Já abordamos a efetividade nas reuniões em artigos recentes, como o que fala da importância das atas e registros, o que trata de como começar e terminar reuniões na hora marcada, e o de dicas simples para reuniões mais produtivas.

E hoje vamos ser um pouco mais específicos, com base em um artigo recente do Pimp Your Work. Nossa pauta será: como encerrar uma reunião com efetividade.

Como encerrar uma reunião com efetividade

Uma reunião de trabalho idealmente tem introdução, desenvolvimento e conclusão. Na introdução os participantes e temas em pauta são apresentados; no desenvolvimento, debate-se os temas e as soluções são propostas; e na conclusão são sintetizadas as decisões e definições.

Entretanto, quando deixada ao acaso, muitas vezes a reunião se encerra sem uma etapa de conclusão apropriada, e assim as pessoas saem com opiniões diferentes sobre o que de fato foi definido, e quais as pendências que cabem a cada um. Já falamos anteriormente sobre a importância de produzir e divulgar uma ata de todas as reuniões, mas nem a ata será efetiva se as pessoas saíram da reunião com visões diferentes sobre o que foi tratado.

Vamos a um extrato dos passos para um bom encerramento de reunião, que sumarize tudo o que foi discutido e decidido. A seqüência é baseada no artigo "How to properly wrap up a meeting":

• Tenha certeza de que todos os participantes estão presentes: se alguém saiu da reunião e não voltou, não há como o encerramento surtir efeito imediatamente para esta pessoa. Registre o fato, e certifique-se de enviar um resumo por escrito para ele o quanto antes.
• Repasse brevemente os principais pontos discutidos: baseie-se em suas anotações, e preste atenção no feedback, registrando especialmente se alguém discordar delas, retificando.
• Repasse, não tão brevemente, a lista do que precisará ser feito, por quem e até quando: possivelmente este é o ponto crucial. Explore-o até não restar qualquer dúvida, ambigüidade ou margem para confusão.
• Agende a próxima reunião: mesmo que já esteja agendada, volte a anunciá-la.
• Avise sobre a ata: informe quem vai fazer, quando estará disponível, como será enviada ou disponibilizada.
• Abra a palavra para considerações finais: verifique se alguém tem comentários adicionais sobre os temas que estiveram em pauta.
• Encerre de forma positiva: Pouca gente gosta de reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro que valoriza o esforço e a presença de cada um, e reforce a importância do que foi discutido.

Leia também: Dicas simples para reuniões mais produtivas.