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Gestão do Conhecimento: o caso do míssil balístico dos EUA cuja "receita" se extraviou

Gestão do Conhecimento é um conjunto de disciplinas e práticas que buscam controlar, facilitar o acesso e manter o gerenciamento integrado das informações de uma organização, nos diversos meios em que elas possam se encontrar.


Lançamento de míssel Trident

Você acreditaria que os laboratórios que produzem armas nucleares dos EUA estão tendo dificuldade em dar manutenção para prolongar o tempo de uso de seus mísseis Trident projetados na década de 1980, porque ninguém lembra mais como produzir um de seus componentes? Este é o caso que acompanharemos hoje, e que também deve interessar especialmente oa pessoal de Gerenciamento de Projetos que estiver lendo!

Uma ds funções essenciais da Gestão de Conhecimento é mapear e tornar acessível a Memória Organizacional, permitindo usar em benefício da organização os ativos de conhecimento que frequentemente estão espalhados de forma desordenada em documentos, arquivos, discos, registros diversos e na memória das pessoas.

Se alguma iniciativa de Gestão de Conhecimento já foi experimentada na sua organização, você já deve ter ouvido os conceitos associados, e possivelmente conseguiu visualizar o quanto pode ser desafiador este papel. Mas na hora de pensar sobre os custos, às vezes o projeto acaba sendo abandonado. Na próxima vez, que tal adotar um caso real que mostra o risco a que se expõe quem não dá atenção à Gestão do Conhecimento?

Como os Estados Unidos esqueceram a receita de seus mísseis Trident?

Os Trident são mísseis nucleares balísticos lançados por submarinos, e sua versão corrente (tecnicamente, Trident II D5) entrou em serviço em 1990, com a intenção de permanecer na ativa até 2027.

Mas em 2002 os EUA anunciaram um projeto para prolongar até 2040 o tempo de serviço dos mísseis, substituindo os componentes necessários, em uma operação de baixo custo. Até aí tudo bem: se a tecnologia permite, o melhor é economizar mesmo.

Só que algo deu muito errado: na hora de produzir um misterioso material chamado Fogbank, cuja função é secreta (e especialistas acreditam estar ligado a uma espuma de isolamento entre estágios da bomba, com papel importante para desencadear a reação de fusão nuclear), ocorreu o que a Administração de Segurança Nuclear (NNSA) classificou como "perda do conhecimento" de como fabricar o Fogbank.


Submarino da classe Ohio, equipado com os Tridents

Só que trocar o Fogbank é necessário para atualizar as ogivas dos mísseis, mantendo sua precisão e segurança. E a conclusão do comitê governamental que vem investigando o caso, divulgada recentemente, deve fazer arrepiar os cabelos dos Gerentes de Projetos e dos profissionais da Gestão do Conhecimento na audiência. Cito a partir da cobertura na imprensa:

"A NNSA não gerenciou efetivamente um dos maiores riscos do programa - a manufatura de um material-chave conhecido como Fogbank - resultando em US$ 69 milhões de custos excedentes e um atraso de ao menos um ano, que apresentou significativos desafios logísticos à Marinha."

Erros sérios na gestão do orçamento, do prazo e dos riscos, tudo em uma única frase, e por culpa de uma espuma cuja receita foi extraviada...

Mas uma única frase não é suficiente para detalhar, portanto vamos escrever um pouco mais:

  • Primeiro descobriram que seria necessário construir um novo laboratório para fazer o Fogbank, porque o antigo foi demolido na década passada.
  • Com o laboratório novo pronto, chegou a hora de produzir - e só aí foi descoberto que os registros sobre como fazer não estavam disponíveis.
  • Mas havia uma explicação: o tema era tão secreto, que poucas cópias da documentação foram produzidas. Será que o mesmo não deveria valer para todos os demais componentes do Trident?
  • E tinha mais uma explicação complementar: quase todos os técnicos envolvidos no projeto original já se aposentaram ou saíram da agência - quase um exemplo tirado diretamente de uma apostila de Gestão do Conhecimento, não?

Um comentarista citado na imprensa internacional disse que a copnsequência pode vir a ser uma "emergência nacional", e outro comparou a situação com a de James Bond destruindo suas instruções imediatamente após lê-las, mas frisou: a NNSA não é James Bond.

Já a NNSA se manifestou oficialmente dizendo concordar, em linhas gerais, com o relatório apresentado pelo comitê de investigação. O que ele tinha a acrescentar? Que se ele tivesse um orçamento maior, poderia melhorar seu gerenciamento de riscos.

Concluindo

O projeto ainda está em andamento, e não sabemos como vai terminar. Mas exemplos reais de falhas (e, em especial, de falhas colossais) são interessantes na hora de promover mudanças internas nas organizações.


Trident é bom, mas prefiro Clorets.

Neste caso específico, há pelo menos duas causas principais que poderiam ter sido evitadas:

  • Pelo lado da Gestão de Conhecimento, a equipe que projetou o míssil em décadas anteriores poderia ter documentado e arquivado os dados do Fogbank tão bem quanto o fez com os demais componentes.
  • Pelo lado da Gestão de Projetos, a situação poderia ter sido identificada e tratada mais cedo, sem prejudicar tão profundamente o prazo e o orçamento (e, potencialmente, a própria conclusão do projeto).

Quantos destes projetos de mísseis Trident existem na sua organização? Quais deles estão sob sua responsabilidade? Está na hora de fazer algo a respeito, ou de procurar influenciar quem tem a autoridade para fazê-lo!

Para saber mais:

Como economizar: crie o seu Fundo de Reserva pessoal

Fundo de Reserva é um montante mantido à parte, sempre disponível para cobrir despesas extraordinárias, emergenciais ou imprevisíveis. Toda pessoa ou família pode ter um fundo de reserva, mas para formá-lo é necessário aplicar mensalmente uma parcela do orçamento, e fixar critérios no que diz respeito ao seu uso e manutenção.

Ter um Fundo de Reserva, ou Fundo de Emergência, seja ele pessoal ou familiar, é uma providência relativamente cara (tanto no sentido financeiro quanto no econômico), mas cujo valor aparece claramente não apenas nas emergências: dispor de reservas prontamente acessíveis acrescenta muita tranquilidade e facilita decisões que seriam muito mais sofridas se você estivesse, como tantas pessoas, sempre a não mais do que um contracheque de distância da ausência de opções.

Em especial, ao estudar ética no trabalho e as questões relacionadas ao assédio moral, percebe-se que a presença de um fundo de reserva aumenta a chance de o funcionário recusar-se a ser co-partícipe destes comportamentos, pois pode encarar melhor a possibilidade de a opção pela ética acabar prejudicando a sua continuidade na posição atual.

Em um artigo anterior sobre a preparação para o recrudescimento da situação do mercado de trabalho nesta crise global que atravessamos ("Segurando seu emprego, ao mesmo tempo em que se prepara para o caso de ser demitido"), a questão dos fundos de reserva também foi abordada, pois é óbvia a relação entre as duas questões.

Mas, em meio à crise, será que é a hora certa de começar um Fundo de Reserva?

Não, na verdade a hora certa seria antes da crise, se você soubesse que ela viria. Mas deixar de iniciar uma medida preventiva só porque já estamos em uma crise é um argumento que se sustentaria bem melhor se soubéssemos que já chegamos ao fundo do poço - e raramente é o caso.

Não sabemos se a crise atual vai se agravar, nem quanto tempo vai durar. Não sabemos quanto tempo após seu término chegará a próxima. Medidas preventivas são difíceis a qualquer tempo, e só são efetivamente apreciadas na hora de fazer uso delas.

Começando o seu Fundo de Reserva

Manter um fundo de reserva é relativamente simples, mas começá-lo envolve decisões complicadas - tanto no aspecto motivacional, quanto no da efetiva implementação.

Em especial, é necessário antes saber diferenciar o que é consumo, o que é investimento e o que é um efetivo Fundo de Reserva. A idéia essencial de um Fundo de Reserva é que ele esteja disponível para uso imediato, e por isso precisa ser mantido em alguma aplicação com alta liquidez e baixo risco, o que geralmente conduz também ao baixo rendimento. Ter um imóvel, outro bem ou qualquer investimento que não possa ser convertido em dinheiro rapidamente não constituem bons fundos de reserva, embora possam ser opções de investimento.

Por outro lado, possuir o imóvel onde se mora, um carro ou outro bem que esteja em uso em geral se classifica muito mais como consumo do que como investimento (embora dê alguma segurança), e fica longe de ser um Fundo de Reserva, a não ser que seu uso seja completamente supérfluo (e você possa abrir mão de um dia para outro), e a liquidez dele no mercado seja alta e permanente - o que é raro, especialmente em crises.

Mas guardar moeda corrente em casa (alternativa de altíssima liquidez) geralmente é inseguro e obriga a abrir mão até mesmo das baixas taxas de remuneração que as instituições oferecem a quem quer guardar dinheiro mantendo a liquidez. Portanto, após decidir implantar o fundo, a sua primeira decisão importante deve ser onde guardá-lo, equilibrando o interesse em segurança, em manter a atualização monetária, e em liquidez. Para um exemplo: Fundos de Reserva de condomínios usualmente são aplicados em cadernetas de poupança e similares de instituições consideradas sólidas, abrindo mão de rendimentos superiores em prol da segurança e disponibilidade imediata.

A segunda decisão importante é a definição de quanto se deseja vir a ter no Fundo de Reserva, quando ele estiver completo. Devido ao aspecto motivacional, o ideal é definir um plano escalonado, com uma meta para 6 meses, outra para 1 ano, e outra para o final do segundo ano, por exemplo. As metas devem considerar a sua capacidade de gerar poupança, seja pela ampliação da receita pessoal (geralmente mais difícil), pela redução de despesas (menos difícil) ou pelo redirecionamento do que seria aplicado em outros investimentos (mais fácil).

Um possível plano de metas pode ser: em 6 meses ter o suficiente para pagar um mês de suas despesas integrais, ao final do ano ter o equivalente a um mês e meio de seus rendimentos integrais reais, e ao final do segundo ano ter capacidade de quitar todos os seus débitos (aluguéis, prestações, financiamentos, mensalidades, etc.) pendentes por 2 meses, e ainda ficar com um saldo disponível equivalente a 2 meses de rendimentos integrais e livres - o que daria um bom fundo de reserva para manter abertas suas opções após emergências. A literatura especializada usualmente define como valor final um total equivalente a 6 a 8 meses de seu rendimento mensal, mas sinta-se livre para considerar se após 2 ou 3 meses você não terá condições de tornar líquidos outros investimentos de maior rentabilidade em que poderá empregar estes recursos adicionais.

E note que as medidas podem ser tomada simultaneamente em 2 sentidos: ao mesmo tempo em que se amplia a poupança, pode-se buscar reduzir conscientemente o número de compras parceladas e financiamentos que se inicia, por exemplo.

E aí chegamos à terceira decisão importante, potencialmente a que tem maior impacto sobre a motivação, e a que envolve mais disciplina: quanto poupar por mês. Só você pode avaliar do que abrir mão, quanto desviar de outras aplicações, ou se é possível ampliar a renda mensal. O valor escolhido deve corresponder ao plano de metas, naturalmente.

Considerando a disciplina e a motivação, caso a fonte do fundo de reserva seja a redução de despesas supérfluas, pode fazer sentido realizar os depósitos semanalmente, em quantias menores, mesmo que os seus rendimentos sejam mensais. Você verá o bolo crescer, e cada depósito individual vai doer menos no bolso. Se você tiver problemas de disciplina, muitos bancos oferecem planos de transferência automática mensal para uma série de planos de capitalização (que em geral não são ótimos investimentos), e aí a mordida será automatizada: todo mês, após o salário pingar lá no fundo da conta corrente, uma parcela vai para a reserva. Mas faça com que esta conta de destino seja exclusiva para o fundo de reserva - misturar todos os fundos em um saldo comum não é bom para a disciplina, e nem para a motivação.

Depois de decidido, coloque em prática!

Nenhum plano vale nada se não for colocado em prática e mantido. Se você decidir, faça os sacrifícios necessários e busque constantemente as metas definidas. Ao final do prazo, você terá alcançado o valor desejado e, o que é melhor, poderá ter desenvolvido uma rotina de poupança que poderá ser canalizada a outros investimentos mais rentáveis, ou à aquisição de bens que sejam de seu interesse.

Em especial, saiba também quando chega a hora do movimento contrário: o fundo de reserva está lá para emergências, e não necessariamente apenas para algum momento em que você se veja privado de suas fontes de receita. Uma manutenção inesperada (e emergencial) no carro ou na casa podem ser bons motivos para fazer uso dele - o que deve também colocar em operação um novo plano de metas para recompô-lo.

Leia também

Usando a furadeira em casa - sem sujeira

Está chegando ao final a minha última semana de férias aqui do blog, mas como hoje eu acabei de colocar em prática a dica do Maurício, reproduzida abaixo, lembrei de vir aqui compartilhá-la com vocês. Na verdade eu uso um coletor similar há alguns anos, mas como foi o Maurício quem me lembrou de publicar algo a respeito, a dica fica sendo dele, com todos os méritos ;-)

Claro que é preciso um pouquinho de prática e de habilidade, alé, de todos os cuidados necessários ao usar ferramentas elétricas, mas de fato esta providência simples (e barata!) reduziu bastante a poeira espalhada na hora de fazer furos nas paredes.

O texto a seguir foi indicado por Mauricio Teixeira:

Isso aí que você está vendo não é nada pornográfico. Esse é o Dust Free da Macnow, que eu comprei há alguns dias, mas só tive a oportunidade de usar agora.

Essa pecinha de plástico é muito prática pois cobre a broca da furadeira, e retém a poeira, evitando que ela se espalhe pelo ambiente. Não é 100% limpa, 90% do pó fica dentro dele, mas ainda cai um pouquinho de pó nó chão, só ele fica bem concentrado pertinho de onde você furou, o que facilita muito a limpeza. O importante é que não deixa empoeirar os móveis da casa.

Comprei na Leroy Merlin (ó a propaganda gratuita e despretensiosa) por uma bagatela (mais barato que um Trio Big Bob’s), mas também já encontrei em outras lojas como a Peg & Faça e Multi Coisas. Vale a pena praqueles servicinhos de final de semana em casa.

Ah, desculpem se eu não postei um vídeo da coisa funcionando, mas furar e filmar ao mesmo tempo é meio complicado. ;)

A propósito, se você é do tipo exagerado e quer ter o melhor de tudo, tente o coletor de pó da Kärcher. Muito bom, mas também muito caro pra colocar uma prateleira na parede uma vez a cada dois meses. :)

A indicação veio acompanhada deste link de referência: http://mteixeira.webset.net/blog/20090117/furando-sem-sujeira/

O Efetividade.net registra seus agradecimentos a Mauricio Teixeira pelo envio deste material. Se você também deseja indicar material para divulgação no site, use o link "Sugerir material". E, claro, fique à vontade para debater o tema na área de comentários abaixo!

Low Tech: uma coleção de truques simples para resolver problemas tecnológicos

Low Tech e Life Hacks são duas expressões de sentidos diferentes mas frequentemente usadas em conjunto, referindo-se a truques de baixa tecnologia para resolver problemas do dia-a-dia.

Você sabia que em uma enquete realizada no ano passado em um público que definitivamente têm interesse pelo assunto (os leitores do site Lifehacker, referência no tema), as prosaicas ferramentas baseadas em papel e caneta foram a escolha da maioria no que diz respeito a algumas das aplicações mais comuns de produtividade pessoal (apontamentos, lista de pendências)?

Para uma solução ser efetiva, ela não precisa ter um microprocessador e uma bateria ;-) E é isso que eu percebi claramente no artigo "Aprenda truques simples para resolver problemas tecnológicos", publicado recentemente pelo G1 a partir do livro "Urawaza".

Um trechinho:

A instável economia atual faz com que a criação desses truques seja muito mais provável. “No Japão do pós-guerra, a economia não ia muito bem, e você não conseguia itens de uso diário como panos de limpeza,” diz Lisa Katayama, autora de “Urawaza,” um livro com nome emprestado de um termo em japonês que designa truques e dicas para um modo de vida inteligente. “Então as pessoas buscavam maneiras de se virar com o que tinham.”

O urawaza popular inclui recolher cacos de vidro do chão usando uma fatia de pão, ou colocar plantas numa fralda ensopada de água para mantê-las hidratadas durante uma viagem de férias.

Os truques mencionados no artigo do G1 incluem:

  • Uso de uma tira de plástico para diminuir os erros de leitura de cartões magnéticos (eu já testei com fita adesiva transparente, e funcionou todas as vezes)
  • A relação entre temperatura e velocidade de descarregamento da bateria do celular
  • Ampliação do alcance do controle remoto do alarme do carro (já foi tema de artigo aqui do Efetividade)
  • Dar sobrevida a um cartucho aparentemente já seco de tinta de impressora
  • Secar celulares que tomaram banhos involuntários
  • Ampliar o alcance de redes sem fio (também já foi tema de artigos aqui no Efetividade: "Como aumentar o alcance da sua rede sem fio usando uma lata de refrigerante" - já testei e funcionou bem)
  • Limpar CDs sujos
  • Reduzir brilho de flash
  • Recuperação emergencial de falhas de discos rígidos

E nos comentários dos leitores de lá há muito mais truques. Recomendo!

Produtos para organização: Loja Oz em promoção

A loja virtual OZ, especializada em organização, me mandou hoje uma mala direta avisando sobre sua promoção de carnaval (que ainda está rolando por lá), com descontos de até 50%.

Como eu já mencionei diversas vezes produtos de organização comprados lá, e como os preços deles às vezes são bem salgados, achei que valia a pena compartilhar a dica com vocês.


Foi lá que eu comprei meu arquivo de madeira para pastas suspensas

Para ilustrar, foi lá que eu comprei o meu atual arquivo de madeira para pastas suspensas, que uso diariamente, e já comprei lá também as sacolas redutoras a vácuo que fizeram caber no guarda-roupas o edredom e os travesseiros extras.

Para evitar o preconceito indevido, aviso: este não é um post pago, e a loja Oz nem sabe que ele existe. Eu não ganho nada com isso, exceto a satisfação de eventualmente ajudar vocês a organizar suas casas e escritórios ;-)

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