Produtividade pessoal é um assunto que para mim se reveste de curiosidade quase obsessiva, mas esta atenção extrema - felizmente - não se estende à prática, para mim.

Explico: já sou suficientemente produtivo e eficiente para me satisfazer nestes aspectos. Posso não ser nenhum primor, nem me aproximar do record mundial de produtividade pessoal, mas já algumas vezes aqui no Efetividade.net eu bati na tecla da atenção aos exageros.

Como ilustrar qualidade de vida sem ser alegórico?

Afinal, a partir de um certo grau de eficiência, os investimentos necessários para elevar mais graus podem não ser mais compensados pelo resultado prático que será alcançado, em termos de produção, de meios ou de satisfação - e este grau varia a cada situação.

A pergunta que sempre me faço é: "Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?" Dependendo da situação, a pessoa luta pelo aumento da sua produtividade quando já não está mais ganhando com isso, e nem percebe - faz porque acha que é o certo, mas pode haver coisas bem mais certas a fazer antes.

Eficiência, produtividade e efetividade

Trabalhar com base em conceitos (e eles estão explicados na apresentação do site) pode complicar quando não estamos sendo tão precisos e objetivos como se estivéssemos em um laboratório.

Mas dá de tentar o enfoque prático, tomando emprestado de mim mesmo um trecho de texto anterior, já mencionado acima. Vamos a ele:

Pessoalmente, traço sempre uma linha clara: o objetivo não pode, ou ao menos não deveria, se limitar ao ganho de produtividade e de eficiência – estes ganhos devem ser um meio para a efetividade, aproximando você de algum objetivo maior. Numa recente entrevista, expus minha posição pessoal sobre isso, ao responder sobre o método GTD:

Mas algum tempo depois de ler o livro Getting Things Done, acabei concluindo que para mim isto tudo só valia a pena se fosse usado em conjunto com o conceito de efetividade, e não em uma ótica de eficiência ou produtividade pessoal.

O meu objetivo é tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzam os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva. Outras pessoas têm demandas diferentes, e precisam manter em primeiro plano a questão da eficiência e da produtividade pessoal, e no caso delas eu acredito que seja melhor fazer uma interpretação mais literal do GTD ou de outras metodologias que se adaptem à sua rotina.

E creio que venho levando isso bem a sério: cada vez mais, venho aplicando em meu próprio benefício os ganhos de produtividade e eficiência que obtenho na minha “carreira solo”, mantendo bem clara a intenção de “tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzem os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva” – me aproximando da Efetividade conceitual e passando bem longe da cultura do “Karoshi”, termo japonês que significa “trabalhar até a morte” (no sentido literal, de morrer de tanto trabalhar), algo reconhecido juridicamente por lá desde a década de 1980, como visto num caso recente.

Exagero, preciosismo e interesse

Antes de prosseguir, quero antecipar uma exceção, antes que alguns de vocês se sintam criticados (e não estou criticando ninguém).

Existem várias razões válidas para que alguém que já é suficientemente produtivo continue investigando novas técnicas e ferramentas. Em tese elas podem reduzir o esforço, o custo do trabalho, remover tarefas enfadonhas, etc. - sempre há espaço para progredir.

"Troféu Joinha" para quem perde eficiência ao procurar saber mais sobre produtividade

A questão que trago é apenas a do ganho agregado real: a partir de um certo ponto, a soma do esforço que você gasta investigando, adquirindo e testando novas técnicas e ferramentas de produtividade podem superar o ganho real trazido pelas que forem bem-sucedidas.

Mas se você perceber isso e quiser mesmo assim prosseguir, vá em frente. Há inúmeras razões válidas e objetivos específicos que podem justificar isso de forma legítima. Interesse diletante, curiosidade científica, insatisfação latente, etc. - o essencial é estar consciente do efeito e da causa.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas?

Isso nos conduz ao ponto central abordado no título: temos cada vez mais autores, métodos e ferramentas voltados ao aumento da produtividade pessoal, da eficiência, da maximização do uso do tempo, etc.

Para quem tem interesse inicial no assunto, partindo de uma situação pouco organizada, ineficaz, improdutiva, etc., provavelmente boa parte destes métodos e ferramentas podem trazer grandes saltos à frente, se forem bem empregados. Tomara que muitos continuem sendo escritos!

Mas para quem já avançou, ou parte de uma situação melhor estruturada, continuar lendo cada novo livro, comparando com os anteriores, procurando novas inspirações e dicas, etc. começa a ter ganho real cada vez menor, a ponto de se tornar um obstáculo ao objetivo pretendido.

Para mim, assumir (ainda que brincando) que o que eu quero é ser mais eficiente para que assim sobre mais tempo para poder jogar videogame ou tocar guitarra é uma forma de manter em vista este aspecto da efetividade que conduz à qualidade de vida, e não a produzir cada vez mais, sem limite e com acréscimo de ganho agregado cada vez menor.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas!

Claro que minha situação é um pouco diferente, porque afinal de contas eu escrevo sobre isso pra vocês, então preciso continuar lendo, analisando, comparando e concluindo. Mas já faz tempo que o meu foco nisso não é mais empregar as novidades na minha vida pessoal (embora de vez em quando alguma idéia interessante de fato acabe entrando pro cabedal).

Este ainda está em pré-venda

Por isso continuo lendo, aprendendo e (um pouco menos) praticando as novidades. E posso compartilhar com vocês uma conclusão pessoal: o livro de produtividade pessoal que mais fez diferença para mim foi o do David Allen apresentando o método GTD.

Depois dele continuei lendo muita coisa que poderia recomendar (e por vezes recomendei mesmo, aqui no site), mas hoje vejo como especialmente relevantes os livros do Christian Barbosa, que escreve sob uma perspectiva brasileira que faz diferença na hora de entender.

Quanto às ferramentas: são tantas... pessoalmente uso todos os dias algumas bem variadas, incluindo:

1. arquivo de pastas suspensas
2. rotulador
3. 2 monitores
4. escritório organizado
5. escrivaninha organizada

E nenhuma delas ganha da dupla campeã absoluta: papel e caneta para registrar e controlar as pendências, contatos, agendamentos e anotações.

É campeão!

Esquecer o smartphone ou o netbook em casa tem impacto no meu dia de trabalho, claro, mas estar sem meu bloquinho e alguma caneta (Bic serve bem!) é o que tem mais potencial de arruinar tudo.

O que realmente faz a diferença

Minha abordagem sobre o tema não é científica, portanto vou me permitir ser curto. Para mim, o que faz a diferença maior no sucesso da adoção de alguma estratégia de produtividade pessoal é o seguinte conjunto ordenado de fatores:

1. Foco em um objetivo, para saber onde chegar e quando parar.
2. Comprometimento, para não ficar só lendo livros e artigos, sem jamais colocá-los em prática. Escolha um (ou adapte um) e faça acontecer!
3. Persistência, porque no começo nunca é fácil. O universo conspira para que não consigamos mudar nossos hábitos!
4. Senso crítico, tanto para escolher um método bom, quanto para saber cortar dele o que não se adequa à sua realidade.

Tendo estes 4 fatores, e mais um método de produtividade que funcione minimamente bem, você chega lá. Sem eles, talvez seja necessário mais esforço - mas não conte com os livros para fazer surgir estes fatores - eles (e eu) só podem mencionar a importância, é você que precisa encontrá-los dentro de si.

E assim, sem mais delongas, concluo este longo desabafo. Se alguém lhe disser que você tem que continuamente melhorar sua produtividade (o que pode ser verdade, dentro de determinados limites e situações), sempre pare para pensar quem está ganhando mais com isso, e se você está, de fato, ganhando algo que compense o esforço - e se este algo é suficiente para preservar a situação que lhe conduz a isso!

Sistema de Informações é o sistema e conjunto de meios empregados para coletar, processar, armazenar, transmitir e disseminar dados que representam informação de interesse de seu usuário.

Um bom Sistema de Informações depende da integração de seus componentes

Um bom Sistema de Informações serve para facilitar e tornar mais eficazes muitas atividades do dia-a-dia. Mas ele também tem implicações estratégicas, e as "falhas no sistema", tanto operacionais quanto estratégicas, são responsáveis por muitos prejuízos e oportunidades perdidas - das quais muitos de nós já fomos vítimas, especialmente ao lidar com call centers de prestadoras de serviços, certo?.

Só que não são só as empresas e governos que possuem sistemas de informações - embora elas dediquem recursos tecnológicos avançados a isso, todos nós possuímos nossos próprios sistemas de informações, individuais ou coletivos, menos ou mais organizados, eficazes ou não.

Nem todo sistema de informações é automatizado; às vezes eles não são nem mesmo formalmente definidos e reconhecidos como tal. Mas todos temos nossos próprios hábitos de coleta, processamento, armazenamento e disseminação dos dados que precisamos para nossa tomada de decisões.

Explicando pelo exemplo

Não tenho um Sistema de Informações pessoais formalmente definido, mas faço um esforço consciente para sistematizar e cumprir algumas rotinas e políticas que me oferecem informações um pouco melhores para basear a tomada de decisões - e implemento isso com ajuda de pastas suspensas, estruturas de arquivos no computador, hábitos de leitura on-line e off-line, gerenciamento de contatos, agenda, caixas de entrada e muito mais.

Digitalizar e padronizar é só o começo: o complicado é interpretar corretamente os dados disponíveis.

Para exemplificar e explicar a idéia, vou apresentar alguns processos do meu dia-a-dia aos quais apliquei (conscientemente ou não) esforços típicos do aprimoramento de Sistemas de Informação, abrangendo as diversas etapas destes sistemas:

• Começando pela fase da coleta: não gosto de ler o "maior" dos jornais aqui da minha cidade (nem em papel, nem pelo site), mas mesmo assim me obriguei a acostumar (com algum esforço até criar o hábito) a consultá-lo diariamente, por uma razão bastante prática: ele tem informações sobre o trânsito local, e muitas vezes me dá a oportunidade de escolher caminhos alternativos, ou mesmo de adiar compromissos, com base em algum engarrafamento previsto ou relatado lá. Recentemente ampliei este sistema, passando a seguir o twitter da Polícia Rodoviária Federal do meu estado (@prf191sc), que informa sobre situações atípicas nas rodovias federais da região.
   

• Para exemplificar a fase do processamento, posso mencionar um exemplo do meu método de seleção e priorização de leituras on-line, mesmo estando longe do ideal. Reconheço que assino muito mais feeds do que posso ler diariamente, mas não me permito reduzir o número de assinaturas, porque às vezes vale a pena ter esta massa de dados para fazer pesquisas e buscas em materiais recentes. Só que o excesso de assinaturas, classificadas pelo método tradicional por assunto (agrupando os feeds de informática, os de esportes, os de produtividade pessoal, etc.) acabava me atrapalhando na hora de priorizar as leituras diárias.
  
  Um tsunami de feeds todos os dias

  Assim, após uma análise do processo e dos requisitos, acabei adotando um sistema em 2 camadas, com categorias para os feeds que preciso mesmo ler diariamente, os que leio quando há sobra de tempo (ou escassez de pauta...), e os que estão assinados só para referência ou pesquisa. Dentro de cada um destas categorias, há uma segunda camada de classificação, por tema geral (informática, esportes, etc.). Ter parado para repensar, analisando requisitos e produtos de informação desejados, me permitiu ganhar tempo todos os dias, e não lembro mais quando foi a última vez que decretei falência de feeds e mandei marcar tudo como lido, recomeçando do zero no dia seguinte - algo que eu fazia mais de uma vez por mês na classificação antiga, só por tema.
   

• Quanto ao armazenamento,, já escrevi bastante aqui no Efetividade, por isso vou me limitar a fazer uma breve referência a este post em que descrevo meu método de armazenamento de documentos em papel, que funciona sem falhas há anos. Estou devendo um artigo sobre meu sistema de organização de arquivos no computador também, qualquer dia ele sai!
   

• Quanto à transmissão e disseminação, temos um exemplo claro no item acima: muito do que quero e preciso comunicar a um grande número de pessoas (são mais de 40.000 leitores todos os dias!) sai pelo canal formado pelos meus sites, e é bastante frequente eu conseguir passar uma informação ou responder a uma pergunta simplesmente indicando a URL ou o link de um artigo que publiquei, ou cuja referência eu guardei.

São apenas exemplos, e eu poderia citar vários outros, mas o objetivo de hoje é apenas ajudar a esclarecer o que são os componentes de um Sistema de Informações pessoal.

Evitando exageros

Eu deveria deixar esta observação para o final, mas antecipo para evitar confusões: não quero propor que ninguém automatize todos os seus processos de coleta e uso de informações, nem que digitalize sua vida, e muito menos que consulte as condições de trânsito, maré e meteorologia antes de toda vez que sair de casa.

O problema não é ter todos os dados, é conseguir extrair a informação certa.

O equilíbrio é a chave, e a busca pela eficiência do seu Sistema de Informações pessoal deve atender aos limites da racionalidade - sem prejudicar outros aspectos da sua vida, e sem gerar custos ou impactos desproporcionais ao benefício pretendido.

Um objetivo para o seu Sistema de Informações pessoal

Se você vai aplicar algum esforço a tornar mais eficaz ou eficiente o seu Sistema de Informações pessoal, vale a pena traçar antes um objetivo para isso.

Quando se trata de uma empresa, pode ser um pouco mais fácil definir o objetivo de um projeto, pois geralmente eles se alinham ao planejamento estratégico, ou estão ligados a intenções comuns, como aumentar o faturamento ou a produtividade, reduzir custo, maximizar o retorno aos acionistas.

Projetos pessoais podem ter metas mais difíceis de definir, porque envolvem conceitos mais difusos, como qualidade de vida, paz de espírito, etc. - a não ser que você consiga associá-los a indicadores objetivos, como o índice de tempo livre durante a semana, ou alguma medição específica do grau de stress.

Depois de montado, até um sistema complexo pode se manter funcionando com estabilidade

Mas como Administrador e fã de Peter Drucker, vou propor um objetivo concreto (embora inalcançável, o que obrigará você a encontrar outras metas auxiliares alcançáveis) baseado em uma observação deste autor.

Para Drucker, o teste definitivo de qualquer sistema de informações (ou de Inteligência) é conseguir evitar as surpresas - ao menos no seu campo de atuação. Se o sistema funciona, as informações chegam a tempo, são processadas e conduzem a conclusões que permitem a tomada de decisões antes que as circunstâncias se precipitem na forma de uma surpresa ou susto.

E isto é mais fácil de exemplificar através das falhas: os serviços de Inteligência que não previram a queda do muro de Berlim, por exemplo, ou todos os órgãos do sistema financeiro mundial que foram apanhados de calça curta pela recente crise mundial de crédito.

Mas há grandes casos de sucesso conhecidos também. Um deles eu aprendi ainda na faculdade, em uma aula de Planejamento Estratégico (Cenários), e sempre tenho em mente: quando houve a grande Crise do Petróleo, na década de 1970, das 7 grandes companhias petrolíferas que dominavam o mercado mundial até então, 6 delas foram apanhadas completamente de surpresa.

A sétima (a Royal Dutch Shell) tinha um sistema de informações e Inteligência que correlacionava informações globalmente, apto a perceber antecipadamente os sinais da crise iminente, e por isso havia planejado como melhor agir na ocasião em que ela finalmente se desencadeasse.

Assim, enquanto as outras 6 ainda estavam tentando entender o que estava acontecendo, ela já estava colocando em prática o seu plano, que permitiu a ela reduzir os danos ou mesmo se colocar em uma posição vantajosa ante às demais, transformando uma ameaça em oportunidade.

O Sistema de Informações e Inteligência da Shell, portanto, passou no teste de Drucker - porque ela tinha a informação correta e soube usá-la a tempo, sem surpresa, enquanto as demais ainda nem sabiam onde estavam ouvindo o galo cantar.

Passando no teste de Drucker

O objetivo que busco para meu Sistema de Informações pessoal é este, portanto: elevar continuamente a capacidade de passar no "teste de Drucker", reduzindo a ocorrência de surpresas nas áreas de conhecimento que eu monitoro.

E estas surpresas, no dia-a-dia, são das categorias mais diversas:

1. Acabar o dinheiro da conta antes do fim do mês (algo que pode acontecer a qualquer um, mas não deveria ser uma surpresa percebida só quando o cartão de débito é recusado na hora de pagar uma compra no caixa).
2. Perder 2h em um engarrafamento porque não se buscou um caminho alternativo a tempo.
3. Ter imposto de renda (ou IPTU, IPVA, renovação de seguro...) a pagar sem ter guardado dinheiro para isso.
4. Vender dólares no dia errado porque não acompanhou a cotação.
5. Descobrir que ontem foi o aniversário de alguém importante para você, e você esteve com a pessoa sem cumprimentá-la ou comemorar.
6. Descobrir que o motor do carro estava rendendo pouco porque ninguém lembrou de trocar o óleo.

E assim por diante. O ideal é identificar as situações antes que elas aconteçam, mesmo quando não puderem ser prevenidas ou confirmadas - pois ao menos poderemos reduzir os danos causados por elas, ou até mesmo nos preparar para tirar algum proveito maior de uma situação potencialmente positiva.

Concluindo

Nem todas as surpresas da vida são evitáveis, e há muitas que nem se deseja evitar.

Mas nas áreas de sua vida em que há necessidade de se gerenciar, usualmente há interesse em poder planejar reduzindo surpresas. Para isso são necessários diversos componentes, mas um Sistema de Informações suficientemente funcional é um requisito importante.

Atuar para melhorar a obtenção, armazenamento, processamento e transmissão das informações que são importantes para você pode trazer resultados bastante positivos. As técnicas de produtividade pessoal (GTD e afins) ajudam a montar a infra-estrutura (rotinas, classificação, rótulos, caixas de entrada, etc.), mas o enfoque estratégico pode estar além do escopo delas.

GTD dá as engrenagens certas, mas é você que precisa combiná-las estrategicamente

Algumas atitudes simples que você pode considerar são:

• identificar e classificar as fontes de informação que são importantes para você, e tornar um hábito consciente o ato de recorrer a elas todos os dias.
• identificar informações que seriam úteis ao seu dia-a-dia, e procurar por fontes que as disponibilizem - descobrir que o twitter da Polícia Rodoviária Federal no meu estado (@prf191sc) informava sobre os engarrafamentos melhorou perceptivelmente minha qualidade de vida!
• Adotar um sistema de registro, controle e acompanhamento de pendências que permita perceber interações e detectar tendências.
• adotar um sistema de classificação e arquivamento para seus papéis e documentos - recomendo um arquivo de pastas suspensas.
• adotar um plano de organização dos arquivos e pastas do computador de forma a saber encontrar facilmente tudo o que está lá.
• definir um sistema de backup para os arquivos do computador, e um plano de contingência para o caso de perda dos documentos em papel (enchente, roubo, incêndio, etc.)
• identificar comunicações que você faz com frequência e criar modelos pré-prontos para facilitar a sua preparação - eu tenho que mandar mensagens mensalmente para meu banco, contador e diversos clientes, e todas elas "nascem" a partir de modelos pré-prontos, preenchidos com dados obtidos em fontes pré-identificadas e anotadas nos próprios arquivos de modelo, para reduzir o trabalho repetitivo. Para algumas coisas eu fiz até carimbos...
• identificar análises que devem ser feitas periodicamente ou em datas determinadas, e agendá-las para não esquecer - no meu caso, isso acontece inclusive na forma do controle dos recebimentos dos clientes, para evitar um desequilíbrio do meu Fluxo de Caixa.

Mas não seja obsessivo! Sistematize, padronize e automatize só aquilo que precisar, e se precisar. Parar para pensar a respeito, mudando algumas rotinas e hábitos, pode ser suficiente para melhorar bastante o seu Sistema de Informações pessoal.

E se você quiser ir além, busque ajuda de um amigo com formação nas ciências da informação e do conhecimento, e ele certamente poderá lhe guiar no caminho a partir daí.

Já fiz um pré-anúncio na semana passada, mas agora o perfil do Efetividade no Twitter já começou a ser atualizado na prática - e lá tem conteúdo que não chega a sair aqui no site, pra evitar o risco de se tornar uma versão piorada de um feed RSS, como acontece com a presença de vários sites no Twitter. Falta ainda configurar várias coisinhas, mas o conteúdo já começa a aparecer.

E você tem um motivo extra pra seguir o @efetividadeblog, se já for usuário do Twitter: nos próximos 10 dias vai rolar um sorteio com brindes - ainda secretos - bem legais. Já adianto: estes brindes são ferramentas de produtividade pessoal bem efetivas, tenho certeza de que vocês vão gostar! (eu já estou usando a minha)

O primeiro dos brindes eu já avisei: será sorteado entre os primeiros 100 seguidores do @efetividadeblog, completados ontem e já devidamente anotados no meu caderninho de sorteios. As condições dos demais sorteios eu ainda vou escolher, mas provavelmente terá também um específico pra sortear entre as pessoas que espontaneamente ajudarem a divulgar o @efetividadeblog no próprio Twitter, como já fizeram o @tonycelestino, @kernnerd, @bernardopina, @wladi, @jcbarbosa, @pemarcondes e @micheljuca. Obrigado! Mas sem spam, ok? Apreciem com moderação ;-)

Lidando com projetos problemáticos

A especialização em Gerenciamento de Projetos já acabou faz alguns meses, mas acho que ainda não me recuperei completamente: quando vi a imagem abaixo, em meio a várias outras fotos de surf, a primeira coisa que me veio à cabeça foi: "Chega um ponto em que não dá mais pra salvar o projeto, só tentar reduzir os danos".

Note onde está a prancha, e o tamanho da onda que vai atropelar o atleta

Mas eu moro no litoral, então alguns segundos depois eu pensei no que seria mais natural: "Esse cara deve ter tido tempo de rezar bastante embaixo da água até conseguir vir à tona respirar depois de a onda deixar ele pra trás". O que você acha?

De qualquer maneira, o tema do que fazer quando um projeto começa a deixar claro que não vai poder alcançar o sucesso é bastante interessante. Tem as decorrências óbvias da tripla restrição (o responsável pode optar por tentar aumentar o prazo, reduzir o escopo ou obter mais dinheiro), mas também tem a possibilidade de passar-se em algum momento para uma fase de controle e redução de danos.

O Ricardo Vargas, autor de vários livros sobre GP, tem um podcast de 5 minutos sobre isso. Se você tem interesse no assunto, não deixe de ouvir!

Nossa vida corporativa

Ao longo da semana, colecionei alguns links interessantes sobre empregabilidade e a vida corporativa.

Começando por um assunto campeão de audiência: "Saiba como "vender seu peixe" na entrevista de emprego", com uma especialista analisando em vídeo o comportamento de alguns candidatos em entrevistas. Se você vai encarar uma entrevista, recomendo ler também meu artigo "Entrevista de emprego: como se sair bem – parte 1: antes da entrevista" - e os links a partir dele.

Passando para outro tema interessante, especialmente se você souber usar sem abusar: o relacionamento com os chefes. O G1 publicou "Saiba como ter um bom relacionamento com o seu chefe", com dicas (talvez excessivamente genéricas) para vários perfis. A Época foi para o lado escuro do tema, e publicou "Você sabe enrolar seu chefe?" - eu fiz o teste, e descobri que não sei. E o Lifehacker fez uma pergunta interessante: "How Do You Deal with a Bad Boss?"

Aqui no Efetividade já tratamos de temas relacionados algumas vezes. No momento recomendo reler: "Como liderar seu chefe – a dica de Stephen Covey" e "Política do escritório: como sobreviver – e vencer".

Recados paroquiais

O Efetividade gosta de ajudar a divulgar iniciativas e produtos que possam interessar aos seus leitores, portanto vamos a alguns dos que chegaram na minha caixa de entrada:

1. A Nathalia, da Você SA, entrou em contato para avisar que "a revista lançou recentemente uma nova versão do site (http://vocesa.abril.com.br) e uma das maiores novidades é a seção especial para jovens que ainda estão decidindo o que fazer no mercado de trabalho. Além de um Guia de Profissões e testes sobre perfil profissional, também existe a seção ‘Tira-Dúvidas’ onde os visitantes podem conferir dicas a respeito de estágios e de trainees". Não é minha revista preferida, mas do site eu gostei mais - tem informação relevante na medida certa, e dá de escolher só o que interessa. O que vocês acharam?
    
   

2. A Aline, da editora M.Books, foi extra-simpática ao enviar para mim, além do release e da imagem do livro "Liderança passo-apasso", vários informações que me despertaram a vontade de adquirir meu exemplar. Gostei de uma frase da descrição oficial: "É uma maneira abrangente e rápida para o leitor entender as questões significativas envolvidas na realização das coisas certas quando estiver encarregado dos resultados." Alguém aí já leu? E já que estamos no assunto, aproveito para recomendar 3 artigos anteriores aqui do Efetividade:
   • Liderança: saber os conceitos não é o suficiente.
   • Liderança e Motivação: como liderar nos momentos difíceis
   • Liderança: Aprenda a ser um bom ouvinte

    

3. Pra fechar, o Marco Darvas avisou sobre esta entrevista em vídeo que ele concedeu, tratando de gerenciamento de tempo. Ele é da nossa vizinhança: atua como coach de produtividade pessoal, embasado nos ensinamentos de David Allen (autor do método GTD) - que ele teve oportunidade de conhecer pessoalmente. É interessante, assista! Gostei da parte em que ele trata dos erros comuns... Aproveitando, recomendo este artigo que trata do aspecto do gerenciamento do tempo que mais me interessa: "Aproveitando melhor o seu tempo livre em casa, mas sem chegar atrasado aos compromissos".

Cenas dos próximos capítulos

Na semana que vem provavelmente teremos aqui no Efetividade um artigo (já bem encaminhado, no momento) sobre como lidar melhor com os Sistemas de Informações que criamos sem perceber (ou de propósito mesmo) em nossas vidas, aplicando o Teste de Drucker como forma de verificar se eles estão atingindo seu objetivo estratégico essencial.

Também devemos ter um artigo descrevendo os brindes da promoção mencionada lá no alto do post. Já mencionei que são bem legais? Já estou usando o meu!

Apartamento pequeno faz parte da vida de muitos de nós. A "classe média apertada" é uma realidade cada vez mais comum - estudantes solteiros, grupos de amigos, pequenas e médias famílias, cada vez mais gente vive em espaços que vão se tornando mais restritos.

É o quarto? A copa? Ou a cozinha?

Os apartamentos ficam menores, e seus habitantes precisam dar um jeito de adaptá-los (ou adaptar-se) para maximizar o conforto possível. Algumas pessoas gostam e preferem os espaços pequenos, enquanto para outras isso é uma escolha imposta, ou mesmo um compromisso entre a realidade desejada e a possível no momento.

Escrever sobre como melhor se adaptar a um apartamento pequeno é um desafio quase tão grande quanto falar sobre técnicas alternativas de churrasco: como a realidade de cada interessado é bem diferente e única, é preciso ter em mente desde o princípio que sempre vai haver alguém que refutará as sugestões, chamará de impossíveis, etc.

O apartamento do neto hoje pode ser menor que a área de jantar da casa da avó...

E a causa do fenômeno é fácil de entender: a definição de "apartamento pequeno" é difusa. Há quem more em 30m² e acharia um luxo morar em um apartamento de 50m², assim como há quem more com família e cachorro em apartamento de 60m² e ache - com razão - minúsculo. Da mesma forma, lidamos com situações variadas:

• há quem pode furar as paredes, e também há quem não pode;
• há quem precise se conformar em ter a cama servindo como sofá,
• a cozinha no mesmo ambiente do quarto é uma realidade para muitos;
• substituir as portas ou a mobília pode ser um sonho contratualmente impossível.

E assim por diante. Portanto, fica desde já o aviso: escrevo com base em uma realidade que conheci e vivi por bastante tempo (durante a graduação) - um condomínio enorme, ao lado da universidade, projetado para estudantes que não podem pagar aluguel alto, com paredes fininhas, conforto mínimo e aperto máximo. Mas era bom - tinha até parede separando o espaço da "sala", da "cozinha" e do "quarto".

E na época a minha experiência ficou melhor com algumas das dicas abaixo - poderia ter melhorado mais ainda, se eu tivesse possibilidade, interesse ou disposição de aplicar as restantes - mas faltava orçamento, permissão e perspectiva de longo prazo, pois eu não pretendia ficar lá mais do que o tempo necessário.

E vamos desde já combinar que as dicas de vocês, adequadas à situação que vocês conhecem e vivenciam, serão muito bem-vindas nos comentários, ok?

Apartamento pequeno: como organizar

1. Escolha o que deixar de fora: morei bastante tempo em um apartamento projetado para estudantes, em que o espaço era mínimo, e ainda por cima era mal-aproveitado. Mas eu tinha um espaço confortável para usar como sala de TV e escritório (desrespeitando, por impossibilidade prática, a regra de separar entretenimento e home office), com sofá e duas poltronas até grandes. O segredo? Reconheci cedo o suficiente que não precisaria de uma mesa de refeições para ser feliz.
   
   Iluminação, disposição, uso das paredes - tudo pode ser usado a seu favor.

   Hoje, acostumado a preparar e fazer refeições em casa, tudo seria diferente, mas naquele tempo a realidade de estudante me permitiu fazer esta escolha. Outras pessoas podem descobrir que não precisam ter microondas e forno elétrico, máquina de lavar, poltronas adicionais, 4 cadeiras na mesa de refeições, rack para o aparelho de som, violão, e assim por diante. Não é porque estes objetos já estão lá ocupando o seu espaço que eles deverão ser mantidos indefinidamente - se livrar-se deles for aumentar a sua qualidade de vida, você pode vendê-los, doá-los, emprestá-los indefinidamente a alguém, ou mesmo providenciar para que sejam reciclados, dependendo do caso.

    
   

   
   Deixe isso para o camping...
    

2. Menos mobília - mas não minúscula: evite o erro comum cuja raiz é a compra de um monte de móveis em tamanho menor que o normal. Para algumas pessoas pode até dar certo (com alguma sorte...), mas o ideal é comprar menos móveis, e em tamanho normal (mas nada de exageros!). Esqueça a idéia de ter um sofá apertado e 3 poltroninhas empilháveis - tenha um sofá confortável, e um plano para alojar visitantes adicionais na cadeira do computador e nas banquetas da mesa de refeições ;-) Mas meça bem antes de comprar, para não ficar com um trambolho que não cabe direito e toma espaço de outras utilidades.
   

3. Mobília multifuncional: Quem escolhe aqueles pequenos móveis que mais parecem apropriados a uma barraca de camping muitas vezes acaba se arrependendo - são frágeis, muitas vezes seu uso exige montar e desmontar, e mesmo desmontados eles ocupam precioso espaço. Como já vimos, o ideal é ter menos, e com qualidade - mas se você puder acrescentar o componente da multifuncionalidade, melhor ainda. Assim, a sua mesa de centro servirá também como baú para guardar louças, a cama terá gaveteiro, a escrivaninha terá estante para os livros de estudo, o sofá servirá como cama de hóspedes e assim por diante.
    

4. Salve a cozinha: minha experiência com a cozinha de um apartamento pequeno foi péssima: a exaustão era complicada (fritura em casa, nem pensar), e o espaço era apertadíssimo - o microondas ia em cima da geladeira, contra todas as recomendações, a pia era apenas uma cuba, sem espaço para um escorredor, havia apenas 2 gavetas e um paneleiro mínimo, com porta única, e um fogão de 4 bocas. Eu almoçava e jantava na rua, mas sentia a dificuldade nos finais de semana...
   

   Cada caso é um caso, mas um suporte de parede como o da foto acima teria me adiantado muito. Até mesmo um escorredor simples de parede já ajudaria. Ou tirar a porta convencional da cozinha, que ocupava muito espaço (ou substituí-la por uma porta de correr, ou sanfonada), e assim ter condições de ter um armário vertical. Mas lembre-se: só faça alterações para as quais você tenha permissão, e antes de deixar o profissional escolhido furar paredes em que possam passar canos ou fiação, consulte a planta!
    

   

5. Subindo pelas paredes: se o apartamento for seu, ou se você tiver permissão para furar, faça um bom projeto de uso das paredes e chame um profissional para colocá-lo em prática (dê a ele a planta elétrica e hidráulica para evitar acidentes!). Dependendo do caso, você pode fixar a TV e o som em uma parede, "economizando" o espaço do rack; pode colocar prateleiras ao longo de diversas paredes e corredores, altas o bastante para não bater com a cabeça nelas, mas baixas o suficiente para alcançar o conteúdo delas sem ter de subir no banquinho ("economizando" o espaço de armários e estantes) e assim por diante. Planeje cores e posicionamento para não errar na mão, evitando que isso faça o espaço parecer menor. Ao fixar, você abre mão de flexibilidade, mas ganha muito em espaço útil, e também na sensação de espaço que a área livre no nível do chão proporciona. E se houver algum vão ou nicho (no corredor, em algum canto ao lado de coluna, etc.), fique ligado - pode ser sua oportunidade de fazer um armário embutido que não rouba espaço útil!
    
   
   O cantinho vira home office
    

6. E o escritório? É perfeitamente possível ter um home office em um apartamento pequeno, embora possa exigir abrir mão de mais coisas do que quando há mais espaço para ele. Já tratamos do assunto antes, por isso recomendo o artigo "Home office: fazendo caber em apartamentos pequenos".
    
   

7. Acessórios inteligentes: a boa notícia é que, como há cada vez mais gente vivendo em apartamentos pequenos, o comércio está cheio de opções voltadas a este contingente. A má notícia é que nem todas elas são de boa qualidade, e mesmo as que são não necessariamente servem para você. Visite um hipermercado ou uma loja especializada (eu gosto de visitar a LojaOZ para isso).
    
   

8. Iluminação e cores: privilegie a luz natural sempre que possível, e capriche também em uma boa iluminação artificial. A luz pode fazer o espaço parecer maior, além de mais vivo. Jogar com as cores também ajuda - consulte alguém da área da decoração e interiores, mas já adianto que é comum dizer que um esquema de cores em que o piso é mais escuro, as paredes são mais claras e o teto é bem mais claro dá a sensação de que o espaço é maior. A cor da mobília também pode ser importante, jogando bem com o contraste em relação às paredes, ou mesmo procurando uma cor parecida com as delas, você pode obter a impressão desejada - mas para tirar a dúvida, recorra a um profissional ;-)
    
   

9. Decoração funcional: além das dicas de pintura mencionadas acima, consulte alguém versado nas artes e técnicas do design de interiores para ver como decorar para tornar o espaço mais vivo sem ocupar muito espaço nem dar a impressão de que o ambiente está "lotado". Espelhos - como o da foto acima, por exemplo - são a dica mais frequente para dar a impressão de espaço ampliado (e funciona mesmo - você acha que os espelhos nos elevadores estão lá só para dar oportunidade para o pessoal conferir seu visual?), e peças verticais, como abajures ou mesmo pôsteres, podem ser colocadas parcimoniosamente para ajudar a compor.

Algumas leituras adicionais: não há escassez de artigos sobre apartamentos pequenos - seus habitantes são uma fatia considerável do mercado! Selecionei 3, porque mostram como é possível fazer um bom projeto - e aí você pode adaptar as melhores idéias à sua realidade, porque nem todo mundo tem condições práticas de fazer uma reforma completa, quebrar paredes, etc. São eles: 54 ótimas idéias para decorar apartamentos pequenos (Casa Cláudia), 52 idéias para apartamentos pequenos (idem).

Leia também as minhas outras dicas em "Usabilidade em casa: 7 dicas para mais efetividade na sua organização doméstica".

Agora é a sua vez. Você mora ou morou em um apartamento pequeno e tem dicas sobre como sobreviver melhor neles? Compartilhe conosco!

Uma dica antecipada aos leitores: o Efetividade já está no Twitter, em @efetividadeblog. Ainda estou decidindo o que fazer por lá (e o "anúncio oficial" só sai depois que eu decidir), mas as atualizações do site já estão sendo notificadas lá, e você pode seguir. Se quiser ler também as bobagens que eu eventualmente escrevo por lá, acompanhe-me também, no @augustocc.

Latas de sardinha imobiliárias

Para começar esta edição da coluna Rapidinha Efetiva, um tema que não me afeta pessoalmente mais, mas já afetou bastante no passado: as "famílias encaixotadas" em apartamentos cada vez menores.

A matéria do link acima é interessante porque o foco não é como melhor aproveitar o espaço, como mobiliar, etc. - é sobre as alterações de comportamento pessoal e familiar que esta realidade cada vez mais presente provoca. É a redução da privacidade, coisas que eram feitas dentro de casa e passaram a ser feitas na rua, mudanças em horários, formas de convivência, etc.

Faço uma relação dela com outro tema, que aí sim me afeta (positivamente) pessoalmente: a popularidade crescente dos depósitos como "salvação" para a falta de espaço em apartamentos.

No meu condomínio há depósitos (aqui são chamados de 'hobby box') individuais para cada apartamento, razoavelmente espaçosos (no meu eu coloquei 4 estantes), e localizados no térreo e subsolo. Cabe muita coisa, servindo como despensa, almoxarifado de ferramentas, e local para guardar todo tipo de excedente - desde peças de PC até ventiladores (no inverno) e aquecedores (no verão).

Ambos os temas talvez voltem a aparecer por aqui em breve, em artigos maiores. E já que estamos no assunto de apartamentos, quero referenciar a notícia trágica de mais uma criança que despencou de uma janela para retomar uma antiga campanha minha: se você mora acima do nível da rua, considere instalar redes e telas de proteção nas janelas, protegendo crianças, bichos, e até os adultos desavisados!

Abrindo o capô do Wordpress

Ao longo da semana eu fiz algumas pequenas alterações no layout e nos recursos aqui do Efetividade, que é baseado no Wordpress, da mesma forma que os blogs de muitos de vocês.

Como já uso a ferramenta há algum tempo, até que me viro bem com ela - chegando a criar meus próprios plugins quando acho necessário. Mas como o layout adotado por aqui é bastante estável, não me furto a recorrer a um atalho quando as alterações que quero fazer são de pequena monta: incluo as funcionalidades diretamente no tema, e não em plugins.

Se você tem noções de PHP, não muda de tema frequentemente, pode avaliar este atalho também - mas como todo atalho tecnológico, pode ter desvantagens em relação à solução correta, que é a criação de funcionalidades em plugins. Para aprender a partir de exemplos, visite o artigo "Power Tips For WordPress Template Developers" - cheio de pequenos trechos de código que você pode experimentar nos seus arquivos de tema.

Para ir um pouco adiante, mas ainda sem criar plugins, o artigo "15 Killer Hacks for WordPress that Are Extremely Useful" dá vários exemplos práticos do uso de um arquivo de funções, complementar aos templates visuais, para dar algumas funcionalidades adicionais ao seu blog. Embora sejam exemplos funcionais, acredito que o principal uso dos exemplos é mesmo para o aprendizado - até mesmo porque algumas das funcionalidades já são oferecidas de outros modos mais... canônicos.

Alguém conhece a BoxBrazil?

Seguindo a tendência inaugurada na semana passada (quando perguntei sobre os filtros de tela para notebook e recebi excelentes respostas de vocês), volto a "entrevistá-los, desta vez sobre os serviços da Boxbrazil. Alguém conhece e pode recomendar (ou não)?

Segundo a descrição, o serviço da empresa consiste em oferecer aos clientes brasileiros um endereço postal nos EUA para o qual podem direcionar as entregas de produtos comprados em lojas no exterior (inclusive as que não entregam no Brasil). A empresa recebe os produtos neste endereço, e aí se encarrega dos trâmites para mandar pra cá ("despacho internacional, liberação alfandegária, despacho nacional e entrega em sua residência, além dos serviços administrativos para controle do seu envio como o rastreio ao longo das etapas do processo", diz o site - com ênfase na legalidade de tudo isso).

Nunca tive problemas em comprar nada em lojas no exterior e pedir a entrega direta aqui no Brasil, mas já sofri o desapontamento de descobrir, após escolher os produtos que eu desejava, que a loja não entregaria por aqui. Para isso a BoxBrazil é uma solução possível, mas se alguém teve experiência com a empresa (ou similares), me avise, compartilhando nos comentários!

Sites recomendados da vizinhança

Bons vizinhos recomendam os serviços uns dos outros, e o Efetividade não é diferente. Esta semana, o vizinho recomendado é o Produzindo.net, do Bernardo Pina. Comece por estes posts:

• O que são mapas mentais e como utilizá-los?
• Você é um bom negociador?
• Você sabe do quê o seu cliente precisa?
• Etiqueta profissional: Algumas dicas para você não errar
• Está perdido? Peça ajuda!

Despesas adicionais de final de ano (ou começo do ano seguinte) são uma realidade concreta para muitos de nós. E não são só aquelas das festividades e férias: tem as matrículas em cursos, os impostos e taxas, o material escolar, e tantas outras que conhecemos bem.

Dificilmente temos condições de conseguir fontes de renda adicionais para fazer frente a isso, ainda mais quando só faltam 2 meses.

Mas mesmo com a renda existente, ainda dá tempo de adequar e ajustar os planos aos recursos, para priorizar tudo e evitar o risco tão comum de gastar em dezembro todo o dinheiro (e o crédito) que seria muito mais necessário em janeiro ou fevereiro. O equilíbrio é a chave, e ele está mais ao alcance de quem usa as ferramentas corretas, e planeja a tempo o que vai fazer!

Como adequar os planos de final de ano aos recursos existentes?

Fluxo de caixa é o registro (ou a projeção) dos valores de caixa recebidos e gastos durante um período de tempo definido. É um dos instrumentos de controle mais efetivos sobre a gestão do dia-a-dia dos recursos financeiros das empresas e dos profissionais, e bastante gente emprega (em versões simplificadas ou não) também na vida pessoal.

E na vida financeira de muitas famílias, talvez o melhor momento para começar a usar este tipo de instrumento de planejamento e acompanhamento seja a preparação para os gastos da virada do ano: IPTU, taxas e matrículas diversas, festas de final de ano, a comemoração do Natal (ou do Hanukkah, ou mesmo do Festivus), presentes, viagens, temporadas praianas e tantas outras despesas que aparecem neste período.

Afinal, o final do ano acaba sempre tendo muitas ocasiões para celebrar a vida, a família e a expectativa de um futuro melhor. E apesar de reconhecer que não custa absolutamente nada comemorar o que de bom a vida nos traz, também percebo que esta época é temporada (e pretexto) de consumo exagerado. Presentes, jantares, viagens, passagens, hospedagens, aluguel de casa na praia... Despesas intermináveis!

Ainda dá tempo! Como já fiz em anos anteriores, vou aproveitar que já estamos no fim de outubro para lembrar, antecipadamente, que ainda faltam 2 meses para o ápice deste consumo. Você já está se preparando?

O Efetividade convida: se vamos consumir, vamos ao menos fazer um esforço consciente para gastar nosso dinheiro de forma inteligente. E, se possível, para ter de onde tirar este dinheiro sem se endividar, como veremos a seguir.

Planejando o fluxo de caixa do final do ano

Planejar e gerenciar o fluxo de caixa é uma atividade que pode ter bom nível de complexidade (e temos um artigo sobre isso no histórico), mas para quem tem poucas fontes de renda e está pensando em uma perspectiva de poucos meses, pode ser bem simples de montar e acompanhar.

No nosso caso, além de fazer um planejamento de fluxo de caixa, também vamos aplicar um pouco mais de administração, para evitar que ao final você gaste mais do que queria, sem chegar a comprar tudo o que precisava e o seu dinheiro disponível permitia!

Veja como fazer, passo a passo:

• Descobrir o saldo inicial e as entradas: O primeiro passo é o mais importante: descubra quanto dinheiro você pode gastar, e comece a contabilizar este saldo. Considere o valor que tem disponível hoje, o décimo-terceiro, o eventual adiantamento de férias que vai receber em janeiro, etc. e marque as datas em que cada entrada vai estar disponível na sua conta. Você provavelmente vai perceber que tem menos dinheiro disponível do que gostaria - mas é melhor perceber isso bem cedo, porque aí você pode se dedicar melhor ao passo seguinte, que é...
   

• Identificar e priorizar os gastos planejados: quanto antes você fizer isso, melhor. Encontre tudo que você vai precisar fazer com este seu recém-calculado "Fundo Especial de Final de Ano". As festas de fim de ano, os presentes, as viagens, a matrícula na escola para o ano que vem, aquela reforma que estava sendo adiada... Coloque em ordem de prioridade, e faça um exercício de reflexão: mais vale investir em uma árvore de Natal decorada para impressionar os vizinhos, ou dar presentes caros para os filhos do cunhado para impressionar a sogra? Se você refletir bem, possivelmente decorará o interior da sua casa e dará presentes legais a quem você realmente gosta. Mas sob o ponto de vista do seu fluxo de caixa, o essencial é saber quanto tem que gastar, e sincronizar estes gastos com as entradas no caixa - deixe para pagar as passagens ou os presentes de Natal mais caros só depois de receber o 13o., por exemplo. E não deixe de contar também aquilo que não é opcional, como as matrículas do colégio ou o conserto no carro que você adiou desde o carnaval passado!
   

• Ajustar os gastos ao orçamento disponível: Essa é meio óbvia, mas quanta gente deixa de fazer? É possível que você descubra que com o dinheiro disponível, não vai dar para comprar o Playstation 3, o notebook e ainda viajar para 30 dias na praia, a não ser que você deixe de matricular as crianças na escola, ou se endivide *profundamente*. Não faça isso! Deixe o PS3 para o ano que vem, agende o notebook para depois das férias, e viaje por apenas 10 dias, sem pagar os juros abusivos do seu cheque especial nem precisar fazer um consignado no banco. Quanto aos presentes, saiba definir qual fatia do seu orçamento será dedicada a eles.
   
  
   

• Procurar liberar mais orçamento: Quem sabe se você deixar de realizar alguns outros gastos opcionais programados para novembro, dezembro e janeiro, sobrará mais dinheiro para passar uma semana extra na praia? Um jantar mais econômico (mas não menos saboroso), a troca do plano de TV a cabo por um mais básico, deixar de comprar um vestido, parar de almoçar no shopping e comprar revistas, ou reduzir os telefonemas para celular, sozinhos, podem não fazer efeito suficiente. Mas se a família inteira fizer, motivada pela possibilidade de um final de ano mais caprichado, pode ajudar. Claro que reduzir as despesas não é a única forma de aumentar seu orçamento: se você tiver como alcançar alguma renda extra neste período (e oportunidades no comércio e no setor de serviços não faltam), pode valer a pena.
   

• Pesquisar preços na hora de consumir: na hora de comprar, não se afobe. Pesquise, compare, encontre a melhor opção. Especialmente quando se trata dos presentes de Natal, quando você sempre tem a opção de deixar de comprar, e simplesmente substituir por outro produto. Agora você sabe quanto e quando pode gastar, portanto valorize cada real!

Não esqueça de quem tem menos do que você

Esta é uma época de solidariedade e união. As circunstâncias acabam colocando no seu caminho muitas oportunidades para ajudar pessoas que têm muito menos do que você. Sejam quais forem as suas crenças, saiba aproveitar estas oportunidades.

Não vou fazer campanha por aqui - não é difícil encontrar este tipo de iniciativa, se você quiser procurar. Mas achei importante incluir esta lembrança no texto, para lembrar que o consumo não pode ser tudo, e que este tipo de ação pode ser planejada também.

Especialmente na hora de dar presentes, para quem tem este costume - às vezes aquela pessoa que significa algo para você mas acaba riscada da sua listinha é justamente quem não vai receber presente de mais ninguém, ou quem ficaria mais feliz com a demonstração de afeto que acompanha o ato de presentear.

Lave, enxágüe e repita

Muda a motivação, mas não mudam os processos. Se você conseguir colocar em prática as dicas acima - que não têm nada do outro mundo, é apenas bom senso - que tal transformá-las em hábito?

Sobrar mais dinheiro ao fim de cada mês para aplicar no que realmente é importante também é um instrumento para mais Efetividade na sua vida! E ao longo dos próximos 2 meses vou reeditar e atualizar também os artigos sobre logística nas operações de compra de presentes de Natal ;-)