Você já acompanhou uma situação em que um profissional, recém-promovido no emprego, descobre que não está pronto para o desafio a que foi alçado? E não acha que pode ser muito pior quando o próprio profissional não percebe isso, a autoridade que o alçou não reconhece, mas a equipe inteira logo descobre e precisa se adaptar ao tenente novo em pleno calor do combate?

Parabéns, você foi promovido, e não é opcional

Ao longo da graduação em Administração, muitas vezes recorri aos textos de Peter Drucker para explicar ou justificar o comportamento que observava em organizações, e a visão dele sobre a súbita incompetência que acomete profissionais promovidos por mérito próprio é uma visão mais sisuda (e talvez mais palatável) do bem-humorado (mas suficientemente sério) Princípio de Peter, que já mencionamos de passagem no texto sobre a Lei de Parkinson, e que diz: “Em uma hierarquia, todo empregado tende a ser promovido até atingir seu nível de incompetência”.

Peter Drucker chama este mesmo efeito de "Incompetência Súbita", e ainda qualifica: "o maior desperdício de recursos em todas as organizações que já vi é o da promoção mal-sucedida".

É claro que as pessoas que acabaram de ser promovidas em honra a vários anos de bom desempenho em uma outra função não se tornam incapazes de repente. O que acontece é que elas continuam tentando, em seu novo papel, fazer o que as tornou bem-sucedidas no papel anterior a ponto de levá-las à promoção - e muito frequentemente isso não basta, ou não é apropriado, ao novo papel.

O mesmo Drucker oferece o remédio, caso o mal seja diagnosticado a tempo: a prescrição é esquecer o papel anterior, e concentrar-se em descobrir e praticar o que é necessário na nova condição. Isso só não pode dar certo se você não tiver como desenvolver a tempo os talentos e requisitos do novo papel - mas nem sempre é o caso, felizmente.

A metáfora do vestibular

Podemos, portanto, sintetizar em uma frase a recomendação ao profissional que acaba de ser promovido: nunca esqueça que o que levou você ao novo posto não é o que o fará ser efetivo nele.

Ou metaforicamente: o que você estudou para o vestibular da nova vaga é pré-requisito para tudo, mas raramente voltará a cair nas provas depois que você já tiver sido aprovado para ela.

O conceito de Efetividade adotado por aqui casa muito bem com as observações de Peter Drucker: para evitar a incompetência súbita, não basta continuar fazendo com sucesso (e eficácia) o que você já fazia: é necessário também identificar as coisas certas que devem ser feitas para melhorar a situação existente, na direção do objetivo traçado.

Retornando ao Princípio de Peter

O Princípio de Peter foi formulado originalmente em um livro humorístico do final da década de 1960, embora quase universalmente fosse reconhecido como uma descrição válida da realidade de muitas carreiras.

Vítima do Princípio de Peter: subiu mais do que devia

E hoje, via Marrcandré, fiquei sabendo que a hipótese descrita no Princípio foi testada em um modelo matemático (o PDF do relato, com 10 páginas, está disponível para consulta).

E, no modelo, os pesquisadores (que talvez concorram ao IgNobel, pela improbabilidade da hipótese demonstrada) concluíram que o hábito de promover para uma função de outra natureza as pessoas que mais se destacam nas atividades que exercem, embora fundamentado no que é reconhecido popularmente como bom senso, tende mesmo a espalhar a incompetência por toda a organização.

E trata-se de algo tão pernicioso, que o mesmo modelo demonstrou que gera resultados ainda piores do que duas outras seleções arbitrárias (e que dificilmente vemos na prática): (1) promover sempre a pessoa menos competente e (2) alternar promoções do mais competente e do menos competente.

Claro que na vida real vemos diversas outras situações menos adversas, incluindo aquelas que são características de sistemas abertos, tais como:

• obter talentos externos para não ter de mover verticalmente alguém que se destacou pelas competências técnicas em uma determinada função.
• deslocar horizontalmente quem demonstrou não ter as competências necessárias para desempenhar uma determinada função.
• demissões e headhunting
• etc., etc.

Mas modelos matemáticos são assim mesmo, e a análise da conclusão exposta no PDF mencionado acima me fez refletir um pouco mais sobre a importância de uma escolha criteriosa na hora de promover para outras funções os destaques de uma equipe: se o reconhecimento possível na empresa é apenas esse, talvez seja a hora de repensar critérios, fazendo como tantas empresas (especialmente as de pesquisa) que permitem uma longa escalada técnica em que a pessoa não precisa mudar a natureza de suas atividades para progredir na carreira.

E para quem foi promovido recentemente, ou está em vias de, vale refletir em dobro sobre o que o levou à promoção, e o que se exigirá de você no novo posto.

Trabalho em casa, na forma de dicas para os home offices de profissionais independentes e autônomos, é assunto frequente por aqui. Incidentalmente, os contos do vigário relacionados a oportunidades de trabalho em casa também atraem bastante atenção dos leitores, que comentam sobre isso literalmente aos milhares.

Mas uma outra modalidade de trabalho em casa começa a chegar em números maiores ao Brasil: é o teletrabalho de funcionários de grandes empresas. Consta que já há mais de 10 milhões de teletrabalhadores no Brasil, mas nosso exemplo de hoje é bem modesto: é o da Gol, que já tem 50 atendentes de telemarketing (o número deve crescer até o final do ano) trabalhando diretamente a partir de suas casas, reduzindo custos e investimentos para a empresa, oferecendo oportunidades diferenciadas aos empregados, e servindo de exemplo para outras empresas que relutam em fazer o mesmo - seja em tarefas operacionais, técnicas ou administrativas.

Claro que trata-se de uma tarefa com bom número de desafios, incluindo os de ordem jurídica, tecnológica, de gestão e outros. Mas minha visão é de que o resultado final compensa o esforço, e trata-se de uma evolução natural de um mercado de trabalho que precisa se adaptar às dificuldades das grandes metrópoles (incluindo os cada vez maiores tempos de deslocamento), às questões ambientais e à natureza cada vez mais complexa das relações de trabalho e consumo.

Mudança de comportamento

Além das questões jurídicas e administrativas, há também um problema psicológico: muitas vezes é difícil para o gestor abrir mão de manter sob os seus olhos a força de trabalho. O diretor teme permitir que o trabalhador trabalhe fora do alcance de visão de um supervisor, e sem as restrições ambientais de um escritório corporativo. Mudar este paradigma é complicado, e geralmente precisa acontecer na forma de programas-piloto em pequena escala que demonstrem os ganhos potenciais do desenvolvimento desta alternativa.

Segundo Wilson Maciel Ramos, vice-presidente de planejamento e TI da Gol, em declaração à revista Info Corporate, é a redução de custos a principal vantagem de permitir o trabalho dos seus atendentes em casa. Mas há também uma oportunidade de inclusão social. Ele declara:

“Há uma força de trabalho disponível que tem dificuldade de se deslocar de casa para o escritório, como mães que precisam ficar com os filhos e portadores de deficiência física. Com esse sistema, podemos oferecer oportunidade de emprego a essas pessoas”

No caso da Gol, os funcionários que trabalham a partir de suas casas integram a equipe de atendimento via chat, serviço pelo qual os clientes podem remarcar suas passagens, e tirar as dúvidas sobre assuntos diversos, como bagagens, vacinas, documentos e tantos mais.

Controle estrito

Para satisfazer à demanda dos gestores por controlar as atividades dos funcionários de uma forma que vai além das metas de atendimento e de tempo de resposta, o sistema tem restrições adicionais, mesmo rodando no computador pessoal de cada atendente.

A primeira delas é a da redução das distrações digitais: o software é projetado para não permitir que o atendente use outro programa simultaneamente.

Mas o sistema vai além: para evitar que o atendente coloque outra pessoa trabalhando em seu lugar e vá dar uma voltinha, o sistema tem um leitor de impressões digitais e exige que a identificação biométrica do funcionário a cada meia hora.

E na sua empresa?

As demandas de controle e restrição dependem de diversos fatores, como a atividade que será desempenhada remotamente, o relacionamento do profissional com a organização, e até mesmo o ramo de atuação da empresa.

Mas os desafios jurídicos, tecnológicos e de gestão valem quase igualmente para todas as empresas interessadas neste tipo de expediente. Além disso, há as mudanças de riscos - por exemplo, ao invés de se preocupar com os impactos de uma greve de ônibus (como a que nos assolou em Florianópolis nos últimos 3 dias) sobre a força de trabalho, passa a ser necessário pensar em como lidar com um apagão da Internet residencial, como o efeito que vem atingindo os usuários do Speedy nos últimos meses.

Há algum tempo escrevi sobre um estudo sobre os efeitos positivos do teletrabalho e, como eu trabalho em casa (como atividade complementar), faz tempo que entendi que é necessário manter o foco em permanecer produtivo mesmo em um ambiente que às vezes induz à distração.

Mas é uma tendência sobre a qual vale a pena ficar atento e, quando possível, experimentar e aplicar (ou imprimir um case e esquecer na mesa do seu diretor...). Se houver uma experiência (ou mesmo uma intenção) de teletrabalho em andamento na sua empresa, compartilhe conosco nos comentários!

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• Home office: 10 dicas para melhorar seu escritório doméstico
• Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?
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Como sou (mas não por larga margem) um integrante da última geração da espécie humana que viveu parte de sua vida nos tempos pré-telefone celular, ainda lembro do conselho que era dado antigamente: não ser descortês com as pessoas que estão conosco em um dado momento só porque o telefone tocou - e isso se dizia porque naquela época já havia quem deixasse os demais presentes esperando e saía correndo para atender ao telefone tocando, e aí ficava dedicado a ele, sem nem mesmo avaliar se o assunto tratado justificava a ausência de consideração aos circunstantes, fossem amigos, clientes, colegas de trabalho ou de quaisquer outras categorias dos relacionamentos humanos: sociais, afetivos, familiares, profissionais, etc.

Mas os tempos mudaram bastante. Há alguns meses li (e não guardei a referência) uma crônica brasileira sobre os zumbis de celular, estas pessoas (de todos os sexos, faixas etárias e situações sociais) que desligam o cérebro ao empunhar o celular durante atividades cotidianas, como andar pela calçada, aguardar na fila do supermercado ou - muito pior - dirigir um carro. Eles colocam a si mesmos - e aos demais - em risco grave de acidentes, demoram mais que o necessário para desocupar espaços de uso coletivo, atrapalham as filas, as calçadas, a circulação dentro dos ônibus, completamente alheios a tudo - e sempre acham que são apenas alguns instantinhos enquanto terminam de enviar só mas uma mensagem.

Isso quando não fazem pior: apresentam em voz insuficientemente baixa seus assuntos pessoais que o público ao redor não estava interessado em conhecer, discutem em voz alta (e naqueles fones bluetooth que eles parecem acreditar que os isolam do ambiente) seus estressantes assuntos profissionais, deixam tocar até o fim, sem atender, seus ringtones insuportáveis ou - horror dos horrores - ouvem no alto-falante portátil distorcido as suas músicas preferidas, tanto em espaços confinados quanto nos amplos.

Como este comportamento nos outros me irrita, eu naturalmente me policio para evitá-lo em mim mesmo - não gosto nem mesmo de atender ao celular na presença de mais pessoas em ambientes públicos, embora às vezes seja inevitável. Quem dera essa repulsa fosse contagiosa - afinal, parece que o número de zumbis de celular só aumenta, e é preciso encontrar logo um antídoto ou terapia.

Mas a divulgação de uma pesquisa nos EUA sobre os efeitos do uso mal-educado de celulares (também abordada pelos vizinhos do Zumo) mostra que ao menos não estou sozinho: a maior parte dos entrevistados se irrita com variados comportamentos de seus semelhantes ao celular.

E os abusos de lá são parecidos com os daqui: 80% dos pesquisados já testemunharam alguém fazendo algo como deixar um caixa do supermercado esperando até a conclusão da conversa, usar notebook em banheiro público, digitar ao volante, na igreja, em funeral ou em consultório médico. Isso sem falar nos telefones que tocam no teatro, cinema, tribunal e outras reuniões em que o toque em si já não é bem-vindo - e o ato de falar ao telefone, em si, é uma ofensa ao público em geral e aos participantes envolvidos.

Na liderança da irritação está o mais arriscado dos maus hábitos: com 72% dos entrevistados aparece a digitação ou leitura de mensagens em dispositivos móveis enquanto os usuários estão ao volante.

Que tal repensar os seus hábitos de uso de dispositivos móveis, considerando se eles são desagradáveis para as pessoas ao seu redor? Muito de nossa imagem e potencial de boa convivência em grupo depende deste tipo de atitude que tantas vezes não percebemos, e cuja melhoria às vezes está ao nosso alcance, bastando parar para repensar.

Redes wireless são uma realidade cada vez mais presente nas casas e escritórios, conforme se popularizam os notebooks, netbooks, smartphones e outras tecnologias de mobilidade digital.

No caso ideal (mas que frequentemente ocorre), configurar a rede sem fio é simples: pluga-se o roteador wireless na tomada e no modem de acesso da banda larga já existente, segue-se um procedimento simples de mudança de senha e outras configurações essenciais de segurança, e tudo funciona. Quando há alguma dificuldade para seguir as instruções essenciais de configuração, chama-se aquele afilhado ou amigo mais geek, e ele termina de resolver tudo antes de o cafezinho ficar pronto.

Mas há casos que passam bem longe do ideal, e aí as soluções começam a ficar menos simples. Um deles é o da insuficiência de cobertura: às vezes o sinal da rede wireless chega muito fraco (ou simplesmente não chega) a algum cômodo que você gostaria de atender.

Já tratamos do assunto anteriormente, com soluções relativamente simples e baratas, como substituir a antena do roteador por uma mais potente (R$ 30), ou mesmo tentar direcionar o sinal para o cômodo que estiver sem cobertura.

Repetidor sem fio (e access point) TP-Link TL-WA501-G

Já usei com pleno sucesso ambos os métodos, mas recentemente me mudei para um apartamento em que a configuração dos corredores e paredes impede a eficácia plena de ambos, e não foi possível encontrar uma forma de levar o sinal de um único access point a todos os ambientes. Foi assim que resolvi recorrer a uma solução mais tecnologicamente ortodoxa: um repetidor Wi-Fi.

Repetidores wireless dedicados domésticos não são muito fáceis de encontrar, mas vários modelos de roteadores sem fio e pontos de acesso incluem esta função adicional (procure pelo modo repeater na descrição da caixinha). Eu escolhi um modelo da TP-Link (o TL-WA501-G) que custou R$ 170,00 em uma loja aqui em Floripa, e que já veio com o selo de homologação da ANATEL.

Diagrama da minha rede sem fio com repetidor - os equipamentos são de fornecedores diferentes (Linksys, D-Link e TP-Link), sem problemas de compatibilidade

O funcionamento de um repetidor Wi-Fi é bem diferente do que eu imaginava. Ao invés de se conectar via IP como um "subordinado" ao roteador principal pré-existente e repassar a ele os dados que recebe, o repetidor faz algo aparentemente mais simples: assume a mesma configuração do roteador original (canal, ESSID, chave de acesso, método de criptografia), e repete (com a potência da sua antena, bem mais forte que a dos nossos notebooks) a ele tudo o que captar.

A vantagem deste modo de operação, em relação à configuração IP hierárquica que eu supunha, é que os notebooks da rede nem ficam sabendo que estão falando com um repetidor: você pode andar por todos os cômodos da casa, e sua conexão será preservada continuamente, sem necessidade de ajustes. A desvantagem é para quem precisa de desempenho na conexão interna (o que não é tão comum): como todas as transmissões na área do repetidor serão duplicadas, a velocidade máxima possível cai. É possível colocar múltiplos repetidores (para cobrir um condomínio, por exemplo), mas o desempenho total cai ainda mais (o que pode ser um problema menor se a velocidade do acesso banda larga for bem inferior à da rede sem fio).

A configuração do meu repetidor sem fio TP-Link era claramente voltada a quem deseja usá-lo como um access point comum (e neste sentido era bastante simples), mas colocá-lo no modo wireless universal repeater exigiu bons 30 minutos de pesquisa e alguma ginástica que foi além do que o manual preconizava, incluindo conectar-se a ele via cabo de rede no conector de uplink e (repetidamente) configurar o laptop com o endereço IP 192.168.1.2 para poder permanecer conectado ao longo dos vários reboots necessários a configurar a criptografia, as chaves, e o endereço MAC do roteador principal - nesta ordem). Talvez dessa vez o seu amigo geek chegue a tomar o cafezinho antes de completar o procedimento!

Mas depois de configurado, tudo passou a ser simples. Bastou levá-lo ao cômodo em que não havia cobertura, e colocá-lo na tomada (não há necessidade de cabos de rede, naturalmente). Como a antena dele é mais potente e mais sensível, ele não teve nenhum problema para se conectar ao roteador principal, e o nível de sinal captado pelo notebook, que variava entre 15% e 25%, passou instantaneamente a 90% - e vem funcionando bem desde então, com as mesmas velocidades de conexão à Internet que já eram obtidas nos demais cômodos.

Naturalmente não posso me oferecer como suporte técnico para a configuração da sua casa ou escritório. O que posso fazer é confirmar que para mim a solução funcionou, e que a configuração não foi difícil a ponto de comprometer o processo. E que, desde que ativei o repetidor, o acesso sem fio funciona em todos os cômodos sem problema nenhum de cobertura, e sem necessidade de mexer em nada na configuração dos notebooks e smartphones da família ;-)

Leia também:

• Redes sem fio: Como aumentar o alcance do sinal wireless gastando menos de R$ 20
• Como aumentar o alcance da sua rede sem fio usando uma lata de refrigerante
• Como aumentar o alcance da sua rede wireless - do jeito menos comum

Organizar os comprovantes de pagamento e quitação dos serviços (públicos e privados) que pagamos mensalmente é um desafio que já abordamos anteriormente no artigo "Organize seus documentos e papéis em casa". E este desafio aumenta de complexidade quando consideramos que, para preservar nossos próprios interesses frente a estas prestadoras de serviços, atendendo a recomendações dos órgãos de defesa do consumidor, o correto é guardar estes comprovantes por 5 anos. Haja espaço para tantas pastas, caixas e envelopes de boletos e recibos!

Dependendo da situação, o armazenamento eletrônico e a digitalização de documentos podem ser soluções para reduzir o volume, só que trazem consigo seus próprios problemas.

Mas agora a situação pode estar quase mudando: está chegando ao fim a tramitação de um projeto de Lei federal (similar ao que já foi aprovado em alguns estados como SP, e tramita em outros como Alagoas) que obriga as prestadoras de serviços públicos e particulares, tais como:

• água e esgoto,
• eletricidade,
• telefonia,
• escolas,
• cartões de crédito,
• condomínios e
• planos de saúde,

entre outras, a fornecer no início de cada ano, a quem estiver quite com seus pagamentos, uma declaração de quitação dos débitos do ano anterior, que teria o mesmo efeito que o conjunto dos comprovantes ordinários de pagamento daquele ano - ou seja: para a proteção contra nova cobrança indevida, e para outras necessidades comuns (como a comprovação de quitação que os inquilinos precisam apresentar a imobiliárias, por exemplo), bastará guardar os comprovantes mensais do ano corrente, juntamente com os últimos 5 comprovantes anuais de cada prestador ou serviço - o que ainda é bastante papel, mas reduz consideravelmente o volume.

E a preocupação com a cobrança repetida (e indevida, naturalmente) não é fantasiosa. Da cobertura do jornal gaúcho Zero Hora:

De acordo com o Procon, os campeões de cobranças de contas já pagas em São Paulo são os setores de telefonia e energia.

– A cobrança duplicada é algo que acontece com muita frequência. Somos totalmente favoráveis a esse projeto, mas sugiro que as pessoas tenham cautela. Os documentos antigos só devem ser jogados fora quando o certificado de quitação chegar – alerta Roberto Pfeiffer, diretor executivo do Procon.

A mesma Zero Hora resume a situação do projeto de Lei:

Um projeto de lei federal, aprovado pelo Senado nesta semana, exige que as prestadoras de serviços públicos e privados emitam e enviem para o consumidor uma declaração de quitação de débito no começo de cada ano.

O projeto de lei, de autoria do senador Almeida Lima (PMDB-SE), passou por todo o rito legislativo do Congresso, mas ainda precisa ser sancionado pelo presidente Luiz Inácio Lula da Silva. Se isso acontecer, as empresas têm até maio de 2010 para enviar os comprovantes em todo o território nacional.

No vídeo acima você pode assistir à matéria do Jornal Nacional a respeito, veiculada antes da aprovação pelo Senado, da qual destaco um trecho interessante:

Não é que a papelada vai desaparecer de casa de uma hora para outra. Pela proposta, os comprovantes da conta de luz, por exemplo, de um ano inteiro vão ser substituídos por um só. É a declaração de quitação anual. E as prestadoras de serviço terão que mandar para os clientes que pagaram tudo certinho.

“A regra diz o seguinte: até maio, a prestadora de serviço tem que entregar a declaração relativa ao período de janeiro a dezembro do ano anterior”, explica Marcos Diegues, gerente jurídico do Idec.

Com quase 40 quilos de documentos arquivados, a representante comercial Márcia Storto torce para que a lei seja aprovada. “Vou ter espaço para guardar coisas mais úteis”.

Ainda é cedo para comemorar, mas como o espaço é escasso, certamente vou gostar de ter mais 80cm de prateleiras disponíveis, e não vou me importar de triturar anos de papelada no início do ano que vem, para poder em seguida doá-los para reciclagem.

Mas os links abaixo continuam válidos para os demais documentos que precisam continuar sendo arquivados ;-)

Leia também:

• Organize seus documentos e papéis em casa - ainda estamos no começo do ano!
• Escritório doméstico: como arquivar documentos pessoais
• Adeus aos documentos em papel em casa: é possível?

Manter há 3 anos o site Efetividade.net me ofereceu uma perspectiva sobre diversas das propostas e métodos de produtividade pessoal, e principalmente sobre os equívocos que as pessoas cometem ao buscar tornar mais eficientes as suas atividades ou o uso do seu tempo.

Embora seja cético sobre métodos prontos para alcançar a produtividade reduzindo o stress, isso não me impede de ter também as minhas sugestões para quem quer repensar suas atividades e buscar um caminho que permita aumentar o rendimento sem perder de vista seus valores pessoais.

Recentemente o site paulista Guia da Semana me convidou a compilar uma lista de dicas para fazer render o dia dos profissionais, e eu não me fiz de rogado, sintetizando minha visão a respeito nas 10 dicas abaixo, que eles publicaram do jeito que preferiram, e que eu agora divido também com vocês, acrescentando uma coleção de links para mais detalhes.

Antes de prosseguir, um alerta: na minha opinião, para quem vê a busca da produtividade pessoal como uma faceta importante da sua vida, e não apenas uma ferramenta de uso ocasional para atingir outros fins, as 3 últimas dicas são as mais importantes. Pessoalmente, entretanto, não vejo nada de errado em tratar esta disciplina como uma ferramenta ocasional, se a vida estiver suficientemente equilibrada desta forma.

10 dicas para fazer o seu dia caber em 24 horas

1. Organize os bastidores. Para ter um bom desempenho na sua atividade, você precisa saber que as ferramentas e informações estão disponíveis, atualizadas, e serão encontradas com facilidade no momento certo. Gastar tempo e esforço procurando onde está o arquivo certo, a versão assinada daquele documento, ou o telefone daquele fornecedor importante, além de prejudicar diretamente a eficiência, também é uma fonte inesgotável de distrações e interrupções – quando você perceber, já estará se dedicando a outra tarefa sem concluir a primeira, e todas as prioridades vão para o espaço. Pastas, arquivos, gavetas e ferramentas de trabalho devem ser organizadas racionalmente e mantidas em condições de uso. (mais em "7 dicas para o escritório doméstico ideal - das cadeiras ao cartão de visitas!")
    
   

2. Diga mais 'não'. Diga sim só quando puder ou for necessário, e focalize seus esforços em poder fazê-lo para tudo que lhe agregar valor, e em alcançar uma posição em que você possa escolher melhor as suas respostas. Em todos os demais casos, saiba quando dizer 'não' de forma consistente, e economize o stress gerado (em você e em quem você fatalmente deixaria na mão) por atividades que estão além do seu alcance, do seu cronograma, do seu interesse ou mesmo da sua capacidade atual. (mais em "Seja positivo: aprenda a dizer não!").
    

3. Agende direito. Na tentativa de fazer caber mais atividades no dia, muitas pessoas abandonam a perspectiva da efetividade, e acabam agendando o impossível. Lembre-se de todas as vezes que você teve de lidar com algum médico que agenda consultas de 15 minutos por paciente (e aí nunca cumpre o horário marcado, lota a sala de espera de pacientes mal-humorados, e ainda por cima atende todo mundo com pressa), ou com algum técnico de manutenção de TV a cabo que agenda atendimento a 10 clientes por dia, sem considerar tempos de deslocamento – e aí sempre acaba deixando alguém na mão (e também atende todo mundo com pressa). Agende-se considerando a realidade: tempo de preparação, deslocamento, providências posteriores e a possibilidade de realizar um serviço com qualidade, além da eficiência e produtividade. Não deixe seus clientes e parceiros esperando, não fure compromissos regularmente, e reserve tempo para fazer tudo sem atropelos. (mais em "Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade" e "Reunião mais produtiva: como preparar, executar e encerrar com efetividade").
    

4. Simplifique. Ao não definir claramente a razão da busca da produtividade pessoal, você corre o risco de ceder à tentação de agregar novos compromissos e atividades à sua vida, sem considerar se eles realmente aproximam você de suas necessidades e objetivos pessoais, ou se são apenas um ganho ilusório. O ideal é concentrar-se no que é indispensável e no que agrega valor. É difícil perceber esse problema em nós mesmos, pois sempre parece, a princípio, que tudo o que fazemos é essencial. Mas olhe ao seu redor, e pense no número de pessoas que você conhece que vive estressado e insatisfeito por tentar, de forma não sustentável, fazer mais coisas do que é capaz. (mais em "Para refletir: Engenheiro japonês morre por trabalhar demais").
    
   

5. Considere a vida como um todo. Embora nosso dia seja artificialmente dividido em fatias – a hora da faculdade, a hora do trabalho, a hora da janta em família, etc. –, considerá-lo como se fosse realmente dividido em fases estanques aprofunda os problemas que deveríamos evitar. Use bem os limites da sua flexibilidade, e considere todas as dimensões da sua vida antes de tratar da alocação do tempo. Caso contrário, você rapidamente cairá na armadilha de tentar misturar as fases – pensando no artigo do seu MBA enquanto está no trabalho, preparando reuniões e apresentações na hora do jantar com a família, e depois matando aula da pós para compensar. Você tem 24 horas no seu dia, e precisa usá-las bem para cuidar de todas as facetas da sua vida. (mais em "Liderança e motivação: quer ser levado mais a sério?")
    
   

6. Foco e concentração. Muitas vezes nós acabamos criando armadilhas para a nossa própria produtividade, ao rejeitar instrumentos simples, como listas de pendências, contatos e agenda de compromissos. Mantemos informações apenas na nossa cabeça, e elas acabam ficando no caminho quando precisamos nos concentrar no que estamos realizando a cada momento. O planejamento e preparação inadequados causam distrações desnecessárias e difíceis de evitar, porque ocorrem dentro de nós mesmos, sem causa externa que possa ser combatida. Ter – e usar! - um sistema confiável de registro de pendências, compromissos, contatos e referências é a forma de solucionar este efeito, e não depende de tecnologia: embora existam sistemas sofisticados muito bons, os métodos baseados em papel e caneta continuam populares. (mais em "GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados", "Ganhe produtividade sabendo lidar com as interrupções no trabalho" e "Pilhas não incluídas: A simplicidade como alternativa para a produtividade pessoal").
    

7. Conheça os métodos. Não há falta de métodos de organização e produtividade pessoal, cada um com seu enfoque. Na livraria da sua esquina você encontrará vários. Nenhum deles resolverá sua vida sozinho (embora alguns deles adotem uma perspectiva de “auto-ajuda” que pode lhe afirmar o contrário), mas conhecê-los ajudará você a formar sua própria idéia sobre como lidar com a sua situação específica. Recomendo os autores: David Allen, Christian Barbosa e Stephen Covey.
    

8. Encontre seu próprio caminho. Adotar integralmente algum dos métodos de produtividade pessoal prontos do mercado editorial raramente dura, embora a experiência em si possa ser positiva. Não somos feitos em moldes, e cada pessoa tem suas próprias necessidades e aptidões. Reconheça a sua situação, e lembre-se sempre que o que você quer não é uma técnica, e sim uma solução para o seu problema específico (leia de novo a dica 4!). Mudar de atitude é difícil, é só funciona a longo prazo se a motivação for baseada nas suas necessidades e nos seus valores, de forma a construir uma nova rotina que seja adotada de forma autêntica e genuína. (mais em "Colocando a vida em ordem com as dicas de… Bruce Lee").
    
   

9. Saiba a razão do seu interesse em produtividade. É comum ver pessoas que buscam técnicas de produtividade pessoal sem definir claramente a razão e aí, mesmo quando bem-sucedidas, acabam simplesmente tendo um pouco mais tempo livre para preencher arbitrariamente com mais obrigações, e permanecem tão estressadas quanto antes, sem ganhar nada de positivo para si com isso. É importante saber o que se deseja alcançar com o ganho que a produtividade trará, e aí orientar os esforços na direção certa. E aprofunde a análise: raramente “para poder trabalhar mais”, “para ganhar tempo” ou “para ganhar melhor” são respostas suficientes. (mais em "Você usa bem o tempo que o seu ganho de produtividade libera?" e "Burnout: Lidando com o esgotamento pessoal no ambiente de trabalho").
    
   

10. Não erre o foco. Ganhar produtividade pessoal não deve ser um objetivo, e sim um caminho. Quem gosta de ler sobre o assunto, se informar, testar todos os métodos e comparar os autores geralmente já é produtivo o suficiente, ou não está tentando ser. Para quem quer ganhar produtividade e eficiência, o fundamental é analisar sua situação, informar-se suficientemente a respeito, e aí encontrar rapidamente uma técnica que funcione bem, e segui-la, para aí voltar a se concentrar em seus próprios objetivos pessoais, evitando desenvolver uma obsessão pela busca da máxima produtividade possível – a não ser que seja por gosto pessoal, que é o caso em que deixa de ser necessário haver justificativas baseadas em resultados.

Alguns dos artigos que já escrevi sobre o tema estão compilados na seleção “Escritório: como organizar” que, ao contrário do que o título indica, também tratam diretamente da produtividade pessoal, como lidar melhor com interrupções, como arquivar bem os documentos pessoais e vários outros temas correlatos.