por Patricia Wolff, autora convidada para a série "Competências"

"Qualquer coisa que seja esforço perdido representa tempo perdido. O melhor gerenciamento do nosso tempo portanto se torna ligado inseparavelmente com a melhor utilização dos nossos esforços." (Ted W. Engstrom)

Os babuínos que vivem na Africa, dividem seu tempo da seguinte forma: passam cerca de um terço do seu tempo dormindo, e quando acordam dividem o seu tempo entre encontrar alimento e comê-lo, viajar e momentos de lazer, que basicamente consiste na interação ou em catar pulgas nos pelos uns dos outros.

E você, o que fez hoje de decisivo? Em que aspecto se aproximou mais de seus objetivos? Quais as suas escolhas? Quais são as suas renúncias?

Todo mundo tem mais a fazer do que consegue. Quanto mais você sobe na organização mais você tem a fazer em menos tempo. Ninguém consegue fazer tudo. Você tem que fazer escolhas, definir prioridades e gerenciar seu tempo bem para sobreviver e prosperar.

Hoje uma grande tendência, e também um grande desafio, é usarmos nosso Tempo, o mais escasso e limitado recurso que possuímos, como instrumento para melhoria da nossa qualidade de vida.

Mas as frases mais comuns que ouvirmos em nosso dia a dia são:

- “Gostaria de que meu dia tivesse mais do que 24h!”
- “Não tenho tempo para minha família! Praticar uma atividade física, nem pensar!”
- “Estou atrasado para uma reunião muito importante!”
- “Não tenho tempo sequer para anotar tudo que eu preciso fazer?”
- “Não vejo a hora de tirar férias, quero muito descansar, dormir, dormir e dormir!”

Quando valorizarmos muito uma determinada área da nossa vida, matematicamente, restringimos tempo em outras áreas, e a cada vez que isso acontece, menos energia, concentração e disposição você terá para atender a novas demandas.

Além disso, precisamos ficar muito atentos pois se não sairmos do piloto automático, se não assumirmos a direção da nossa vida, certamente ela será feita por alguém, para servir a propósitos alheios ao nosso.

Alguns motivos que geram ineficiência na gestão do tempo:

• Desorganização
• Falta de foco
• Falta de planejamento
• Dificuldade em dizer não
• Não seguir um plano ou método para gerenciar seu tempo
• Procrastinar
• Não saber delegar

A gestão do tempo e da vida tem como objetivo de não só criar tempo para todas as áreas de sua vida, profissional, familiar, saúde, etc, mas também mantê-las em equilibrio.

De acordo com o modelo de Seiwert/Peseschkian, podemos dividir o equilibrio da nossa vida em quatro grandes áreas:

a. Corpo: saúde, nutrição, descanso, descontração, condicionamento físico.
b. Desempenho, trabalho: carreira, dinheiro, bem estar, sucesso.
c. Contato: amigos, família, reconhecimento.
d. Sentido: satisfação, filosofia, amor, religião, questionamentos sobre o futuro.

Pausa para reflexão

Agora reflita sobre as 4 grandes áreas acima. Suponha que a soma das quatro áreas da vida corresponda a 100%. Em pensamento e rapidamente (quanto mais tempo você pensar e calcular mais irreal será o resultado) procure alocar o quanto de tempo você investe HOJE em cada uma das quatro áreas acima.

Como foi? Você está satisfeito com a situação atual?

Duas variáveis importantes que temos que considerar são:

1. Estamos em uma sociedade que valoriza mais o ter do que o ser, menos o sentido e mais o desempenho.
2. Pelo momento profissional que vivemos hoje (idade), estamos numa fase de atividade profissional intensa.

Qual a alternativa então?

Temos que ter muito claro quais são os nossos maiores objetivos, quais são os nossos valores (aquilo que é importante para mim e me leva a agir), caso contrário a curto prazo a motivação e o desempenho vão se reduzir.

Como coloco em prática?

Considero que o modelo com os sete passos do Heidelberg (Seiwert-Institute) consolida bem as idéias apresentadas até agora.

• Valores: identificar quais são os valores mais importantes para você, aquilo que você não abre mão. Ex: integridade, respeito, liberdade. Qual o seu objetivo de vida ?;
• Papéis: definir os papéis que eu desempenho e/ou desejo desempenhar pois isso preenche meu tempo com vida e conteúdo. Ex: mãe/pai, líder, parceiro, profissional, esportista, filho, etc;
• Objetivos: lembrando-se das quatro grandes áreas (corpo, desempenho/trabalho, contato e sentido), definir objetivos concretos para curto, médio e longo prazo;
• Estratégias: definir tarefas estratégicas que vão me levar mais rápido ao atingimento do meu objetivo, bem como prazos para realização de cada uma.
• Prioridades: planejar suas prioridades semanais pois desta forma você foca no importante (resultado), ao passo que quando você foca apenas na sua lista de tarefas diárias seu foco é no urgente (tarefas). Lembre-se que para coisas urgentes você reage enquanto para coisas importantes você age.
• Planejamento, ação e controle: focar em concretizar as tarefas de acordo com seu planejamento, delegando, dizendo não e realizando reuniões produtivas
• Automotivação: desenvolver energia, força e auto-disciplina. Lembre-se constantemente da contribuição de cada tarefa para seus objetivos.

Dicas extras:

• Acesse seus e-mails em horários fixos em no máximo 2 vezes por dia (salvo se você souber que está esperando algo importante). Checar a caixa de entrada a todo instante não te ajuda a se aproximar das suas metas nem de viver os seus valores.

• Revise os últimos três meses de seu calendário e identifique seus três maiores desperdícios de tempo, reduza-os em pelo menos 50%.
• Antes de fazer uma ligação, faça uma lista dos pontos a serem tratados;
• Crie deadlines para você mesmo; use as horas em que você é mais produtivo para as tarefas mais pesadas - se você é produtivo durante as manhãs, não desperdice com prioridades secundárias.
• O bom é inimigo do ótimo. Você até pode fazer mais do que o combinado, desde que não prejudique o todo.

Em resumo

Preparado para exercitar esta competência? Então vamos lá:

1. Concientize-se dos seus mais relevantes objetivos e papéis na vida;
2. Escolha um papel para ser desenvolvido que possa trazer mais qualidade de vida para você.
3. Planeje as tarefas (passo a passo) do que você precisa fazer para desenvolver plenamente este papel. Pense também nos obstáculos que poderão surgir em sua jornada e caso eles apareçam que ação você realizará imediatamente.
4. Realize as tarefas que você se propôs de forma disciplinada e consistente.
5. Analise, de preferência semanalmente, seus progressos e se necessário inclua ações complementares.

A partir do momento que você tiver mais foco naquilo que você realmente quer e estiver com a vida mais equilibrada você se sentirá com mais energia, mais concentração e disposição! A partir deste momento sua percepção será de que você tem mais tempo e está mais motivado para fazer aquilo que de fato é importante para você.

Que tal experimentar? Perder tempo você não irá mas corre o grande risco de ganhar!

Participe, compartilhe suas experiências e dê sugestões!

Bom trabalho e até o próximo post que será sobre Criatividade!

Para saber mais

A tríade do tempo. Christian Barbosa, editora Campus.

Powerpoint é sinônimo de apresentações baseadas em slides gerados por computador, na mente de bastante gente - mesmo quando o software usado para elas é o Keynote, o OpenOffice, o Flash e tantos outros.

Assassinato por Apresentação

Bem ou mal, esta ferramenta de comunicação cumpre alguns papéis importantes quando bem empregada. Já quando é mal usada... quem aguenta prestar atenção em uma apresentação mal preparada ou executada?

Pensando nisso, volto ao assunto das apresentações, que há um bom tempo não aparece aqui no Efetividade, com a intenção de fazer um artigo breve, que caiba em uma folha de papel (reciclado!) para você imprimir e "esquecer" na mesa daquele seu colega ou professor cujas apresentações são uma fonte de bocejos e mal-entendidos ;-) ou mesmo para colocar no mural ou mandar por e-mail pra toda a equipe!

Sinta-se à vontade para recortar e colar só o trecho abaixo, mas não deixe de manter a referência ao Efetividade.net para que o seu colega saiba onde se informar mais a respeito ;-)

Os 7 pecados capitais do Powerpoint, versão Efetividade.net

Antes de preparar sua próxima apresentação, use a lista de pecados a seguir como uma checklist dos principais pontos que devem ser evitados:

1. Começar se desculpando: "Ficou pronto agora", "não tive tempo suficiente para me preparar", "minha voz pode falhar", "estou substituindo quem realmente entende do assunto", "não sei usar direito este equipamento" - é possível que seja tudo verdade, mas se você não disser, talvez boa parte do público nem note. Só que quando você diz, você garante que as pessoas prestarão atenção a estas deficiências (ainda que mínimas), quando deveriam estar atentas à sua mensagem. Tenha fé em si mesmo, e deixe sua mensagem ser o centro das atenções. (mais em http://miud.in/2Nc)
    

   
   Quem ainda aguenta?
    

2. Transições, efeitos sonoros, cliparts e modelos padrão - quem aguenta aqueles bonequinhos de palitos, imagens de troféus para representar as metas, e outros grafismos e conjuntos de cores, layouts e estruturas visuais que vêm com a ferramenta e são usados desde o tempo do guaraná de rolha? Imagens representativas são ferramentas poderosas, mas pesquise algumas melhores, ou recorra a quem possa lhe ajudar com isso! As transições, mesmo quando não são "as mesmas de sempre", ainda têm o ponto negativo de atrair a atenção do público para longe de você bem no momento em que eles deveriam estar olhando você apresentar a nova idéia que o levou a mudar de slide. (mais em http://miud.in/2Ns)
    

3. Excesso de texto: Slide não é apostila, nem enciclopédia, nem guia para o apresentador. Use o visual da sua apresentação para ilustrar, dar uma visão de conjunto e complementar, não como uma base de texto para o público ler enquanto você fala a mesma coisa. Uma boa regra para garantir que o slide não vire apostila é obrigar-se a usar só fontes grandes (tamanho 30, e não tamanho 12...) (mais em http://miud.in/2Ni)
    

   
   Estou sendo claro?
    

4. "Vocês estão conseguindo ler?": Esta frase deveria ser proibida. Se você tem dúvida, não deveria ter construído o slide assim. E o pior: isso costuma acontecer em slides com dados importantes, scanneados ou colados de outros documentos feitos para serem lidos sobre a mesa. Se você tem uma massa de dados que é importante o suficiente para estar na sua apresentação, não basta copiá-la, é necessário torná-la legível e compreensível na forma de slides, mesmo que seja necessário transpor, exibir graficamente, quebrar em vários slides, ou selecionar apenas a parte essencial. (mais em http://miud.in/2Nf)
    

5. Depender da ferramenta: se a apresentação for importante para você, você é o maior interessado em garantir que tudo irá bem. Leve consigo cópias extras dos arquivos necessários, sem jamais depender apenas de uma mídia - o drive de CD pode não estar funcionando, o pen drive pode não ser reconhecido, o projetor pode ser incompatível com seu notebook. Teste tudo antes, porque na hora da verdade tudo fica muito mais difícil. E saiba o que irá fazer caso a tecnologia falhe epicamente por razões fora do seu controle - idealmente você estará familiarizado com seu conteúdo e poderá ao menos fazer uma breve exposição de 10 minutos sobre os pontos principais, mesmo que o projetor e o notebook tenham queimado simultaneamente, como já vi acontecer. (mais em http://miud.in/2Nl)
    

   
   Esta apresentação durou bem mais do que o necessário
    

6. Usar tempo demais: bons comunicadores conseguem adequar qualquer tema a qualquer quantidade de tempo disponível - sejam 5 minutos ou 5 horas, e merecem nossa admiração por isso. Mas nem todos somos bons comunicadores, e erramos quando tentamos fazer nossas apresentações preencherem o tempo que estiver disponível. Mesmo na sala de aula, a apresentação é uma técnica para transmitir uma mensagem, e não para preencher um determinado tempo. Saiba qual a sua mensagem, e faça com que a apresentação dure apenas o necessário - não a encha de introduções, históricos, complementos e anexos. O tempo do seu público é valioso, e a capacidade de manter a atenção focalizada em você é sempre limitada. Se você desperdiçá-la com longas introduções, vai sentir falta dela quando chegar ao filé mignom de sua mensagem. (mais em http://miud.in/2No)
    

7. LER: coloquei o verbo em maiúsculas, porque ler é mesmo um dos maiores pecados, mesmo sendo uma palavra tão curta. O apresentador não deve ler nada - nem os slides, nem anotações, nem um trecho da apostila. O público sabe ler, e consegue ver o seu slide. Fale com eles, ouça-os, e saiba o que dizer, na sequência certa, e com todos os pontos principais. Se houver algum aspecto textual da sua apresentação que não é importante o suficiente para ser aprendido e memorizado por você, provavelmente ele não é importante o suficiente para estar nela, também.
    

   Resumindo em uma frase curta

   Na hora de compor seus próximos slides, a "regra dos 10/20/30", proposta por Guy Kawasaki, é um primor de simplicidade, porque foi composta por alguém cuja atividade profissional exigia assistir a grande número de apresentações diferentes todos os dias, e serve como uma linha geral, que você pode flexibilizar apenas no que for essencial.

   Vou resumi-la: nenhuma apresentação efetiva deve ter mais de 10 slides, durar mais de 20 minutos ou ter alguma fonte de tamanho menor que 30.

   Apresentações servem para transmitir idéias. Use-as bem, e elas funcionarão a seu favor. Caso contrário... a idéia que você transmitirá poderá funcionar contra você.

A Utili-key é esta genial ferramenta em forma de chave que aparece na foto abaixo:

Utili-key

Mezzo-canivete e mezzo-chave de fenda, a Utili-key se diferencia por poder ser levada com facilidade no chaveiro (mal se nota: 7cm, 14g), sem chamar a atenção de ninguém (nem do pessoal da inspeção dos aeroportos brasileiros, segundo me dizem).

Na hora da necessidade, é só abrir para desencaixar, e fazer uso da lâmina (lisa e serrilhada), chave philips pequena, 2 chaves de fenda (pequena e micro) e abridor de garrafa.

A minha Utili-key, no chaveiro da bicicleta

Já escrevi sobre a minha (que é a da foto acima) em 2007, mas neste final de semana ela foi tão útil que eu achei necessário compartilhar com vocês - especialmente com os que começaram a ler o Efetividade após 2007 ;-)

O caso foi bem simples e acontece com todo mundo, mas dessa vez aconteceu longe de qualquer caixa de ferramentas sob meu poder: eu estava passando o final de semana na Serra do Tabuleiro, próximo a Florianópolis, e o danado do parafuso da haste do óculos resolveu cair. O difícil foi localizá-lo, mas a fixação fo isimples, graças à Utili-key, que me salvou de ter de comer sem óculos (ou fazendo equilibrismo) um peixe cheio de espinhas.

E este foi apenas um exemplo: a quantidade de embalagens que eu cortei, parafusos que apertei, garrafas que abri e outras pequenas intervenções do dia-a-dia que a Utili-key já me proporcionou não tem preço.

Não sei onde comprar esta ferramenta no Brasil (já a vi no MercadoLivre), mas é fácil encontrá-la no Ebay por cerca de US$ 8 (+ entrega e custo-Brasil) ou (um pouco mais caro) em lojas on-line como o Thinkgeek. Recomendo!

Estou pensando em oferecer uma como brinde em uma próxima promoção aqui do Efetividade, o que vocês acham?

por Patricia Wolff, autora convidada para a série "Competências"

“Achar caminhos para se aproximar de todos na unidade. Lutar para que as pessoas se sintam importantes, fazendo parte de alguma coisa maior do que elas próprias” - Colin Powell

Profissional: “Eu tenho uma experiência muito boa, minha formação é excelente, meu currículo é impecável mas não encontro uma boa oportunidade de trabalho ! O que será que está faltando ?”
Resposta: NETWORK!

Afinal o que é fazer Networking? É estabelecer uma rede de relacionamentos com um grupo de pessoas que poderão exercer influência positiva em sua carreira. Atualmente, não basta apenas sermos competentes, é essencial que saibamos manter a nossa empregabilidade. Uma das ferramentas mais eficazes para isso é o network que, aliás, é mais do que uma ferramenta, é um hábito que bem desenvolvido poderá ajudá-lo a:

• Ter acesso a oportunidades no mercado de trabalho;
• Captar informações relevantes para seu dia a dia;
• Divulgar seu trabalho;
• Obter novos clientes;
• Solicitar conselho;
• Captar recursos financeiros para um projeto;
• Recomendar serviços;
• Etc.

Conhecer uma pessoa, pedir seu e-mail e enviar seu currículo não é fazer networking, é ser CHATO! Fazer networking leva tempo e requer muita paciência.

O que preciso fazer para não ser considerado inconveniente?

Se a sua abordagem estiver baseada em alguns valores e seu foco for o ganha-ganha, certamente você não será. Valores indispensáveis não só para networking, mas para todo e qualquer relacionamento (namorado, amigo, filho, pai, profissionais) são: respeito, transparência, lealdade e principalmente reciprocidade, pois além do networking ser uma via de mão dupla, é preciso que o outro QUEIRA e DESEJE me contatar.

E como é que eu faço para que o outro queira e deseje me contatar? Jeffrey Gitomer (M.Books, 2007) nos ajuda com algumas dicas:

1. Ofereça valor: coloque a pessoa diante de contatos que possam resultar em negócios para ela;
2. Seja sincero: mesmo que você comprometa a venda do seu serviço/produto naquele momento irá gerar maior credibilidade para você.
3. Encontre vínculos: encontre algo em comum que os una.
4. Demonstre conhecimento:fale de coisas que interessem à outra pessoa.
5. Esteja presente: mesmo quando você não precisar de nada.

Já ouvi as seguintes perguntas:

P: Tenho que ser amigo do meu contato ?
R: Isso dependerá de vocês dois. Caso haja uma afinidade maior entre vocês melhor ainda, pois o vínculo de confiança se estabelece prontamente.

P: Meu concorrente (pessoa que ocupa o mesmo cargo que o meu em uma empresa do mesmo segmento da que eu trabalho) pode fazer parte do meu Network?
R: Deve, pois caso você queira se recolocar futuramente ele certamente se tornará um dos seus principais contatos.

Para expandir ainda mais o seu network, utilize tanto as formas off-line como as formas on-line:

Vale ressaltar que hoje em dia redes de relacionamentos são o quarto segmento mais popular, acima de e-mail pessoal (dados da Nielsen Online), e os resultados são tangíveis, pois encontramos pessoas fazendo negócios e amizades a todo o momento. Mas não fique apenas atrás da telinha, agende um café, um almoço ou um happy hour com seus contatos e procure levar convidados novos para que a rede já comece a se multiplicar e prosperar.

Algumas razões para não praticar o networking:

• Despreparo
• Medo da rejeição
• Vergonha
• Procrastinação
• Auto-imagem limitada

A única maneira de superar o medo é começar a desenvolver autoconfiança por meio de preparo. Treine, treine e treine.

Habilidades que contribuem com o seu networking:

• Ter coragem
• Ser determinado
• Ter empatia
• Saber ouvir
• Ter disciplina
• Ser criativo

Pausa para reflexão

Agora, antes de prosseguir com a leitura, faça uma reflexão sobre como anda seu desempenho em construir network:

1. Estou constantemente conhecendo pessoas novas?
2. Quando conheço pessoas novas consigo interagir logo de início?
3. Conheço as pessoas “mais importantes”da área em que atuo?
4. As pessoas me ligam para que eu as ajude a fazer contatos?

10 Passos para se construir uma rede de relacionamentos

1. Primeiro estabeleça o que você quer, defina o que você está buscando.
2. Faça uma lista das pessoas que você já conheceu na vida e procure manter sempre atualizada.
3. Promova seu perfil nas principais redes de relacionamento.
4. Reflita quem são as 15 pessoas mais “influentes” na sua área e faça uma lista com os respectivos nomes.
5. Verifique se entre as pessoas que você conhece, existe alguém que poderia te apresentar para essas “pessoas influentes” listadas acima e/ou pesquise estes nomes em artigos, livros, cursos, fóruns de discussões.
6. Priorize sua lista, organizando seus contatos em dois grandes grupos:
   • Pessoas que irão ajudá-lo imediatamente a atingir seu objetivo
   • Pessoas que você contatará assim que concluir os contatos do primeiro grupo
7. Planeje sua abordagem e treine.
8. No contato com estas pessoas, busque informações relevantes e faça com que elas se interessem por você.
9. Atualize a sua lista, anotando data e informações relevantes do último contato e uma periodicidade para contatos futuros e qual o meio escolhido (encontro pessoal, telefone/skype, e-mail, etc.)
10. Para os seus principais contatos descreva quais serão os seus próximos passos e se dedique a executá-los. AÇÃO, AÇÃO e mais AÇÃO!

Importantíssimo: Que este ciclo nunca termine e vire uma rotina na sua vida.

Como fazer seu Networking cada vez melhor

(com base nas vinte e duas dicas para networker, de José Augusto Minarelli - Editora Gente, 2001)

1. Tenha interesse na pessoa. De vez em quando faça contato apenas para saber como vai o outro. William James disse: “O mais profundo princípio da natureza humana é a ânsia (fome humana insaciável) de ser apreciado”.
2. Seja proativo. Não espere que o outro tome iniciativa
3. Preste atenção no que os outros dizem ou contam. Ser escutado tem um grande valor.
4. Seja específico e objetivo. Quando pedir ajuda a alguém, ajude o outro a ajudar você.
5. Seja persistente sempre. Não se aborreça quando sentir certa rejeição, a pessoa pode não estar em seus melhores dias.
6. Esteja sempre pronto para ajudar os outros, mesmo que o gesto não lhe traga nenhum benefício imediato.
7. Sente-se perto de desconhecidos. Não fique sozinho nem passe todo o tempo com aqueles que você já conhece.
8. Nunca faça comentários negativos de ninguém.

Para manter um relacionamento por longo tempo, fique atento aos elementos que devem ser plenamente uitlizados de acordo com Jeffrey Gitomer, autor do Livro Negro do Networking:

PRIMEIRO, deve haver alguma atração intelectual ou emocional.
SEGUNDO, deve haver algum terreno comum, que seja interessante para os dois.
TERCEIRO, deve haver compromisso com uma comunicação regular contendo antes o “dar” do que o “pedir”.
QUARTO, deve haver encontros ocasionais cara a cara.

Desafio sugerido para aplicação das dicas acima

Escolha três contatos valioso da sua lista, e:

• Identifique quem são e o que significam para você;
• Defina de que forma você pode agregar valor para estas pessoas;
• Prepare-se para fazer o contato de forma assertiva (lembre-se do nosso artigo anterior);
• Providencie um encontro ou telefonema;
• Defina os próximos passos.

Agora é com você!

Se você tiver algumas dica, sugestão, um ponte de vista diferente ou case, compartilhe conosco.

Bom trabalho e ótimos contatos.

Literatura sugerida:

• Nunca almoce sozinho - Keith Ferrazzi e Tahl Raz, Actual Editora, 2006
• Como fazer amigos e influenciar pessoas - Dale Carnegie, Companhia Editora Nacional, 2009
• Networking - José Augusto Minarelli, Editora Gente, 2001

Organizar bem a mesa de trabalho e o espaço ao redor dela no escritório é um dos nós da produtividade pessoal, ao mesmo tempo em que denota vários aspectos da personalidade de quem a planejou: há quem goste de deixar todas as ferramentas à vista, outros as reunem em pequenos grupos funcionais engavetados, há os que escolhem o que expor com com base na estética, e assim por diante.

É difícil oferecer uma solução pronta que sirva para todos, mas sempre há possibilidade de oferecer dicas gerais que servem tanto ao pessoal que gosta de armários e gavetas, quanto para o pessoal adepto de manter tudo exposto, e para todas as situações intermediárias.

E nossa dica de hoje é bem dessa categoria, além de ter outro ponto positivo: se baseia em uma imagem bastante fácil de visualizar: a de um cockpit de avião.

Note a quantidade de instrumentos e comandos

A foto acima é da cabine de um 737-800, tirada durante os preparativos para o pouso. Salta aos meus olhos a quantidade de instrumentos, mostradores, botões e comandos em geral, mas há algumas outras características que quero destacar:

1. Cada elemento está ali por uma razão clara e conhecida
2. O piloto sabe onde está cada um deles
3. Eles estão agrupados por funcionalidade
4. Os mais essenciais ficam próximos ao foco de atenção do piloto, mas...
5. ...mesmo os menos essenciais estão permanentemente ao alcance

Tudo a seu alcance

David Allen, criador do já clássico método GTD de organização pessoal, já preconizava, com base em um exemplo bem prático: se você colocar o arquivo e a lixeira a uma distância que exija levantar-se da mesa para usá-los, já era: os papéis vão se acumular em pilhas sobre a mesa e, depois, na gaveta mais próxima.

Uma mesa em formato de bumerangue, com os instrumentos e controles distribuídos radialmente

A organização da cabine do avião, em oposição ao exemplo negativo acima, é muito mais adequada: tudo ao seu alcance, e os elementos mais próximos ao seu foco central (que para alguns é a tela do computador, e para outros geralmente é o tampo livre da mesa) são aqueles instrumentos cujo monitoramento é mais crucial, ou aquelas ferramentas e comandos mais frequentemente empregadas. Fora deste núcleo, os demais instrumentos e ferramentas são dispostos radialmente, com os mais usados ficando permanentemente acessíveis, e os demais em gavetas e armários ao seu alcance.

Alguns itens de mobiliário são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento deste tipo de situação, tais como mesas com tampo em "L", gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, capazes de ampliar bastante a sua noção intuitiva sobre o que está ao seu alcance sem se levantar - especialmente se o piso permitir deslizar bem.

Quando projetei meu home office atual, que já é o terceiro (após várias mudanças...), aproveitei para desenhar uma mesa em L menor do que as habituais, e um gaveteiro que não fica sob o tampo, como seria o usual - ele fica ao lado, e tem um tampo rebaixado onde cabe perfeitamente o meu arquivo de pastas suspensas e o triturador, pouco abaixo do nível da mesa, facilitando arquivamento e pesquisa (no arquivo) e uso e limpeza (do triturador). O piso permite que a cadeira deslize bem, e há bom número de prateleiras suspensas e gavetas ao meu alcance na estante.

Como fazer

A receita depende muito de suas preferências, e até mesmo dos compromissos que você está disposto a fazer - por exemplo, se você usa diariamente uma ferramenta feiosa e que ocupa um bom espaço na sua mesa, estará disposto a parar de guardá-la na gaveta todos os dias, e passar a fazê-la ocupar o lugar da mesa onde hoje está um charmoso livro ilustrado que você quase nunca abre? Talvez não, e não há problema quanto a isso, desde que seja uma escolha consciente.

Mas a idéia geral, para você começar a ir planejando agora e colocar em prática no final do expediente de hoje, ou no começo do de amanhã, é a seguinte:

1. Abrir espaço: lance um bom olhar crítico sobre a superfície da sua mesa e o conteúdo das gavetas e prateleiras próximas, localizando o que você usa ou consulta raramente, e já removendo ou deslocando para algum lugar menos nobre. Aproveite para planejar maneiras criativas de criar mais espaço, trazendo uma mesinha de apoio, instalando uma prateleira aérea, ou mesmo reposicionando elementos existentes.
    

   O foco no meu escritório: um monitor com o editor de texto, outro com o site aberto, dois blocos, caneta, calculadora e telefone
    

2. Classificar e posicionar os elementos principais: Entre os elementos que você usa com frequência, encontre os que precisam ficar mais próximos ao seu foco de atenção (no meu caso, mais próximos ao monitor), seja por necessidade de observá-los ou de tê-los ao alcance. No meu caso, o monitor é o grande astro, mas o telefone, o bloco de folhas soltas e a calculadora também desempenham papéis importantes, por isso ficam em destaque. Os demais elementos da mesa (caneteiros, grampeador, carimbos, spray para óculos, pastilhas, a bússola que me lembra diariamente da importância de seguir um rumo, o porta-controles-remotos, etc.) são usados com alguma frequência, mas são secundários e por isso ficam afastados.
    

3. Garantir o espaço livre: É difícil a rotina de trabalho que não precise de algum espaço livre para o objeto ou documento que está sendo examinado ou mesmo criado no momento. Se a cada vez que você quer abrir um livro ou escrever em um formulário na sua mesa for preciso arranjar espaço deslocando o que estiver lá, algo está errado e precisa ser consertado!
    

   Na lateral, o gaveteiro que sustenta o meu arquivo e o triturador. Ao alto dá de ver a multifuncional.
    

4. Classificar e posicionar os elementos periféricos: Se são importantes na sua rotina, não é por serem volumosos e menos usados que eles devem ficar longe. Nas fotos do meu escritório você pode ver a bandeja de entrada e a multifuncional localizadas em uma prateleira suspensa ao meu alcance, e o arquivo de pastas suspensas e o triturador de papel em uma mesa lateral de apoio, ao alcance de um giro da cadeira.
    

5. Definir acumuladores: Mesas de trabalho têm um magnetismo astral que as faz atrair moedas, elásticos, carteiras, recibos, cabos USB, folhetos, chaves e uma infinidade de outros itens que, mesmo tendo outro lugar reservado para si, gravitam em direção ao centro do espaço disponível mais próximo. Gina Trapani, a legendária fundadora do site Lifehacker, usa outra metáfora de aviação para sugerir como lidar com este fenômeno: estabelecer uma pista de pouso, onde todos estes objetos aterrisarão sem ficar no caminho da sua produtividade. O problema básico destes acumuladores é que eles tendem a encher, porque vários dos objetos chegam a eles e nunca mais saem. É preciso estabelecer também uma rotina para esvaziá-los regularmente.
    

6. Posicionar as distrações: distrações no ambiente de trabalho não são desejáveis (afinal Escritório em Casa não é Central de Entretenimento!), mas esta é uma área em que frequentemente há concessões a fazer: se você optou por aceitar a presença de um sofá em que outros habitantes da casa parem para um café e 2 dedos de prosa, ou mesmo da TV que lhe atualiza das notícias enquanto você trabalha, ao menos minimize o impacto deles: não os posicione de tal forma que para dar uma olhadinha na tela de TV, você precise ficar totalmente de costas para o trabalho, por exemplo. Fique atento também às distrações menos desejadas...

Com estes 6 passos você irá longe! E não se preocupe: é normal ir adaptando o modelo com o passar do tempo, e não há pontos extras para quem prefere ser radical - a não ser que os recursos e tempo disponível sejam infinitos, o melhor é pensar grande e começar pequeno!

Na semana que está se encerrando eu passei algumas horas participando de um curso de liderança, em Floripa, o que me deu algumas idéias para posts futuros. Mas enquanto eles não vêm, segue nossa já costumeira Rapidinha Efetiva, tratando de temas que variam desde um método alternativo para lidar com o cabeamento até o curso de liderança que a Patrícia Wolff (autora convidada da nossa a série de artigos sobre Competências) vai promover em SP.

Evitando a ressaca - cientificamente

Segundo informa o Slashdot, 2 pesquisadores de uma universidade coreana chegaram a uma conclusão interessante: bebidas alcoólicas com bolhas de oxigênio (e não é o caso das que vêm na sua cervejinha ou champanhe hoje) permitem que seus consumidores fiquem sóbrios mais rapidamente e reduzem os efeitos colaterais (incluindo a ressaca) sem diferença significativa nos efeitos do álcool durante o consumo.

Original

Vamos ver se a coisa evolui, e em uma próxima quarta-feira de cinzas teremos menos gente com cara de ante-ontem graças às bolhinhas de oxigênio.

Moderação e bom senso também são boas receitas, e quando eles faltam, recomendo o artigo anterior "Ressaca: como sobreviver ao dia seguinte.

Cabos: se não pode sumir com eles, decore-os

A minha estratégia no que diz respeito aos cabos (do PC, do monitor, dos HDs externos, do roteador, da TV e tantos outros que vivem ao redor da minha escrivaninha) é procurar mantê-los suficientemente organizados e acessíveis, mas longe da minha vista - para isso desenvolvi há alguns anos um organizador feito com uma grelha e 2 grampos, fixado atrás da escrivaninha sem danificá-la (já foi até tema de post no Lifehacker), que continua me atendendo bem, mesmo considerando que o número de cabos por aqui só aumenta.

Você faria algo assim?

Mas há situações especiais em que não é trivial fazer desaparecer um componente do cabeamento, especialmente quando é um único cabo de conexão que precisa percorrer uma razoável distância exposta - por exemplo, até a tomada que fica no meio da parede, ou ligando o home theater às caixas traseiras, em ambientes que não oferecem os recursos básicos para escondê-los. E é aí que entra a idéia de fazer o oposto: colocá-los em evidência (com alguma harmonia, claro) com ajuda de acessórios específicos para isso, como as da foto acima, que vi no Gizmodo Brasil.

Eu não faria, mas ao menos achei criativo, e de repente é exatamente a solução que algum de vocês estava procurando ;-)

O caso dos "promovidos em série" - a que eles atribuem o sucesso?

Não é tão comum assim, mas todos sabemos que a possibilidade de galgar todos os degraus da pirâmide organizacional, começando da própria base e escalando eticamente, por seus próprios méritos, às vezes acontece - e é fácil encontrar exemplos destacados deste fenômeno.

Escalando

Na minha opinião, um requisito essencial é dispor do conjunto certo de competências ao longo de todo o período - e os requisitos certamente variam de organização para organização, e mesmo dentro de uma mesma organização, ao longo do tempo - e para saber mais sobre isso a série de artigos da Patrícia Wolff vem bem a calhar. E claro que precisamos também levar em conta o Princípio de Peter, sobre o qual comentamos anteriormente no artigo "Promovido no emprego? Evite o mal da incompetência súbita".

Mas o G1 foi além, e localizou um conjunto de pessoas menos notórias e que compartilham entre si a característica mencionada acima: começaram como atendentes ou recepcionistas em empresas e, hoje, são gerentes, diretores e superintendentes. Perguntados sobre qual o principal fator de sucesso, eles não se furtaram a responder (gostar do que faz parece ser o ponto em comum entre as respostas), e talvez a leitura possa provocar em você uma reflexão interessante!

SP, 8 e 9 de abril: Programa de Liderança para Média Gerência

E já que falamos sobre o a série de artigos sobre Competências que a Patrícia Wolff está publicando aqui no Efetividade como autora convidada, aproveito para avisar: chegou ao meu conhecimento que ela vai realizar um curso de Liderança direcionado à Média Gerência, no inicio de abril em São Paulo.

O objetivo é capacitar os participantes (que exercem funções de gerência e desejam desenvolver a liderança) a identificar e desenvolver habilidades necessárias para se tornarem lideres efetivos. São 2 dias de workshop (16 horas) com teorias sobre gestão e comportamento humano, acompanhadas de casos, filmes, discussões em grupo e reflexões individuais. Ao final do workshop cada participante elabora o seu plano de desenvolvimento, baseado em ações e prazos para atingir suas metas.

Você pode obter o programa do evento e maiores informações via contato@keypeople.com.br, contato@quantasconsuting.com.br ou pelo fone (11) 3511-3833.

A regra de ouro para quem estuda em ambientes inóspitos

Tudo sempre pode ser pior, e se o ambiente que está disponível para você estudar regularmente não é acolhedor a esta atividade, você tem poucas opções, sendo que talvez as melhores delas incluam promover a melhoria deste ambiente, ou planejar-se para poder ter acesso a outro que seja melhor.

Ambiente barulhento

Mas às vezes não dá para fazer nenhuma das duas coisas imediatamente, e a pessoa acaba se vendo tentada a simplesmente não estudar para a prova, ou não se preparar para a apresentação, porque a situação do ambiente está muito longe do ideal. A tentação pode ser forte, mas o post da Euzébia Noleto (em seu blog sobre Simplicidade) nos lembra de uma frase que é ao mesmo tempo simples e verdadeira, e pode servir para motivar uma situação de meio termo que geralmente é bem melhor do que simplesmente desistir. Sou adepto da mesma tese, e já a apliquei em muitos ônibus mal iluminados e pátios barulhentos ;-)

Vale lembrar, também, do nosso recente artigo "Como estudar melhor: volta às aulas com Efetividade

Etiqueta em redes sociais: como recusar "propostas de amizade"?

Publicar em alguma "rede social" ou sistema on-line de gerenciamento de perfis e contatos informações que você não gostaria de ver chegar amplamente a qualquer pessoa que possa conhecê-lo ou ter interesse em você (como colegas de trabalho, potenciais empregadores, etc.) não é, em si, uma boa idéia - se você deseja se expor, no mínimo precisa estar disposto a arcar com este tipo de consequência.

"Posso te adicionar como amigo?"

Mas quem acredita em um meio termo (a tal "exposição controlada") pode se ver em saias justas quando alguém que não faz parte dos grupos seletos que você considera aptos a entender as fotos e mensagens do seu perfil pede para "ser seu amigo" em alguma rede social.

Como dizer não, ou como aceitar apenas parcialmente, sem ofender? Eis um dilema do qual eu não padeço (minha técnica é simplesmente não aceitar, quando não quero - mas também sigo a técnica de não publicar nada em redes sociais que minha mãe, meu chefe e a Madre Teresa não devessem ver), mas parece que bastante gente tem, e este artigo do G1 oferece algumas respostas (Facebook-cêntricas).