Todos os dias temos uma série de pendências a resolver, e geralmente a eficiência sai ganhando quando conseguimos ir tratando uma por uma, sem tentar fazer tudo ao mesmo tempo.

Já vimos, em um artigo recente sobre o processamento das atividades à luz do GTD, que de modo geral, quando temos uma lista de tarefas na qual sabemos que tudo o que consta nela precisa mesmo ser feito – a não ser que haja questões de prioridade exigindo uma determinada ordem – é perfeitamente possível tratar as pendências na ordem em que elas se encontram, poupando assim uma tarefa adicional de analisar a lista para poder fazer cada nova escolha: basta pegar o que está no topo da pilha, ou mais à mão, completar, e pegar o próximo item na mesma ordem.

Mas existem exceções, e uma delas é causada por um fator em especial: o nosso apego ou rejeição a cada uma das tarefas pendentes.

Por onde começar?

Às vezes, mesmo quando trabalho sozinho e sem interrupções, o meu dia vai ficando cada vez mais estressante, e eu não percebo a razão imediatamente.

Mas no momento em que a ficha cai, tudo fica claro: a causa é uma pendência importante e complicada que eu estou deixando para o fim da fila sem perceber – e, conforme o tempo passa, ela vai ficando mais iminente e ameaçadora.

Pode ser aquele telefonema que eu preferiria não fazer, um relatório que preciso escrever com dados que não serão fáceis de obter, uma burocracia necessária mas claramente inútil, ou alguma tarefa doméstica chata, como limpar a geladeira.

Num caso como este, a pendência já foi identificada antes, talvez até anotada, não poderá ser deixada para amanhã, mas mesmo assim eu percebo que estou adiando.

No momento em que percebo isso, a solução para salvar o resto do dia é simples: mover esta tarefa para o início da fila.

Depois que eu faço isso, e resolvo a pendência, o sapo terá sido engolido, estarei livre, e a partir daí é como se o resto da agenda ficasse mais leve: simples e acessível.

A decisão consciente no início do dia

No começo do dia é mais fácil fazer isto, porque em geral é o principal momento em que você faz uma escolha consciente sobre qual a ordem que irá dar às suas atividades.

Se engolir o sapo vai ser inevitável, o melhor é livrar-se desta tarefa logo de uma vez, talvez até mesmo adotando - quando possível - a técnica Marta Suplicy durante ela.

Mas vale lembrar que esta não é a única alternativa: se o seu dia costuma demorar até engrenar, você pode tentar mudar isso colocando tarefas agradáveis ou rápidas no começo da fila, adequando assim a produção ao seu momento, e usando a sensação positiva causada pelo completamento delas para gerar impulso.

Não existe uma resposta certa única: a literatura sobre produtividade pessoal tem conselhos conflitantes. Alguns autores recomendam iniciar pela tarefa com resultado mais importante, outros sugerem começar pela tarefa inadiável mais indesejada ou difícil, e outros ainda sugerem começar por tarefas fáceis e rápidas, para "ganhar impulso" e se motivar.

Você precisa escolher a que mais se adapta ao seu estilo, ou simplesmente conhecer os critérios acima para escolher o que fazer a cada caso – que provavelmente é a alternativa com mais Efetividade ;-)

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Este artigo de Augusto Campos é integrante da série do Efetividade.net sobre o método GTD de produtividade pessoal, baseado no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Adotado como referência em produtividade pessoal, o GTD prevê uma série de requisitos e procedimentos para aumentar a capacidade de produção pessoal sem ampliar o stress, baseado em uma premissa simples:  criar uma base de organização mental e do ambiente para poder deixar o trabalho fluir sem necessidade de intervenção consciente no gerenciamento da seqüência de tarefas.