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O que é Home Office?

Home office é ao mesmo tempo a prática de realizar no ambiente doméstico o expediente típico de escritório, e o ambiente em que este expediente acontece. Embora possa ser aplicado a qualquer escritório doméstico, o termo normalmente é usado apenas quando este escritório é usado para atividades profissionais.

Como calcular os custos para montar um escritório em casa? Qual o tipo de infraestrutura necessário para trabalhar?

A infraestrutura sempre precisa ser planejada de acordo com as demandas da atividade que será desempenhada: por exemplo, os home offices de quem trabalha como autônomo, de quem faz teletrabalho para um empregador, de quem atua via Internet e de quem recebe clientes presencialmente têm requisitos radicalmente diferentes entre si.

Na hora de planejar os custos do home office, é preciso considerar o ambiente em si (espaço e mobiliário), os meios de produção da sua atividade profissional (equipamentos e material de expediente), as comunicações (telefone, Internet, fax, ...), os registros e armazenamentos (arquivos, pastas, armários), e eventuais materiais de apoio, como literatura técnica, por exemplo.

Qualquer profissional pode trabalhar em Home Office?

Não, algumas atividades se prestam a home office melhor do que outras. É mais difícil gerenciar uma equipe que opera presencialmente quando seu gestor atua a partir de um home office, por exemplo. A regra é que a adequação ao formato home office cresce conforme se reduzem a quantidade de interações com outros integrantes de um escritório presencial que são exigidas para o sucesso de uma atividade e a dificuldade de obter a infraestrutura necessária para possibilitar exercer a atividade.

Quais as vantagens e desvantagens de trabalhar em Home Office?

As vantagens incluem:

• redução dos deslocamentos,
• maior controle e flexibilidade sobre horários e interrupções,
• proximidade da família,
• possível redução de despesas,
• mais estrutura do que uma “atividade doméstica” tradicional,
• mais motivação para a produtividade,
• mais potencial de qualidade de vida.

As desvantagens são o outro lado da moeda: o risco de misturar vida (e horários, e comunicações, etc.) pessoal e profissional, de não ser percebido como um profissional sério e produtivo,  de ser deixado para trás em promoções e aumentos (quando o home office é de teletrabalho), etc.

Que hábitos ou atitudes podem colocar a produtividade em risco? Como não permitir que isso aconteça, quando há família, filhos pequenos, empregada, enfim, uma casa movimentada?

O essencial é estabelecer, manter e comunicar claramente que o ambiente do home office é um local de trabalho, e que o horário de expediente nele, por mais flexível que seja, é tão sério quanto o de qualquer outro local de trabalho.

Quando há outras pessoas na casa durante o horário de atividade do home office, é essencial haver separação física dos ambientes. Interrupções e contatos familiares são naturais e até desejáveis, mas precisam ser mantidas sob controle. Uma dica é não manter no ambiente do home office “iscas” que atraiam quem não estiver trabalhando: fazer o home office no mesmo local em que estão a melhor TV da casa, o videogame, ou o único acesso à Internet é uma forma de tornar mais difícil a separação necessária.

Há algum constrangimento por trabalhar em casa, quando é necessário fazer uma reunião, por exemplo?

Certamente pode haver, e muitas vezes com plena razão: sem uma estrutura bem ajustada, ambiente doméstico e vida profissional são difíceis de misturar sem passar uma impressão errada a clientes e parceiros que ainda não formaram uma imagem sobre a seriedade do seu trabalho, e sem causar inconveniente a outros moradores da casa.

Se sua atividade envolver a necessidade de realizar reuniões ou receber algum público, vale a pena investir numa separação ainda maior entre os ambientes, com acesso exclusivo ao ambiente de trabalho, ou mesmo em realizar as reuniões em locais externos.

É possível que o profissional fique deprimido, desmotivado por se afastar dos contatos sociais? Como evitar esse sintoma?

O home office tende a ampliar as oportunidades para contatos sociais e profissionais, por dar maior controle sobre a agenda. Quando ocorre na forma de teletrabalho, é interessante manter um cronograma de encontros presenciais com os demais integrantes da equipe, evitando o afastamento do dia-a-dia da empresa. No caso das atividades autônomas, a demanda por contatos com clientes, parceiros e fornecedores ocorre de forma natural.

De que forma a boa administração do tempo tem papel fundamental no Home Office?

No seu home office, ninguém vai cobrar ou impor os horários em que você precisa estar em atividade, mas os clientes e parceiros continuarão a exigir (talvez até ainda mais!) pontualidade nos seus produtos e entregas. Portanto, embora haja flexibilidade, a produção (e suas horas de trabalho!) precisa acontecer, e é o próprio profissional que precisa gerenciar seu tempo.
Como é esse espírito de "estar longe de onde as coisas acontecem"?

Isso é algo que só acontece no caso de teletrabalho, que não é a única modalidade de home office – e mesmo assim só ocorre se o profissional se permitir o isolamento, deixando de estar presente não só ao ambiente, mas também aos contatos da empresa. Quem trabalha em home office de forma autônoma ou independente não está longe de nada – pelo contrário, está sempre no núcleo de suas atividades.

Por que, como e quando você "virou" Home Office?

Meu caso não é típico: adotei o home office para minhas atividades on-line, em complemento à minha atividade diária como administrador. No início era apenas um hobby, mas ao longo dos já quase 5 anos em que a experiência vem durando, este hobby se desenvolveu e acabou se tornando minha principal fonte de renda, embora eu continue mantendo as atividades em expediente diário que mantinha antes. Ou seja: para mim o home office é uma carreira paralela.

Quais são suas atividades atuais? Come é a sua rotina trabalhando em casa? Como funciona o seu horário? O seu trabalho exige muita interação com pessoas?
Meu trabalho em home office é essencialmente on-line, mantendo alguns sites (incluindo o Efetividade.net, o BR-Mac.org e o BR-Linux.org) e produzindo conteúdo textual para outros clientes, incluindo uma revista impressa, um portal nacional e o site de uma empresa de tecnologia, entre outros. Como é atividade criativa, a rotina varia – às vezes escrever um artigo de 3 páginas demora 2 dias, mas outras vezes pode ser feito em 90 minutos.

O importante é cumprir os prazos de entrega, e não o número de horas que passo dentro do meu escritório. Mas geralmente fico nele cerca de 4 horas por dia, cuidando da produção, do apoio administrativo e das comunicações – usualmente por e-mail ou mensagens instantâneas.
 

Quais as principais dicas que você pode passar como alguém que vivencia uma situação do gênero?

Uma síntese da minha experiência atuando em home office, incluindo como montei o meu próprio escritório, pode ser consultada em http://efetivida.de/!3296

A principal dica é ter sempre presente a separação entre “home” e “office”, evitando assim stress com os familiares e também as possíveis consequências quando você deixa o conforto e a proximidade distrai-lo de seus objetivos profissionais.

Outro aspecto a destacar é que nem sempre é possível começar a operar com um home office tão bem montado e suprido quanto se desejaria. É normal começar só com o indispensável mas, conforme sua atividade profissional for demonstrando sua viabilidade e gerando retorno, é importante investir no próprio escritório uma parte deste retorno, melhorando as condições de trabalho e multiplicando a produtividade!

(colaborou Andressa Giro)

Reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, mas também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Que tal um manual de reuniões produtivas com 10 dicas que você pode imprimir e colar no mural, repassar por e-mail para a equipe ou "esquecer" na mesa do seu chefe? É o que procurei providenciar, e fique à vontade para reproduzir no seu grupo, mas não deixe de dizer que veio aqui do Efetividade.net, ok? ;-)

Na prática, sabemos que muitas vezes é possível substituir a reunião por alguma alternativa que reduza os deslocamentos e o tempo de disponibilidade exclusiva dos participantes, mas produza grau de informação e comprometimento similar.  Mas em muitos outros casos a reunião é a melhor alternativa, ou mesmo é obrigatória.

Colocar todos os interessados em um mesmo ambiente, no mesmo horário, e fazer avançar uma agenda em ordem de prioridade, e não em ordem de grau de polêmica de cada tema, são grandes desafios – e percebemos isso sempre que uma reunião mal planejada ou mal coordenada perde muito de sua eficácia potencial.

Vamos portanto às 10 dicas para que as suas próximas reuniões sejam muito mais produtivas!

O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.

A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
 

Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.
 

Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.
 

Elenco de apoio: quanto maior o número de participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
 

Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.

Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores de decisão.
 

Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.  A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.

Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas a regra para os casos normais, quando definida, é melhor que o improviso e a incerteza.
 

Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como” fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.

Assim, quase ninguém resiste a entrar neste debate (“em que linguagem vai ser?”, “com qual ferramenta?”, “qual a potência do motor?”, “no meu tempo isso era feito com arquivos-texto”, etc) logo após a decisão sobre “o que” fazer ter sido tomada. Só que isso tende a fugir da pauta, a não envolver todos os presentes, e até a adiantar perigosamente decisões técnicas que deveriam ser feitas com mais análise.

Se você notar que isso está ocorrendo, proponha uma reunião (não no mesmo dia!) para tratar especificamente do assunto, e prossiga com sua pauta original!
 

Polarização e monólogos. A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.

Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar o direito de réplicas.
 

Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.

Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
 

Secretaria é essencial

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.

O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.

Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou registro, após sua produção).

O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

Modelo de ata de reunião

O modelo de ata do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.

Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela

Leia também:

• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• Sobrevivendo a reuniões: dicas de quem mantém a produtividade mesmo indo a 70 reuniões por semana
• Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões

Na semana passada tivemos um feriadão, e entre um espetinho de alcatra e um caneco de chopp, três pessoas diferentes, em momentos distintos, me contaram que têm a intenção de criar blogs com o objetivo de ganhar dinheiro, e me pediram dicas de como fazer.

Isso me acontece de vez em quando, e até tenho dicas a compartilhar (apesar de não compartilhar do mesmo objetivo), mas o resumo é que é ganhar dinheiro é um objetivo bem difícil de colocar em prática quando se trata de blogs individuais. Algumas pessoas conseguem (e ganham bem!), mas as estatísticas definitivamente não estão a favor de quem tenta.

Sempre que me perguntam, o exemplo didático que me vem à cabeça é o dos sites que acompanham as condições do mar no litoral – um plano comum de todo surfista, pescador e navegante com algum pendor tecnológico.

Este exemplo de site é marcante para mim porque invariavelmente parece uma oportunidade de ouro para quem tem a ideia, e – como moro no litoral - já vi muita gente planejar, começar, e quebrar  a cara sem nem mesmo chegar perto de recuperar o investimento inicial nas câmeras e na hospedagem.

O erro cometido pelos que tentaram e não conseguiram geralmente é o mesmo: tentar se diferenciar em tudo ao mesmo tempo. Ignorando a existência da concorrência, já querem começar cobrindo o litoral do estado inteiro, com câmeras de alta resolução, vários brothers escalados para visitar um conjunto de praias 2 vezes por dia e narrar as condições do mar por lá, planos de captação de recursos com todos os donos de bares das praias e surf shops da região, etc.

A “firma” literalmente vai por água abaixo no primeiro dia com condições de mar excelentes em que os brothers que ainda não estão tendo retorno nenhum acabam preferindo entrar no mar do que ir até a próxima praia,  ou quando vão negociar com o dono do barzinho e descobrem que outros 5 empreendedores já fizeram a mesma oferta a ele, mas ele ainda está esperando aparecer por lá o primeiro que possa demonstrar que já atinge os clientes potenciais dele na prática, e não só em intenções.

Vantagem competitiva e as estratégias genéricas

Não é fácil desenvolver e manter um site rentável, inclusive porque outras pessoas (e empresas) atuam no mesmo ramo e estão competindo pela mesma audiência que você.

E é aqui que entra a minha formação de Administrador: haveria outras bases para explicar essa questão, mas recorro (geralmente sem expor a teoria, mas para vocês posso ser mais detalhado) a algo que todo colega de profissão viu na faculdade: as Vantagens Competitivas, especialmente sob a forma proposta por Michael Porter em meados da década de 1980, e adotada como referência desde então.

Basicamente a vantagem competitiva é a capacidade, alcançada por meio de atributos e recursos, de ter um desempenho superior a outros que atuam no mesmo mercado.

Definir bem qual é o seu mercado pode ajudar bastante – considerando os seus recursos limitados frente à concorrência, é bom começar por um nicho no qual ela não esteja tão atuante, e aplicar a ele (numa situação à qual Porter dá um nome bem claro: “foco”) uma das duas estratégias a seguir.

E como dificilmente você precisa ser o líder absoluto no segmento para assegurar o nível de faturamento desejado, é possível alcançar um nível de estabilidade no qual você tenha seu rendimento e nem chegue a atrair a mira dos recursos superiores da concorrência para tentar removê-lo.

Estratégia genérica 1: liderança de custos

A teoria de Porter define duas estratégias genéricas (aplicáveis inclusive a situações de foco em um nicho): a liderança nos custos e a diferenciação.

Baixo custo é algo natural para a operação dos blogueiros individuais (já que a maioria dos seus custos operacionais são compartilhados e não-contabilizados), e se isso puder ser aplicado à forma como Porter define esta estratégia (baixa diferenciação do produto, linha restrita, nada de personalização, ganho no volume, etc.) e gerar o conteúdo que seu público deseja, pode ser algo a levar em conta.

Ou seja: se, no nicho escolhido, você tiver condições de oferecer e divulgar de forma contínua o conteúdo que interessa aos leitores (no nível de qualidade esperado por eles, e atendendo aos requisitos legais) a um custo mais baixo do que o dos seus concorrentes, você terá boa condição de enfrentá-los – e será uma pedra no sapato deles a partir do momento em que conseguir fazer com que os usuários tenham consciência disso,

Estratégia genérica 2: Diferenciação

Mas a segunda estratégia genérica de Porter para a vantagem competitiva costuma ser muito mais recompensadora para quem publica seu próprio conteúdo: a diferenciação.

Diferenciar-se, neste contexto, é procurar ser o único do ramo a oferecer um determinado conjunto de qualidades do serviço valorizadas pelos clientes.

Entre as áreas típicas de diferenciação estão:

• Design
• Nível de linguagem
• Isenção
• Presença de opinião
• Agilidade na cobertura (rapidez)
• Amplitude da cobertura
• Inovação
• Visão local
• Etc., etc., etc.

Voltando ao exemplo do início do post: se o seu blog for sobre as condições do mar, você pode se diferenciar:

• oferecendo a cobertura da maior quantidade de praias da sua região
• oferecendo a cobertura detalhada de um conjunto específico de praias
• oferecendo imagens com mais nitidez
• oferecendo imagens de mais trechos de cada praia
• acrescentando descrições e comentários (por exemplo, sobre a temperatura da água e a direção da correnteza) de alguém presente ao local, e não algo estimado a partir dos dados de outro site que seus concorrentes e até seus usuários também acessam
• atualizando as informações com regularidade, várias vezes por dia
• inserindo (com redação própria, e não como reprodução ou link para outra fonte) outras informações que interessarão ao mesmo público, como a previsão do tempo, da ondulação, da maré, a turbidez da água, listas de pontos apropriados para o surf, para o mergulho, para a pesca em costões, etc.

Mas é aí que entra o que conversamos no início deste artigo: com recursos limitados, não dá de diferenciar em tudo ao mesmo tempo, e você precisa escolher bem o que vai fazer, antes de começar a investir seu esforço.

Para isso é necessário olhar bem para o que você tem a oferecer, as suas restrições, o que os concorrentes já estão fazendo de bom, e os pontos fracos deles, e a partir daí definir o que você espera ser o seu diferencial.

Meu exemplo prático

No final de fevereiro iniciei um blog novo: o BR-Mac.org. Como os meus outros blogs, o motivo principal de sua existência não é faturar, e sim dar vazão ao meu próprio interesse em um conjunto de assuntos – mas, como quase todos os autores, escrevo pensando em agregar uma audiência e, se possível, interagir com leitores que tenham algo interessante também a compartilhar.

Para isso, após analisar o que os maiores participantes em português na mesma linha andavam fazendo,  decidi: a proposta do BR-Mac precisaria fugir dos modelos de “tutorial permanente do novo usuário” e de reproduzir o rumor nosso de cada dia sobre os lançamentos da Apple, que já aparece em múltiplos sites (frequentemente com as mesmas palavras e títulos).

No lugar disso, busquei diferenciar oferecendo uma cobertura mais aprofundada sobre alguns tópicos que atraem meu próprio interesse (afinal, é pra isso que eu faço o blog) que teoricamente atrairão ao tipo de público que quero atingir, e de vez em quando temperando com algo mais superficial ou voltado ao público iniciante, para poder expandir esse público aos poucos – de preferência levando os iniciantes a se interessar pelos conteúdos mais avançados também.

Vai funcionar para atrair público? Estou acompanhando com atenção. Por enquanto estou satisfeito: o site está no ar há menos de 2 meses e os picos atuais já chegam perto dos 4.000 visitantes diários. Ainda precisa crescer um pouco antes que eu possa considerar um sucesso da estratégia de diferenciação empregada!

Mas, estratégias à parte, o que importa mesmo para mim é o canal que os blogs representam para as minhas pesquisas sobre temas que me interessam, e o diálogo que proporciona com outras pessoas que compartilham o mesmo interesse – e neste sentido o BR-Mac é um sucesso para mim desde já, e desejo que todo mundo que pensa em fazer um blog “para ganhar dinheiro” consiga um dia alcançar essa mesma perspectiva sobre o resultado dos seus esforços ;-)

Há algumas semanas venho acompanhando a odisseia de uma amiga perfeccionista que está às voltas com a confecção de um cartão de visitas para a sua atividade profissional, que é autônoma e relacionada à produção de vídeo.

E eu entendo a razão do drama dela, afinal quando o cartão de visitas é de uma empresa estabelecida e não há aquele interesse em tratá-lo como uma mídia inovadora, a decisão do que fazer constar  nele é bem simples,  não fugindo muito do feijão com arroz:

• Identidade visual e identificação básica da empresa (ou, na ausência, o nome da empresa, logo, slogan e URL)
• Nome da pessoa e cargo
• Endereço, telefone, e-mail

Mas quando o cartão é pessoal, ou de um profissional autônomo, freelancer ou trabalhador de home office, a coisa não é tão simples, especialmente porque falta a moldura (metafórica, claro) que normalmente é dada pela identidade da empresa, e ficam aquelas dúvidas:

• Estou fazendo um cartão da minha pessoa, da minha atividade profissional, ou das duas coisas?
• Devo tentar responder no cartão a todas as possíveis dúvidas de quem o receber, ou me limitar ao essencial?
• Devo fazer um cartão tradicional, ou inovar no formato?
• Etc., etc., etc.

Responder a todas elas depende de cada caso, mas vou oferecer minha resposta pessoal e conto com as suas opiniões nos comentários, ok?

O formato do cartão de visitas

Naturalmente há espaço para variação e criatividade neste ponto, mas se o interesse de distribuir o cartão de visitas for o de gerar contatos profissionais agora e no futuro, há vantagem em escolher um formato padronizado: isso facilita que um cliente organizado consiga colocar  o seu cartão no porta-cartões (em forma de pasta, fichário, de bolso ou tantos outros) e localizar você quando a demanda surgir.

Se for pequeno demais, grande demais, com formato irregular ou se a informação vital estiver no verso, é preciso contar com muita mais sorte na hora de ser encontrado.

Se você não tiver um formato previamente definido, as dimensões definidas na norma ISO 7810, sobre cartões de identificação, podem ser uma boa referência – especialmente o formato ID-1 (85x54mm), que é comum em cartões de visita mas também serve de referência para cartões de banco e documentos de identidade, portanto cabe em qualquer arquivo do gênero.

O cartão é da pessoa ou do profissional?

Na minha opinião, enquanto você tiver esta dúvida, deve possuir 2 cartões diferentes, e levar ambos consigo onde for, distribuindo-os apropriadamente.

Não há nada de errado ou de incomum nisso: quem vive uma realidade de mais de uma atividade profissional já faz isso com naturalidade, e a mesma regra se aplica a quem pensa em usar cartões para contatos não profissionais em paralelo com os dos contatos profissionais.

O conjunto das informações que constarão em cada um dos cartões vai variar, claro: por exemplo, um contato no Facebook ou no MSN cabem muito bem num cartão pessoal, ao mesmo tempo em que o seu ramo de atuação não deve faltar jamais no cartão profissional.

O que deve constar no cartão?

As informações básicas para o cartão profissional de quem trabalha em home office ou de forma autônoma são:

• Nome
• Contato (e-mail, fone, site ou o que for apropriado)
• “O que você faz”

A definição sobre “o que você faz” varia, mas é bom não inventar um nome de empresa de fantasia ou um logotipo copiado de algum lugar – se você atua profissionalmente mas como pessoa física, é melhor assumir isso do que fingir algo diferente.

Um pouco de especificidade vai bem: se o seu negócio é dar manutenção em redes de computadores, tentar se posicionar no cartão como o genérico “Soluções em informática” pode atrair algum contato interessado em algo mais que você faça (o que é possivelmente bom), mas também pode complicar que o cliente diferencie o seu cartão dos outros similares que ele recebeu do cara que dá manutenção em hardware, do que desenvolve sistemas e do que vende equipamentos...

O santo graal dos cartões de visita, que está ao alcance de muitos de nós quando há um pouco de estratégia envolvida, é um diferencial, apresentado na forma de um slogan ou de um atributo que ofereça distinção aos seus serviços.

Não é preciso ir muito longe na criatividade. Tenho exemplos bem básicos aqui no meu arquivo de cartões: o instalador de telas de proteção escreveu “Pontualidade e segurança” – e realmente ele foi muito pontual, ao contrário de seus concorrentes que não cumpriram nem o prazo do orçamento. O eletricista escreveu “Atendemos até 22h e nos finais de semana”, e isso praticamente garante que ele seja sempre o primeiro a ser consultado.

Entendeu a ideia? Se o seu serviço tem um diferencial e ele pode ser descrito em uma frase curta, isso cabe muito bem no seu cartão. Por outro lado, se você está começando em um ramo e ainda não desenvolveu seu diferencial, pode ser mais vantajoso ficar no genérico e rever o cartão quando isso mudar.

Outras dicas para seu cartão de visitas

• Faça na gráfica: por melhor que seja a sua impressora, por mais fina que seja a serrilha do formulário de impressão que você encontrou no mercado, não vale a pena: não vai ficar igual à impressão e recorte profissionais, e passa uma primeira impressão de amadorismo.
• Cartões especiais: se você vai palestrar em um evento em que estarão presentes muitos clientes em potencial, que tal produzir uma série especial de cartões que faça referência à ocasião e ao tema da palestra? Ninguém que conhecer você lá vai esquecê-lo quando visitar o arquivo de cartões... A mesma técnica vale para outras situações especiais, incluindo viagens de prospecção de negócios.
• Reimprima sempre que algo mudar: nada de ficar corrigindo informações com sua caneta, com um sorriso amarelo – “ah, peraí, o telefone mudou, hehe”. Se mudou, reimprima!
• O truque do celular: se você não fizer constar nenhum número de celular no seu cartão (mas tiver nele um número de telefone fixo), poderá fazer uso de uma das raras ocasiões em que complementar o cartão com a caneta na hora de entregá-lo é visto como algo positivo: quando quiser passar o número do celular, mencione ao cliente que normalmente não repassa aquele número, mas tendo em vista a situação especial dele, ele pode usá-lo.
• O truque da oportunidade de negócio: se você está passando o cartão para alguém que entrou em contato casual (ou seja, não em uma reunião agendada) em um evento em que este possível cliente vai estar em contato com muitas outras pessoas do mesmo ramo, e neste contato tratou sobre alguma oferta ou oportunidade específica, pode ser uma boa ideia anotar esta oportunidade no verso do cartão na hora de entregá-lo, para que ele possa melhor diferenciá-lo depois. Mas se for mencionar algum detalhe específico (preços, promoções, etc.), mencione também uma data de validade para a oferta, para que ele não queira expor você a um “compromisso” meses depois.
• Menos é mais: a não ser que haja um profissional do design gráfico envolvido, cuidado com os exageros de forma: variações tipográficas, cores vivas, fundos extravagantes, materiais incomuns, texturas, recortes, etc. são recursos valiosos só quando usados com critério. O mesmo vale para o conteúdo. Colocar a tabela da copa, o calendário lunar e os fones de emergência só serve bem para a mercearia, que quer que o cartão fique exposto na cozinha por alguns meses, e não disponível no arquivo por alguns anos.

Para completar: cuide bem dos seus cartões. Leve-os em um estojo adequado, não os amasse, risque, molhe, nem deixe o papel mudar de tonalidade. Se algo de errado acontecer com eles, descarte-os e substitua, afinal cartões são um instrumento que ajuda a compor a primeira impressão sobre você!

Leia também:

• Cartão de visita: o seu está precisando de um upgrade?
• 10 dicas para criar os melhores cartões de visita e usá-los com efetividade

Só não erra quem não tenta, e muitas vezes o medo excessivo de falhar é um grande obstáculo ao desenvolvimento de soluções criativas.

Hoje é a Páscoa, data que simboliza a renovação e enseja um bom momento de refletir sobre renovar os projetos pessoais em andamento que não estão atingindo os resultados esperados. Será que eles devem continuar? Será que você está se permitindo pensar criativamente em soluções, ou o medo de falhar está limitando as suas iniciativas?

Em um processo já estabelecido e bem definido, não se pode mesmo deixar espaço para a ocorrência de falhas: a eficiência e a qualidade passam a ser norma. Não há desculpa para a situação abaixo: uma falha em um projeto para o qual existem métodos conhecidos que conduzem ao acerto:

Mas é necessário deixar de fazer a situação acima, que ocorre (indevidamente, é claro) em situações planejadas e estabelecidas, nos levar a confundir toda falha com a derrota e com a ineficiência. Quando ainda se está desenvolvendo uma solução, errar faz parte do processo criativo, e frequentemente o estudo do erro é o elemento que permite colher o conhecimento importante para acertar na próxima tentativa.

Thomas Edison, inventor da lâmpada incandescente, testou centenas de outras alternativas antes de chegar à sua luminosa solução definitiva baseada em um filamento de carbono em uma câmara de vácuo. Quando perguntado por um repórter sobre como tinha sido a sensação de falhar nas outras 700 tentativas que não conduziram a uma lâmpada funcional, Edison teria respondido "Eu não falhei nenhuma vez. Eu descobri centenas de maneiras que não funcionam. Eliminando as maneiras que não funcionam,eu me aproximo de conhecer as que funcionam" - e a cada vez tomou notas, registrou novos conhecimentos, e se aproximou mais do seu alvo.

Embora o exemplo acima seja apenas uma questão de atitude, quase motivacional na sua essência, Edison também não era alguém isento de errar: entre suas tentativas que não chegaram ao sucesso estiveram um plano para passar a construir com cimento e em larga escala a mobília e vários utensílios domésticos (até pianos!), um modelo inicial de cinema com áudio, e um modo de automatizar a mineração do ferro no qual investiu grande parte do que obteve vendendo suas ações da General Electric.

Cada uma das 3 tentativas falhadas acima, considerando o esforço e os recursos empregados nela, poderiam ter sido os fracassos que marcaram uma vida. Mas Edison sabia que errar mais é muitas vezes o requisito para poder também acertar ainda mais, e assim ele é lembrado por sucessos muito maiores e que mudaram a civilização e a cultura, como a lâmpada elétrica e o fonógrafo.

Henry Ford, outro visionário que mudou o mundo ao colocar em prática suas ideias sobre a produção em massa e assim revolucionou o setor de transportes, também teve seus fracassos (um deles localizado no meio da nossa floresta amazônica), mas também sabia usá-los como impulso para acertar mais, e é dele a frase que quero destacar neste post:

"Falhar é simplesmente a oportunidade de começar de novo, dessa vez mais inteligentemente" - Henry Ford

Claro que nada disso é desculpa para ser descuidado, agir sem planejar ou mesmo exigir menos de si: a falha é positiva quando ocorre em um processo criativo e é aproveitada como um instrumento de melhoria.

Depois de falhar, portanto, faça um bom diagnóstico, descubra a razão da falha, qual o seu grau de responsabilidade sobre ela, e o que você sabe agora que não sabia antes de ter falhado - e use essa informação para planejar sua próxima experiência, sempre com a intenção de falhar menos.

A falha e o erro se convertem em fracasso quando você para de tentar. Na prática, entretanto, muitas vezes um tropeço evita uma queda muito maior, e as tentativas falhadas oferecem conhecimento que não estaria disponível de outra forma, como bem observou Thomas Edison.

Errar geralmente faz parte do desenvolvimento de uma solução inovadora. Se você investir (nos recursos, na motivação, na credibilidade) para se permitir errar mais, terá condições de acertar mais também, sem tratar cada tentativa e experiência como se ela fosse a última bala do revólver.

E conforme for aprendendo a importância de uma falha estrategicamente posicionada, lembre-se das palavras do dramaturgo Samuel Beckett: "Sempre tentaste, sempre falhaste. Não importa. Falhe de novo. Falhe melhor."

E é neste contexto que desejo aos leitores do Efetividade que saibam falhar cada vez melhor. Feliz Páscoa!