Hoje é feriado em diversas cidades do Brasil, marcando o Dia da Consciência Negra, e provocando a reflexão, em quem está aberto, sobre a importância da cultura das etnias de origem africana na formação da cultura nacional, e os desafios associados a isto.

Como é feriado, nossa Rapidinha Efetiva será ainda mais rapidinha do que de costume, mas não menos efetiva, claro ;-)

Quero começar lembrando sobre o sorteio dos brindes: as inscrições continuam, e o jeito mais fácil de concorrer é passando a seguir o @efetividadeblog no Twitter. Quem divulga o @efetividadeblog no Twitter também continua concorrendo a um prêmio extra! A lista dos prêmios, bem como as outras formas de participar - para blogueiros, e para quem não tem blog nem twitter - podem ser consultadas no post que anunciou a promoção.

Dica extra para apartamentos pequenos

Na semana passada, no artigo "Apartamentos pequenos: como sobreviver – com menos aperto", falamos sobre mobília multifuncional, e algumas pessoas pediram mais dicas.

Navegando em busca de outro produto, acabei encontrando a cama-baú da foto abaixo, cuja cabeceira é feia que dói, mas a idéia é inegavelmente boa, desde que o conforto e a durabilidade tenham sido preservados.

Nada muda o fato de que a imagem acima parece um daqueles jacarés do joguinho Pitfall, do Atari. Mas se você está planejando mobiliar um espaço pequeno, no mínimo a idéia acima pode dar idéia de algo mais a procurar - nem que seja uma cabeceira-baú, idéia genial que usei durante muito tempo quando morava em apartamento menor.

Kit-apagão

O apagão nacional da semana passada poupou Florianópolis, mas há poucos anos tivemos por aqui um apagão que durou dias. É difícil estar preparado para manter o conforto em uma situação assim; por outro lado, faltas de energia que duram mais de 1 hora são fatos da vida no Brasil, a ponto de não mais ser considerado surpresa.

Depois do apagão da semana passada, no dia seguinte me diverti lendo no Twitter os relatos de amigos que não conseguiram encontrar lanterna, nem fósforos, e nem mesmo acender o fogão a gás para ter alguma luz para procurar, porque o acendimento era elétrico. Alguns usaram uma tela bem branca no celular como fonte de iluminação, outros iluminaram a casa à base de laptops.

Desde o grande apagão florianopolitano, eu tomei uma providência simples: dentro de uma caixa pequena (tamanho de uma caixa de bombons), coloquei velas, caixa de fósforo, uma lanterna sem pilhas (para não oxidar), um rádio AM/FM sem pilhas (idem), várias pilhas em suas embalagens lacradas, leque, papel, caneta e uma listinha de telefones de contatos de emergência. "Lacrei" a caixa com fita crepe (para reduzir a tentação de recorrer a ela quando precisasse de fósforos ou pilhas para outros fins), e escrevi na fita a data em que precisaria fazer a troca das pilhas e dos fósforos, para não perderem a validade.

Quando chegou a data, troquei as pilhas e os fósforos da caixa, e coloquei em uso as que estavam guardadas. Depois disso já houve algumas faltas de luz, e de fato cheguei a fazer uso de todo o material, que aí vai sendo substituído.

Para facilitar a procura no escuro, "encapei" a caixinha com tiras de uma lixa fina, fácil de identificar pelo tato mesmo nas maiores escuridões. E desde então mantive a regra: a caixa fica guardada na mesma gaveta em que guardo as pilhas e baterias de reserva da casa. Além da associação óbvia, a presença de um padrão (que segui nos 3 últimos apartamentos em que morei) auxilia na hora de procurar sem luz.

O leitor Daniel Mendes complementa: "Revisitando o tema e sabendo que as crianças em casa podem não saber manejar isso, sugiro utilizar os bastões de luz química. são faceis de encontrar, de manusear e não oferecem tantos riscos aos pequenos quanto uma vela acesa. A luz de alguns dura 12 horas e o custo de um que tem um bom raio de atuação (iluminar um cômodo médio por exemplo) não chega a R$ 3,00. Outra vantagem é que sua luz não se apaga sob chuva e é uma ótima pedida para ter no carro, tanto para sinalizar o veículo quanto para suprir a falta de uma lanterna. essa é a minha dica!"

Outras providências podem ser tomadas, em substituição ou complemento. Adotar a política de sempre manter carregado o celular e o notebook, por exemplo. Ou ter luminárias Dot-It (adesivas e com pilhas - detalhes em "Efetividade em casa e no escritório: 50 produtos que facilitam meu dia-a-dia (parte 1)") fixadas em locais estratégicos da casa podem ser mais do que suficientes para a mesma finalidade.

O essencial é não agir como se este tipo de blackout fosse uma circunstância completamente inesperada. Quando acontece, precisamos cuidar da nossa segurança e garantir o conforto que estiver ao alcance - ouvindo rádio de pilha, lendo um livro à luz da lanterna ou, se a bateria e a operadora permitirem, usando o celular para se informar pela Internet.

E não se esqueça de tirar da tomada todos os aparelhos da casa, para não ser mais um prejudicado pela maneira como a eletricidade se comporta no momento do retorno...

Revisitando o consumismo: endividamento compulsivo afeta milhões!

Recentemente publiquei e discutimos um artigo sobre os problemas da tendência ao consumismo, e a revista Isto É aparentemente pegou o mesmo gancho.

Com o artigo "Consumo: Quando o desejo de comprar vira doença", a revista aprofundou o tema, tratando sob um foco mais específico: o endividamento crônico que atinge milhões de brasileiros e pode ser uma porta de entrada para o vício do consumismo compulsivo.

O artigo on-line tem 4 páginas, e separei um trechinho para vocês:

(...) Para quem gasta sem pensar e adquire o que não precisa, pode ser a perdição total. Neste grupo, os mais vulneráveis são os compradores compulsivos, parte significativa dos 22% dos brasileiros que possuem dívidas impagáveis e de 85% das famílias que têm despesas superiores ao rendimento, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE). Neste caso, o consumismo desenfreado é uma doença.

Um dos sinais de desequilíbrio é o alto grau de irritação diante da impossibilidade de comprar e a impulsividade do ato. "São pessoas que compram sozinhas, optam por objetos repetidos, sem utilidade, e escondem as aquisições dos familiares", afirma Tatiana Filomensky, coordenadora do grupo de atendimento dos compradores compulsivos no Hospital das Clínicas de São Paulo. "Eles saem para comprar um terno e voltam com uma televisão." Seis anos atrás, apenas três pacientes estavam em tratamento. Neste ano, são 24 e há 50 nomes em lista de espera. (...)

Recomendo a leitura, e uma releitura também do nosso artigo antes de fechar a lista das compras de final de ano - não negligencie o seu fluxo de caixa para o final do ano!

Os problemas de mobilidade urbana afetam muitas cidades do nosso país, e não são nada raras as pessoas que gastam horas todos os dias em deslocamentos entre sua residência e os locais de suas atividades.

Algumas encontram condições melhores para isso, outras estão sujeitas a bem menos conforto, mas todas compartilham entre si algum nível de stress, e o eventual desejo de aproveitar este tempo para realizar algo positivo que vá além da contemplação, meditação e reflexão, sempre bem-vindas.

Passageiros: o paralelo com as salas de embarque

Para quem trafega como passageiro, seja em transporte coletivo ou individual, muitas das dicas que já tratamos anteriormente ao falar sobre o ordálio das salas de embarque e vôos a serviço se aplicam, especialmente no que diz respeito à redução do stress por meio de entretenimento e distração. É saudável usar estas oportunidades para se manter em dia com as pendências, mas em alguns momentos é interessante dispor de uma alternativa que conduza ao relaxamento e à distração – mesmo quando você não deseja, ou não pode, tirar uma sonequinha.

Quando é carona em carro próprio, dá até pra pensar em economizar para colocar um DVD no banco de trás e passar a ter um aproveitamento cultural maior a cada deslocamento, mas nem sempre é necessário ir tão longe: há inúmeras alternativas de entretenimento que você pode levar consigo, sendo que possivelmente a mais portátil delas é um bom livro ou revista, que eu recomendo. Pode ser até uma revista de passatempos, como um Sudoku ou palavras cruzadas, se o transporte for compatível com sua escrita...

Acredito que esta seja a maior razão da popularidade dos videogames portáteis, especialmente para quem se desloca usando transportes seguros. Eu às vezes recorro ao celular para um jogo rápido, mas tenho levado comigo um PSP com alguns jogos, e uma seleção de músicas, algum filme ou seriado na memória. Basta estar em um transporte suficientemente seguro, colocar os fones de ouvido (ligando ou não a atenuação de ruídos externos, dependendo da ocasião), e relaxar, tentando esquecer do desconforto das vans de traslados para eventos e do stress do trânsito ao meu redor.

Quem anda em transporte coletivo que não ofereça o mesmo grau de segurança ao patrimônio individual vê suas opções de forma mais restrita, mas além da boa e velha música em aparelhos de MP3, e dos audiobooks que mencionaremos mais além, a Internet nos traz uma variada gama de opções de podcasts e outros conteúdos em áudio, alguns educativos, outros informativos, vários opinativos, e outros de entretenimento. É só baixar e copiar para o player.

Compartilhe conosco suas dicas de podcasts legais nos comentários! Os amigos do @efetividadeblog no Twitter já recomendaram (obrigado!) vários para este artigo, incluindo:

• O nerdcast, divertido para o público em geral.
• O Pod sem fio, da Bia Kunze, que às vezes se manifesta por aqui também (bem-vinda!)
• O Código Livre, do Ricard Macari.
• as edições antigas do TickTack (tem até uma edição comigo, falando sobre o Efetividade).
• O Sidetalk é pros gamers.
• O Decodificando "trata de assuntos relacionados a novas tecnologias na área de biologia e informática e seus principais aspectos jurídicos".
• O Séries etc. não é mais atualizado, mas o histórico ainda pode proporcionar alguma diversão.
• Para o pessoal com interesse em tecnologia, a Info e o IDG Now publicam podcasts regularmente.
• A CBN e a Band News (entre outras rádios e agências) disponibilizam notícias e comentários na forma de podcast.
• Também foram mencionados: falafreela, Papo na Estante, NowLoading, i sh0t the sheriff, Rapaduracast, papotech; Monalisa de Pijamas.

Como você pode notar, esta dica vale também para quem se desloca a pé, ou de bike. Mas cuidado com a segurança, fones de ouvido podem ser um fator de risco no ciclismo ou mesmo nas calçadas.

Para concluir, para mim a ferramenta suprema para esquecer que estou em deslocamento pelos engarrafamentos da cidade é um bom livro ou, na ausência dele, um celular com bom acesso à Internet. Mas o primeiro é compatível com bem mais ambientes!

E o motorista?

O motorista precisa, em primeiro lugar, respeitar a legislação de trânsito, o bom senso, a segurança da sua condução e dos demais. Quando isto tudo está resolvido, às vezes sobra uma oportunidade para entretenimento ou cultura. A mais básica delas costuma ser o aparelho de som do próprio carro, que pode tocar seus CDs (ou pen drives...) prediletos, ou a programação musical e de notícias das emissoras de rádio. Cidades que contam com jornalismo especializado no trânsito dão ao motorista uma opção extra muito efetiva, porque podem inclusive ajudá-lo a evitar pontos de congestionamento e ficar menos tempo no trânsito.

Pessoalmente prefiro ouvir minha própria coleção de músicas, um eventual podcast (como os mencionados acima), e de vez em quando variar com o rádio - às vezes com noticiário, outras com humor e variedades, mas geralmente com música.

Uma alternativa que descobri recentemente e tem me dado oportunidade de relaxar nas quentes filas do asfalto florianopolitano são os audiobooks (ou audiolivros), sobre os quais escrevi o artigo "Audiolivros brasileiros: ouvindo livros no engarrafamento e na academia", cujo título já deixa clara a relação com nosso tema de hoje. Gostei bastante da biografia do Tim Maia ("Vale Tudo") narrada pelo autor Nelson Motta, e agora estou ouvindo "O Baú do Raul". Na livraria do shopping aqui perto, e também na estante virtual do Submarino tem pelo menos uns 25 títulos, dá de escutar em muitos engarrafamentos. O @rscbsb deu esta mesma dica via Twitter, e ainda sugeriu também os audiocursos.

Quando o trânsito pára mesmo, e eu chego a desligar o motor, aí recorro (mantendo alguma atenção) às mesmas opções que os passageiros têm: joguinho ou internet no celular, livro, revista ou qualquer coisa que tire minha mente do stress ao meu redor.

Ser produtivo não muda

O que muda são as ferramentas, demandas e oportunidades. Há quem não sinta falta de produzir algo no tempo que gasta em deslocamento, seja porque há tempo suficiente em outras situações melhores, seja porque reconhece a necessidade da higiene mental praticada durante os deslocamentos, ou mesmo porque não deseja se transformar em uma máquina de produzir.

Simpatizo com estes argumentos, e longe de mim querer me transformar em uma máquina de produção - como eu já disse, o que eu quero mesmo é ganhar eficiência para que sobre mais tempo para jogar videogame e tocar guitarra ;-) Minha abordagem no trânsito, como geralmente sou o motorista, é a da higiene mental e entretenimento, embora às vezes eu lembre de repassar alguma lista de pendências antes de sair de casa, para ir pensando em alternativas de algum projeto, ou compondo mentalmente algum documento ou relatório enquanto espero os engarrafamentos andarem. Funciona muito bem, especialmente porque é um processo não totalmente consciente, e sem foco nos detalhes específicos.

Só que às vezes algum detalhe específico surge, e é necessário registrá-lo. Já aconteceu com você de um carro de um prestador de serviço que você precisava mas não conseguia encontrar parar na sua frente, e você não ter como anotar o telefone dele, exposto na lataria? Comigo acontecia sempre, e parou de acontecer depois que eu dediquei um dos botões programáveis do celular para abrir o gravador de voz e começar imediatamente a gravar. Aí só preciso memorizar o telefone (ou a idéia que tive, ou o que for) até a primeira oportunidade em que seja seguro e legal fazer uso deste recurso, e quando chego ao meu destino, basta transcrever a nota verbal para o local adequado, como também lembrou o @peujapiassu, via Twitter.

Meu pai, cuja atividade profissional exige deslocamentos constantes (muitos deles dirigindo), usava tanto este recurso que agora comprou um gravador digital de voz da Olympus, e passou a manter nele muita coisa, sem nem mesmo transcrever. Este aparelho tem excelente captação e memória, então se ele precisa compor um documento ou uma apresentação, pode deixar o gravador ligado no banco do carona, e ir falando, falando, falando, falando... Quando chega ao final da viagem, já terá registrado todos os principais pontos do documento, e aí é só completar com os dados e a redação.

Outro recurso usado tradicionalmente é o de aproveitar para se informar. Quem precisa ler jornais ou relatórios no começo do dia pode fazê-lo no trânsito, se não estiver dirigindo. Os notebooks com 3G e mesmo os smartphones também permitem cada vez mais oportunidades de produtividade móvel a quem tem acesso a eles, e ao seu uso seguro quando em deslocamento. Já escrevi muitos artigos (alguns integralmente) enquanto estava em trânsito, mas acharia horrível viver em uma situação que me obrigasse a isso diariamente.

E, claro, os passageiros sempre podem ter acesso às suas agendas, blocos de anotações, materiais de referência e tudo o mais que quiserem levar consigo!

Melhor é evitar

Como estamos falando de efetividade, não podemos deixar de mencionar que muitas vezes o melhor a fazer é evitar o obstáculo, ao invés de ficar tentando encontrar maneiras de sofrer menos com ele.

Alternativas como home office, teletrabalho e escritório remoto são cada vez mais procuradas, e uma das razões é a redução ou eliminação dos deslocamentos constantes.

Podendo evitar, por que não?

Quando está ao alcance, mudar os horários dos deslocamentos também pode ajudar a reduzir o impacto, mas é necessário pesar os demais inconvenientes da decisão. Mas mesmo quando não podemos mudar o horário regular, às vezes vale a pena encontrar alternativas. Recentemente, no artigo sobre Sistemas de Informações pessoais, eu dei o exemplo de como a edição on-line de um jornal local, aliado ao twitter da Polícia Rodoviária Federal do meu estado, me ajudam a planejar horários e roteiros de deslocamentos, pois ambos avisam a tempo sobre congestionamentos e problemas nas vias.

O bom é que aí dá pra ser mais produtivo em casa ou no escritório mesmo, ao invés de ficar procurando alternativas na rua ;-) Agradeço ao @micheljuca pela sugestão do tema deste artigo!

E você, tem dicas adicionais? Compartilhe conosco nos comentários!

Quando o Lifehacker, site referência mundial em boa parte dos temas aqui do Efetividade, publicou no ano passado uma lista dos melhores aplicativos para uma série de tarefas, uma mesma solução ganhou em 3 categorias: solução para GTD, para anotações e para gerenciamento de pendências ("to-do list", que não é a mesma coisa que agenda de compromissos).

E este resultado em nada me surpreendeu, pois trata-se da mesma solução que eu também uso para as mesmas demandas: o papel e a caneta.

Já escrevi sobre isso muitas vezes, com subtemas que variam bastante. Falando sobre papel e caneta, já tratamos de:

• como fazer as melhores anotações de reuniões e apresentações,
• como "configurar" melhor o caderno para tomar notas de aulas,
• as vantagens de usar um caderno para as notas
• como transformar um caderno em uma agenda de compromissos

Sou adepto entusiasmado do papel como base do sistema de produtividade pessoal (complementada, onde cabe, por ferramentas mais tecnológicas). Até já saiu um artigo de minha autoria ("Pilhas não incluídas: A simplicidade como alternativa para a produtividade pessoal"), sobre este mesmo tema, na edição brasileira da PC Magazine.

E todos aqueles artigos acima têm em comum, de forma destacada ou nos bastidores, um produto em especial: os cadernos Moleskine, que já foram difíceis de achar no Brasil (a ponto de merecer um artigo sobre onde comprar, posteriormente atualizado), mas hoje já são encontráveis em boas papelarias.

O que são os moleskines?

Hoje os moleskines (ou Moleskines, pois neste caso é uma marca) são integrantes da linha de produtos de uma empresa franco-italiana (cuja produção ocorre na China e em outros países) que, a partir da década de 1990, retomou a produção de um modelo de cadernetas e blocos bastante tradicional, cuja última produção independente e artesanal havia sido encerrada na década anterior, após um longo e estrelado histórico: Van Gogh, Picasso, Hemingway e Matisse usaram (e há peças em museu para comprovar) este tipo de bloco.

Eles não necessariamente chamavam de Moleskine os seus bloquinhos, mas o marketing moderno acabou fazendo um retrofit do nome, e hoje bastante gente chama todo este gênero de cadernos pelo nome moderno. O nome "moleskine", que se refere ao material da capa, decorre da forma que o escritor Bruce Chatwin se referia, em suas obras, ao seu bloquinho - e ele narrou em uma delas, inclusive, a sua experiência de em 1996 ficar sabendo, via fornecedor, que o último dos fabricantes de moleskines "tradicionais" havia fechado as portas.

Moleskines com maiúsculas ou minúsculas, estes bloquinhos (em vários tamanhos e configurações - folha branca, pautada ou quadriculada, encadernação lateral ou superior, etc.) compartilham entre si um conjunto de características (típicas, mas não obrigatórias), que a Wikipedia consolidou assim:

• capa rígida revestida em tecido especial
• elástico para manter fechado
• encadernação que permite abertura completa, sem depressão central
• papel em tons creme
• cantos arredondados
• fita marca-páginas
• bolso canguru na capa traseira

E a linha de produtos com a marca Moleskine é extensa: cadernos, blocos, agendas, com pauta, sem pauta, com folhas especiais para aquarelas, edições temáticas, produtos complementares, e muito mais. O papel é de qualidade superior, a tinta não "vaza" nem borra, e estes blocos têm durado mais de um ano inteiro na minha mochila sem se desintegrar.

São produtos excelentes (adoto há anos). Só que tem um detalhe: eles chegam ao Brasil bastante caros. Os que eu usei em anos recentes foram trazidos do exterior por pessoas que sabiam do meu gosto por este tipo de presente (e comprar lá fora é bem mais em conta, comparativamente), mas anteriormente eu importei e até mesmo comprei aqui, mas o tamanho da facada assustava a minha carteira todas as vezes.

Os blocos e cadernetas da Papelaria Cícero

Uma consequência de o conceito do que hoje convencionamos chamar de Moleskine ser algo fabricado artesanalmente há mais de um século é que não se trata de algo patenteável: a empresa Moleskine é dona de uma marca forte, mas seus concorrentes têm liberdade de lançar produtos com as mesmas características, ou com subconjuntos delas.

E é o caso da carioca Papelaria Cícero, que já há algum tempo produz uma linha completa e variada de cadernetas no mesmo estilo dos moleskines tradicionais, com alto grau de qualidade (do quel eu já vinha ouvindo falar, mas agora pude verificar) e a um preço de venda bem mais baixo que o importado: dá de consultar preços até no Submarino.

Faz tempo que eu ouvia falar bem destes blocos - inclusive nos comentários de notícias anteriores sobre os moleskines - mas ainda não tinha tido oportunidade de testar. Tinha feito uma nota mental pra procurá-los no mercado quando acabasse meu atual bloco (que de fato está acabando). Só que eles se anteciparam: exercendo o marketing bem-informado, me consultaram se eu toparia receber um conjunto de amostras dos produtos deles.

Claro que topei, e logo chegou aqui no escritório uma caixinha contendo bloquinhos e cadernetas, sendo que vários deles reunem várias características típicas dos moleskines (papel de alta qualidade, bordas arredondadas, capa rígida revestida, elástico na capa, encadernação caprichada, marca-páginas), enquanto outros têm mais as características de uma agenda ou bloco "de mesa", com espiral no lugar da encadernação (mantendo as demais características).

Eu disse que a linha da Cícero é ampla, mas quero frisar: é mesmo uma grande variedade. Minha amostra não foi da linha completa, mas tem agendas de compromissos, cadernos pautados, cadernos sem pauta, blocos quadriculados; capa em papelão, couro e tecido; capas rígidas e flexíveis; encadernação em costura e em espiral; tamanhos grande (19x25cm), médio (14x21cm) e bolso (9x13), com encadernação laterial e superior, e várias outras bossas, inclusive um conjunto de cadernetas em papel 100% reciclado.

Colocamos em produção aqui em casa, há 3 semanas, uma caderneta e uma agenda de compromissos. Eu uso a caderneta diariamente, com lápis, esferográfica e uma ocasional caneta tinteiro - sem borrões, sem "vazar" para o outro lado. Aprovadíssima no teste prático, e toda hora alguém me pergunta onde eu arranjei uma caderneta tão legal, o que lhe dá pontos extras.

Distribuí alguns exemplares a pessoas próximas, em troca do compromisso de um review verbal, e só obtive elogios - o elástico mantém fechada dentro da bolsa, o marca-páginas ajuda na organização, o papel deixa a caneta deslizar, as cores das capas são bonitas, e a encadernação costurada é um conforto, segundo me disseram os avaliadores.

Pessoalmente, senti falta do bolsinho canguru típico dos Moleskines, mas as cores vivas e a disponibilidade de espiral (ótima para cadernos de mesa) compensaram, para mim.

O marketing da Papelaria Cícero funcionou bem (e não saiu caro: eles só me enviaram a caixa de amostras, nem me pediram nada, nem sabem ainda que este post foi ao ar hoje) , graças à qualidade dos produtos - eles provavelmente não tinham dúvida de que o envio da amostra resultaria em um artigo positivo, e estavam certos. Recomendo, com 5 estrelas no nosso Guia de Produtos Efetivos. Não precisam me dar isso de presente de Natal (já garanti meu suprimento!), mas taí um bom presente pro amigo secreto do seu escritório, ou para quem tenha desenvolvido o hábito de tomar notas.

Fica aí, portanto, a dica: blocos da Papelaria Cícero, à venda em lojas do ramo e no Submarino. Se for o caso, ligue pra lá: (21) 2201 2155.

Brindes para os leitores: distribuindo o superávit!

Não tenho nenhum conflito pessoal com a idéia de usar os produtos (consumíveis, especialmente) que me mandam como amostra para o blog, até porque não escrevo com compromisso de elogiar, e nem mesmo aceito o compromisso de escrever algo - recebo as amostras e vejo o que fazer. Mas dessa vez a amostra necessária para eu formar minha idéia sobre a amplitude e qualidade da linha de produtos era grande demais, e nem em 5 anos eu vou usar tantos blocos. Portanto chegou a hora de dividir com vocês o material, na forma de brindes ;-)

O sorteio vai ser em 30 de novembro (veja detalhes abaixo), e os brindes serão:

1) Kit com caderneta Papelaria Cícero grande (19x25), 80 páginas, papel alcalino especial, encadernação costura + caderneta Papelaria Cícero bolso (9x13cm), 64 páginas, papel alcalino especial - ambos sem pauta e com capa flexível. Se o sorteado for mulher, pode receber uma das duas em cor rosa (se desejar).
 

2) Caderneta Papelaria Cícero pautada, formato caderno escolar (14x21cm), capa rígida em vermelho vivo com elástico, 160 páginas em papel alcalino especial.

3) Caderneta Papelaria Cícero grande (19x25), 80 páginas, papel alcalino especial, encadernação costura, sem pauta e com capa flexível.

4) Bloco Papelaria Cícero de bolso, 96 folhas, papel alcalino, encadernação espiral superior, sem pauta.
 

5) Caderneta Papelaria Cícero de bolso, com papel especial para desenho, 112 páginas, papel alcalino especial, capa rígida preta com elástico.

6) Duas cadernetas Papelaria Cícero de bolso, 64 páginas, papel 100% reciclado, capa flexível, sem pauta.

Como vai ser o sorteio

Os brindes serão sorteados assim:

1. 2 dos brindes irão para os seguidores do @efetividadeblog no Twitter
2. 2 dos brindes irão para blogueiros que postarem em seus blogs (não vale fórum, twitter, orkut... - precisa ser post em seu blog mesmo) sobre esta promoção ou sobre os produtos acima, necessariamente linkando o Efetividade.net e a Papelaria Cícero, e avisando (via comentário ou trackback) aqui nesta notícia, dando a URL do seu post.
3. um dos brindes será sorteado exclusivamente entre os 100 primeiros seguidores do @efetividadeblog, conforme prometi há 2 semanas.
4. um dos brindes será sorteado entre todos os interessados que enviarem, pelo formulário de contato, a frase: "quero concorrer a um brinde" - não esqueça de preencher seu nome e e-mail.

Na improvável hipótese de passarmos dos 1000 seguidores do @efetividadeblog até a data do sorteio, eu incluirei um brinde adicional (talvez algo da Victorinox?), para sortear exclusivamente entre os seguidores no Twitter. E até lá eu penso também em um brinde especial para sortear adicionalmente entre quem já ajudou ou ainda ajudar a divulgar o @efetividadeblog no Twitter.

No dia 27/11 eu sortearei (e divulgarei) qual dos brindes irá para qual categoria, e no dia 30/11 sortearei os felizardos ganhadores, que serão avisados exclusivamente aqui pelo próprio site, e terão 1 semana para entrar em contato (conforme instruções que publicarei) informando seu endereço postal no Brasil para que eu possa remeter os brindes. Cada pessoa poderá participar em múltiplas categorias, mas apenas uma vez por categoria. Todos os sorteios serão realizados via random.org. Tentativas de burlar ou fraudar a concorrência equilibrada serão coibidas, e casos omissos ou excepcionais serão decididos soberanamente pelo Efetividade.net.

Completamos nossa quarta semana neste novo esquema de 2,5 posts por semana. O que estão achando? Falta algum tema? Tem algum assunto sobrando? Manifestem-se!

E se você usa o Twitter e ainda não segue o nosso perfil @efetividadeblog, recomendo! Tenho mencionado por lá algumas dicas e temas que não chegam a vir para o site, e pretendo continuar fazendo isso. Além disso, tem a interatividade - por lá o feedback é muito mais diálogo do que monólogo, certo?

E. claro, conto com vocês para ajudar a divulgar o perfil e trazer mais seguidores.

Dito isto, vamos aos temas desta semana!

Aumentando a cobertura da rede sem fio

Família conectada é fogo: aqui em casa o acesso de rede Wi-Fi é usado por todos, em vários cômodos. Só que usando só um roteador wireless comum, a cobertura fica desigual - as paredes e outros obstáculos fazem com que determinados pontos da casa virem "áreas de sombra", o que está longe de ser a situação ideal.

Diagrama da minha rede sem fio com repetidor – os equipamentos são de fornecedores diferentes (Linksys, D-Link e TP-Link), sem problemas de compatibilidade

Tem várias formas de resolver isso sem renunciar à mobilidade plena. Já faz alguns meses que comprei um repetidor Wi-Fi (TP-Link TL-WA501-G), e essa tem sido a minha solução preferida desde então. Custou R$ 170, é bem chatinho de configurar e limita um pouco o desempenho teórico da sua rede (mas quem tem banda larga comum nem sempre chega a ser afetado pela limitação), mas resolve de vez: aqui em casa, com o repetidor wireless e mais o roteador tradicional, passamos a ter cobertura de rede sem fio com qualidade antes impensável.

Quando eu chegar ao poder, os autores da documentação dele serão os primeiros a ir ao paredón, podem ter certeza. Mas com algum esforço a configuração funcionou, e como ontem tive que refazê-la após algumas trocas de infra-estrutura por aqui, lembrei de trazer de volta o assunto pra cá, porque sei que a questão da área de cobertura da rede sem fio interessa pra bastante gente.

Meus artigos sobre o tema:

• Wireless: maior alcance para sua rede sem fio com um repetidor wi-fi (descreve mais detalhadamente o meu repetidor)
• Redes sem fio: Como aumentar o alcance do sinal wireless gastando menos de R$ 20 (também testei e funcionou)
• Como aumentar o alcance da sua rede sem fio usando uma lata de refrigerante (testei e funcionou, mas com pouca melhoria)
• Como aumentar o alcance da sua rede wireless – do jeito menos comum (testei e funcionou muito bem)

Aprendendo on-line a tocar um instrumento

Desde moleque eu queria aprender a tocar guitarra, e cheguei a me dedicar a isso, sem sucesso - eu era bem menos efetivo naquela época, mas já era disciplinado: cursei mais de um ano de aula (de "violão popular", não sei se ainda existe com este nome), esperando depois fazer a transição pra guitarra, mas desisti ao ver que eu não conseguia aprender.

Depois de adulto tentei de novo, mas não rolava. Acabei doando o violão pra uma igreja, e esquecendo disso. Só que no meu último aniversário o impulso voltou, e resolvi ir direto aos finalmentes: comprei uma guitarra e um mini-amplificador Roland, firmemente decidido a aprender sozinho, com ajuda da web - afinal, já estamos no século XXI.

Estou indo bem, mesmo ainda faltando um bom caminho pra tocar direito o bom e velho rock'n'roll. Mas um reggaezinho ou outro já rola ;-) E, claro, as pontas dos dedos da mão esquerda estão estouradas e calosas, e não consigo mais ouvir música sem prestar atenção nos compassos e acordes.

Empreguei neste meu projeto pessoal algumas técnicas de motivação e de desenvolvimento de competências, e por isso faço a pergunta: vocês teriam interesse em saber mais sobre a experiência? Não posso garantir resultado - nem mesmo o meu! - mas posso compartilhar em um artigo futuro o curso on-line que eu gostei e estou seguindo, as ferramentas e um ou outro detalhe do esquema de motivação que faz eu continuar tendo vontade de ficar repetindo esses exercícios iniciais, sempre com os mesmos acordes, batidas secas, etc. que conduzem ao aprendizado.

Ajustando direito o retrovisor

Quanta gente usa os espelhos retrovisores externos do carro em ângulos que limitam bastante sua eficácia, e nem mesmo sabem disso? Quem dirige no caos das cidades e rodovias, sujeito à imprudência alheia a todo instante, precisa de toda ajuda que puder empregar, e um espelho retrovisor com máximo ângulo de cobertura é essencial.

Se você estiver vendo um pedação do seu próprio carro no espelho, algo deve estar errado...

Só que configurar direito os danados, embora seja fácil, dá algum trabalho, e idealmente precisa da ajuda de mais uma pessoa. Este artigo do G1 explica uma das técnicas para fazê-lo. Eu sugiro que depois de alcançar o ângulo ideal, você procure memorizar uma referência, tomando por base detalhes do próprio carro, para futuramente poder reproduzir o mesmo ângulo com bem menos esforço.

Há alguns anos eu adotei a prática de colar mini-espelhos convexos auxiliares (como os da moto acima) no espelho externo direito. Quantas vezes já deixei de mudar de pista por ver apenas no espelho auxiliar algum carro ou moto que estava no ponto cego do espelho grande... Mas na ausência deste recurso (baratíssimo), um bom posicionamento do retrovisor principal já resolve bastante.

Os brindes da promoção no Twitter

Eu ia contar hoje o que são os brindes, mas estamos tão próximos de completar 500 seguidores no Twitter, que resolvi esperar até segunda-feira, porque aí já faço o anúncio tendo meio milhar de followers ;-)

Obrigado a todos que vêm ajudando a divulgar por lá o @efetividadeblog. Continuem dando uma força, eu aprecio muito e procuro retribuir sempre!

Eu já peguei um dos brindes para mim, e uso todos os dias, substituindo o modelo importado que eu usava antes. Não saio de casa sem ele! Acredito que os felizardos que ganharem também vão adotar entusiasticamente. Uma dica: não é nada muito tecnológico, dessa vez.

Recomendando a vizinhança

Bons vizinhos recomendam os serviços uns dos outros, e eu tenho seguido esta prática aqui na coluna semanal. O vizinho da vez é o SobreAdministração, do Gustavo Periard.

Eu sou Administrador, mas procuro refletir isso apenas indiretamente aqui nos artigos. No caso do Gustavo, a visão administrativa fica em primeiro plano, mas ele também tem material para quem não é do ramo. Comece por aqui:

• Como fazer reuniões menores e melhores
• DICA: Encontre empregos na Europa com o Trabajar.com
• “O que há em comum entre o Auto conhecimento e as Vendas”?
• Os 4 erros mais cometidos por profissionais na carreira

E isso conclui nossa Rapidinha Efetiva da semana. Conto com seus comentários!

Produtividade pessoal é um assunto que para mim se reveste de curiosidade quase obsessiva, mas esta atenção extrema - felizmente - não se estende à prática, para mim.

Explico: já sou suficientemente produtivo e eficiente para me satisfazer nestes aspectos. Posso não ser nenhum primor, nem me aproximar do record mundial de produtividade pessoal, mas já algumas vezes aqui no Efetividade.net eu bati na tecla da atenção aos exageros.

Como ilustrar qualidade de vida sem ser alegórico?

Afinal, a partir de um certo grau de eficiência, os investimentos necessários para elevar mais graus podem não ser mais compensados pelo resultado prático que será alcançado, em termos de produção, de meios ou de satisfação - e este grau varia a cada situação.

A pergunta que sempre me faço é: "Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?" Dependendo da situação, a pessoa luta pelo aumento da sua produtividade quando já não está mais ganhando com isso, e nem percebe - faz porque acha que é o certo, mas pode haver coisas bem mais certas a fazer antes.

Eficiência, produtividade e efetividade

Trabalhar com base em conceitos (e eles estão explicados na apresentação do site) pode complicar quando não estamos sendo tão precisos e objetivos como se estivéssemos em um laboratório.

Mas dá de tentar o enfoque prático, tomando emprestado de mim mesmo um trecho de texto anterior, já mencionado acima. Vamos a ele:

Pessoalmente, traço sempre uma linha clara: o objetivo não pode, ou ao menos não deveria, se limitar ao ganho de produtividade e de eficiência – estes ganhos devem ser um meio para a efetividade, aproximando você de algum objetivo maior. Numa recente entrevista, expus minha posição pessoal sobre isso, ao responder sobre o método GTD:

Mas algum tempo depois de ler o livro Getting Things Done, acabei concluindo que para mim isto tudo só valia a pena se fosse usado em conjunto com o conceito de efetividade, e não em uma ótica de eficiência ou produtividade pessoal.

O meu objetivo é tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzam os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva. Outras pessoas têm demandas diferentes, e precisam manter em primeiro plano a questão da eficiência e da produtividade pessoal, e no caso delas eu acredito que seja melhor fazer uma interpretação mais literal do GTD ou de outras metodologias que se adaptem à sua rotina.

E creio que venho levando isso bem a sério: cada vez mais, venho aplicando em meu próprio benefício os ganhos de produtividade e eficiência que obtenho na minha “carreira solo”, mantendo bem clara a intenção de “tornar minha rotina mais agradável, com resultados que produzem os efeitos esperados, modificando o meu ambiente de forma positiva” – me aproximando da Efetividade conceitual e passando bem longe da cultura do “Karoshi”, termo japonês que significa “trabalhar até a morte” (no sentido literal, de morrer de tanto trabalhar), algo reconhecido juridicamente por lá desde a década de 1980, como visto num caso recente.

Exagero, preciosismo e interesse

Antes de prosseguir, quero antecipar uma exceção, antes que alguns de vocês se sintam criticados (e não estou criticando ninguém).

Existem várias razões válidas para que alguém que já é suficientemente produtivo continue investigando novas técnicas e ferramentas. Em tese elas podem reduzir o esforço, o custo do trabalho, remover tarefas enfadonhas, etc. - sempre há espaço para progredir.

"Troféu Joinha" para quem perde eficiência ao procurar saber mais sobre produtividade

A questão que trago é apenas a do ganho agregado real: a partir de um certo ponto, a soma do esforço que você gasta investigando, adquirindo e testando novas técnicas e ferramentas de produtividade podem superar o ganho real trazido pelas que forem bem-sucedidas.

Mas se você perceber isso e quiser mesmo assim prosseguir, vá em frente. Há inúmeras razões válidas e objetivos específicos que podem justificar isso de forma legítima. Interesse diletante, curiosidade científica, insatisfação latente, etc. - o essencial é estar consciente do efeito e da causa.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas?

Isso nos conduz ao ponto central abordado no título: temos cada vez mais autores, métodos e ferramentas voltados ao aumento da produtividade pessoal, da eficiência, da maximização do uso do tempo, etc.

Para quem tem interesse inicial no assunto, partindo de uma situação pouco organizada, ineficaz, improdutiva, etc., provavelmente boa parte destes métodos e ferramentas podem trazer grandes saltos à frente, se forem bem empregados. Tomara que muitos continuem sendo escritos!

Mas para quem já avançou, ou parte de uma situação melhor estruturada, continuar lendo cada novo livro, comparando com os anteriores, procurando novas inspirações e dicas, etc. começa a ter ganho real cada vez menor, a ponto de se tornar um obstáculo ao objetivo pretendido.

Para mim, assumir (ainda que brincando) que o que eu quero é ser mais eficiente para que assim sobre mais tempo para poder jogar videogame ou tocar guitarra é uma forma de manter em vista este aspecto da efetividade que conduz à qualidade de vida, e não a produzir cada vez mais, sem limite e com acréscimo de ganho agregado cada vez menor.

MAIS livros, MAIS autores e MAIS ferramentas!

Claro que minha situação é um pouco diferente, porque afinal de contas eu escrevo sobre isso pra vocês, então preciso continuar lendo, analisando, comparando e concluindo. Mas já faz tempo que o meu foco nisso não é mais empregar as novidades na minha vida pessoal (embora de vez em quando alguma idéia interessante de fato acabe entrando pro cabedal).

Este ainda está em pré-venda

Por isso continuo lendo, aprendendo e (um pouco menos) praticando as novidades. E posso compartilhar com vocês uma conclusão pessoal: o livro de produtividade pessoal que mais fez diferença para mim foi o do David Allen apresentando o método GTD.

Depois dele continuei lendo muita coisa que poderia recomendar (e por vezes recomendei mesmo, aqui no site), mas hoje vejo como especialmente relevantes os livros do Christian Barbosa, que escreve sob uma perspectiva brasileira que faz diferença na hora de entender.

Quanto às ferramentas: são tantas... pessoalmente uso todos os dias algumas bem variadas, incluindo:

1. arquivo de pastas suspensas
2. rotulador
3. 2 monitores
4. escritório organizado
5. escrivaninha organizada

E nenhuma delas ganha da dupla campeã absoluta: papel e caneta para registrar e controlar as pendências, contatos, agendamentos e anotações.

É campeão!

Esquecer o smartphone ou o netbook em casa tem impacto no meu dia de trabalho, claro, mas estar sem meu bloquinho e alguma caneta (Bic serve bem!) é o que tem mais potencial de arruinar tudo.

O que realmente faz a diferença

Minha abordagem sobre o tema não é científica, portanto vou me permitir ser curto. Para mim, o que faz a diferença maior no sucesso da adoção de alguma estratégia de produtividade pessoal é o seguinte conjunto ordenado de fatores:

1. Foco em um objetivo, para saber onde chegar e quando parar.
2. Comprometimento, para não ficar só lendo livros e artigos, sem jamais colocá-los em prática. Escolha um (ou adapte um) e faça acontecer!
3. Persistência, porque no começo nunca é fácil. O universo conspira para que não consigamos mudar nossos hábitos!
4. Senso crítico, tanto para escolher um método bom, quanto para saber cortar dele o que não se adequa à sua realidade.

Tendo estes 4 fatores, e mais um método de produtividade que funcione minimamente bem, você chega lá. Sem eles, talvez seja necessário mais esforço - mas não conte com os livros para fazer surgir estes fatores - eles (e eu) só podem mencionar a importância, é você que precisa encontrá-los dentro de si.

E assim, sem mais delongas, concluo este longo desabafo. Se alguém lhe disser que você tem que continuamente melhorar sua produtividade (o que pode ser verdade, dentro de determinados limites e situações), sempre pare para pensar quem está ganhando mais com isso, e se você está, de fato, ganhando algo que compense o esforço - e se este algo é suficiente para preservar a situação que lhe conduz a isso!

Sistema de Informações é o sistema e conjunto de meios empregados para coletar, processar, armazenar, transmitir e disseminar dados que representam informação de interesse de seu usuário.

Um bom Sistema de Informações depende da integração de seus componentes

Um bom Sistema de Informações serve para facilitar e tornar mais eficazes muitas atividades do dia-a-dia. Mas ele também tem implicações estratégicas, e as "falhas no sistema", tanto operacionais quanto estratégicas, são responsáveis por muitos prejuízos e oportunidades perdidas - das quais muitos de nós já fomos vítimas, especialmente ao lidar com call centers de prestadoras de serviços, certo?.

Só que não são só as empresas e governos que possuem sistemas de informações - embora elas dediquem recursos tecnológicos avançados a isso, todos nós possuímos nossos próprios sistemas de informações, individuais ou coletivos, menos ou mais organizados, eficazes ou não.

Nem todo sistema de informações é automatizado; às vezes eles não são nem mesmo formalmente definidos e reconhecidos como tal. Mas todos temos nossos próprios hábitos de coleta, processamento, armazenamento e disseminação dos dados que precisamos para nossa tomada de decisões.

Explicando pelo exemplo

Não tenho um Sistema de Informações pessoais formalmente definido, mas faço um esforço consciente para sistematizar e cumprir algumas rotinas e políticas que me oferecem informações um pouco melhores para basear a tomada de decisões - e implemento isso com ajuda de pastas suspensas, estruturas de arquivos no computador, hábitos de leitura on-line e off-line, gerenciamento de contatos, agenda, caixas de entrada e muito mais.

Digitalizar e padronizar é só o começo: o complicado é interpretar corretamente os dados disponíveis.

Para exemplificar e explicar a idéia, vou apresentar alguns processos do meu dia-a-dia aos quais apliquei (conscientemente ou não) esforços típicos do aprimoramento de Sistemas de Informação, abrangendo as diversas etapas destes sistemas:

• Começando pela fase da coleta: não gosto de ler o "maior" dos jornais aqui da minha cidade (nem em papel, nem pelo site), mas mesmo assim me obriguei a acostumar (com algum esforço até criar o hábito) a consultá-lo diariamente, por uma razão bastante prática: ele tem informações sobre o trânsito local, e muitas vezes me dá a oportunidade de escolher caminhos alternativos, ou mesmo de adiar compromissos, com base em algum engarrafamento previsto ou relatado lá. Recentemente ampliei este sistema, passando a seguir o twitter da Polícia Rodoviária Federal do meu estado (@prf191sc), que informa sobre situações atípicas nas rodovias federais da região.
   

• Para exemplificar a fase do processamento, posso mencionar um exemplo do meu método de seleção e priorização de leituras on-line, mesmo estando longe do ideal. Reconheço que assino muito mais feeds do que posso ler diariamente, mas não me permito reduzir o número de assinaturas, porque às vezes vale a pena ter esta massa de dados para fazer pesquisas e buscas em materiais recentes. Só que o excesso de assinaturas, classificadas pelo método tradicional por assunto (agrupando os feeds de informática, os de esportes, os de produtividade pessoal, etc.) acabava me atrapalhando na hora de priorizar as leituras diárias.
  
  Um tsunami de feeds todos os dias

  Assim, após uma análise do processo e dos requisitos, acabei adotando um sistema em 2 camadas, com categorias para os feeds que preciso mesmo ler diariamente, os que leio quando há sobra de tempo (ou escassez de pauta...), e os que estão assinados só para referência ou pesquisa. Dentro de cada um destas categorias, há uma segunda camada de classificação, por tema geral (informática, esportes, etc.). Ter parado para repensar, analisando requisitos e produtos de informação desejados, me permitiu ganhar tempo todos os dias, e não lembro mais quando foi a última vez que decretei falência de feeds e mandei marcar tudo como lido, recomeçando do zero no dia seguinte - algo que eu fazia mais de uma vez por mês na classificação antiga, só por tema.
   

• Quanto ao armazenamento,, já escrevi bastante aqui no Efetividade, por isso vou me limitar a fazer uma breve referência a este post em que descrevo meu método de armazenamento de documentos em papel, que funciona sem falhas há anos. Estou devendo um artigo sobre meu sistema de organização de arquivos no computador também, qualquer dia ele sai!
   

• Quanto à transmissão e disseminação, temos um exemplo claro no item acima: muito do que quero e preciso comunicar a um grande número de pessoas (são mais de 40.000 leitores todos os dias!) sai pelo canal formado pelos meus sites, e é bastante frequente eu conseguir passar uma informação ou responder a uma pergunta simplesmente indicando a URL ou o link de um artigo que publiquei, ou cuja referência eu guardei.

São apenas exemplos, e eu poderia citar vários outros, mas o objetivo de hoje é apenas ajudar a esclarecer o que são os componentes de um Sistema de Informações pessoal.

Evitando exageros

Eu deveria deixar esta observação para o final, mas antecipo para evitar confusões: não quero propor que ninguém automatize todos os seus processos de coleta e uso de informações, nem que digitalize sua vida, e muito menos que consulte as condições de trânsito, maré e meteorologia antes de toda vez que sair de casa.

O problema não é ter todos os dados, é conseguir extrair a informação certa.

O equilíbrio é a chave, e a busca pela eficiência do seu Sistema de Informações pessoal deve atender aos limites da racionalidade - sem prejudicar outros aspectos da sua vida, e sem gerar custos ou impactos desproporcionais ao benefício pretendido.

Um objetivo para o seu Sistema de Informações pessoal

Se você vai aplicar algum esforço a tornar mais eficaz ou eficiente o seu Sistema de Informações pessoal, vale a pena traçar antes um objetivo para isso.

Quando se trata de uma empresa, pode ser um pouco mais fácil definir o objetivo de um projeto, pois geralmente eles se alinham ao planejamento estratégico, ou estão ligados a intenções comuns, como aumentar o faturamento ou a produtividade, reduzir custo, maximizar o retorno aos acionistas.

Projetos pessoais podem ter metas mais difíceis de definir, porque envolvem conceitos mais difusos, como qualidade de vida, paz de espírito, etc. - a não ser que você consiga associá-los a indicadores objetivos, como o índice de tempo livre durante a semana, ou alguma medição específica do grau de stress.

Depois de montado, até um sistema complexo pode se manter funcionando com estabilidade

Mas como Administrador e fã de Peter Drucker, vou propor um objetivo concreto (embora inalcançável, o que obrigará você a encontrar outras metas auxiliares alcançáveis) baseado em uma observação deste autor.

Para Drucker, o teste definitivo de qualquer sistema de informações (ou de Inteligência) é conseguir evitar as surpresas - ao menos no seu campo de atuação. Se o sistema funciona, as informações chegam a tempo, são processadas e conduzem a conclusões que permitem a tomada de decisões antes que as circunstâncias se precipitem na forma de uma surpresa ou susto.

E isto é mais fácil de exemplificar através das falhas: os serviços de Inteligência que não previram a queda do muro de Berlim, por exemplo, ou todos os órgãos do sistema financeiro mundial que foram apanhados de calça curta pela recente crise mundial de crédito.

Mas há grandes casos de sucesso conhecidos também. Um deles eu aprendi ainda na faculdade, em uma aula de Planejamento Estratégico (Cenários), e sempre tenho em mente: quando houve a grande Crise do Petróleo, na década de 1970, das 7 grandes companhias petrolíferas que dominavam o mercado mundial até então, 6 delas foram apanhadas completamente de surpresa.

A sétima (a Royal Dutch Shell) tinha um sistema de informações e Inteligência que correlacionava informações globalmente, apto a perceber antecipadamente os sinais da crise iminente, e por isso havia planejado como melhor agir na ocasião em que ela finalmente se desencadeasse.

Assim, enquanto as outras 6 ainda estavam tentando entender o que estava acontecendo, ela já estava colocando em prática o seu plano, que permitiu a ela reduzir os danos ou mesmo se colocar em uma posição vantajosa ante às demais, transformando uma ameaça em oportunidade.

O Sistema de Informações e Inteligência da Shell, portanto, passou no teste de Drucker - porque ela tinha a informação correta e soube usá-la a tempo, sem surpresa, enquanto as demais ainda nem sabiam onde estavam ouvindo o galo cantar.

Passando no teste de Drucker

O objetivo que busco para meu Sistema de Informações pessoal é este, portanto: elevar continuamente a capacidade de passar no "teste de Drucker", reduzindo a ocorrência de surpresas nas áreas de conhecimento que eu monitoro.

E estas surpresas, no dia-a-dia, são das categorias mais diversas:

1. Acabar o dinheiro da conta antes do fim do mês (algo que pode acontecer a qualquer um, mas não deveria ser uma surpresa percebida só quando o cartão de débito é recusado na hora de pagar uma compra no caixa).
2. Perder 2h em um engarrafamento porque não se buscou um caminho alternativo a tempo.
3. Ter imposto de renda (ou IPTU, IPVA, renovação de seguro...) a pagar sem ter guardado dinheiro para isso.
4. Vender dólares no dia errado porque não acompanhou a cotação.
5. Descobrir que ontem foi o aniversário de alguém importante para você, e você esteve com a pessoa sem cumprimentá-la ou comemorar.
6. Descobrir que o motor do carro estava rendendo pouco porque ninguém lembrou de trocar o óleo.

E assim por diante. O ideal é identificar as situações antes que elas aconteçam, mesmo quando não puderem ser prevenidas ou confirmadas - pois ao menos poderemos reduzir os danos causados por elas, ou até mesmo nos preparar para tirar algum proveito maior de uma situação potencialmente positiva.

Concluindo

Nem todas as surpresas da vida são evitáveis, e há muitas que nem se deseja evitar.

Mas nas áreas de sua vida em que há necessidade de se gerenciar, usualmente há interesse em poder planejar reduzindo surpresas. Para isso são necessários diversos componentes, mas um Sistema de Informações suficientemente funcional é um requisito importante.

Atuar para melhorar a obtenção, armazenamento, processamento e transmissão das informações que são importantes para você pode trazer resultados bastante positivos. As técnicas de produtividade pessoal (GTD e afins) ajudam a montar a infra-estrutura (rotinas, classificação, rótulos, caixas de entrada, etc.), mas o enfoque estratégico pode estar além do escopo delas.

GTD dá as engrenagens certas, mas é você que precisa combiná-las estrategicamente

Algumas atitudes simples que você pode considerar são:

• identificar e classificar as fontes de informação que são importantes para você, e tornar um hábito consciente o ato de recorrer a elas todos os dias.
• identificar informações que seriam úteis ao seu dia-a-dia, e procurar por fontes que as disponibilizem - descobrir que o twitter da Polícia Rodoviária Federal no meu estado (@prf191sc) informava sobre os engarrafamentos melhorou perceptivelmente minha qualidade de vida!
• Adotar um sistema de registro, controle e acompanhamento de pendências que permita perceber interações e detectar tendências.
• adotar um sistema de classificação e arquivamento para seus papéis e documentos - recomendo um arquivo de pastas suspensas.
• adotar um plano de organização dos arquivos e pastas do computador de forma a saber encontrar facilmente tudo o que está lá.
• definir um sistema de backup para os arquivos do computador, e um plano de contingência para o caso de perda dos documentos em papel (enchente, roubo, incêndio, etc.)
• identificar comunicações que você faz com frequência e criar modelos pré-prontos para facilitar a sua preparação - eu tenho que mandar mensagens mensalmente para meu banco, contador e diversos clientes, e todas elas "nascem" a partir de modelos pré-prontos, preenchidos com dados obtidos em fontes pré-identificadas e anotadas nos próprios arquivos de modelo, para reduzir o trabalho repetitivo. Para algumas coisas eu fiz até carimbos...
• identificar análises que devem ser feitas periodicamente ou em datas determinadas, e agendá-las para não esquecer - no meu caso, isso acontece inclusive na forma do controle dos recebimentos dos clientes, para evitar um desequilíbrio do meu Fluxo de Caixa.

Mas não seja obsessivo! Sistematize, padronize e automatize só aquilo que precisar, e se precisar. Parar para pensar a respeito, mudando algumas rotinas e hábitos, pode ser suficiente para melhorar bastante o seu Sistema de Informações pessoal.

E se você quiser ir além, busque ajuda de um amigo com formação nas ciências da informação e do conhecimento, e ele certamente poderá lhe guiar no caminho a partir daí.