível para que estas mensagens não fiquem no meu caminho, filtrando-as automaticamente para pastas em que ficam organizadas, aguardando chegar o momento em que farei uso delas.

3) Identificar e separar as mensagens das listas de discussão e notificação que eu de fato acompanho: Aqui eu divirjo do David Allen, do método GTD: ele diz que devemos ter só uma caixa de entrada, e lá separar tudo. Mas para as listas de discussão que eu realmente leio e as mensagens de notificação eu prefiro ter caixas de entrada em separado, até porque de modo geral as mensagens delas não contêm itens que eu precise transformar em ação - no máximo, itens que eu precise disseminar como informação para outros membros da equipe, ou incluir como referências para algum projeto em andamento. Assim, eu tiro estas mensagens da minha caixa de entrada principal, preservando-a para as mensagens que geram necessidade de ação.

4) Separar e guardar na "caixa de entrada principal" as mensagens nas quais eu consto como destinatário: a prática ensinou que quando alguém inclui meu endereço pessoal nos campos "To:" ou "Cc:" da mensagem, ela terá interesse especial para mim. Assim, filtro todas elas e as desvio para a minha caixa postal principal, que eu leio com mais prioridade e processo tão rapidamente quanto possível. Este meu conjunto de filtros tem ainda um recurso adicional: destacar, usando recursos do programa de e-mail (cores no Thunderbird, ou rótulos no gmail), as mensagens de remetentes especiais - diretoria, líderes de projeto, familiares, etc.

5) Separar todas as outras mensagens em uma "caixa de entrada secundária": Depois de todo o escrutínio dos 4 passos acima, esta caixa postal traz apenas as sobras, mas algumas das sobras são importantes - por exemplo, as mensagens enviadas com BCC para você, e que portanto o sistema não teve como saber que deveriam ter sido colocadas na caixa postal principal. Aqui também surgem as eventuais listas ainda não descobertas e filtradas pelos passos 2 e 3, e uma miscelânea de mensagens com pouca importância - por exemplo, os spams não identificados no passo 1.

Aí está, essa é a minha receita de filtragem. Qual é a sua? Compartilhe suas dicas!

Veja também o interessante artigo E-mail for fun and profit.

A série de TV 'Extreme Makeover' mostra pessoas que passam por um longo processo para mudar completamente sua aparência. A idéia não me agrada, mas o conceito geralmente pode ser aplicado a diversos softwares e websites, permitindo a adaptação de seu visual e recursos às necessidades e interesses de cada usuário.

A existência deste recurso no Google já não é mais novidade: faz meses que a página inicial personalizada do Google já está disponível até mesmo na versão em português. Mas se você visitou este recurso apenas nas primeiras semanas de disponibilização e depois não voltou mais lá, vale a pena dar uma nova olhada: a quantidade de plugins e conteúdos adicionais que foram agregados ao longo dos últimos meses é inacreditável. Use o link "Adicionar conteúdo", mas certifique-se de ter bastante tempo livre para isso - esgotar a lista de resumos de sites, utilidades e até pequenos jogos vai demorar bem mais do que você imagina!

Acima você vê uma imagem da minha página inicial personalizada do Google, mostrando os applets e resumos que eu tenho ativados. Alguns destaques: uma lista de tarefas pendentes (que eu raramente uso, e em geral apenas de forma temporária), calculadora, relógio com calendário, citações, o jogo Bejeweled (que eu alterno com Sudoku e Pac-Man, dependendo do dia) e resumo de diversos sites de notícias em geral e entretenimento - os sites de interesse profissional eu prefiro acompanhar pelo Bloglines. É comum disponibilizar também um resumo da caixa de entrada do Gmail, mas eu prefiro dedicar uma aba inteira do Firefox a ela.

Quando você estiver configurando a sua página inicial do Google, não esqueça dos links abaixo: ;-)

• - efetividade.net
• - BR-Linux.org
• - Verdade Absoluta
• - Poeira Cósmica (ou seria Cômica?)

Com estes recursos, a visita à página inicial do seu navegador será suficiente para se informar sobre diversos conteúdos interessantes, e usar uma série de ferramentas úteis (como a calculadora e a lista de pendências que eu adotei, ou as consultas ao dicionário, wikipédia, tabela periódica e muito mais que estão disponíveis). E até para se distrair com uma partidinha inocente de Bejeweled no navegador ;-)

Uma vantagem de escrever sobre efetividade e estratégias de gerenciamento do dia-a-dia é que a gente acaba tendo chance de testar vários brinquedos novos. Na semana passada eu fiquei sabendo do lançamento dos novos suportes para notebooks feitos pela brasileira DesignPlast, pedi um para avaliar, e recebi anteontem. Usei em casa algumas vezes, e agora posso compartilhar com vocês minhas conclusões, inclusive comparando com o modelo importado equivalente da Targus.

Suporte da DesignPlast, em uso com teclado externo (não acompanha)

O suporte feito pela DesignPlast é todo em aço cromado, com apoios e pés em plástico flexível. É relativamente leve (pouco menos de 300g), podendo ser incluído - desmontado, é claro - na pasta ou mochila do seu notebook sem muito esforço adicional. As vantagens são as mesmas dos demais suportes existentes no mercado: evita o superaquecimento do equipamento (especialmente os que têm ventoinha na parte inferior), coloca o display do notebook em uma posição elevada, mais ergonômica, e ainda coloca o teclado do notebook em um ângulo de digitação mais confortável (se usado na inclinação mínima, que é de 25 graus). Pode-se definir o ângulo de inclinação livremente, até 45 graus - caso em que se torna necessário o uso de um teclado externo, como o da foto acima.

A montagem é muito simples, sem erro: basta encaixar as duas peças metálicas. A definição do ângulo também é fácil e intuitiva, e os pés em material flexível fazem com que o suporte não escorregue nem arranhe a mesa. Mas o posicionamento do apoio inferior do notebook dificulta muito (sem impossibilitar completamente) o uso do trackpad dos 2 notebooks que usei para testar. Se você usa trackpad, talvez vá preferir adotar um mouse externo (que eu já prefiro usualmente). Ao contrário do modelo da Targus, o suporte da DesignPlast não balança quando se digita com força. Em compensação, não é prático para utilizar no colo, servindo apenas para uso sobre superfícies planas e fixas, como mesas ou a bandeja do avião.

Veja mais informações no site do suporte de notebook da DesignPlast. Eu encontrei para vender na LinuxMall por pouco menos de R$ 50,00.

Suporte da Targus

Eu adotei um suporte LapDesk da Targus já há alguns meses (com outro notebook), e também gosto muito deles. As principais vantagens dele em relação ao da DesignPlast são que ele não coloca nenhum obstáculo ao uso do trackpad, e que pode ser usado no modo "aberto", expandindo lateralmente a superfície de mesas pequenas, como as bandejas do avião ou as pranchetas típicas de auditórios - neste caso, ele tem até uma área adequada ao uso com um mouse externo.

Em compensação, ele tem algumas desvantagens também, a começar pelo preço, que é o triplo (R$ 149,00 no Submarino). Além disso, por ser de um material aparentemente mais resistente e suportar 2 modos de operação, ele pesa praticamente o dobro: 650g. Para completar, seus ângulos de inclinação são bastante inferiores aos do modelo nacional.

Para quem quer usar o suporte no colo, esta é a melhor opção, devido ao material e formato. Se você usa o notebook no colo, vale a pena ter algum tipo de apoio, inclusive pela questão do calor - mas principalmente para evitar os ângulos desconfortáveis.

Para mais detalhes, visite a página do Targus LapDesk.

Serviço:

• Suporte de notebook da DesignPlast
• Targus LapDesk

Publiquei hoje no BR-Linux a tradução de um pequeno trecho do artigo da CNET News.com sobre o Gliffy, um novo aplicativo para edição de diagramas (organogramas, fluxogramas, etc.) rodando diretamente no navegador.

Embora a CNET o apresente como se fosse um "Visio-killer", eu acho que ele não substitui o Visio, ou o Dia (que é o aplicativo off-line de código aberto que eu uso pra essa mesma finalidade). As grandes vantagens dele, sob o meu ponto de vista, são:

• permitir o acesso ao material a partir de qualquer computador conectado à Internet;
• facilidade de referenciar diagramas a partir de páginas web (para isto ele gera uma imagem JPG atualizada dinamicamente sempre que o diagrama muda);
• possibilidade de edição colaborativa;
• registro de alterações e controle de versões, como se fosse um wiki.

No mesmo estilo, mas com características diferentes, você pode se interessar por conhecer ainda o mxGraph e o ajaxSketch.

Reproduzo abaixo a tradução que publiquei no BR-Linux:

“Dois caras com algum tempo em suas mãos criaram uma ferramenta que pode se transformar um grande rival do Visio, da Microsoft. O Gliffy é uma ferramenta de diagramação gratuita que trabalha inteiramente em seu browser. Como outras aplicações on-line, tem algumas vantagens inerentes em relação ao software tradicional. A colaboração é mais fácil, por exemplo.

Embora o Gliffy não ofereça a edição em grupo em tempo real como o Writely, Google Spreadsheets, ou SynchroEdit, facilita que múltiplos usuários trabalhem ao redor de um diagrama. O Gliffy registra todas as mudanças feitas em um original. É similar a um wiki nesse aspecto. O Gliffy também facilita a publicação dos diagramas que você cria. Ele mantém um JPG 'vivo' de cada arquivo em seus servidores, assim se um site ou um blog linkarem a essa imagem, ele mostrará sempre a versão mais atual.” Veja o texto completo em Gliffy, the online Visio killer | News.blog | CNET News.com.