O método GTD, descrito pelo autor David Allen em 2002 e desde então adotado como referência em produtividade pessoal por um contingente cada vez maior de pessoas em todo o mundo, prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress.

As ideias de David Allen (publicadas no Brasil no livro “A Arte de Fazer Acontecer”) são descritas na forma de tópicos simples e fáceis de botar em prática, baseando-se em uma premissa que qualquer um compreende sem esforço: nossa capacidade de produzir é diretamente proporcional à nossa capacidade de deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.

É preciso, portanto criar uma base de organização mental e do ambiente para poder atingir o patamar desejado de produtividade com menos stress, liberando o nosso potencial criativo.

Começando pela coleta

As etapas do método GTD são interligadas e pouco efeito produzirão se forem executadas apenas de forma parcial.

Mas, ainda que você não pretenda implantar o GTD na sua vida, a primeira das suas fases pode ser útil até mesmo para quem só esteja precisando de uma boa sacudida nas suas próprias práticas de produtividade.

Trata-se da fase de coleta, momento em que a pessoa reúne e ordena, de maneira racional, um inventário de tudo aquilo que está incompleto o u pendente no seu escritório, homeoffice ou mesmo na sua vida (uma abordagem ambiciosa mas lucrativa).  É a hora de esvaziar as gavetas, prateleiras, pastas e caixas de entrada de e-mail, guardando separadamente o que está associado a alguma pendência ou necessidade de ação, e o que não exige mais nenhuma movimentação mas você precisa manter como referência ou ferramenta mesmo assim – e descartando ou reciclando o restante.

Em especial, a coleta precisa cuidar também de um detalhe difícil de ser percebido: a lista de pendências que você guarda apenas na sua cabeça. Como a coleta busca também ser um mecanismo de redução de stress futuro, ela precisa se encarregar de deixar espaço no seu cérebro pra cuidar melhor do que você estiver fazendo a cada momento, sem ter de ficar se dedicando a malabarismos para não esquecer de que tem que passar na padaria na volta, ou que o aniversário da tia é na semana que vem, ou do número do modelo do cartucho de tinta que acabou.

Dicas para uma boa coleta

A primeira coleta é importantíssima para o sucesso do GTD (ou de boa parte dos processos de organização), e é algo que merece algumas horas de espaço livre na sua agenda, pois idealmente você primeiro vai “esvaziar todas as gavetas” (real e metaforicamente), e só depois começar a processar o conteúdo, todo de uma vez.

Para conhecer o procedimento completo, recomendo dar uma olhada no livro A Arte de Fazer Acontecer (ou outra obra que descreva o GTD), mas as dicas a seguir (todas vindas do método GTD) podem ser suficientes para aumentar a chance de uma boa coleta inicial:

Não priorize ANTES de coletar: é importante ter uma visão completa da “tralha” que você hoje acumula, e à luz dela os critérios de priorização podem mudar para melhor. Resista à tentação de não abrir determinadas pastas, ou de “já ir separando” parta do seu material – primeiro faça uma grande pilha (na prática, uma grande Caixa de Entrada), e só depois comece a processar. Os itens que não devem ser movidos, basicamente, são os suprimentos, materiais de referência, itens de decoração e equipamentos – e apenas se já estiverem no seu lugar correto e definitivo.

Anotações fazem parte da coleta: enquanto você vai processando seus documentos e materiais, vai lembrar de detalhes sobre a natureza da pendência associada a eles. Já as registre por escrito, em forma completa, se possível de uma forma que possa ser anexada ao documento original (Post-It, clips...) – e assim a “coleta mental” também ocorrerá.

Consistência requer esforço: é possível que você já tenha uma parte das suas informações bem organizadas, e o restante esteja precisando ser processado. Pare para pensar qual foi a razão de o sistema de organização que você havia adotado não ter “dado conta” de todo seu material – dependendo da resposta, você pode concluir por 2 boas alternativas: organizar o material restante, integrando-o à sua ordem anterior, ou desfazer também a ordem anterior, juntando seu conteúdo à bagunça existente para reprocessamento e criação a uma nova ordem que possa cuidar do conjunto completo.

Comece pelo tampo da sua mesa: quanto papel há no tampo da sua mesa ou bancada? Correspondências, contas, anotações, recados, cartões de visita, contratos, recibos... Por que estão ali? Remova tudo e empilhe para processamento posterior.

Siga pelas gavetas, armários e prateleiras: após esvaziar o tampo da mesa, prossiga pelo seu ambiente de trabalho. Dê atenção especial às “pilhas de papeis”, aquelas entidades disformes e misteriosas que, quando se formam em alguma gaveta ou prateleira, viram quase indestrutíveis, às vezes resistindo até mesmo a incêndios e mudanças. Nos armários, veja também os itens que você guardou sem saber por que: equipamentos quebrados, suprimentos para produtos que você não tem mais, etc.

Atenção às agendas e aos quadros de avisos: É possível que na sua agenda haja mais coisas além do que deveria estar lá: recibos, faturas, cartões de visita, prospectos... Nos quadros de avisos talvez haja anotações de compromissos, ou outros papeis que deveriam estar arquivados mas estão lá fixados há meses, inpedindo que você use o quadro adequadamente. Remova, coloque na caixa de entrada para processar.

Esvazie sua mente: no momento de uma coleta inicial, você precisa coletar também as pendências da sua mente, como já vimos. A maneira recomendada pelo GTD é ir anotando em uma folha separada cada item, pendência, compromisso ou similar que você lembrar, e ir colocando as folhas na mesma caixa de entrada em que estão os demais papeis que você coletou, para serem processadas da mesma maneira!

Após coletar tudo...

Depois de uma coleta inicial bem executada, provavelmente você estará com pilhas enormes de itens pendentes, formando uma caixa de entrada repletíssima – que, conceitualmente, incluirá também todos os e-mails que estiverem no seu computador, todas as pendências do seu smartphone, agenda, etc.

Agora, naturalmente, vem a próxima fase crítica: o processamento, que vai definir, para cada item, o que fazer: resolver imediatamente, adiar, delegar, descartar, arquivar, etc.

Cada método de produtividade sugere uma maneira diferente de fazer este processamento, e o GTD não é exceção.

Mas nosso tema de hoje era apenas a coleta ;-) Se houver interesse de vocês (manifestem nos comentários), podemos voltar ao tema em breve para tratar do processamento da caixa de entrada inicial à luz do GTD!

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.