Em uma edição do final de 2005 da minha coluna na Linux Magazine Brasil, tive oportunidade de mencionar boas práticas de administração de sistemas para evitar ser chamado fora do expediente ou em pleno feriadão para resolver problemas que poderiam ter sido evitados. Um dos aspectos daquela coluna que mais gerou e-mails de leitores foi minha menção ao Hipster PDA (que cobrirei aqui no efetividade.net em breve), um método extremamente barato e confiável (e de baixa tecnologia) de manter as informações essenciais sobre seus sistemas, agendamentos e idéias sempre à mão. Isto me leva a crer que não estou sozinho em atribuir grande importância à capacidade de contar com a informação relevante sempre disponível nas atividades de administração de sistemas.

A repercussão do Hipster PDA me leva a dedicar mais uma coluna no começo de 2006 ao tema, mas desta vez indicando um meio de armazenamento um pouco mais tecnológico: o TiddlyWiki. A menos que você tenha vivido em uma caverna nos últimos 2 anos, você já sabe que wikis são websites com recursos que facilitam a adição ou edição de conteúdo pelos usuários, geralmente de forma colaborativa, e que o exemplo mais popular desta categoria é a enciclopédia online Wikipédia. De modo geral, os wikis são construídos a partir de software especial que roda em um servidor web – no caso da Wikipédia, o software utilizado é o MediaWiki.

E é justamente aí que reside o grande diferencial do TiddlyWiki: ele não precisa de nenhum software adicional no servidor. Trata-se de um documento “vivo”, editável diretamente no navegador (sem recorrer a editores externos), publicável, e totalmente contido em um único arquivo HTML (que naturalmente inclui em si os necessários trechos de CSS e Javascript, além do conteúdo que você adicionar). Você poderá usá-lo onde for: ele é compatível com navegadores populares em Linux, Mac e Windows, e após editar ou acrescentar um artigo (ou nota, ou lembrete, ou o que quer que você queira armazenar) basta usar a ferramenta “Salvar como” do seu navegador, e pronto.

Você pode disponibilizar o seu tiddlywiki na web sem nenhum “truque sujo” - basta fazer o upload para qualquer servidor. É possível também usar o tiddlywiki gravando apenas em discos locais (ou compartilhados em rede local), ou ainda carregá-lo em um pen drive USB – mas lembre-se de fazer bons backups e de preservar dados confidenciais - afinal estamos falando de informações sobre administração de sistemas!

As vantagens sobre a tradicional alternativa de usar um arquivo TXT com as informações essenciais são várias: além de poder usar hipertexto, links (internos e externos) e a riqueza da linguagem de marcação típico dos Wikis, o documento é automaticamente organizado e indexado, facilmente consultado e ainda por cima tem vantagens inequívocas no momento de publicar ou divulgar. Para ver um exemplo do funcionamento do sistema, visite o site do TiddlyWiki (ele é feito usando a própria ferramenta), faça o download do arquivo empty.html para o seu micro e abra-o em seu navegador – você certamente irá se surpreender.

Visite o site do TiddlyWiki para mais detalhes. Veja também este artigo do Lifehacker sobre uma adaptação desta ferramenta para uso associado à metodologia 'Getting Things Done', de David Allen.

Se você busca por efetividade na sua vida pessoal, provavelmente tem interesse em todos os tipos de organizadores de compromissos e pendências, e talvez tenha alternado várias vezes entre alternativas baseadas em agendas tradicionais, PDAs, softwares no seu computador ou na web. Pretendo falar sobre este assunto freqüentemente aqui no efetividade.net, mas como hoje é segunda-feira vou ficar apenas em uma alternativa simples (e uma das mais baratas, junto com o Hipster PDA, que ainda terei oportunidade de analisar aqui neste espaço): o D*I*Y Planner.

O D*I*Y Planner é ao mesmo tempo o site de uma comunidade obcecada pela organização, e uma família de templates para impressão de organizadores pessoais em vários formatos (A5, fichas 3x5", fichas 5x8", etc.). Já há mais de 100 templates disponíveis, e eles estão disponíveis para download sob uma licença Creative Commons. Os templates já existentes cobrem aspectos como gerenciamento do tempo, planejamento de projetos, criação de checklists, mapas mentais, GTD, anotações, contatos e muito mais.

Com o D*I*Y Planner você poderá ser produtivo com ferramentas que nunca ficam sem pilha, cabem no bolso da camisa (inclusive a caneta e o clipe!) e podem ser lidas, atualizadas e pesquisadas em qualquer ambiente. Pena que não há uma forma simples de sincronizar com o computador ;-)

O site do D*I*Y Planner é diyplanner.com, e ele traz bastante conteúdo interessante, além dos próprios templates. Vale a visita e o bookmark!

Comprar CDs e DVDs a granel, em tubos ou palitos, é bem mais econômico do que comprá-los na apresentação completa, em caixas normais ou "slim case" - mas acabamos abrindo mão das caixinhas para acondicionamento individual, que podem ser importantes na hora de entregar ou enviar um CD para alguém. A solução mais econômica, na minha opinião, é guardar em uma gaveta as embalagens individuais dos infinitos CDs que vêm de brinde na sua correspondência ou encartados em revistas, e reaproveitá-las quando a necessidade surge. Eu tenho uma caixa de sapatos cheia deste tipo de embalagem.

Mas existe outra solução, ainda mais econômica, e com uma vantagem extra: a extrema personalização. Trata-se do site papercdcase.com, que permite que você informe o título, autor e conteúdo do CD ou DVD e aí gera um arquivo PDF que você imprime e dobra, formando uma caixa perfeita, que pode ser aberta e fechada várias vezes, e tem até uma lombada rígida com identificação do título. E para enviar pelo correio é perfeito: protege a mídia e tem peso desprezível. Coloque nos seus bookmarks!

Por mais que a tecnologia avance, uma realidade sem papel ainda está muito distante de todos nós. Mesmo os mais informatizados ainda recebem contas e contratos por correspondência, anotam (ou recebem) recados em papel, e lêem jornais, revistas e recortes todos os dias. Não é exagero dizer que boa parte das nossas pendências e atividades diárias estão associadas a artefatos em papel.

Depois que li o livro "Getting things done", de David Allen (agora tem também em português, com o nome de "A arte de fazer acontecer"), eu coloquei em prática diversos aspectos da metodologia dele, com resultados excelentes pra minha eficiência e efetividade pessoal. E alguns dos aspectos que tiveram mais resultados estão ligados a uma ferramenta simples e relativamente barata, podendo ser adquirida por menos de R$ 20,00 em boas papelarias: o escaninho com duas (ou três) bandejas para documentos.

um escaninho típico

Eu tenho dois escaninhos, um no escritório de casa e o outro no trabalho. Seu uso é essencialmente simples, e a vantagem não vem da ferramenta em si, mas sim da disciplina associada a ela: um escaninho permite que você faça um acordo mental consigo mesmo, e passe a ter o conforto de saber que todos os documentos (sejam contas a pagar, faturas a receber, artigos ou correspondência a ler, revistas a folhear, ou quaisquer outros) pendentes estarão lá, na bandeja de cima. E que todos os documentos já processados e prontos para encaminhamento a alguém mais estarão na bandeja de baixo. Assim nunca mais você deixará uma tarefa para depois porque não lembra onde largou aquela conta ou o contrato do cartão de crédito que recebeu pelo correio, e sempre que alguém vier buscar algo que você já preparou, você terá a reconfortante certeza de que aquilo que ele ou ela busca estará lá, exatamente na bandeja de baixo.

A própria existência de uma bandeja de entrada única serve como um lembrete visual permanente de quantas coisas estão pendentes, e como um estímulo para que você as resolva - levando à "caixa de entrada vazia" que é título deste blog. Eu fugi um pouco da metodologia do David Allen acrescentando uma terceira bandeja aos meus escaninhos. No caso do escaninho de casa, a terceira bandeja carrega os documentos já processados mas que eu mesmo preciso levar a algum lugar - uma conta que não possa ser paga via Internet, por exemplo. Já no escaninho do trabalho, a terceira bandeja armazena documentos que eu preciso trazer para casa - por exemplo, o contracheque, ou comprovantes para o Imposto de Renda.

Tem mais 2 truques que eu aplico à metodologia dos escaninhos, e que ajudam a esvaziar as caixas de entrada o mais rapidamente possível.

O primeiro vem do próprio livro do David Allen, que estabelece que as tarefas que podem ser feitas em menos de 2 minutos devem ser feitas imediatamente. De fato, às vezes tomar uma decisão, escrever uma resposta ou conferir uma conta que deve ser paga toma um tempo tão curto, que é plenamente possível ter a satisfação de se livrar disso imediatamente - indo direto para a bandeja de saída ou para o arquivo, sem nem ao menos macular a imensidão vazia de sua caixa de entrada meticulosamente controlada.

A outra é tão simples quanto: se ao analisar um item que chegou e vai ser colocado na sua bandeja de entrada você já tiver uma boa idéia do que fazer com ele (mas o procedimento demorar mais do que 2 minutos), anote nele (ou em um post-it, ou em uma nota presa com um clips) esta sua definição, ainda que ela seja óbvia. Com o tempo você vai perceber como esta anotação faz com que este seu pré-planejamento sobre o que fazer com aquele documento deixe de ocupar um lugar importante na sua "lista de tarefas mental", liberando assim espaço para todos os demais problemas do seu dia-a-dia até o momento em que você for de fato fazer o que anotou e anexou ao papel. Experimente!

Nos próximos dias vou procurar falar sobre outros itens de baixa tecnologia e alto retorno em efetividade e produtividade. Fique ligado e sugira os seus!

Não importa se você usa Powerpoint, OpenOffice Impress, Magic Point, slides ou mesmo transparências: os recursos visuais são uma grande ajuda para fixar a sua apresentação na mente da platéia. Mas, se não forem bem utilizados, tendem a se transformar automaticamente em um obstáculo entre você e o público. E o que é pior: você pode nem notar.

Um slide horrível - e há piores!

Tenho assistido a uma grande quantidade de apresentações nos últimos anos, e preparei também o meu próprio quinhão. E abaixo está o meu checklist de o que NÃO fazer ao preparar e exibir uma apresentação, incluindo vários erros que eu mesmo já cometi e ocasionalmente ainda cometo. Sinta-se à vontade para usar e divulgar - o público das milhares de palestras apresentadas todos os dias no Brasil agradece!

Assim, se você quiser que o seu público durma, ou que ele troque sua apresentação por um intervalo para tomar cafezinho, ler uma revista, desenhar na margem da apostila ou simplesmente conversar com o vizinho, basta seguir os passos a seguir.

Mas se você quiser cativar seu público e transmitir sua mensagem, faça o contrário de todos os itens abaixo!

1. Leia os slides. Não os use para o que realmente servem, mas sim como uma gigantesca cola, da qual você lê literalmente, sem nem ao menos acrescentar comentários. Se quiser piorar, use um tom de voz monótono e ocasionalmente repita algumas frases, erguendo a sobrancelha esquerda para denotar importância daquele ponto.
2. Superpopule seus slides com blocos enormes de texto, com a menor fonte que conseguir - Times 11 é um bom começo. Para dispersar a atenção da sua audiência, limitar-se a pontos e palavras-chave é tudo que você não quer. E o esforço adicional para ler tudo enquanto você fala vai ajudar a inspirar no público o desejo de ir ver se o coffee break já está disponível.
3. Use todos os recursos sonoros e de animação que você aprendeu na semana passada. Faça com que cada título e frase surja de uma direção diferente, preferencialmente letra por letra. Aguarde a mensagem se completar na tela, olhando para ela (e jamais para o público) antes de prosseguir sua explicação.
4. No que diz respeito ao estilo visual, seja 8 ou 80: ou use o árido estilo default, com letras pretas sobre fundo branco, ou procure o estilo mais chamativo que encontrar, formando um ilegível carnaval mexicano na tela.
5. Coloque ilustrações engraçadinhas e não relacionadas ao tema da apresentação, mal cortadas ou mal redimensionadas, sem casar com as cores e formato do slide. Ou use aqueles cliparts do Office 97...
6. Use recursos multimídia. Tente sincronizar com uma música de fundo. Ao perceber que não deu certo, interrompa e recomece a apresentação e o áudio. Faça uma pausa de 5 minutos até que o técnico ajuste tudo de novo. Se possível, faça com que o áudio seja ouvido apenas por quem está sentado nas 3 primeiras filas, e faça referências constantes a ele em suas explicações.
7. Não prepare nem ensaie a seqüência certa de slides. Fique pulando alguns e depois retornando a outros, constantemente. De forma alguma permita que o público tenha uma idéia de continuidade, ou de quantos slides faltam para a conclusão. Não informe a duração da apresentação no primeiro slide, e deixe claro que os slides foram copiados e colados de outras apresentações com mais de 5 anos de idade.
8. Cometa erros de ortografia, gramática e conceituação. Preferencialmente nos títulos. Erre seu e-mail e telefone de contato.
9. Copie o seu arquivo de apresentação para um disquete (ou outra mídia ainda menos confiável) sem levar junto outros arquivos de multimídia, relatórios ou mesmo fontes referenciadas pela apresentação. Não faça nenhum ensaio no ambiente real da apresentação, e perceba a ausência dos arquivos apenas no momento da verdade. Interrompa a apresentação por alguns minutos para tentar descobrir por que o vídeo que deveria estar ali não está, ou por que os títulos estão todos em fonte Dingbats. Coloque a culpa no técnico do auditório, e perca a seqüência do que você queria dizer.
10. Jamais leve uma segunda cópia da sua apresentação. Use a mídia mais vagabunda que encontrar: um disquete velho, um CD-RW que veio de brinde com o seu gravador em 2002, um pen drive que ficou na chuva... Se levar seu próprio notebook para o auditório, deixe para conectá-lo apenas no momento do início da sua apresentação, e só aí descubra que a saída de vídeo dele não é do mesmo padrão que o projetor. Paralise tudo por 15 minutos.

Siga as dicas acima e ninguém irá prestar atenção na sua apresentação. Eu prometo que sairei do auditório nos primeiros 5 minutos.

Nota: algumas destas dicas foram inspiradas em artigo publicado originalmente pelo site LogSense - Obrigado!

O pen drive USB já virou quase um acessório de moda, item praticamente obrigatório entre os públicos mais tecnológicos. Também pudera: aumenta a cada dia o volume de dados que precisamos levar de um lado para outro hoje em dia, seja em fotos digitais, músicas, relatórios levados do trabalho para completar em casa, documentos, planilhas, apresentações, vídeos, chaves de criptografia, trabalhos da faculdade ou mesmo uma grande gama de aplicativos e até sistemas operacionais capazes de rodar diretamente das mídias removíveis. E agora que dá de comprar um bom pen drive de 128MB no Submarino por menos de R$ 80,00, esta tecnologia já alcançou o preço que permite a real popularização entre seu público-alvo.

Por ser baseado em um chip de memória flash sem componentes móveis, o pen drive tem como vantagem a extrema portabilidade e robustez: você pode sacudir à vontade e ele continua funcionando. Mas os pen drives de maior capacidade de armazenamento continuam bem caros, e para este tipo de uso ainda há uma outra alternativa interessante: o HD externo.

O HD externo normalmente toma a forma de um estojo ao qual se conecta um HD IDE ou SATA comum (formato 5,25") ou HD de notebook (formato 3,5"), e ele se encarrega de "traduzir" a interface IDE do HD para a interface USB do computador, através de um conector próprio. Pela sua própria natureza, ele funciona como um pen drive - sem necessidade de instalação de drivers em sistemas operacionais recentes (Linux, Mac OS, Windows XP ou 2000).

Até recentemente era comum o HD externo precisar de uma fonte de alimentação externa, mas os modelos mais recentes (especialmente os que usam HDs de notebooks) dispensam esse trambolho adicional, usando um cabo USB especial em "Y" que obtém energia a partir de duas portas USB de seu computador.

Eu comprei um kit completo (estojo + HD de notebook + cabo) por R$ 199,00 (+ SEDEX) no Mercado Livre, nesta oferta. Chegou em 3 dias e funciona muito bem, mas naturalmente não posso garantir. Se você precisa de armazenamento móvel neste estilo, faça uma pesquisa: R$ 199 é menos do que custa um pen drive de 1GB, e este modelo que eu comprei armazena 20GB sem suspirar.