GTD é um método eficaz de organização e produtividade pessoal que promete uma fórmula anti-stress para estabelecer prioridades e entregar soluções no prazo, atuando simultaneamente na questão da motivação para manter o sistema operando e na produção dos resultados corretos.

E o cumprimento dessa promessa para tantas pessoas que adotaram o método pode ser aferido pela contínua exposição e destaque que o método GTD vêm recebendo desde 2001, ano da publicação original do livro que descreve o método, cujo funcionamento básico o autor David Allen resume assim:

“É uma combinação das melhores práticas. Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento.”

Claro que o livro do GTD (cuja versão traduzida está disponível sob o título "A arte de fazer acontecer") apresenta o método com detalhamento bem profundo, apresentando e explicando como funcionam os processos de coleta, revisão, execução, além de conceitos como referências, tarefas, compromissos e os modelos de tomadas de decisão que conduzem a alternativas bem definidas como agir, arquivar, delegar ou descartar. É uma leitura agradável, recomendo com ênfase!

Na minha opinião, o conceito central do método GTD de produtividade pessoal é tirar da sua cabeça a necessidade de lembrar e priorizar todas as suas tarefas, obrigações, projetos, referências e contextos, substituindo essa necessidade constante de lembrar e priorizar por uma base de armazenamento mais confiável (pastas, envelopes, listas ou um software) e por um processo que garanta a atualização e a consulta a essa base sempre que chega a hora de escolher as próximas tarefas, garantindo também que os prazos sejam atendidos.

Ou, nas palavras do autor David Allen, a chave do GTD é conseguir garantir que você “mantenha o foco nos resultados positivos e continuamente execute a próxima ação na atividade mais importante.”

Para isso, a base do método é composta por ideias simples e fáceis de colocar em prática, inclusive por não dependerem de nenhum suporte tecnológico específico - é perfeitamente possível adotar o GTD com base em papel, caneta e algumas pastas ou envelopes, por exemplo, embora existam inúmeros sites e softwares de apoio a este processo.

Colocando em prática

O Efetividade tem grande variedade de artigos sobre o método na categoria "GTD" de posts, e recomendo que você coloque a leitura de alguns deles na sua lista de pendências ;-)

Implementar o GTD na sua vida pode ser visto como um ato de fé, ou uma conversão: o retorno só é maximizado se você adotar tão completamente quanto estiver ao seu alcance, e de uma vez só, para as diversas áreas da sua vida em que a produtividade importante: trabalho, faculdade, organização doméstica, etc. Implantações parciais aumentam o risco de insucesso por exigir esforço adicional para equilibrar contextos, mas é possível adotar algumas técnicas para facilitar esta transição.

Assim, se você já leu o livro ou se já tem uma ideia geral sobre o funcionamento do GTD e está pensando em experimentar aplicá-lo à sua produtividade pessoal, seguem 4 dicas que podem ajudá-lo a começar, baseadas nas recomendações de Kelly Forrester, que trabalha com David Allen, autor do método - o que certamente a qualifica para sugerir procedimentos ;-)

Comece com ferramentas conhecidas

Não torne tudo mais difícil ao se obrigar a se adaptar a ferramentas pouco familiares.

Se você se dá bem com listas em papel, comece com listas em papel. Se já está bem adaptado a um site ou a um programa, use-o. Se anda com um notebook ou smartphone em todo lugar, pode experimentar também.

Mas não espalhe as informações em múltiplas ferramentas – o método GTD tem como um de seus fundamentos a unificação das caixas de entradas e listas de pendências.

Preencha seu sistema da forma mais completa possível

...e revise regularmente: A idéia é que você possa se acostumar com a sensação de que não precisa manter uma lista de pendências paralela sempre na sua cabeça.

Não sabote a si mesmo: deixe suas listas, fichas ou agendas sempre tão completas quanto possível, atualize o status de cada tarefa ao terminar, e revise todas as listas regularmente, nos prazos e períodos que vier a definir.

Leve seu sistema com você

Se sua agenda ou lista não podem ser levados e consultados em qualquer lugar, você deveria repensar o conjunto de ferramentas adotado - quando você estiver em um local e a informação desejada estiver inacessível em outro, seu método perderá todo o valor imediato.

Afinal, se você estiver na loja de ferramentas e perceber que não sabe a bitola dos cabos que faltaram, e que eles estão caprichosamente anotados em uma agenda ou software lá no escritório, você estará criando o reforço negativo que deveria evitar, e não conseguirá se convencer de que vale a pena tirar da memória as informações que registra nas fichas.

Permita-se criar o hábito

Não desista no terceiro dia! É razoável aguardar ao menos 4 semanas para transformar a intenção em hábito, e reforçá-lo pela coleta das primeiras melhorias percebidas com a adoção do GTD - tanto na redução do nível de stress pelo overhead gerencial quanto na produtividade alcançada!

Ainda nesta semana

Teremos um post sobre um método alternativo ao GTD para o gerenciamento da produtividade pessoal, e outro apresentando as ferramentas digitais que tenho usado para coletar e manter armazenadas as minhas listas de tarefas e pendências. Aguardem, e comentem sobre suas próprias impressões sobre o GTD e similares!