Fazer a declaração do imposto de renda pode ser muito mais fácil se você tomar uma providência relativamente simples com antecedência, que é ter à mão todos os dados do ano passado referentes a:

• rendimentos recebidos
• ao valor de aquisição e venda de todas as transações realizadas com seus bens e direitos
• ao saldo bancário (contas-correntes, poupanças, planos de previdência privada, etc.) no fim do ano
• às despesas que podem ser debitáveis (consultas médicas, mensalidades educacionais, etc.)
• e a declaração entregue no ano anterior.

Isso ocorre porque a operação de declarar, em si, não é das mais complexas, especialmente para quem já fez alguma vez anteriormente: para a maior parte das pessoas (com poucas ou apenas uma fonte de renda, número limitado de bens e sem complexidades tributárias – rurais, do mercado financeiro ou de rendimentos internacionais, por exemplo) é uma questão de preencher poucos números nos campos certos.

Ou, de forma bem resumida e tratando do caso mais básico:

1. preenche dados pessoais e de identificação
2. preenche saldo da conta-corrente em 31/12 do ano passado e do ano retrasado (que o banco geralmente disponibiliza em um extrato especial nessa época)
3. preenche dados salariais, incluindo 13º (que o empregador geralmente entrega já calculado)
4. preenche o valor de aquisição do veículo e do imóvel, quando tem
5. opta pelo desconto simplificado
6. encerra e envia

Por outro lado, obter os dados é o que dá muita dor de cabeça para a maior parte dos brasileiros obrigados a declarar o IRPF 2012, que são os que receberam rendimentos tributáveis superiores a 23.499,15 em 2011, entre outras condições.

A parte da declaração em si não é o que veremos hoje, e eu recomendo que, caso você tenha dificuldade em completar a operação (mas já de posse dos dados mencionados acima), procure um contador o quanto antes (não faça como mais da metade dos contribuintes, que deixam para as 2 semanas finais, quando os contadores já podem estar com menos disponibilidade de atenção ao seu caso): eles estão habilitados a orientar e podem fazer boa parte do procedimento por você. Mas antes tente se informar, pois na maior parte dos casos o preenchimento e entrega da declaração está ao alcance do contribuinte diretamente.

Mas a organização dos dados para a declaração está bem dentro do escopo do Efetividade.net, e hoje trataremos dela em detalhes, como já fizemos em anos anteriores, e atendendo ao pedido de um leitor, como você vê na imagem acima ツ

Como declarar o imposto de renda sem se estressar

Vimos acima os 6 passos simples para a declaração de um caso bem comum: quem tem carro e casa próprios, apenas uma fonte de renda (o salário) e uma conta bancária, e não teve despesas debitáveis que justifiquem optar pela declaração completa.

Mas mesmo para essas pessoas o procedimento pode se complicar caso os dados estejam indisponíveis ou dispersos. E para muitas pessoas há aspectos adicionais a considerar: aluguéis pagos ou recebidos, planos de previdência privada, compra ou venda de imóveis, veículos e outros bens, recolhimento antecipado por meio de Carnê-Leão (por exemplo, em operações cambiais) etc. – cada um com seus próprios dados a obter e reunir.

A minha sugestão, que detalharei bem mais logo a seguir, é em 2 etapas:

1. Para a declaração atual, primeiro reunir todos os dados e comprovantes mencionados acima em uma mesma pasta ou envelope, antes mesmo de pensar em instalar o programa da Receita Federal ou de ir conversar com um contador – você verá que com os dados à mão, tudo ficará mais fácil.
2. Para não mais se estressar tanto no ano que vem, adotar desde já a política de reunir em um único local todos os dados referentes ao ano corrente, e assim em 2013 declarar o IRPF em menos de 1 hora, como tanta gente consegue.

Não pense que eu acho isso fácil, em especial na etapa 1, que é a de quem não se organizou no ano passado: isso pode significar ter de encontrar uma infinidade de recibos, comprovantes, contratos, extratos e mais, separar quais valem, e identificar neles os valores certos.

Uma parte pode ser bem fácil de obter: os bancos costumam disponibilizar (ou mesmo enviar pelo correio) um extrato específico com as informações para declaração do imposto de renda, com os saldos em 31/12 do ano passado e do retrasado, informações sobre planos de previdência privada, etc. E os empregadores têm obrigação de disponibilizar até o último dia de fevereiro a DIRF, ou declaração de imposto retido na fonte, que contém a maior parte dos dados sobre salários, previdência pública, 13º e outros que precisam fazer parte da sua declaração.

Mas quem tem fontes de rendas adicionais não conta com essa facilidade a seu favor em todos os casos: precisa também registrar e consolidar cada um dos seus demais rendimentos tributáveis, como prestação de serviços e tantos outros identificados na legislação e nas normas. O contribuinte também precisa eventualmente identificar uma série de informações sobre os valores que possui no banco, em investimentos diversos, e até mesmo as quantias (em moeda estrangeira ou nacional) que guarda em casa.

E até agora só falamos de bens, direitos e rendimentos (do contribuinte e de seus dependentes). Mas tem também o outro lado desta balança: os descontos, baseados em recibos de uma série de serviços de educação, saúde e contribuições a entidades de utilidade pública ou assistenciais, entre outros. Para quem não opta pelo desconto simplificado, estes recibos podem significar um pagamento menor, ou uma restituição maior.

Com todos estes dados em mãos, passa-se a uma mera tarefa de entrada de dados, seleção de algumas opções relativamente inequívocas, transmissão e emissão de recibo – o complicado é saber quais valores preencher…

E, vale destacar uma vez mais, mesmo quem opta por recorrer aos préstimos de um contador ou outro profissional que atue na preparação de declarações do imposto de renda pessoa física não escapa desta ginástica: reunir cada recibo, cada comprovante e cada extrato que traga os valores que devem ser preenchidos na declaração.

Como organizar melhor os dados para o ano que vem

Tudo que falei acima é meio óbvio, mas mesmo assim por que tanta gente continua caindo na mesma armadilha, ano após ano? A resposta é simples, decorrente da natureza imediatista que nos caracteriza como sociedade, e consequência de um calendário inconveniente. Como só sentimos na carne essa complexidade ao declarar o imposto de renda do ano anterior, sempre lá pelo mês de março ou abril, um novo ano fiscal sempre já terá começado (e 2 ou 3 meses já terão se completado), razão pela qual os registros do ano corrente já estarão começando a se dispersar.

Para completar, na época de declarar o imposto relativo ao ano passado, já teremos problemas suficientes para ainda se preocupar com os do ano que vem. E assim, prometemos solenemente a nós mesmos: no ano que vem, a partir de janeiro, tudo vai ser diferente. E no ano seguinte a história se repete.

Eu também já passei por isso, mas adoto há alguns anos um esquema bem simples para prevenir todos estes problemas. Vou apresentá-lo, e aí você se encarrega de adaptá-lo e adequá-lo à sua realidade, ok? E de preferência com a orientação de um contador ou profissional do Direito Tributário ツ

O funcionamento do esquema de organização se baseia em 3 pastas no meu arquivo de pastas suspensas, e mais uma caixa (estilo “arquivo morto”), complementados por pastas virtuais no computador para os casos em que estes documentos não chegam a mim em papel (o que no momento ainda é a exceção). São elas:

1. Pasta suspensa 1 – bens, direitos e rendimentos: aqui vai o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito meu contendo data, identificação da natureza e valor, de todos os rendimentos ou movimentações referentes a bens e direitos – compra e venda de carro e imóvel, pagamento recebido por serviço prestado, aluguel, etc. Quando recebo aqueles comunicados do banco ou de empregador contendo saldos e totais ao final de um ano fiscal, é aqui que eles são guardados também.
    

2. Pasta suspensa 2 – comprovantes de despesa para desconto: aqui vai também o original, cópia ou anotação referente a todos os pagamentos que podem ser abatidos na declaração. Pagamento de faculdade, consultas médicas, uma série de doações e contribuições, etc. Quando antecipo algum pagamento de imposto (via “Carnê Leão” – obrigatório ao receber remuneração do exterior, por exemplo), guardo aqui os comprovantes, também, pois eles precisarão ser listados na declaração.
    

3. Pasta suspensa 3 – documentos da ou para a Receita Federal: aqui fica o relatório completo da declaração do ano anterior, mais o recibo de entrega, as guias de recolhimento DARF autenticadas comprovando pagamento, CD de backup do programa e dos dados do IRPF, etc. – tudo que for enviado ou recebido da Receita, relacionado ao Imposto de Renda do ano anterior.
    

4. Caixa de arquivo morto: Armazena os documentos das pastas suspensas 1, 2 e 3 relativos a anos anteriores (cada ano em um envelope grande). A Receita Federal recomenda guardar estes registros por pelo menos 5 anos. Após fazer cada declaração, eu guardo toda a papelada em 3 maços grampeados (um para cada pasta suspensa), identifico bem, coloco em um envelopão identificado com o ano de referência e movo para o arquivo morto, de onde espero que eles nunca precisem sair.

Se a minha observação sobre bilhetes manuscritos (nas pastas 1 e 2, como em “o original, ou uma cópia, ou mesmo um bilhete manuscrito contendo data, identificação da natureza e valor (…)“) deixou você espantado, esclareço – eu só faço isso quando o comprovante existe, mas o local de armazenamento dela é em outra pasta, como a do veículo ou a de câmbio, por exemplo. Neste caso, na hora de declarar, pode ocorrer um dos 2 casos:

a) minha anotação vai ser suficiente para fazer a declaração, e se algum dia eu precisar apresentar comprovante, eu saberei onde procurar; ou

b) precisarei de dados que não constam na minha anotação, mas saberei onde procurar, e graças à presença da anotação, não corro o risco de esquecer deste registro.

E existe um período do ano em que as pastas 1 e 2 precisam ser duplicadas (ou ao menos complementadas por 2 envelopes): de janeiro a março ou abril já será necessário ter as pastas suspensas 1 e 2 relativas ao ano corrente, e as do ano anterior ainda não terão sido eliminadas, pois ainda não houve a declaração.

Isso é normal e esperado, mas é preciso resistir à tentação de colocar os papéis de 2 anos em uma mesma pasta – colocá-los é fácil, mas na hora de usar e guardar, complica tudo de novo. Resista também a mover de forma antecipada os dados do ano passado para um envelope no arquivo morto, pois os prazos legais para envio de documentos fiscais relacionados vão até o final de fevereiro, o que significa que você continuará recebendo mais papéis referentes ao ano que já se encerrou.

Comece já, porque é mais fácil do que parece

Depois que o processo já está em andamento, se torna fácil: são 3 pastas e pronto – e elas nem são muito movimentadas ao longo do ano. Mas no primeiro ano em que você adota o método – quando é necessário localizar e organizar os papéis referentes aos meses já transcorridos – é algo relativamente trabalhoso.

Não deixe para fazer isso no prazo final da declaração, comece já. Ainda estamos na primeira metade de março, não pode ser tão difícil assim encontrar 2h para uma tarefa chatíssima mas necessária e que nunca mais se repetirá.

E quando começar, comece bem, e de forma completa – não deixe nada do ano corrente para trás, ou então você não vai confiar nestas pastas quando for fazer a declaração no ano que vem.

Para completar: leia o artigo “Organize seus documentos e papéis em casa – ainda estamos no começo do ano!” para ver minhas dicas de como arquivar documentos em casa, e procure algumas sugestões adicionais em Paperless: por um 2012 com menos papel no nosso home office ツ