Como tornar menos árdua a tarefa de livrar-se da bagunça acumulada, e de evitar que ela volte a se acumular.

Gabriel Galvão publicou em seu blog o artigo "Como se organizar em 7 passos" [nota: o site dele não está mais disponível (08/2010)], tradução parcial e adaptação do artigo 7 Secrets of the Super Organized, que apresenta alguns conselhos de organização pessoal.

Ao contrário da maioria das listas de dicas de organização que tenho visto recentemente, esta não é 100% compatível com o popular método GTD - o que não quer dizer que ela seja melhor ou pior, mas apenas que se destaca por ser diferente.

Entre as dicas apresentadas no artigo, gostaria de destacar três que me chamaram a atenção, todas elas claramente relacionadas entre si.

A primeira delas é também a número 1 da lista original: Reduza antes de organizar. Se você vai arrumar o armário ou o escritório, e a complexidade e variedade são grandes, pode considerar uma atividade prévia: rapidamente identificar os itens que não precisam da sua atenção, porque serão descartados, doados, movidos para outro depósito ou mesmo delegados a alguém mais. Simplesmente retire-os rapidamente de seu caminho, acumule-os conforme o caso (numa lixeira, numa caixa para doação, etc.) e passe a se dedicar aos itens que merecem sua atenção para a organização a que você se propôs. Esta abordagem é diferente da fase de coleta proposta pelo GTD, mas em determinadas situações pode fazer sentido - reduzir a complexidade e dividir as tarefas em etapas que possam ser abordadas de forma direta são duas técnicas que conduzem à eficiência.

Em seguida vem a número 5: Guarde agora mesmo. Não coloque na gaveta, em uma pasta ou em uma pilha para "guardar depois". É assim que a bagunça nasce e foge do controle! A não ser que você esteja em um processo que não deva ser interrompido (como a arrumação de armário descrita acima), leve diretamente ao lugar certo, e deixe lá. Um complemento interessante pode ser: "Jogue fora agora". Não deixe uma pilha de papéis inúteis se acumular: se não vai arquivar ou tomar alguma ação objetiva, jogue-os fora assim que tomar conhecimento deles.

Para completar, a número 6: Limpe conforme você usa. Explicando com um exemplo: lave os pratos após usá-los, e já aproveite para secar a pia - se você deixa a louça se acumular, a tarefa vai ficando mais intimidante e até mesmo mais difícil. Dividir para conquistar é um princípio que vale até mesmo para a organização doméstica!

Dê uma olhada no artigo do Gabriel [nota: o site dele não está mais disponível (08/2010)], veja quais os princípios que mais vão chamar sua atenção, e discuta conosco aqui nos comentários!

Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para sempre ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento.

Este é um resumo do que prega o livro Getting Things Done, um método cuja proposta é oferecer mais organização e menos stress, que em anos recentes vem fazendo a cabeça de pessoas em busca de efetividade e produtividade pessoal.

A CNN Money publicou na semana passada um longo artigo sobre David Allen, o criador da metodologia GTD. O texto é bastante completo, mas seu foco não é a metodologia GTD em si, e sim o seu criador. Ao longo do texto, ficamos sabendo de vários fatos e posicionamentos que ajudam a compreender o sistema, incluindo:

• As diferenças entre o GTD de Allen e os "7 hábitos" de Stephen Covey.
• O surgimento da filosofia que deu origem ao GTD, quando Allen era um estudante em 1968.
• O período de desenvolvimento e maturação desta filosofia, ao longo de décadas como palestrante no estilo "auto-ajuda", e o momento em que ela foi sistematizada.
• A relação entre GTD e o karatê.
• O que acontece nas conferências de Allen, e testemunhos de alunos dele.
• Como é o dia-a-dia da empresa de David Allen - e os resultados da aplicação do GTD por lá.
• De onde vem o dinheiro - e de quanto dinheiro estamos falando ;-)
• Como foi a experiência de escrever o livro "Getting things done".

Ao longo da entrevista, Allen demonstrou ao repórter que pratica o que prega, mas ao mesmo tempo deixou claro que seus empreendimentos passam por um momento complicado, por crescer além do que pode ser gerenciado pela pequena equipe original de Allen.

Mesmo que você não se interesse em saber estes detalhes de bastidores, a matéria pode ser interessante também por 2 quadros adicionais. Um deles resume as 5 fases da aplicação do GTD (coletar, processar, analisar, rever e agir), e o outro mostra as ferramentas que o próprio David Allen usa para aplicar o GTD. Gostei especialmente do arquivo, da pasta e do organizador de mesa Comptroller - o mesmo que ilustra este artigo ;-)

Leia o artigo: How David Allen mastered getting things done, na CNN Money.

O Efetividade.net está completando seu primeiro aniversário e vai comemorar com uma promoção oferecendo brindes para estimular os próprios leitores a escrever sobre produtividade pessoal e temas relacionados.

Você pode escrever sobre dicas e truques de produtividade pessoal nos mais variados temas: organização doméstica ou de escritório, formas de acelerar rotinas, como comunicar-se melhor, usos alternativos para material de escritório, como obter melhores resultados em tarefas comuns, etc. Uma pesquisa no histórico do site pode dar idéias sobre temas e assuntos, mas os temas relacionados a SEO e monetização de blogs não participam desta promoção.

E os brindes estão bem interessantes: tenho aqui comigo a caixa lacrada de Palm Z22 branco que será oferecido ao autor do melhor texto, o exemplar do livro Lifehacker - 88 tech tricks to turbocharge your day que será enviado ao segundo colocado, e o par de cadernetas Moleskine Cahier Pocket Black que serão enviadas ao terceiro.

Além disso, vou sortear mais 2 brindes entre todos os participantes que atendam aos requisitos da promoção: um Staple-free Stapler - basicamente, um grampeador que funciona sem usar grampos - e uma caderneta Moleskine Cahier Pocket Black.

Como participar

Para participar, você precisa escrever o seu artigo ou dica sobre os temas mencionados acima, publicá-la em um site ou blog que tenha (no próprio post ou na estrutura da página - por exemplo, na barra lateral ou rodapé) as suas informações de contato por e-mail ou formulário, e em seguida incluir um comentário aqui nesta notícia informando sobre a sua participação e a URL do seu post. Trackbacks aqui para este post também podem ser usados ao invés do comentário, mas você precisa confirmar se o trackback foi de fato enviado e publicado aqui - às vezes eles se perdem pelo caminho e não posso verificar por você. Se o trackback não funcionar, use o comentário.

O artigo deve ter pelo menos 350 palavras e deve iniciar com uma introdução mencionando o Efetividade.net e esta promoção, com link para o post-anúncio da promoção (este mesmo que você está lendo). Ao participar da promoção, você indica sua aceitação de todas as condições aqui descritas, e também dá ao Efetividade.net o direito de reproduzir (no todo ou em parte) o conteúdo do seu artigo, sempre com link e menção ao original.

A seleção dos 3 melhores artigos será realizada pelo Efetividade.net, considerando originalidade, aplicabilidade, relevância e outros critérios de análise que venham a ser selecionados. Ela não estará sujeita a recurso - se você não estiver disposto a acreditar que o Efetividade.net fará uma análise isenta, não participe da promoção.

Se você não tem site ou blog, pode participar sem problemas criando um blog ou site em serviços gratuitos como o Google Blogger (em português), o Wordpress.com (em português) ou mesmo o Google Page Creator, ou o que você preferir. Não são aceitos na promoção textos publicados em fóruns, sites de relacionamento (exemplo: Orkut), áreas de comentários ou páginas cujo acesso para leitura seja restrito ou limitado (por exemplo, sites que exigem login).

Ao longo da promoção, haverá publicação de artigos com links para seleções dos artigos que já tiverem sido enviados. Não haverá avaliação ou julgamento prévio dos trabalhos. Os trabalhos podem ser enviados até as 23h59min de 18 de julho de 2007, e o resultado será divulgado em 22 de julho de 2007, em novo post aqui no Efetividade.net, que conterá as instruções e prazos para que os autores dos trabalhos vencedores (e dos 2 sorteados) comprovem sua identidade e informem o seu endereço postal para envio dos brindes. Não haverá aviso individual para os vencedores. Não há problemas em usar o atributo nofollow nos links da introdução do artigo.

Casos omissos ou excepcionais serão resolvidos pelo Efetividade.net e divulgados aqui mesmo neste espaço. Em caso de dúvidas sobre as condições da promoção (mas não para notificar sobre publicação de artigos), use o formulário de contato. O mesmo formulário pode ser usado para informar sobre problemas (exemplo: plágio) detectados em qualquer um dos artigos participantes, até o dia 21 de julho.

Novembro de 2006 foi o mês em que o Efetividade.net "pegou", já com PageRank 6 no Google e com um número de leitores diários que passou a me estimular a escrever com mais freqüência por aqui, e a incluir assuntos mais densos, como empregabilidade, GTD, SEO e resenhas de livros. Por esta razão, não consegui selecionar hoje apenas os 7 melhores artigos daquele mês, precisei ir um pouco além ;-)

O Efetividade.net completou seu primeiro aniversário na semana passada, e vai comemorar de duas formas. Uma delas é a promoção que irá distribuir livros, moleskines e um Palm entre seus leitores, conforme já adiantei na semana passada.

A outra é publicando uma série de seleções dos melhores artigos do site, para quem não acompanhou ou quer rever. Já publiquei as listas dos melhores artigos de junho e julho de 2006, ontem foi a vez da seleção dos 7 melhores de agosto, setembro e outubro de 2006, e hoje vamos recapitular os sucessos de novembro do ano passado:

• 10 dicas para criar os melhores cartões de visita e usá-los com efetividade - Se você ainda não tem ou não usa cartões de visitas, talvez esteja na hora de repensar esta atitude. Mesmo que sua atividade profissional não exija, ou se você ganha a vida on-line, você vai notar o quanto eles são úteis no primeiro evento em que alguém quiser o seu contato e você puder entregar o cartão com todas as informações - e perceber o efeito que isto causa no receptor.
  

• 10 dicas de conteúdo para criar um modelo de curriculum caprichado - Criar o seu currículo profissional e mantê-lo atualizado é uma atividade que ajuda a visualizar o andamento da sua carreira, e pode fazer a diferença na hora em que você precisar concorrer com outras pessoas por uma vaga, principalmente quando houver pré-seleção (a partir dos currículos, sem chance de um contato adicional) para ver quem passará para a fase das entrevistas.
• 10 dicas de visual e formatação para criar um modelo de curriculum caprichado - Um conjunto de dicas para evitar 10 erros comuns na edição e formatação de currículos, complementando o artigo anterior.
• Usabilidade em casa: 7 dicas para mais efetividade na sua organização doméstica - Organizar a casa de forma efetiva não é um desejo apenas de quem trabalha nela. E não é difícil agregar valor (principalmente na forma de eficiência e produtividade) à sua experiência doméstica com pouco esforço na organização.
  

• 7 dicas para o escritório doméstico ideal - das cadeiras ao cartão de visitas! - Cada vez mais pessoas trabalham a partir de casa, e esta é uma tendência que não deve diminuir. Pelo contrário, a nova organização da economia está indo cada vez mais nesta direção, e algumas pessoas começam a ser bastante bem-sucedidas nas suas atividades profissionais executadas parcial ou totalmente a partir de um escritório doméstico.
  

• GTD: Conheça um método eficaz de organização e produtividade pessoal que pode melhorar sua motivação e seus resultados - A metodologia GTD, ou Getting Things Done, foi descrita inicialmente no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity“, de David Allen. Os preceitos de Allen, baseados em idéias simples e relativamente fáceis de manter, por não dependerem de nenhuma técnica complexa nem de suporte tecnológico avançado, vêm ganhando adeptos no mundo todo, e inclusive me inspiraram a criar o Efetividade.net - embora eu esteja longe de ser um dos seguidores quase religiosos que seguem à risca os dogmas do “Culto de Allen” ;-)
• Getting Things Done: Um resumo do GTD em 2 parágrafos, pelo próprio autor do método - Logo no começo do seu segundo livro - mais precisamente, no capítulo 5 - encontrei uma pérola que merece ser compartilhada com vocês. É a resposta que David Allen dá quando alguém pergunta a ele em uma entrevista ao vivo (quando as respostas não devem ir além dos 60 segundos) qual é o maior obstáculo que as pessoas colocam no caminho da sua própria produtividade pessoal.
  

• Gravata How-To: Como dar nó em gravata sem se enrolar - em 10 dicas simples - Você não precisa passar por aperto na próxima vez que precisar usar uma gravata - basta seguir algumas dicas e você se sentirá tão seguro de si quanto qualquer um dos demais candidatos à vaga, tão elegante quanto qualquer um dos outros convidados da formatura, e tão à vontade quanto os demais padrinhos do casamento ;-)
• Fazendo acontecer: O que podemos aprender com Adams Óbvio - Todas as pequenas “parábolas” da história de Adams Óbvio acabam demonstrando a razão do seu sucesso: fazer o óbvio. Mas não aquele óbvio que salta aos olhos, que freqüentemente é a razão do insucesso de quem não analisa suficientemente suas questões - Adams sabia que o óbvio nem sempre é evidente, e ia até o cerne, não se deixando desviar dos fatos, nem cedendo à tentação de analisar apenas a parte mais interessante da amostra. Olhar objetivamente os fatos, analisá-los, chegar a uma conclusão clara, e agir de acordo com ela, é a receita da maioria das vitórias. Ainda assim, muitas vezes estas vitórias nem chegam a ser reconhecidas como tal, devido ao sherlockiano efeito de considerar simples um problema complexo, uma vez que a solução seja apresentada.
• Um exemplo de liderança e gestão participativa: “Este barco também é seu” - Como andar de bicicleta, liderança é algo que você só aprende se tiver oportunidade de praticar - e todos podem praticar, pois está sempre ao nosso alcance na família, no grupo de amigos, ou mesmo na faculdade ou na atividade profissional. Mas ao contrário de andar de bicicleta, sobre liderança há grande variedade de livros, treinamentos e outros recursos que permitem aprimorar o perfil dos líderes, ou melhor preparar os líderes em potencial.
  

• SEO no Brasil: otimizando seu site ou blog para obter melhores posições no Google - parte 1 - SEO é uma ferramenta de efetividade, porque faz com que a sua mensagem chegue a quem está realmente (e literalmente) em busca dela. Além disso, é uma ferramenta de produtividade, especialmente se o seu site tem banners ou serviços de anúncios como o Adsense (saiba mais detalhes), pois com o mesmo conteúdo você terá maior oportunidade de rendimento.
• Ganhar dinheiro na Internet - Como ganhar US$ 160,00 em um só dia com o Adsense em um blog pessoal - Que tal ganhar US$ 160,00 em um só dia com o Adsense em seu blog pessoal? John Chow conseguiu, e explica como. Claro que chegar a este valor não é para qualquer um - embora eu conheça pessoalmente brasileiros que regularmente alcançam esta marca. Mas as dicas do John Chow são úteis para quem quer conseguir faturamento acima da média no sistema de anúncios mantido pelo Google.
• Saiba como inserir os artigos recentes do Efetividade.net na barra lateral do seu site ou blog - Com este novo código de inserção, você pode ter este recurso em qualquer site ou blog, sem precisar programar, reconfigurar nem fazer upload de nada para o seu servidor. Tudo o que você precisa é editar a página, o template ou o tema desejado (preferencialmente na área reservada ao conteúdo das suas barras laterais) e copiar e colar uma linha.
• Swisscard Lite: do tamanho de um cartão de crédito, e com 13 funções - A linha Swisscard tem vários modelos diferenciados, e em mais de uma ocasião eu já os escolhi para presentear outras pessoas. Mas o modelo que eu carrego na minha mochila - exatamente no compartimento para cartões de crédito, porque ele é do tamanho exato - é o Swisscard Lite, modelo preto translúcido. Curiosamente, o sufixo Lite não significa que ele é mais leve que os demais Swisscards, mas sim que ele tem um led (vermelho, no meu caso) para iluminação de emergência - que já foi útil mais de uma vez para descer escadarias em momentos de falta de luz, e para procurar chaves perdidas em local sem iluminação.

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A outra é publicando uma série de seleções dos melhores artigos do site, para quem não acompanhou ou quer rever. Ontem publiquei a lista dos melhores artigos de junho e julho de 2006, e hoje é a vez da seleção dos 7 melhores de agosto, setembro e outubro de 2006:

• Slideshare: compartilhando suas apresentações, estilo YouTube - O site Slideshare é mais uma aplicação típica da "web 2.0" - é gratuito para os usuários, seu conteúdo é disponibilizado pelos próprios participantes, que também se encarregam de classificar (através de um sistema de tags, no estilo do Technorati) e complementar (com comentários) o material disponível.
  

• 7 dicas simples de tipografia para melhorar o visual de seu blog ou de seus documentos - Até mesmo os profissionais da área raramente conhecem com profundidade suficiente os preceitos da tipografia, e em geral agem “de ouvido” na hora de selecionar a melhor fonte true type, a largura de suas colunas, o espaçamento entre as palavras ou outros aspectos tipográficos envolvidos na criação dos textos mais comuns.
• 5 passos para redigir notícias que atraem mais atenção para seu blog - As 5 deste artigo abaixo não servem de nada se você não tiver um conteúdo interessante sobre o qual escrever, mas podem ser uma boa ajuda para torná-lo ainda mais interessante ;-)
• Conheça o Adsense e aprenda a ganhar dinheiro com seu site pessoal ou blog no Brasil - O AdSense é o serviço do Google que exibe aqueles anúncios em forma de texto que todos nós temos visto com cada vez mais freqüência em todo tipo de website e blog, e é uma das formas mais efetivas que um autor de website não-profissional pode escolher para buscar ganhar algum retorno financeiro imediato pelas suas atividades.
  

• 10 dicas para ganhar dinheiro de verdade com seu site ou blog usando o Google Adsense (parte 1 de 2) - Para que outras pessoas da comunidade possam ganhar mais dinheiro fazendo o que já faziam antes de graça, reuni aqui minhas 10 dicas para aumentar os seus rendimentos com o Adsense. Algumas delas são de atitude, outras de otimização, e outras ainda estão mais na categoria genérica do marketing. Experimente e depois me diga se ajudou. Se o seu faturamento aumentar mais de 25% antes do fim segundo mês, você me deve uma caixa de Budweiser, ok?
• 10 dicas para ganhar dinheiro de verdade com seu site ou blog usando o Google Adsense (parte 2 de 2) - O complemento das 10 dicas iniciadas no artigo anterior, e mais um bônus na forma de informações adicionais.
  

• 7 dicas para tomar notas de aulas, apresentações ou reuniões com efetividade - Por melhor que seja a sua memória, existem poucos bons substitutos para anotações quando se trata de garantir que o que lemos ou ouvimos hoje poderá ser relembrado no momento da prova ou da escrita do relatório trimestral.
• 5 dicas para se ocupar discretamente durante apresentações irrelevantes - As apresentações baseadas em slides são uma das maldições do mundo moderno - não conseguimos escapar delas. Muitas vezes elas são relevantes e as assistimos por opção, mas levante o mouse quem nunca se viu preso em uma apresentação que não lhe dizia respeito, mas que não lhe dava a opção de sair para um cafezinho.

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A outra é publicando uma série de seleções dos melhores artigos do site, para quem não acompanhou ou quer rever. A lista de hoje tem os 7 melhores artigos de junho e julho de 2006.

• Ampliando o poder do Palm com o Agendus - Se você tem um Palm e o usa para ajudar a gerenciar seus compromissos, pendências, memos e lista de contatos através dos programas que já vieram instalados nele, talvez nem imagine o que está perdendo por não usar o Agendus.
  

• Uma caixa econômica - e decente - para seus CDs e DVDs a granel - Comprar CDs e DVDs a granel, em tubos ou palitos, é bem mais econômico do que comprá-los na apresentação completa, em caixas normais ou “slim case” - mas acabamos abrindo mão das caixinhas para acondicionamento individual, que podem ser importantes na hora de entregar ou enviar um CD para alguém.
• 10 dicas: Como NÃO fazer uma excelente apresentação - Não importa se você usa Powerpoint, OpenOffice Impress, Magic Point, slides ou mesmo transparências: os recursos visuais são uma grande ajuda para fixar a sua apresentação na mente da platéia. Mas, se não forem bem utilizados, tendem a se transformar automaticamente em um obstáculo entre você e o público. E o que é pior: você pode nem notar.
• Organizando sua caixa de e-mail com efetividade - Lidar com o e-mail é uma tarefa praticamente inescapável, e cada um tem sua própria receita - algumas mais efetivas, outras menos. Por outro lado, as realidades são bem diferentes: tem gente que acha muito receber 15 mensagens em uma mesma semana, outros se espantam ao receber menos de 200 mensagens em um dia.
  

• Dicas simples para reuniões mais produtivas - Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.
• Criando apresentações efetivas – e mantendo a platéia acordada - As apresentações de slides (principalmente as feitas em PowerPoint, OO Impress e outros programas especializados) são um dos males do mundo moderno, no que diz respeito à comunicação ou ao ensino – dificilmente conseguimos escapar delas, e é mais freqüente elas se transformarem em obstáculo à aprendizagem e compreensão do que atuarem como o apoio que o apresentador pretendia.
• Esvaziando a sua caixa de entrada de e-mails - Eu recebo muito e-mail, cerca de 400 a 600 mensagens por dia. Naturalmente não preciso ler todas elas, principalmente devido aos filtros automatizados que já descrevi em um artigo anterior explicando como organizar sua caixa de e-mail com efetividade. Mas as que sobram na caixa de entrada são suficientes para me manter ocupado, e acabei desenvolvendo um conjunto de técnicas para mantê-las em dia tanto quanto possível.

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