Reuniões, atas e pautas são instrumentos eficazes de comunicação quando bem empregados, mas também podem ser ineficientes ralos de produtividade quando abusadas ou mal executadas.

Que tal um manual de reuniões produtivas com 10 dicas que você pode imprimir e colar no mural, repassar por e-mail para a equipe ou "esquecer" na mesa do seu chefe? É o que procurei providenciar, e fique à vontade para reproduzir no seu grupo, mas não deixe de dizer que veio aqui do Efetividade.net, ok? ;-)

Na prática, sabemos que muitas vezes é possível substituir a reunião por alguma alternativa que reduza os deslocamentos e o tempo de disponibilidade exclusiva dos participantes, mas produza grau de informação e comprometimento similar.  Mas em muitos outros casos a reunião é a melhor alternativa, ou mesmo é obrigatória.

Colocar todos os interessados em um mesmo ambiente, no mesmo horário, e fazer avançar uma agenda em ordem de prioridade, e não em ordem de grau de polêmica de cada tema, são grandes desafios – e percebemos isso sempre que uma reunião mal planejada ou mal coordenada perde muito de sua eficácia potencial.

Vamos portanto às 10 dicas para que as suas próximas reuniões sejam muito mais produtivas!

O Manual da Reunião Efetiva

Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.

A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.

Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.

Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
 

Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.

Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.
 

Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.
 

Elenco de apoio: quanto maior o número de participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
 

Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.

Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores de decisão.
 

Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo.  A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.

Mas a cortesia não basta: é importante haver uma política clara quanto ao tratamento de ligações, torpedos, etc. É aceitável lidar com eles no próprio ambiente da reunião? É preferível sair da sala? Ou eles devem ser ignorados por toda a duração do encontro? Exceções são inevitáveis, mas a regra para os casos normais, quando definida, é melhor que o improviso e a incerteza.
 

Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como” fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.

Assim, quase ninguém resiste a entrar neste debate (“em que linguagem vai ser?”, “com qual ferramenta?”, “qual a potência do motor?”, “no meu tempo isso era feito com arquivos-texto”, etc) logo após a decisão sobre “o que” fazer ter sido tomada. Só que isso tende a fugir da pauta, a não envolver todos os presentes, e até a adiantar perigosamente decisões técnicas que deveriam ser feitas com mais análise.

Se você notar que isso está ocorrendo, proponha uma reunião (não no mesmo dia!) para tratar especificamente do assunto, e prossiga com sua pauta original!
 

Polarização e monólogos. A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.

Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar o direito de réplicas.
 

Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.

Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
 

Secretaria é essencial

Toda reunião precisa de um secretário ou secretária previamente designado. Pode ser um dos participantes, que recebe esta atribuição adicional, ou uma pessoa que não participa das deliberações da reunião em si (embora esteja presente), mas fica encarregada de secretariá-la.

O papel do secretário é simples, mas exige atenção: ele deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata ou resumo sumarizando-as – logo após a reunião.

Idealmente, antes de encerrar a reunião o secretário deve ser convidado a ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que todos os presentes têm o mesmo entendimento (naturalmente eles terão outra oportunidade para confirmar se concordam também com a ata ou registro, após sua produção).

O ideal é haver um mecanismo previamente definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de propor fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.

Modelo de ata de reunião

O modelo de ata do Efetividade.net está à disposição, mas sabemos que em reuniões de equipe nem sempre é necessário seguir o velho modelo formal de ata: um registro simples (ou o chamado “resumo executivo”), com uma descrição informal em texto livre, é suficiente para preservar a memória da reunião.

Mas, seja qual for o modelo, os itens abaixo não podem faltar na sua ata ou registro de reunião:

• Tema da reunião
• Motivo da sua realização
• Data, horário, duração e local em que se realizou
• Quem a conduziu (se for o caso), quem secretariou e quem esteve presente
• Tópicos discutidos e decisões tomadas
• Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável por ela

Leia também:

• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• Sobrevivendo a reuniões: dicas de quem mantém a produtividade mesmo indo a 70 reuniões por semana
• Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões

Na semana passada tivemos um feriadão, e entre um espetinho de alcatra e um caneco de chopp, três pessoas diferentes, em momentos distintos, me contaram que têm a intenção de criar blogs com o objetivo de ganhar dinheiro, e me pediram dicas de como fazer.

Isso me acontece de vez em quando, e até tenho dicas a compartilhar (apesar de não compartilhar do mesmo objetivo), mas o resumo é que é ganhar dinheiro é um objetivo bem difícil de colocar em prática quando se trata de blogs individuais. Algumas pessoas conseguem (e ganham bem!), mas as estatísticas definitivamente não estão a favor de quem tenta.

Sempre que me perguntam, o exemplo didático que me vem à cabeça é o dos sites que acompanham as condições do mar no litoral – um plano comum de todo surfista, pescador e navegante com algum pendor tecnológico.

Este exemplo de site é marcante para mim porque invariavelmente parece uma oportunidade de ouro para quem tem a ideia, e – como moro no litoral - já vi muita gente planejar, começar, e quebrar  a cara sem nem mesmo chegar perto de recuperar o investimento inicial nas câmeras e na hospedagem.

O erro cometido pelos que tentaram e não conseguiram geralmente é o mesmo: tentar se diferenciar em tudo ao mesmo tempo. Ignorando a existência da concorrência, já querem começar cobrindo o litoral do estado inteiro, com câmeras de alta resolução, vários brothers escalados para visitar um conjunto de praias 2 vezes por dia e narrar as condições do mar por lá, planos de captação de recursos com todos os donos de bares das praias e surf shops da região, etc.

A “firma” literalmente vai por água abaixo no primeiro dia com condições de mar excelentes em que os brothers que ainda não estão tendo retorno nenhum acabam preferindo entrar no mar do que ir até a próxima praia,  ou quando vão negociar com o dono do barzinho e descobrem que outros 5 empreendedores já fizeram a mesma oferta a ele, mas ele ainda está esperando aparecer por lá o primeiro que possa demonstrar que já atinge os clientes potenciais dele na prática, e não só em intenções.

Vantagem competitiva e as estratégias genéricas

Não é fácil desenvolver e manter um site rentável, inclusive porque outras pessoas (e empresas) atuam no mesmo ramo e estão competindo pela mesma audiência que você.

E é aqui que entra a minha formação de Administrador: haveria outras bases para explicar essa questão, mas recorro (geralmente sem expor a teoria, mas para vocês posso ser mais detalhado) a algo que todo colega de profissão viu na faculdade: as Vantagens Competitivas, especialmente sob a forma proposta por Michael Porter em meados da década de 1980, e adotada como referência desde então.

Basicamente a vantagem competitiva é a capacidade, alcançada por meio de atributos e recursos, de ter um desempenho superior a outros que atuam no mesmo mercado.

Definir bem qual é o seu mercado pode ajudar bastante – considerando os seus recursos limitados frente à concorrência, é bom começar por um nicho no qual ela não esteja tão atuante, e aplicar a ele (numa situação à qual Porter dá um nome bem claro: “foco”) uma das duas estratégias a seguir.

E como dificilmente você precisa ser o líder absoluto no segmento para assegurar o nível de faturamento desejado, é possível alcançar um nível de estabilidade no qual você tenha seu rendimento e nem chegue a atrair a mira dos recursos superiores da concorrência para tentar removê-lo.

Estratégia genérica 1: liderança de custos

A teoria de Porter define duas estratégias genéricas (aplicáveis inclusive a situações de foco em um nicho): a liderança nos custos e a diferenciação.

Baixo custo é algo natural para a operação dos blogueiros individuais (já que a maioria dos seus custos operacionais são compartilhados e não-contabilizados), e se isso puder ser aplicado à forma como Porter define esta estratégia (baixa diferenciação do produto, linha restrita, nada de personalização, ganho no volume, etc.) e gerar o conteúdo que seu público deseja, pode ser algo a levar em conta.

Ou seja: se, no nicho escolhido, você tiver condições de oferecer e divulgar de forma contínua o conteúdo que interessa aos leitores (no nível de qualidade esperado por eles, e atendendo aos requisitos legais) a um custo mais baixo do que o dos seus concorrentes, você terá boa condição de enfrentá-los – e será uma pedra no sapato deles a partir do momento em que conseguir fazer com que os usuários tenham consciência disso,

Estratégia genérica 2: Diferenciação

Mas a segunda estratégia genérica de Porter para a vantagem competitiva costuma ser muito mais recompensadora para quem publica seu próprio conteúdo: a diferenciação.

Diferenciar-se, neste contexto, é procurar ser o único do ramo a oferecer um determinado conjunto de qualidades do serviço valorizadas pelos clientes.

Entre as áreas típicas de diferenciação estão:

• Design
• Nível de linguagem
• Isenção
• Presença de opinião
• Agilidade na cobertura (rapidez)
• Amplitude da cobertura
• Inovação
• Visão local
• Etc., etc., etc.

Voltando ao exemplo do início do post: se o seu blog for sobre as condições do mar, você pode se diferenciar:

• oferecendo a cobertura da maior quantidade de praias da sua região
• oferecendo a cobertura detalhada de um conjunto específico de praias
• oferecendo imagens com mais nitidez
• oferecendo imagens de mais trechos de cada praia
• acrescentando descrições e comentários (por exemplo, sobre a temperatura da água e a direção da correnteza) de alguém presente ao local, e não algo estimado a partir dos dados de outro site que seus concorrentes e até seus usuários também acessam
• atualizando as informações com regularidade, várias vezes por dia
• inserindo (com redação própria, e não como reprodução ou link para outra fonte) outras informações que interessarão ao mesmo público, como a previsão do tempo, da ondulação, da maré, a turbidez da água, listas de pontos apropriados para o surf, para o mergulho, para a pesca em costões, etc.

Mas é aí que entra o que conversamos no início deste artigo: com recursos limitados, não dá de diferenciar em tudo ao mesmo tempo, e você precisa escolher bem o que vai fazer, antes de começar a investir seu esforço.

Para isso é necessário olhar bem para o que você tem a oferecer, as suas restrições, o que os concorrentes já estão fazendo de bom, e os pontos fracos deles, e a partir daí definir o que você espera ser o seu diferencial.

Meu exemplo prático

No final de fevereiro iniciei um blog novo: o BR-Mac.org. Como os meus outros blogs, o motivo principal de sua existência não é faturar, e sim dar vazão ao meu próprio interesse em um conjunto de assuntos – mas, como quase todos os autores, escrevo pensando em agregar uma audiência e, se possível, interagir com leitores que tenham algo interessante também a compartilhar.

Para isso, após analisar o que os maiores participantes em português na mesma linha andavam fazendo,  decidi: a proposta do BR-Mac precisaria fugir dos modelos de “tutorial permanente do novo usuário” e de reproduzir o rumor nosso de cada dia sobre os lançamentos da Apple, que já aparece em múltiplos sites (frequentemente com as mesmas palavras e títulos).

No lugar disso, busquei diferenciar oferecendo uma cobertura mais aprofundada sobre alguns tópicos que atraem meu próprio interesse (afinal, é pra isso que eu faço o blog) que teoricamente atrairão ao tipo de público que quero atingir, e de vez em quando temperando com algo mais superficial ou voltado ao público iniciante, para poder expandir esse público aos poucos – de preferência levando os iniciantes a se interessar pelos conteúdos mais avançados também.

Vai funcionar para atrair público? Estou acompanhando com atenção. Por enquanto estou satisfeito: o site está no ar há menos de 2 meses e os picos atuais já chegam perto dos 4.000 visitantes diários. Ainda precisa crescer um pouco antes que eu possa considerar um sucesso da estratégia de diferenciação empregada!

Mas, estratégias à parte, o que importa mesmo para mim é o canal que os blogs representam para as minhas pesquisas sobre temas que me interessam, e o diálogo que proporciona com outras pessoas que compartilham o mesmo interesse – e neste sentido o BR-Mac é um sucesso para mim desde já, e desejo que todo mundo que pensa em fazer um blog “para ganhar dinheiro” consiga um dia alcançar essa mesma perspectiva sobre o resultado dos seus esforços ;-)

Há algumas semanas venho acompanhando a odisseia de uma amiga perfeccionista que está às voltas com a confecção de um cartão de visitas para a sua atividade profissional, que é autônoma e relacionada à produção de vídeo.

E eu entendo a razão do drama dela, afinal quando o cartão de visitas é de uma empresa estabelecida e não há aquele interesse em tratá-lo como uma mídia inovadora, a decisão do que fazer constar  nele é bem simples,  não fugindo muito do feijão com arroz:

• Identidade visual e identificação básica da empresa (ou, na ausência, o nome da empresa, logo, slogan e URL)
• Nome da pessoa e cargo
• Endereço, telefone, e-mail

Mas quando o cartão é pessoal, ou de um profissional autônomo, freelancer ou trabalhador de home office, a coisa não é tão simples, especialmente porque falta a moldura (metafórica, claro) que normalmente é dada pela identidade da empresa, e ficam aquelas dúvidas:

• Estou fazendo um cartão da minha pessoa, da minha atividade profissional, ou das duas coisas?
• Devo tentar responder no cartão a todas as possíveis dúvidas de quem o receber, ou me limitar ao essencial?
• Devo fazer um cartão tradicional, ou inovar no formato?
• Etc., etc., etc.

Responder a todas elas depende de cada caso, mas vou oferecer minha resposta pessoal e conto com as suas opiniões nos comentários, ok?

O formato do cartão de visitas

Naturalmente há espaço para variação e criatividade neste ponto, mas se o interesse de distribuir o cartão de visitas for o de gerar contatos profissionais agora e no futuro, há vantagem em escolher um formato padronizado: isso facilita que um cliente organizado consiga colocar  o seu cartão no porta-cartões (em forma de pasta, fichário, de bolso ou tantos outros) e localizar você quando a demanda surgir.

Se for pequeno demais, grande demais, com formato irregular ou se a informação vital estiver no verso, é preciso contar com muita mais sorte na hora de ser encontrado.

Se você não tiver um formato previamente definido, as dimensões definidas na norma ISO 7810, sobre cartões de identificação, podem ser uma boa referência – especialmente o formato ID-1 (85x54mm), que é comum em cartões de visita mas também serve de referência para cartões de banco e documentos de identidade, portanto cabe em qualquer arquivo do gênero.

O cartão é da pessoa ou do profissional?

Na minha opinião, enquanto você tiver esta dúvida, deve possuir 2 cartões diferentes, e levar ambos consigo onde for, distribuindo-os apropriadamente.

Não há nada de errado ou de incomum nisso: quem vive uma realidade de mais de uma atividade profissional já faz isso com naturalidade, e a mesma regra se aplica a quem pensa em usar cartões para contatos não profissionais em paralelo com os dos contatos profissionais.

O conjunto das informações que constarão em cada um dos cartões vai variar, claro: por exemplo, um contato no Facebook ou no MSN cabem muito bem num cartão pessoal, ao mesmo tempo em que o seu ramo de atuação não deve faltar jamais no cartão profissional.

O que deve constar no cartão?

As informações básicas para o cartão profissional de quem trabalha em home office ou de forma autônoma são:

• Nome
• Contato (e-mail, fone, site ou o que for apropriado)
• “O que você faz”

A definição sobre “o que você faz” varia, mas é bom não inventar um nome de empresa de fantasia ou um logotipo copiado de algum lugar – se você atua profissionalmente mas como pessoa física, é melhor assumir isso do que fingir algo diferente.

Um pouco de especificidade vai bem: se o seu negócio é dar manutenção em redes de computadores, tentar se posicionar no cartão como o genérico “Soluções em informática” pode atrair algum contato interessado em algo mais que você faça (o que é possivelmente bom), mas também pode complicar que o cliente diferencie o seu cartão dos outros similares que ele recebeu do cara que dá manutenção em hardware, do que desenvolve sistemas e do que vende equipamentos...

O santo graal dos cartões de visita, que está ao alcance de muitos de nós quando há um pouco de estratégia envolvida, é um diferencial, apresentado na forma de um slogan ou de um atributo que ofereça distinção aos seus serviços.

Não é preciso ir muito longe na criatividade. Tenho exemplos bem básicos aqui no meu arquivo de cartões: o instalador de telas de proteção escreveu “Pontualidade e segurança” – e realmente ele foi muito pontual, ao contrário de seus concorrentes que não cumpriram nem o prazo do orçamento. O eletricista escreveu “Atendemos até 22h e nos finais de semana”, e isso praticamente garante que ele seja sempre o primeiro a ser consultado.

Entendeu a ideia? Se o seu serviço tem um diferencial e ele pode ser descrito em uma frase curta, isso cabe muito bem no seu cartão. Por outro lado, se você está começando em um ramo e ainda não desenvolveu seu diferencial, pode ser mais vantajoso ficar no genérico e rever o cartão quando isso mudar.

Outras dicas para seu cartão de visitas

• Faça na gráfica: por melhor que seja a sua impressora, por mais fina que seja a serrilha do formulário de impressão que você encontrou no mercado, não vale a pena: não vai ficar igual à impressão e recorte profissionais, e passa uma primeira impressão de amadorismo.
• Cartões especiais: se você vai palestrar em um evento em que estarão presentes muitos clientes em potencial, que tal produzir uma série especial de cartões que faça referência à ocasião e ao tema da palestra? Ninguém que conhecer você lá vai esquecê-lo quando visitar o arquivo de cartões... A mesma técnica vale para outras situações especiais, incluindo viagens de prospecção de negócios.
• Reimprima sempre que algo mudar: nada de ficar corrigindo informações com sua caneta, com um sorriso amarelo – “ah, peraí, o telefone mudou, hehe”. Se mudou, reimprima!
• O truque do celular: se você não fizer constar nenhum número de celular no seu cartão (mas tiver nele um número de telefone fixo), poderá fazer uso de uma das raras ocasiões em que complementar o cartão com a caneta na hora de entregá-lo é visto como algo positivo: quando quiser passar o número do celular, mencione ao cliente que normalmente não repassa aquele número, mas tendo em vista a situação especial dele, ele pode usá-lo.
• O truque da oportunidade de negócio: se você está passando o cartão para alguém que entrou em contato casual (ou seja, não em uma reunião agendada) em um evento em que este possível cliente vai estar em contato com muitas outras pessoas do mesmo ramo, e neste contato tratou sobre alguma oferta ou oportunidade específica, pode ser uma boa ideia anotar esta oportunidade no verso do cartão na hora de entregá-lo, para que ele possa melhor diferenciá-lo depois. Mas se for mencionar algum detalhe específico (preços, promoções, etc.), mencione também uma data de validade para a oferta, para que ele não queira expor você a um “compromisso” meses depois.
• Menos é mais: a não ser que haja um profissional do design gráfico envolvido, cuidado com os exageros de forma: variações tipográficas, cores vivas, fundos extravagantes, materiais incomuns, texturas, recortes, etc. são recursos valiosos só quando usados com critério. O mesmo vale para o conteúdo. Colocar a tabela da copa, o calendário lunar e os fones de emergência só serve bem para a mercearia, que quer que o cartão fique exposto na cozinha por alguns meses, e não disponível no arquivo por alguns anos.

Para completar: cuide bem dos seus cartões. Leve-os em um estojo adequado, não os amasse, risque, molhe, nem deixe o papel mudar de tonalidade. Se algo de errado acontecer com eles, descarte-os e substitua, afinal cartões são um instrumento que ajuda a compor a primeira impressão sobre você!

Leia também:

• Cartão de visita: o seu está precisando de um upgrade?
• 10 dicas para criar os melhores cartões de visita e usá-los com efetividade

Só não erra quem não tenta, e muitas vezes o medo excessivo de falhar é um grande obstáculo ao desenvolvimento de soluções criativas.

Hoje é a Páscoa, data que simboliza a renovação e enseja um bom momento de refletir sobre renovar os projetos pessoais em andamento que não estão atingindo os resultados esperados. Será que eles devem continuar? Será que você está se permitindo pensar criativamente em soluções, ou o medo de falhar está limitando as suas iniciativas?

Em um processo já estabelecido e bem definido, não se pode mesmo deixar espaço para a ocorrência de falhas: a eficiência e a qualidade passam a ser norma. Não há desculpa para a situação abaixo: uma falha em um projeto para o qual existem métodos conhecidos que conduzem ao acerto:

Mas é necessário deixar de fazer a situação acima, que ocorre (indevidamente, é claro) em situações planejadas e estabelecidas, nos levar a confundir toda falha com a derrota e com a ineficiência. Quando ainda se está desenvolvendo uma solução, errar faz parte do processo criativo, e frequentemente o estudo do erro é o elemento que permite colher o conhecimento importante para acertar na próxima tentativa.

Thomas Edison, inventor da lâmpada incandescente, testou centenas de outras alternativas antes de chegar à sua luminosa solução definitiva baseada em um filamento de carbono em uma câmara de vácuo. Quando perguntado por um repórter sobre como tinha sido a sensação de falhar nas outras 700 tentativas que não conduziram a uma lâmpada funcional, Edison teria respondido "Eu não falhei nenhuma vez. Eu descobri centenas de maneiras que não funcionam. Eliminando as maneiras que não funcionam,eu me aproximo de conhecer as que funcionam" - e a cada vez tomou notas, registrou novos conhecimentos, e se aproximou mais do seu alvo.

Embora o exemplo acima seja apenas uma questão de atitude, quase motivacional na sua essência, Edison também não era alguém isento de errar: entre suas tentativas que não chegaram ao sucesso estiveram um plano para passar a construir com cimento e em larga escala a mobília e vários utensílios domésticos (até pianos!), um modelo inicial de cinema com áudio, e um modo de automatizar a mineração do ferro no qual investiu grande parte do que obteve vendendo suas ações da General Electric.

Cada uma das 3 tentativas falhadas acima, considerando o esforço e os recursos empregados nela, poderiam ter sido os fracassos que marcaram uma vida. Mas Edison sabia que errar mais é muitas vezes o requisito para poder também acertar ainda mais, e assim ele é lembrado por sucessos muito maiores e que mudaram a civilização e a cultura, como a lâmpada elétrica e o fonógrafo.

Henry Ford, outro visionário que mudou o mundo ao colocar em prática suas ideias sobre a produção em massa e assim revolucionou o setor de transportes, também teve seus fracassos (um deles localizado no meio da nossa floresta amazônica), mas também sabia usá-los como impulso para acertar mais, e é dele a frase que quero destacar neste post:

"Falhar é simplesmente a oportunidade de começar de novo, dessa vez mais inteligentemente" - Henry Ford

Claro que nada disso é desculpa para ser descuidado, agir sem planejar ou mesmo exigir menos de si: a falha é positiva quando ocorre em um processo criativo e é aproveitada como um instrumento de melhoria.

Depois de falhar, portanto, faça um bom diagnóstico, descubra a razão da falha, qual o seu grau de responsabilidade sobre ela, e o que você sabe agora que não sabia antes de ter falhado - e use essa informação para planejar sua próxima experiência, sempre com a intenção de falhar menos.

A falha e o erro se convertem em fracasso quando você para de tentar. Na prática, entretanto, muitas vezes um tropeço evita uma queda muito maior, e as tentativas falhadas oferecem conhecimento que não estaria disponível de outra forma, como bem observou Thomas Edison.

Errar geralmente faz parte do desenvolvimento de uma solução inovadora. Se você investir (nos recursos, na motivação, na credibilidade) para se permitir errar mais, terá condições de acertar mais também, sem tratar cada tentativa e experiência como se ela fosse a última bala do revólver.

E conforme for aprendendo a importância de uma falha estrategicamente posicionada, lembre-se das palavras do dramaturgo Samuel Beckett: "Sempre tentaste, sempre falhaste. Não importa. Falhe de novo. Falhe melhor."

E é neste contexto que desejo aos leitores do Efetividade que saibam falhar cada vez melhor. Feliz Páscoa!

Que tal aproveitar o feriadão para colocar o seu projeto web pessoal em uma hospedagem com mais recursos?

Vários provedores comerciais oferecem isso, neste post eu menciono pelo menos 3 deles, mas para um deles (do qual sou cliente) eu voltei a dispor de convites que dão um bom desconto na assinatura, e eles estão à disposição de vocês ;-)

Hospedagem de sites em provedores comerciais costuma ser uma boa opção para quem tem um projeto pessoal na web e pretende vê-lo se desenvolver - afinal há limites relativamente estreitos para o que se pode fazer em hospedagens gratuitas, e quando se sobe ao próximo degrau na escala e se passa ao modelo econômico de hospedagem em servidores compartilhados (em que um provedor lhe oferece uma parcela dos recursos, e uma área exclusiva, em um servidor web gerenciado por ele), as oportunidades se multiplicam e seu site pode crescer mais (até chegar a precisar subir o próximo degrau, sucessivamente).

E a quantidade de alternativas para quem busca uma hospedagem web comercial chega a assustar. Mas é possível recomendar várias delas, e quero começar o artigo sublinhando uma indicação para a Via Hospedagem, que tem planos pagos em reais, limites que atendem à maioria das necessidades dos blogueiros e criadores de sites, e atendimento classe A.

Mas minha opção é diferente: eu "me viro" bem com as tecnologias da web, não encontro grande dificuldade com paineis de controle em inglês e desde 2005 hospedo meus projetos pessoais em crescimento (e o Efetividade.net já foi um deles, migrando para opções mais avançadas do Dreamhost enquanto crescia, até alcançar cerca de 25.000 visitantes diários e precisar mudar pra um esquema maior) no Dreamhost, um provedor de hospedagem web barato e que tem os requisitos que procuro - e que até para os meus testes é bem mais cômodo do que rodar meu próprio servidor Apache em um computador de casa...

Atualmente o meu projeto em desenvolvimento é o BR-Mac.org, no ar desde fevereiro, ainda bem pequeno (com picos que não ultrapassam os 4.000 visitantes diários), e hospedado com tranquilidade no Dreamhost.

Minha opinião sobre o Dreamhost

O Dreamhost permite que você hospede um número ilimitado de sites, domínios e usuários, e estes usuários (e você) podem ter acesso via SSH e FTP, contas de e-mail (POP, IMAP, SMTP e Webmail), hospedar um número ilimitado de bases de dados MySQL, e muito mais.

A hospedagem web também é bem completa, com itens como

• PHP, Perl, Python, CGI, Ruby on Rails, SSI, MySQL 5
• Mail (IMAP, POP, SMTP, webmail, listas)
• Instalação facilitada do WordPress
• acesso completo à shell dos usuários (os servidores rodam Debian),
• cron,
• repositórios SVN e CVS para o seu site,
• e muito mais.

Além disso, o usuário ganha grátis o registro de um domínio (.com, .net ou .org) ao contratar a hospedagem, e há instaladores automatizados para aplicativos populares como o WordPress, Gallery, ZenCart, Joomla, Moodle, dotProject, MediaWiki, Trac e outros que podem servir como a base para o seu projeto web.

Painel de controle da hospedagem - clique para ampliar

O espaço ocupado pelo site e a transferência gerada por ele são ilimitados, mas não entenda isso do jeito errado: há limites quanto ao uso de CPU e memória (que muitas vezes "pegam" quem erra a mão na hora de ativar plugins ou scripts em seu site) e fiscalização bem estrita quanto a uso indevido (por exemplo, violação de direitos autorais ou uso para outros propósitos que não a hospedagem de suas páginas web).

Ou, como definiu o Marcos Elias:

Hospedagem compartilhada é tudo igual: se seu site crescer (e consequentemente consumir muitos recursos) uma hora ou outra te chutarão, quase sempre sem avisar, ou seja, vc pode peder visitas e dinheiro.

Cuidado pra não se iludir com os “ilimitados”, porque na prática é como aqueles planos de internet 3G ilimitada com limites que não divulgam (no caso de hospedagem, limite de tempo de processamento e memória).

Nunca passei pela experiência de ser "chutado" como disse o Marcos (nem quando tinha mais de 20.000 usuários por dia no Dreamhost), mas ficar de olhos abertos é bom: a partir de determinado limite de uso, o modelo compartilhado deixa de ser a melhor opção.

Os termos de uso do Dreamhost são bem claros quanto ao que não é aceito: conteúdo ilegal, arquivamento e backups (exceto os 50GB explicitamente destinados para este uso), scripts que façam uso intensivo de CPU (por erro ou por características da própria aplicação - exemplo: clientes BitTorrent, proxies e bots de IRC, spamdexing, etc.), entre outros - recomendo a leitura atenta dos Termos de Serviço se você tem dúvidas sobre a natureza da sua aplicação em relação a eles - mas serviços baseados em aplicativos conhecidos (como o WordPress, MediaWiki, Joomla, Moodle e similares) ou em páginas HTML geralmente não precisam de muita preocupação, a não ser que o número de usuários diários seja contado na casa de vários milhares.

Minha experiência pessoal é bem positiva: o Efetividade.net esteve hospedado por lá até atingir cerca de 25.000 visitantes diários, usando o plano mais básico e depois ainda passando mais alguns meses por lá em um plano avançado, migrando para o MediaTemple (saindo assim do modelo compartilhado para o modelo dedicado virtual) quando passou a ter 45.000 usuários por dia - felizmente é possível mudar de hospedagem quando necessário.

Mesmo tendo migrado "os grandes" para o MediaTemple, ainda hoje mantenho sites no Dreamhost, e imagino que o farei por um bom tempo: tem recursos mais do que suficientes para manter no ar o recém-inaugurado BR-Mac já mencionado, o augustocampos.net e o meu site de paródias de relatos absurdos ("realismo fantástico"), o Intolerância (feito em WordPress), entre outros projetos em andamento.

É por isso que me sinto, na condição de afiliado, bem à vontade para recomendá-lo a quem esteja envolvido em projetos pessoais na web: recomendo porque uso e gosto.

O fato de poder abrir um SSH no servidor para mim faz grande diferença, e não sinto falta do suporte em português e atento aos interesses do usuário (se sentisse, provavelmente estaria usando a Via Hospedagem, que recomendo a quem valoriza esses critérios) - o suporte do Dreamhost é em inglês e se limita aos serviços básicos oferecidos por eles.

De modo geral, eles deixam o servidor web rodando para você (tive 6 quedas de serviço registradas em 6 anos de uso - a mais recente foi no mês passado, durou pouco menos de 1h e o serviço retornou ao ar sozinho, antes mesmo de eu abrir um chamado de suporte - nada que tenha me assustado), mas colocar o conteúdo lá e fazer este conteúdo funcionar é por conta do usuário, que para isso usa a interface de administração via web (aquela da imagem acima).

As opiniões de outros usuários

Posts anteriores sobre o Dreamhost permitiram coletar opiniões variadas nos comentários, e reproduzo trechos de algumas delas para ajudar a comunicar meu ponto de vista.

O Augusto Carlson descreveu o ponto de vista de quem mantém sites de pequeno porte:

Utilizo os serviço da Dreamhost desde 2007 e nunca tive problemas. As poucas vezes que necessitei do suporte fui prontamente atendido. No entanto, os sites que hospedo possuem poucos acessos e alguns tem o e-mail no google apps.

O Márcio Quadros descreveu a similaridade que vê entre hospedagem em servidores compartilhados de grandes provedores e as operadoras de telefonia celular:

Acho que provedor de hospedagem compartilhada é parecido com operadora de telefonia celular no Brasil: no fundo, nenhum atende realmente bem, mas os clientes ficam migrando entre as opções existentes até chegar em uma na qual tenha a sorte de não ver os problemas delas se manifestarem.

Hospedagem compartilhada é barata porque é assim mesmo, o provedor disponibiliza os recursos compartilhando com um monte de outras pessoas, aí o desempenho flutua mesmo, e o atendimento fica despersonalizado.

Eu sou cliente do Dreamhost a mais tempo que o Augusto, minha conta é de 2004. Já administrei sites de clientes e colegas que ficam em outros provedores do mesmo porte e faixa de preço (muitos com cpanel, argh), e o que vi neles nunca me fez lamentar a minha escolha. Mas claro que tive problemas esporádicos, só que não vou ficar pulando de galho em galho cada vez que tiver um problema inerente à natureza do serviço.

A Luana Oliveira compartilha a experiência de quem achou o desempenho insuficiente (não é meu caso) e migrou para um modelo mais avançado (trocou o servidor compartilhado pelo servidor virtual privativo):

Tive uma breve experiência com a Dreamhost há dois meses. Achei o servidor lento (o que é normal, por ser compartilhado), mas o atendimento ao cliente é rápido e eficiente. Fizeram uma promoção de Halloween (...) então isso deixou tudo ainda mais lento e não pude continuar com meu site hospedado lá.

Testei muitas outras hospedagens gringas como Media Temple, Webfaction (todas compartilhadas) e tive a mesma decepção quanto a velocidade de acesso SSH, FTP e MySQL. Foi então que optei por uma VPS na Linode e estou muito satisfeita.

Mas claro que tudo varia com a necessidade e exigência de cada um. Só sei que shared hosting nunca mais.

Já o Diego complementou com uma experiência positiva:

Eu utilizo a Dreamhost faz alguns anos e sou muito satisfeito. Comecei a utilizar depois da primeira vez que o Augusto indicou no Br-Linux :) Tive uma breve experiência com o serviço não compartilhado deles, que é bem bacana, mas encareceu muito pro meu padrão de uso e acabei voltando para o compartilhado. O Painel da Dreamhost é uma mão na roda, gosto bastante.

Assinatura com descontão do Efetividade

O argumento que me fez optar pelo Dreamhost, em 2005, foi o longo período de garantia de devolução do dinheiro: todo usuário tem 3 meses (mais precisamente, 97 dias) para receber de volta em seu cartão de crédito todo o dinheiro que pagou ao contratar o Dreamhost - basta encerrar a conta usando a própria interface de gerenciamento, e o reembolso é automático. Mesmo após este prazo, o reembolso acontece automaticamente caso o usuário tenha pago um plano anual (ou de mais de 1 ano) e usado menos do que o período contratado (mas neste caso o reembolso é só relativo aos meses não utilizados, claro).

E faz sentido pagar anualmente ou por períodos maiores (minha opção foi pagar a cada 2 anos), pois os descontos são enormes (quase 20%, no meu caso): pagando mensalmente, o plano sai por US$ 10,95, mas se você pagar o ano inteiro (US$ 119,40), o custo mensal passa a ser de US$ 9,95 - e se pagar 2 anos inteiros (US$ 214,85), o custo mensal é de $8,95.

O período de reembolso permite que você teste e compare, até mesmo para descobrir se o modelo de hospedagem "em massa" serve para você, ou se você prefere o atendimento personalizado que pode ter em bons provedores brasileiros como a Via Hospedagem.

Desconto de US$ 100 não é todo dia!

Mas se você gostar do Dreamhost, assim como eu gostei, eu tenho algo a lhe oferecer: assim como aconteceu em 2008 e no final do ano passado, ganhei 5 convites promocionais para indicar usuários para o Dreamhost, todos eles oferecendo 2 alternativas de desconto:

• desconto de US$ 15 no ato da inscrição se o seu primeiro pagamento for anual
• desconto de US$ 100 no ato da inscrição se o seu primeiro pagamento for de 2 anos

Já passei 1 deles para um amigo que estava procurando serviços de hospedagem, mas tenho 4 sobrando, e eles estão à disposição de vocês - basta entrar em contato pedindo, e me dizendo qual o primeiro site que você pretende colocar no ar em sua nova conta no Dreamhost (só uma descrição geral, não precisa me contar nenhum segredo de negócios!).

Mas atenção: só tenho 4 convites, e eles serão fornecidos em ordem de chegada - quem pedir antes, leva, e eu darei um prazo para fazer uso. Se ao final do prazo o convite ainda não tiver sido usado, eu receberei um relatório automático e passarei o mesmo convite a quem estiver na lista de espera, ok?

Além disso, não custa deixar bem claro: o contrato será entre você e o Dreamhost, eu não faço parte do acordo e nem me proponho a prestar suporte nem intermediar nada. Mesmo assim, como eu ganho uma comissão caso você faça uso do convite e mantenha o contrato após o período de garantia, pode ficar à vontade para enviar eventuais dúvidas sobre a natureza dos serviços da Dreamhost, e eu responderei se souber (mesmo que você não tenha certeza se quer contratá-los).

E vale a pena pesquisar antes: se eu fosse você, consultaria os seus amigos que têm sites na web. É raro encontrar alguém plenamente satisfeito com os serviços de algum provedor, e é fácil encontrar posts on-line criticando qualquer provedor que se esteja pesquisando - mas certamente os seus amigos terão suas próprias experiências e indicações para compartilhar e facilitar a sua comparação.

Na hora de identificar oportunidades de melhoria na sua vida, não dá para ficar só no desejo por recursos e disponibilidades: é necessário pensar nas pequenas ações que você pode tomar hoje e modificarão favoravelmente a sua vida (afetiva, profissional, familiar, etc.).

Não é necessário ser ambicioso demais na hora de começar: é importante pensar grande, mas não há nada de errado em começar pequeno e crescer com segurança nos seus planos.

Assim, preparei uma lista de 10 ações, com complexidade variada, que você pode analisar, refletir durante o final de semana e escolher 3 itens que colocará em prática na semana que vem. Depois nos conte como foi!

Os candidatos: 10 itens que você pode colocar em prática na próxima semana

2 - Limpe e organize seu escritório ou quarto usando a tática da terra arrasada: eu tendo a preferir a tática blitzkrieg de organização de ambientes, em que se avança rapidamente (e repetidamente, se necessário) pelo cômodo resolvendo os problemas mais evidentes, sem tocar no que já está certo, até acabar com todos, mais ou menos como o exército germânico fez através da França no início da Segunda Guerra. Mas o método da terra arrasada, similar ao que o exército imperial russo fez para vencer Napoleão, (e que exige muito mais esforço na execução), tem uma vantagem: ele se baseia em primeiro esvaziar o ambiente, e depois ir recolocando os itens lá, como se fosse uma mudança – permitindo assim identificar tudo o que você guarda no fundo do armário e não usa há anos, e assim pode doar ou reciclar, liberando o espaço.

4 – Faça algo muito legal e surpreendente para a sua cara-metade: sabe aquele programa que a namorada (ou esposa, ou namorado, ou esposo) adora e você não dá valor? Surpreenda convidando! Ou resolva alguma situação pendente há meses. Conserte algo que fez errado no ano passado. Geralmente a dinâmica dos relacionamentos reage de forma elástica e multiplicadora a esse tipo de estímulo.

6 – Monte ou atualize seu orçamento: viver “da mão para a boca” é uma forma ineficiente de gerenciar seus recursos. Conhecer seu fluxo de caixa (mesmo que a primeira versão seja aproximada, arredondada e estimada) é importante para ter uma ideia razoavelmente precisa de quanto se recebe, quanto se gasta, e em que, e assim se motivar a gastar melhor, ou realmente se esforçar para encontrar formas de ganhar mais ou finalmente sair das dívidas.

9 – Experimente uma “lista de 30 dias” para combater as compras por impulso: As listas de 30 dias estão entre as ferramentas mais simples para ajudar a vencer o excesso de compras por impulso. E funcionam bem porque são simples: basta uma folha de papel (ou um arquivo no computador) em que você se compromete a registrar cada impulso de compra não-planejada: o nome do objeto, o preço e a data. Após 30 dias da data de registro, se a vontade permanecer (e houver recurso...), a compra estará liberada. Assim aquela sensação de “oportunidade” ou de “satisfação com o desembolso” que motiva boa parte das compras desnecessárias terá tempo de se atenuar, e se o desejo de comprar persistir após 30 dias, ele é mais que um impulso.

10 – Organize o pagamento das faturas (e dos débitos automáticos): quase todo responsável pelas despesas de um lar ou de uma família precisa estar atento a uma série de pagamentos. Alguns deles podem ser automatizados (débito em conta e similares mais modernos), outros precisam ser pagos em algum caixa específico. Alguns vêm com contas detalhadas que você nem lê, e poderia ver no site. Outros não têm alertas e você frequentemente esquece de pagar em dia. Que tal gastar 2h resolvendo tudo isso? Entre em contato com os prestadores de serviço e cancele as faturas em papel que forem além do detalhamento necessário, cadastre débito em conta para o que precisar, procure os credores para tentar combinar novos dias de vencimento mensal para as contas que você esquece, agende pagamentos no home banking para os próximos meses de tudo o  que puder, e estabeleça um ou 2 dias do mês para fazer a revisão, acompanhamento e arquivamento periódico dos registros de todas as contas, inclusive as que são processadas automaticamente.

12 – Inicie seu fundo de reserva pessoal: condomínios e sociedades têm fundos de reserva e provisões legais, porque não podem se dar ao luxo de onerar seus integrantes a cada vez que uma despesa irregular ou imprevista surge. Você provavelmente também não dispõe de uma fonte inesgotável de recursos à qual recorrer quando surge o eventual gasto obrigatório inesperado, então é bom poder contar com uma fonte de economia própria (que não pode se confundir com os seus investimentos ou com a poupança que está sendo feita para adquirir algo, por exemplo). A parte mais complicada é a motivação. Veja mais detalhes em “Como poupar: Criando um fundo de reserva pessoal”.

14 – Use um meio de transporte alternativo, um dia por semana: Essa vale especialmente para quem se desloca de carro: que tal encontrar uma maneira de, um dia por semana, usar o transporte coletivo, combinar uma carona, ir de bicicleta, ou até mesmo substituir o deslocamento diário por um dia de home office? Claro que não está ao alcance de todos, mas não é menos meritório por isso.

16 – Cancele um cartão de crédito que você não usa: ou um que você até usa, mas não precisa. Cartões de crédito e contratos de cheque especial são ferramentas de conveniência, e você acaba nem percebendo o custo delas em tarifas – ou porque eles se diluem ao longo do tempo, ou porque empalidecem diante dos juros que você paga (quando é o caso). Ter cartão de crédito e contrato de cheque especial pode ser uma conveniência bem-vinda (se muito bem controlados e usados), mas ter vários e não usá-los bem raramente se justifica. Que tal revê-los, estudar as vantagens e custos de cada um, e cancelar os menos interessantes?

17 – Faça uma pergunta inteligente a alguém que lhe inspira: não precisa ser um “guru transcendental”. Todos nós temos personalidades cujos atos ou palavras ajudam a nos guiar, e em 2011 nem é mais tão difícil entrar em contato com elas: às vezes o mais difícil é conseguir passar pelo filtro das assessorias. Que tal pensar em algo que você gostaria muito de perguntar a alguma delas, e encaminhar a pergunta, ainda que seja pelo Twitter ou pelo link de contato do site dessa pessoa? Só pensar na pergunta já pode inspirar boas ideias. Mas é o "risco" de receber uma boa resposta que faz valer a pena!

21 – Atualize seu currículo: o curriculo profissional e acadêmico não é algo que você deve olhar só quando estiver procurando emprego: atualizá-lo regularmente serve como um excelente exercício de auto-avaliação da empregabilidade, e permite encontrar situações que você precisa resolver preventivamente antes de ser tarde demais. Aproveite e melhore o visual do seu currículo, também ;-)

Talvez você tenha ficado curioso com os números salteados adotados na lista acima, mas eles têm uma razão de ser: é para preservar a identidade com itens similares da lista que consta no post “24 Quick Actions You Can Do Today That Can Change Your Financial Life Forever”, do site Man Vs. Debt. Achei a ideia ótima, mas um pouco desperdicida ao manter o foco apenas no aspecto financeiro.

Assim selecionei só alguns dos itens e preservei um pouco do espírito deles, mas defini minha própria descrição, com o meu foco em Efetividade.

Espero que você possa escolher alguns deles e praticar nos próximos 7 dias, para chegar rapidamente ao item 24 da lista do Man Vs Debt: colocar-se em uma situação em que se permita perceber que está mais feliz ;-)