David Allen, o autor do bastante conhecido método GTD (Getting Things Done - traduzido no Brasil no livro "A Arte de Fazer Acontecer") escreveu um segundo livro sobre o mesmo tema, chamado Ready for Anything (já disponível em tradução brasileira, com o nome de "Gerencie sua mente, não seu tempo - 52 princípios do código da produtividade".

O método é suficientemente exposto no primeiro livro, mas o segundo serve para esclarecer e expandir os conceitos, na forma de 52 capítulos curtos e independentes que trazem princípios adicionais de produtividade pessoal.

David Allen, criador do método GTD

Eu comprei a edição e inglês e estou lendo aos poucos, 2 ou 3 capítulos por dia. Mas logo no começo do livro - mais precisamente, no capítulo 5 - encontrei uma pérola que merece ser compartilhada com vocês. É a resposta que David Allen dá quando alguém pergunta a ele em uma entrevista ao vivo (quando as respostas não devem ir além dos 60 segundos) qual é o maior obstáculo que as pessoas colocam no caminho da sua própria produtividade pessoal.

Como bônus, ele explica também a sua resposta padronizada para a inevitável próxima pergunta: o que fazer para evitar esta armadilha?

Veja abaixo as respostas, que equivalem a um resumo concentrado do método GTD.

Quanto à primeira pergunta, que diz respeito ao maior obstáculo que as pessoas colocam em seu próprio caminho e que as impede de alcançar maior produtividade pessoal, eis a resposta de David Allen, em tradução livre:

“Não é um obstáculo, mas sim 5 obstáculos encadeados. As pessoas mantêm coisas em suas cabeças. Elas não decidem o que precisam fazer sobre coisas que elas sabem que terão que fazer algo a respeito. Elas não organizam lembretes de ações e material de apoio em categorias funcionais. Elas não mantêm nem analisam uma lista completa e objetiva de seus compromissos. Aí elas desperdiçam energia e se desgastam, deixando suas atividades serem conduzidas pelo que for mais recente e estridente, esperando que seja a coisa certa a fazer mas sem nunca ter o alívio da certeza.”

A resposta de Allen elenca as piores práticas relacionadas aos 5 estágios da gestão do fluxo de atividades: coletar, processar, organizar, analisar e executar. Assim, não é de surpreender que a resposta da segunda pergunta - sobre como evitar esta armadilha - seja o comportamento inverso. Veja a resposta de David Allen:

“É uma combinação das melhores práticas. Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento.”

Satisfeito com este resumo do método, preparado pelo seu próprio autor? Pois saiba que tem mais! Ele preparou um resumo do resumo, nas seguintes palavras:

“Mantenha o foco nos resultados positivos e continuamente execute a próxima ação na atividade mais importante.”

Eu preferi o resumo de 5 frases do que este de uma frase só. Mas mesmo tendo apreciado o resumo, valeu a pena ler o livro original (o "A Arte de Fazer Acontecer"), para ver todo o detalhamento, as técnicas e os procedimentos sugeridos.

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