Algumas reuniões são evitáveis - ou mesmo substituíveis por outras formas de comunicação e integração. Mas não podemos escapar inteiramente delas, portanto vale a pena relembrar algumas providências simples para aumentar a efetividade das suas reuniões.

Infelizmente os erros na preparação de reuniões são comuns demais. Eu queria ganhar R$ 3,14 para cada vez que fui convidado (ou convocado) para alguma reunião em que o responsável:

• Não definiu ou divulgou o tema e os tópicos da pauta.
• Não marcou com antecedência, ou não avisou a tempo todos que deveriam participar.
• Não definiu claramente a duração (às vezes nem mesmo o horário certo de início...).
• Convocou as equipes inteiras, para não ter de analisar quem precisaria participar.
• Não providenciou ou distribuiu atas ou registros do que foi tratado e decidido.

Reconhece estas situações? Pois você não está sozinho! Foi por isso que, por sugestão do leitor Leandro Jekimim, reuni uma coleção das melhores dicas sobre reuniões já publicadas aqui no Efetividade, a começar pelo artigo essencial, com dicas simples para reuniões mais produtivas, que trata justamente de como evitar os erros mencionados acima, e ainda sugere (mais detalhadamente), que você:

• Defina um secretário encarregado do relógio e do registro. Se ninguém quiser este papel, você pode instituir um rodízio!
• Tenha uma política clara e explicitada sobre telefonemas, computadores e smartphones durante a reunião.
• Pule as discussões operacionais paralelas que possam ser melhor discutidas diretamente entre os envolvidos.
• Desestimule a polarização e os monólogos.
• Gere decisões efetivas, incluindo o próximo passo de cada tema, o responsável por ele e seu prazo.
• Deixe a discussão de temas fora da pauta apenas para o final, após encerrar a pauta divulgada previamente.

O mesmo artigo ainda apresenta um esqueleto de uma boa pauta e de uma boa ata executiva, mas o tema das atas é importante a ponto de receber atenção especial em mais 2 artigos:

• Modelo de ata - Como secretariar reuniões com efetividade
• Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais

Havendo ou não ata, é provável que você se interesse por tomar notas sumarizando os pontos da reunião que o afetam diretamente. Cada pessoa tem seu estilo, mas algumas dicas podem tornar mais fácil a posterior recuperação das informações anotadas, e sua conversão em ação efetiva. Vamos a elas:

• Como tomar notas com efetividade
• 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade

Para mim, a principal razão de uma reunião tirar seus participantes do sério é não começar nem terminar na hora agendada. A pontualidade é importante, especialmente quando envolve a produtividade de tantas pessoas, todas elas tão importantes para um assunto de interesse comum, a ponto de serem chamadas para a reunião. Portanto, este tema também merece atenção:

• Planejamento e condução: 10 dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
• Sempre atrasado? Aprenda como fazer o relógio trabalhar a seu favor.
• 5 razões para começar a chegar mais cedo nos seus compromissos

Mas não adianta cumprir religiosamente os horários se eles tiverem sido mal escolhidos, por isso o artigo "Agenda: como marcar compromissos e reuniões com efetividade" explica algumas providências simples que facilitam a escolha do melhor agendamento.

Você já viu alguém entusiasmado demais com sua presença na reunião, ou com o que acredita ser o seu papel no grande esquema do universo, fazer papel de bobo em uma reunião, ou desrespeitar os outros sem nem mesmo perceber? Eu já, várias vezes, e por isso escrevi estes 2 artigos:

• Quer ser mais ouvido? Experimente falar menos!
• Falar bem em público: Como transmitir a idéia certa sobre você em apresentações e reuniões

Para terminar, não poderia ser outro o link: "Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões".

E boa reunião para você!