Já faz algum tempo que eu não publico nada por aqui sobre a metodologia GTD, de David Allen. Mas continuo aplicando boa parte dela ao meu dia-a-dia, e posso afirmar que ela vem funcionando bem para mim.

Se você não sabe ainda o que é GTD, leia os artigos do link acima, ou este resumo do GTD que eu publiquei em novembro passado. Segundo o próprio autor, a essência de GTD é:

"Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento."

Implementar o GTD na sua vida pode ser visto como um ato de fé, ou uma conversão: o retorno só é maximizado se você adotar tão completamente quanto estiver ao seu alcance, e de uma vez só, para as diversas áreas da sua vida em que a produtividade importante: trabalho, faculdade, organização doméstica, etc. Mas é possível adotar algumas técnicas para facilitar esta transição.

Se você já andou lendo sobre GTD e está pensando em experimentar, eis 4 dicas que podem ajudar a experiência a dar certo:

1. Comece com o que você já conhece: não torne tudo mais difícil ao se obrigar a se adaptar a novas ferramentas. Se você se dá bem com listas em papel, comece com listas em papel. Se já está bem adaptado a um palm, use-o. Se anda com um notebook em todo lugar, pode experimentar também. Mas não espalhe as informações em múltiplas ferramentas - o método GTD tem como um de seus fundamentos a unificação das caixas de entradas e listas de pendências.
2. Popule seu sistema da forma mais completa possível, e revise regularmente: A idéia é que você possa se acostumar com a sensação de que não precisa manter uma lista de pendências paralela sempre na sua cabeça. Não sabote a si mesmo, deixe suas listas, fichas ou agendas sempre tão completas quanto possível, atualize o status de cada tarefa ao terminar, e revise tudo regularmente.
3. Torne seu sistema portável: e carregue-o consigo! Se você estiver na loja de ferramentas e perceber que não sabe a bitola dos cabos que faltaram, e que eles estão anotados em uma agenda lá no escritório, você estará criando o reforço negativo que deveria evitar, e não conseguirá se convencer de que vale a pena tirar da memória as informações que registra nas fichas. Se sua agenda ou notebook não podem ser levados e consultados em qualquer lugar, você deveria repensar a ferramenta adotada.
4. Dê a si mesmo o tempo de criar o hábito: É razoável esperar ao menos 4 semanas para transformar a intenção em hábito. Não desista no terceiro dia!

A dica vem da Kelly Forrester, que trabalha com David Allen, criador do método GTD - portanto ela deve entender do assunto ;-)