Mesmo quem costuma ser organizado às vezes tropeça na realidade de uma mesa cheia de pendências que a rotina normal de produtividade não consegue zerar em tempo suficiente.

Pode ser no retorno das férias, na ausência de outro integrante da equipe, ou mesmo em um súbito surto imprevisto de demanda. E zerá-la é algo que não pode esperar.

As técnicas de produtividade pessoal, como o GTD e o ZTD conseguem "dar jeito" nessas situações mas tendem a trabalhar com priorização e uso de tempo de uma maneira que pode não ser tão rápida quanto o necessário.

Decrete um Dia de Alto Desempenho, dedicado a zerar a pilha de urgências e voltar à programação normal

Para resolver a situação de maneira mais rápida, você precisa decretar um Dia de Alto Desempenho, no qual as rotinas usuais serão suspensas e tudo será orientado a zerar a pilha que já está acumulada e não pode aguardar.

O Dia de Alto Desempenho também pode servir para quem nunca conseguiu colocar em prática algum método de produtividade pessoal passar a entender como funciona. Vai ser em condições incomuns, mas dá para sentir o efeito dos conceitos, e depois se motivar a procurar mais detalhes sobre algum que possa ser aproveitado diariamente.

Para separar as atividades que precisam de atenção especial no seu Dia de Alto desempenho, deixe de lado os cuidados usuais da coleta, e procure formar rapidamente uma visão geral (mesmo que incompleta) de todas as suas pendências, movendo para o topo da pilha as que são tão críticas a ponto de precisar de ação imediata (assim que a triagem acabar), e as que são tão sérias a ponto de merecer toda a sua atenção assim que acabarem os casos críticos.

Complete a triagem antes de mais nada, porque o impulso de "já ir resolvendo" pode prejudicar outras tarefas mais urgentes que podem perecer se deixadas para depois. Abra exceção apenas para o que pode ser resolvido em 2 minutos ou menos.

Para a turma do GTD, deixo claro: assumimos que a situação extrema justifica fazer o que normalmente não se faz, como deixar itens já vistos ficarem na caixa de entrada para uma nova análise no dia seguinte, escolher a ordem em que as tarefas ordinárias de prioridade similar serão tratadas em um mesmo período, ou mesmo criar uma caixa de entrada paralela para uso temporário. É só por hoje, não se acostumem ツ

Prepare-se para o Dia de Alto Desempenho reduzindo obstáculos e interrupções

No seu Dia de Alto Desempenho, a urgência acumulada justifica algumas medidas antipáticas consigo mesmo: não é dia de fazer pausas para descompressão, nem de deixar a TV ligada, o chat aberto ou o Facebook em dia.

Se você trabalha com equipe, recebe clientes ou divide o espaço de trabalho com a família, é quase inevitável: inicie seu Dia de Alto Desempenho em um horário que aproveite melhor o período do dia em que eles estejam menos presentes ou provoquem menos interrupções.

Tome cuidado especial com a ferramentite. Um dia de execução acelerada não é o momento de testar nenhuma técnica ou ferramenta nova, e sim de trabalhar com o que você já conhece e sabe, extraindo o máximo de produtividade de cada utensílio.

Execução expressa mas sem qualidade pode ser pior do que o atraso

Não deixe nada pela metade, nem muito menos passe nada incompleto adiante querendo "ganhar tempo". Você deve evitar esforços desnecessários, mas fazendo do jeito certo: zerar o retrabalho e passar longe do desperdício de recursos e de tempo.

Isso não significa que você deve permitir o perfeccionismo: ele nunca ajuda a ser produtivo, e no Dia de Alta Produtividade atrapalha mais do que o normal. Qualidade e perfeição não são sinônimos¹, e eu prefiro adotar o conceito de qualidade proposto por Juran: adequação ao uso, conforme percebida por quem usa. Entregue o que foi combinado e for adequado a quem vai receber.

Faça uma coisa de cada vez, mas não se renda às pausas forçadas. Se tiver que aguardar a chegada de algum documento ou uma chamada em espera, dê início a alguma tarefa curta da sua lista em paralelo à que está aguardando, mesmo que depois corra o risco de ter de interromper uma das duas.

Fora essa exceção, não deixe a pressão das pendências desviar você do foco, nem esgotar seus recursos físicos e mentais: escolha bem a ordem em que as coisas precisam ser feitas, e faça-as uma por uma, até completá-las ou chegar ao limite do que pode ser feito no momento.

Com as dicas acima você terá o ferramental necessário para dizimar as pilhas de pendências muito rapidamente. Mas cuidado: elas não são suficientes para manter a produtividade a longo prazo, e não garantem algo muito importante: o foco na sua estratégia, no avanço de longo prazo.

Portanto, aproveite para observar com atenção o que funcionou bem no seu dia de alta produtividade, e aproveitar essa informação na hora de retomar (ou adotar) um método de produtividade consistente como o ZTD.

Leia também: Dia de Alto Desempenho: 15 dicas de produtividade pessoal e Produtividade pessoal: 15 dicas para um Dia de Alto Desempenho (parte 2).