Um designer de jogos, um arquiteto e um sargento ensinam como aumentar a chance de fazer seu projeto passar rapidamente por um comitê de aprovação.

O funcionamento interno das organizações tem razões que a própria razão desconhece, e às vezes é mais fácil aprender a contornar os obstáculos involuntários causados por eles, do que aguardar que sejam removidos por quem os criou e não desejará admitir que eles atrapalham.

Um caso clássico é o das reuniões de aprovação interna de planos de projeto. Às vezes realizadas por um comitê especialmente designado para isso, outras vezes ocorrendo no nível de diretoria ou até no próprio departamento em que o plano foi criado, há algo em comum entre todas elas:

Em qualquer comitê de aprovação tende a haver certo número de pessoas que só considerará cumprido seu trabalho se provocar alguma mudança no plano apresentado.

A consequência natural (e indesejada) da regra geral acima é que a vida de todos os envolvidos – comitê de aprovação e grupo de projeto – fica bem mais difícil quando um plano sem nenhum problema visível é encaminhado para aprovação logo na primeira vez.

A solução óbvia e correta é mudar o processo de aprovação ou substituir essas pessoas com uma visão incorreta sobre o seu papel nele, mas dificilmente esta opção estará imediatamente ao alcance de quem terá um trabalho submetido a este tipo de comitê interno.

A solução aprendida na prática por muitos gerentes de projeto e profissionais criativos é sempre incluir um pato, ou uma banheira, bem visíveis no seu projeto. Ambos são termos técnicos informais para descrever uma pequena aberração incluída no plano em um local fácil de encontrar, para que os avaliadores que adotam a meta incorreta de sempre alterar qualquer projeto fiquem satisfeitos rapidamente e o projeto logo possa ir adiante.

O termo "pato" vem do folclore da informática (veja o item "Duck" deste glossário) e se refere a um caso específico: o desenvolvimento do clássico jogo Battle Chess, da década de 1980, em que as peças do jogo de xadrez tinham movimentos animados e lutavam entre si quando uma tomava outra.

No comitê de aprovação da Interplay, na época, havia avaliadores conhecidos por sempre solicitar alguma alteração antes de deixar o desenvolvimento seguir.

O artista encarregado de animar os movimentos da Rainha, sabendo disso, chegou a uma solução inovadora: em todos os movimentos da peça ele incluiu um pato de estimação que ficava circulando ao seu redor, agitando as asas, etc. – mas sem jamais sobrepor a animação "de verdade".

Quando a sua peça chegou ao responsável pela aprovação, você pode adivinhar o que aconteceu: o produtor assistiu a todas as animações e disse: "gostei de tudo, só remova esse pato". C.Q.D. 😃

A história da banheira é parecida, mas vem da arquitetura e eu desconheço a fonte original. Ao projetar uma catedral metropolitana, um arquiteto tinha que passar as plantas por um comitê pastoral que, além de sempre devolver o projeto para alterações, raramente concordava entre si: assim, o que um dos integrantes aprovava, o outro desaprovava, e a alteração solicitada por um integrante acabava desagradando a outro quando chegava a hora de reapresentar.

Em certo momento, após diversas tentativas, o arquiteto acabou bolando o que era chamado de "Regra da Jacuzzi" em uma empresa de desenvolvimento de software em que eu trabalhei: ele voltou à versão inicial da planta apresentada (sem os "penduricalhos" acrescidos pela comissão), mas acrescentou à maquete dela uma nada discreta banheira de hidromassagem, logo atrás do altar, onde estaria a pia batismal.

O resultado foi o que você adivinhou: os integrantes da comissão acharam o projeto bem mais "clean" (sem saber que o que foi removido eram os penduricalhos criados por eles mesmos), e concordaram entre si: para ficar perfeito, só faltava remover "aquela banheira ali" e trocá-la por uma pia batismal tradicional.

Nos meus estudos sobre a produtividade já tropecei em outros casos clássicos que confirmam o método: na preparação para a 2ª Guerra Mundial, por exemplo, há relato de que a inspetoria de artilharia de determinado regimento tinha instrução de jamais dar nota máxima a nenhum campo de treinamento de tiro.

Sabendo disso, ao ver a inspetoria chegando, os sargentos encarregados davam um jeito de sempre incluir alguma falha menos grave na sua organização, em local fácil de encontrar, para que os inspetores achassem logo alguma coisa para evitar a nota máxima, cumprindo assim a sua ordem, e então ter menos stress no restante do processo.

Nenhuma dessas "técnicas" se aproxima da efetividade máxima para a organização: para ela, a solução seria reformar o comitê de aprovação e seus processos de trabalho. Mas se o modelo adotado pela organização leva a esse tipo de comportamento dos responsáveis, às vezes o interesse do projeto pode ser melhor atendido pela rápida adoção de um desvio como os mencionados, do que pelo custoso processo repetitivo de ajustes causados pela busca voltada a encontrar algo que justifique a existência do comitê!