Já vimos anteriormente 5 hábitos do método de produtividade pessoal ZTD, e hoje chegou a vez de agregar mais um: o que permite adequar as listas de pendências e tarefas à realidade dos contextos e projetos da sua vida. Como complemento, veremos também algumas recomendações sobre a escolha e uso de ferramentas de produtividade.

Quando eu comecei a atual série de artigos mergulhando no método de produtividade pessoal ZTD (Zen to Done), eu destaquei que ele se baseia no GTD (Getting Things Done), mais conhecido, mas busca se diferenciar por oferecer uma forma mais prática de operar, com foco na execução, na simplificação, e em minimizar a estrutura e os procedimentos necessários.

Já no primeiro artigo eu apresentei uma forma minimalista de implantar o ZTD na sua vida, baseada em apenas 4 hábitos simples (captura, processamento, planejamento e execução). Logo em seguida eu enriqueci a mistura com um quinto hábito: as revisões semanais, e revelei detalhes práticos sobre como eu uso o ZTD no meu dia-a-dia.

Mas a simplicidade quase espartana da forma como eu pratico o ZTD invariavelmente atraiu a atenção de leitores acostumados à estruturação maior oferecida pelo GTD e outros métodos de produtividade e organização mais amplos, que perguntavam: "e as outras ferramentas?", "e os contextos e projetos?", "e o um dia/talvez?", etc.

Para atendê-los, e para expandir as possibilidades do ZTD, veremos hoje os detalhes do que o livro original do ZTD apresentou como o quinto de seus 10 hábitos: a criação de um sistema simples e confiável, baseado em listas e em ferramentas disponíveis.

Um sistema simples e confiável

Já vimos anteriormente que o núcleo do ZTD são as listas de pendências (organizadas em poucas categorias, como neste exemplo: Inbox, Tarefas Mais Importantes, Outras Tarefas Pendentes, Tarefas Para Hoje).

Mas David Allen, autor do método GTD, propõe uma série de listas adicionais, incluindo uma para cada projeto de maior complexidade que você tem em andamento, e mais algumas gerais, por contexto: @Trabalho, @Escola, @Família, @Casa, @Rua, @Telefonemas, etc.

A razão de Allen é simples: com isso você pode olhar diretamente na lista de um contexto específico quando estiver nele. Ou seja: ao chegar na faculdade, você não deixará de consultar sua lista @Faculdade para ver quais as suas pendências, e ao fazê-lo não será distraído pelas tarefas que são exclusivas do contexto doméstico, por exemplo.

O autor do ZTD, Leo Babauta, defende que muitos de nós não precisam de tantas listas, e que o número de tarefas que colocamos na lista de pendências de cada dia tende a não ser tão grande a ponto de gerar distração ou confusão (especialmente se praticarmos o hábito da revisão).

Ele não é contrário à criação de listas específicas para contextos e projetos, em adição às listas previstas pelo ZTD, embora recomende que seja no menor número possível: nada de ficar tentando imaginar todos os contextos da sua vida e criar uma lista para cada um deles; ao invés disto, prefira ver nas suas listas gerais quais são os contextos e projetos que costumam ter tarefas maiores, mais frequentes ou mais complexas, e considere criar listas específicas para estes. O conjunto de contextos que consta como exemplo no guia do ZTD é: @Trabalho, @Pessoal, @Na rua, @Telefonemas, @Aguardando e @Talvez/Um dia.

Esta última lista (@Talvez/Um dia) é bem conhecida de quem já praticou o GTD, mas pode precisar ser apresentada aos demais: é uma lista de tarefas que ainda não são pendências, que você não pretende fazer em breve, nem está aguardando algo específico para botar em prática - mas quer ter anotado para pensar no assunto de vez nas revisões em quando e talvez um dia transformar em um plano real.

Como estas listas vão funcionar em relação às listas essenciais do ZTD, fica a seu critério. Você pode adequá-las ao hábito do Planejamento e colher periodicamente algumas pendências das suas listas de projetos e colocá-las na lista Tarefas Para Hoje, por exemplo, mas você também pode tratar estas listas adicionais no hábito da Execução, como fontes de consulta periódica ao longo do dia. Ou um misto das duas coisas, dependendo de como são seus contextos e projetos.

As ferramentas básicas do ZTD

Ainda como parte do hábito que cria o Sistema Simples e Confiável, o ZTD inclui a escolha do conjunto de ferramentas que serão usadas para registrar e acompanhar as informações.

As ferramentas criadas tentando implementar todos os recursos e possibilidades do GTD recebem do autor uma crítica que eu compartilho: elas são um convite à complexidade e já fizeram muita gente se perder, trocando o foco no resultado pela atenção desmedida a configurações, a registros complexos e automação do que nem precisa ser feito.

Tudo o que você precisa é de registrar listas, e uma das ferramentas recomendadas pelo autor é um bloco resistente e que caiba no bolso: justamente a ferramenta preferida dos leitores do Efetividade.

Atualmente a minha ferramenta escolhida é o Wunderlist, gratuito e que sincroniza automaticamente entre smartphone, tablet, computador (Windows/Mac/Linux) e web. O recente lançamento do seu sucessor Wunderkit talvez me faça considerar uma mudança em breve, mas ainda não senti necessidade.

O autor recomenda ainda 2 ferramentas complementares: uma agenda de compromissos (para eventos que tenham data e horário), que pode ser em papel ou um software/site, e um sistema de referência, que pode ser uma pasta no seu computador organizada do seu jeito, ou um conjunto de envelopes ou pastas para papéis – pessoalmente uso um arquivo de pastas suspensas. Ele não menciona, mas eu recomendo ter também uma ferramenta específica para guardar informações de contatos (agenda telefônica e seus sucessores tecnológicos).

O importante é a prática

Você pode ter a estrutura perfeita de listas, o arquivo mais lindo e a ferramenta mais tecnológica, e mesmo assim não ter ganho de produtividade nenhum se não fizer o essencial: usá-los.

Se você perceber que nem todas as suas pendências são registradas nas listas, ou que você não as atualiza, ou que não consulta as listas pelo menos 2 vezes por dia (e preferencialmente um pouco mais que isso), ajuste os planos ou os abandone, porque as ferramentas só funcionam se você as usar.

Por outro lado, se você tem algum amigo que já tentou anteriormente adotar um modelo de produtividade pessoal e tropeçou na desmotivação causada pelo excesso de procedimentos e pelo fascínio causado pela variedade de opções nas ferramentas mais complexas, repasse este artigo para ele, talvez a simplicidade do ZTD seja o que ele estava procurando e não sabia!