Planejar a forma como o home office é posicionado e distribuído pode ser tão importante para a produtividade quanto escolher os equipamentos adequados

A organização pessoal se apoia em métodos e disciplina, mas depende também de uma estrutura física que a suporte. No caso de quem pode trabalhar em casa, este terceiro componente é especialmente importante, porque geralmente são pessoas que operam sem uma equipe presente, o que torna a eficiência do ambiente ainda mais crucial.

Claro que há espaço para adaptação dependendo do ambiente e do estilo – por exemplo, algumas pessoas preferem deixar o máximo de ferramentas à mão e à mostra, outras preferem deixar o ambiente mais clean.

E às vezes a escolha pode ser profundamente influenciada pelos gostos pessoais, pois a mesa de trabalho pode estar adornada por um belo livro raramente aberto, enquanto uma ferramenta de uso diário é feia e desajeitada, e você acaba preferindo "escondê-la" na primeira gaveta e tirá-la de lá todo dia.

Organizando como uma cabine de avião

A dica geral, que se aplica à maioria dos casos em que o home office está em um ambiente único mas deixa espaço para gostos e adaptações pessoais, já é uma velha conhecida: organizar o ambiente e a mesa de trabalho como se fosse a cabine do piloto de um avião.

Cockpit de um Airbus A340 em procedimento de pouso

No cockpit do piloto, apesar do (apenas aparente) excesso de instrumentos, tudo está organizado de acordo com a prioridade e o uso, ou seja:

1. Cada item está ali por uma razão clara e objetiva
2. O usuário sabe onde está cada um deles
3. Itens com funcionalidade semelhante estão agrupados
4. Os itens mais usados ou mais importantes estão mais próximos do foco
5. Todos os demais itens podem ser alcançados sem dificuldade

A regra 5 é especialmente importante, porque trata de um erro comum: o Efetividade está no ar há cerca de 6 anos, e muitas vezes já repeti aqui o exemplo que observo na prática sobre o material de escritório: mesmo que você os use pouco, se o arquivo ou a lixeira estiverem a uma distância que exija levantar da escrivaninha para depositar algo, você acabará fazendo pilhas de papeis nas gavetas e sobre a mesa.

Ao organizar o escritório como uma cabine de avião, você começa identificando os itens mais importantes e mais usados, e posicionando-os no ponto focal de sua atenção. Ali será o centro de tudo, e os demais itens vão sendo posicionados ao redor, considerando uma escala de proximidade de acordo com a importância e frequência de uso.

Só o que é raramente usado pode ficar "escondido" em um armário difícil de alcançar ou exigindo levantar, e mesmo estes itens precisam ter um lugar certo, pois em um ambiente eficiente é inadmissível ter de sair procurando onde está um instrumento de trabalho no momento em que ele se fizer necessário.

Móveis de escritório para home office

Certos móveis para escritório são melhor adaptados a maximizar o aproveitamento, tais como mesas com tampo em “L”, gaveteiros embutidos, prateleiras suspensas sobre a mesa, e as cadeiras com rodinhas, que ampliam a sua noção intuitiva sobre o tamanho da área que está "ao alcance".

No meu caso pessoal, que é o de alguém cujo trabalho se concentra em escrever, o home office está instalado ao redor do computador de mesa. Próximos a ele estão a multifuncional e os materiais de escrita (papel e caneta são instrumentos importantes na minha rotina), bem como a bússola sem utilidade objetiva mas que me lembra constantemente de que devo seguir um caminho. Ao redor (mas ao alcance das mãos) estão a lixeira e o triturador, de um lado, e o gaveteiro/arquivo de pastas suspensas, do outro lado.

Com o tempo, acabei agregando um segundo gaveteiro baixo e pouco profundo, mas do comprimento da mesa, que fica recuado e exatamente sob o seu tampo, onde posso manter à mão os objetos que uso com menos frequência, como os que estão aguardando que eu escreva sobre eles aqui no Efetividade, ou as reservas de material de expediente.

Minha cadeira tem rodinhas e o chão permite deslizar facilmente, mas com os anos de experiência e consequente redução dos itens supérfluos, as necessidades de sair da área imediata da mesa foram se reduzindo, como costuma acontecer, e o restante do espaço do ambiente acabou virando muito mais uma biblioteca do que uma extensão do escritório.

Como organizar seu escritório em casa

Os 4 passos a seguir só precisam ser feitos uma vez, e permitem que você siga uma sequência básica para organizar o home office seguindo o princípio da cabine do piloto.

1. Preparar a área: pense criativamente em como posicionar sua mesa de trabalho e outros elementos da mobília de modo a ficar no centro da sua área de trabalho, e aproveite para avaliar criticamente o que está sobre as superfícies e nas prateleiras e gavetas "nobres": o que não for importante ou usado com frequência deve ser retirado desde já e movido em direção à periferia do seu círculo.
2. Reservar espaços para manter vazios: Durante as operações de trabalho, você precisa ter espaço para colocar os objetos que estiverem em uso. Reserve-os antes de começar a distribuir os objetos, para não ter de redistribuir depois ou, pior, ter de abrir espaço todos os dias!
    

   A bússola na minha mesa está lá como um lembrete para seguir sempre em uma direção

3. Classificar todos os objetos: aqui ocorrem as decisões de posicionamento, e algumas delas são difíceis. Nem todas são objetivas: não tenho uma justificativa prática para a bússola que mantenho sobre minha mesa, por exemplo. Mas é importante que as justificativas objetivas predominem sobre as subjetivas ao menos na maioria dos casos. Lembre-se de que a frequência de uso é um critério importante, assim como a relevância do objeto: um item trivial como o spray de limpar óculos pode merecer lugar de destaque, por exemplo.
4. Pensar também nas distrações: Se você tem um home office sem objetos de distração, parabéns, afinal sabemos que Escritório em Casa não é Central de Entretenimento! Mas se as distrações estiverem presentes, apesar do risco de desviar o foco e atrair outros habitantes da casa para amplificar este seu efeito, ao menos posicione-as estrategicamente. Por exemplo, se vai ter uma TV no ambiente, não a posicione de tal forma que para olhar para ela você precise perder completamente o contato visual com a superfície de sua mesa.

Com as 4 dicas acima você conseguirá organizar o escritório (tradicional ou home office) para mais eficiência, e sem grande esforço. Basta usar a racionalidade, lembrar sempre da metáfora da cabine do piloto e não exagerar, afinal o seu escritório deve ser eficiente mas também deve refletir a sua personalidade e jeito de ser!