Decisões eficazes: fichas personalizadas para manter reuniões sob controle

Tomar notas em papel é um método tradicional que continua eficaz em pleno século XXI: papel e caneta foram a forma preferida de tomar notas na pesquisa com os leitores do Efetividade, por exemplo.

Quando se fala em tomar notas durante reuniões ou apresentações, eles também são campeões: enquanto um notebook ou tablet podem competir pela sua atenção, o papel e a caneta são discretos e funcionais. Basta ver que o cultuado criador do método de produtividade GTD, David Allen, faz suas anotações de reuniões em papel e só depois as transcreve para o computador para arquivamento definitivo.

A convite da HP, como parte de sua campanha #inspiracaonopapel, que convida a compartilhar o que nos inspira, vou descrever as fichas que eu produzo e uso para tomar notas de reuniões, facilitando imediatamente a evolução das ideias e posteriormente a execução das decisões.

Material necessário

O item essencial são as fichas 3x5 ou 4x6 ("fichas de leitura" escolares) fáceis de encontrar em qualquer papelaria: são pequenas – mais ou menos do tamanho de 2 cartas de baralho – e fáceis de manipular, porque são um pouco mais rígidas.

As fichas 3x5 têm a vantagem de caber no bolso da camisa, e as 4x6 são só um pouco maiores, mas as dimensões otimizadas permitem escrever bem mais. Elas custam cerca de R$ 5 (um conjunto de 100 fichas) e geralmente são pautadas na horizontal. Mas eu escrevo nelas sempre na vertical, ignorando as pautas, porque senão as linhas ficam longas demais para anotar rapidamente.

Essas fichas também têm um formato bem adequado para ser usado em material de referência para uso próprio ou para distribuir aos demais participantes da reunião.

Além das fichas, é necessário ter uma impressora capaz de imprimir no formato delas, e com margens pequenas. Para as fichas deste artigo usei uma multifuncional1 HP Deskjet Ink Advantage 3516, que inclui o suporte a fichas no formato 4x6 até mesmo em sua documentação oficial. Ela é de uma geração recente, que oferece suporte WiFI pelos serviços HP ePrint, Wireless direct e Apple Air Print, facilitando imprimir diretamente a partir de smartphones e tablets, o que para meu perfil de uso é bem relevante.

Mas a vantagem que me fez apreciar especialmente esse modelo é o fato de ser da linha Ink Advantage, que reduz bastante o custo por impressão. Eu imprimo bastante material em cores, assim optar por uma impressora mais eficiente no uso dos suprimentos – especialmente os cartuchos de tinta – acaba sendo essencial.

As fichas

Os principais produtos de uma reunião, para mim, são: as tarefas ou ações futuras definidas, os compromissos (com data específica) marcados, e a narrativa em si, que diz quem estava presente, onde e quando a reunião ocorreu, quem disse o que, quem foi a favor e contra cada proposição, etc.

Eu os anoto em separado, um em cada ficha, ao longo da reunião. Seguindo o exemplo de David Allen, nessa hora não faço filtro de relevância, nem me preocupo com a forma - só vou rabiscando tudo que ouço, sem deixar de continuar ouvindo.

Na hora de transcrever depois para um registro definitivo, já sabendo quais foram as conclusões, filtrar com base na relevância fica bem mais preciso, e aí a ficha da narrativa serve como o fio condutor para o que realmente interessa: as ações e os compromissos. E estas 2 categorias essenciais estarão cada uma em sua própria ficha no momento em que a reunião acabar, facilitando alguma providência imediata que seja necessária.

O meu modelo básico da ficha para a narrativa se baseia no método de anotação de aulas da universidade Cornell, e as duas outras são derivadas do D*I*Y Planner, com alterações que fui fazendo ao longo dos anos.

Download dos modelos

Claro que eu não iria concluir este artigo sem compartilhar com vocês os arquivos que eu uso, em versões que vocês possam adequar para as suas próprias necessidades. Vamos a eles:

Narrativa da reunião (download) – Note que há espaço específico para identificar a reunião, numerar a página, registrar a data na margem (ajuda muito a localizar no fichário), além dos campos do formato Cornell, mencionado acima. Eu imprimo na frente e no verso, igualmente. Geralmente uso mais do que uma ficha por reunião.

Registro de agendamentos (download) – Essa eu só preparo em reuniões específicas, como as de início de projeto. Aí, além de colocar o calendário específico dos meses críticos do projeto em questão, já preencho antecipadamente datas importantes do contexto dele, como feriados, início e término de prazos legais, marcos que são definidos externamente, etc. Mas eu sempre tenho algumas fichas de calendário universal, em branco, à disposição para quando vira subitamente necessário.

Registro de ações (download) – Vale lembrar que aqui vai apenas o nome da ação (geralmente bem abreviado...) e o responsável, porque os demais detalhes já estarão no registro da narrativa. Dificilmente chego a usar mais do que uma ficha por reunião, porque é raro haver deliberação sobre mais do que 20 ações.

Variação efetiva: Narrativa + ações (download) – É a que eu mais tenho usado, na prática. Aproveita o espaço extra disponível nas fichas 4x6 para permitir registrar as ações no rodapé da narrativa, a cada página, facilitando igualmente a síntese posterior mas evitando o uso de uma ficha em paralelo. Este modelo é em forma de planilha, facilitando alinhar e posicionar as suas alterações pessoais.

Pronto: agora é só ajustar, imprimir e usar.

Tenho interesse em saber como você toma nota das reuniões em que participa, compartilhe nos comentários!

 
  1.  Recebida da HP, que incluiu este artigo em sua campanha #inspiracaonopapel, conforme já mencionado.

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