Todos nós estamos sujeitos a interrupções, e nossa rotina de produtividade seria bem mais simples se não fossem esses pequenos detalhes chamados clientes, parceiros, chefes e equipe, todos querendo nossa atenção de forma desordenada e contínua.

Para completar, nós mesmos nos colocamos em situação de recebermos ainda mais interrupções, quando deixamos o programa de e-mail sempre aberto e programado para sinalizar a chegada de qualquer mensagem, quando mantemos o Twitter e o Facebook abertos em uma aba do navegador, o MSN e o Gtalk sempre visíveis, e temos não apenas o telefone fixo mas também 1 ou 2 celulares sempre próximos.

Aviso: as ilustrações deste post não devem ser interpretadas de forma literal! ツ

Tudo isso faz parte da vida, e descobrir o que deve ou não estar presente como potencial de gerar interrupções na rotina varia caso a caso – no artigo anterior "Monotarefa ou multitarefa: preciso escolher só um?" eu trato de forma mais direta as questões envolvidas nesta escolha.

Mas hoje o foco é diferente: como as interrupções são inevitáveis e sempre causam algum incômodo, veremos como tratá-las para que o seu impacto negativo em relação à produtividade e à concentração seja menor.

Como estamos em um blog e em 2012, imagino que a expressão "like a boss" já tenha sido absorvida pelos leitores, pois vem associada a um meme humorístico que circula há um bom tempo pela Internet. Se não for o seu caso, explico: ela pode ser entendida como "com autoridade e finesse" – e uma pitada de bom humor.

Aceitando a realidade

O foco e a concentração são condições cada vez mais raras e, por isso mesmo, cada vez mais valorizadas, a ponto de tratarmos as interrupções como se fossem acidentes ou agressões.

Cobramos de nós mesmos uma "solução" para elas, e nos ressentimos de quem as ocasiona, às vezes a ponto de deixar de perceber que as interrupções provocadas por cologas, fornecedores, parceiros e clientes são parte integrante e valiosa das nossas rotinas.

Reduzir interrupções indesejadas é importante, mas algumas são necessárias e precisam de uma estratégia diferente, que leve à absorção, ao controle e a uma reação adequada (que permita tratá-las sem deixar de voltar ao que você estava fazendo), pois a verdade é que elas não irão embora antes de você se aposentar ou mudar de ramo.

O foco sugerido é que você corte as interrupções que não geram valor (direto ou indireto) para você, mas que trate adequadamente todas as demais em uma perspectiva de ganho mútuo: canalizando, afunilando, concentrando e de outras formas ganhando eficiência que gere resultados melhores para ambas as partes.

Registrar, delegar, priorizar e... resolver

Ao tratar do minimalista método ZTD de produtividade pessoal em um post anterior, eu apresentei os 4 hábitos essenciais da organização, sendo que o primeiro deles é a captura permanente das pendências.

Se você está pronto para compreender e registrar as pendências (mesmo que seja em um caderninho) a qualquer momento, e tem em funcionamento um processo bem ajustado (como o do artigo mencionado acima) que faz com que diariamente elas sejam analisadas, priorizadas e colocadas em execução, as interrupções podem ser tratadas bem mais rapidamente: você as entende, registra e – se não for uma emergência, algo que possa ser resolvido em menos de 2 minutos ou imediatamente encaminhado para outra pessoa – deixa para pensar nelas mais tarde, podendo voltar ao que estava fazendo.

E caso se comprove que era mesmo uma emergência, a coisa certa a fazer é deixar que a interrupção tome controle do seu tempo, e depois anotar na lista de pendências a necessidade de planejar para que esta situação não se repita.

O judô da comunicação eficiente

O elemento central que permite colocar em prática a ideia acima, de registrar rapidamente a nova informação e retornar à atividade anterior antes de perder o foco completamente, é a comunicação eficiente.

Como um hábil praticante de judô, você precisa aperfeiçoar a técnica de usar a seu favor o impulso do seu oponente (tomando aqui esta palavra em um sentido bem amplo...) de falar com você imediatamente, e não em um momento que seria mais conveniente para você: já que é assim, conduza-o a falar logo, e a falar tudo o que precisa ser dito.

Pratique formas de levar a conversação diretamente ao ponto e de, sem ser descortês, encerrá-la no momento em que todas as informações relevantes já tiverem sido transmitidas entre as partes.

Mas não confunda uma comunicação eficiente com uma conversa apressada. Nossas dicas para ser um bom ouvinte se aplicam, em especial a segunda delas: permita-se prestar atenção.

Limitar os canais

Já comentamos sobre a questão de ser uma escolha pessoal manter ou não a porta aberta, os celulares ligados, e-mail com notificação audível, Twitter, Facebook e MSN abertos, a agenda disponível para reuniões súbitas, etc.

Há vantagens, desvantagens, resultados positivos e custos em todas essas ferramentas, e não existe uma regra geral que permita dizer qual a combinação certa delas para 100% das pessoas.

Mas uma solução intermediária é lembrar que a sua disponibilidade nem sempre precisa ser durante o dia inteiro. Que tal ter um período ou um ciclo diário para algumas delas?

Por exemplo: fechar os programas de comunicação instantânea no final da manhã e no início da tarde, abrir o e-mail só a cada 45 minutos, colocar o celular no silencioso sempre que estiver realizando determinada tarefa, deixar acumular os telefonemas para o meio da tarde de cada dia, etc.

Comece aos poucos, e quem sabe você descobrirá mais sobre as prioridades e dependências em relação aos canais que hoje lhe parecem essenciais!

Ajuste os ponteiros

Se você adotar uma atitude passiva e individual quanto às interrupções, acabará abrindo mão de contar com o apoio de outros colegas e parceiros que provavelmente se ressentem de ser interrompidos por você tanto quanto você detesta quando eles o chamam bem na hora da concentração.

Uma alternativa é tratar da questão coletivamente, negociando e informando claramente demandas, disponibilidades, horários, canais preferidos, etc. – ao menos com quem for possível.

Na prática, clientes e gestores sempre podem acabar se sentindo justificados ao interrompê-lo por qualquer razão e em qualquer momento, mas há possibilidade de uma solução equilibrada quanto aos demais grupos, ao menos para os casos mais comuns do dia-a-dia.

Mas prepare-se: é um equilíbrio delicado e difícil de manter, que exige tolerância, flexibilidade, ajustes constantes e boa vontade de todas as partes, senão só vai agravar a situação, somando conflitos como causas de interrupções adicionais no futuro.

Caso contrário, as interrupções podem ser extintas de uma forma indesejada: pela ausência de resposta, seus clientes, parceiros e fornecedores podem preferir levar os negócios deles a quem ofereça um equilíbrio mais favorável entre acessibilidade e resultado oferecido!