Questões relacionadas à comunicação são as causas de boa parte dos problemas na execução de projetos, e quase todo mundo pode se beneficiar por ser eventualmente lembrado sobre como pode dar sua contribuição para a melhoria das comunicações dentro da equipe, ou entre a equipe e os clientes e parceiros.

Há poucos anos eu estava envolvido em um projeto de média duração (executado ao longo de ~7 meses), cujo ponto culminante ocorre ao longo de apenas 2 dias. A equipe naturalmente vai colocando o foco cada vez mais em suas atividades técnicas imediatas, e quem pode sair perdendo são as interfaces entre as pessoas - ou seja, a comunicação.

Na ocasião enviei, com sucesso, um e-mail a todo o grupo. Recentemente um amigo se viu na mesma situação, reeditou minha mensagem e gentilmente me enviou uma cópia para me relembrar, a qual reproduzo a seguir - são as minhas dicas para um choque de recuperação na qualidade da comunicação em equipes:

Caros integrantes da equipe XYZ:

O ponto culminante de nosso projeto é no final da semana que vem, e a partir de agora o acúmulo de tarefas e o aumento da complexidade são inevitáveis. Coletivamente, sempre lidamos bem com estes fatores. Mas a qualidade do serviço que prestamos depende do esforço e do comprometimento individual.

A partir de hoje, vocês perceberão mudanças nas nossas atividades, inclusive devido a novas diretrizes divulgadas este ano. Isto é normal no processo, e não tenho dúvidas de que todos compreenderão a razão de precisarmos desta atenção e esforço adicional conforme nos aproximamos da reta final.

Uma das determinações da Administração é especialmente importante: primar pela qualidade das informações e da comunicação. Isto é algo que depende principalmente do esforço individual, e gostaria de contar com o esforço de cada um de vocês para:

1. dê sempre respostas de boa qualidade a quem lhes fizer uma pergunta. "Eu não sei" não é uma resposta suficiente, e "não é comigo" é algo que nunca deveria ser dito em um ambiente em que se trabalha em equipe. Se você não sabe a resposta, verifique quem sabe, e transmita a resposta a quem perguntou. Se a resposta cabe à seção em que você trabalha, você deve ao menos saber a quem perguntar e transferir.
2. seja sempre "encontrável". Nesta semana e na próxima, seremos exigidos em todos os horários. Quando se ausentar dentro do prédio, certifique-se de que o restante da equipe sabe onde você está. Da mesma forma, divulgue seus telefones de contato externos. "Eu não sei onde ele está" não é uma resposta aceitável, e se uma seção for ficar vazia, alguém de fora deve ser chamado para atender os telefones, ou os ramais devem ser transferidos.
3. não leve todas as informações para casa com você. Mantenha os demais informados sobre o que está acontecendo, pendências, condições e definições.
4. registre claramente as informações - seja em recados, chamados de suporte, e-mails, etc. Certifique-se de que quem ler sua mensagem ou chamado saberá a resposta para as 7 perguntas essenciais: o que, quem, quando, como, onde, quanto e por quê.

Dos chefes de seção, espero que encontrem as melhores condições de implementar as medidas acima, tanto quanto possível. Contem comigo caso precisem de algum recurso. Do conjunto de funcionários, ficarei grato se vocês puderem fazer o que estiver ao seu alcance para que a informação flua e esteja permanentemente disponível, sem "não sei" nem "isso é com o fulano" .

Caso algum de vocês ainda não tenha lido o texto "Mensagem a Garcia", recomendo. Tem uma cópia disponível no meu site.

Conto com cada um de vocês para que todos sejam capazes de levar várias mensagens a Garcia todos os dias!

Obrigado,
Augusto

Vale lembrar que choques de qualidade não são soluções completas, nem definitivas - são uma forma de obter ganho rápido no momento crítico. Para resolver em definitivo, é necessário identificar e resolver as causas das situações existentes.

Que dicas você acrescentaria? Compartilhe nos comentários!