Reuniões: melhore as decisões e reduza a duração aplicando uma regra simples

Fazer as reuniões demorarem menos e alcançarem decisões melhores é o resultado de uma regra simples aplicada pelos executivos do LinkedIn.

A ideia central é fácil de concordar: em reuniões de equipe gasta-se muito tempo com informações já conhecidas de todos. Isso ocorre no início, quando há a "parte expositiva" da reunião. Todo mundo que já sugeriu a alguém a regra dos 10-20-30 para boas apresentações (10 slides, 20 minutos, nenhuma fonte menor do que 30) percebe que a primeira resposta é "mas só 20 minutos? eu preciso de no mínimo 35!"

É difícil ser conciso ao expor um assunto sobre o qual fizemos esforço para dominar, e assim as reuniões acabam demorando várias dezenas de minutos para entrar na fase da discussão, porque há sempre uma exposição prévia (com ou sem o modelo tradicional de apresentação, slides, powerpoint, quadro branco, flipchart, etc., etc.) que inclui fatos que já são (ou deveriam ser) de conhecimento de todos os presentes, eventualmente são desinteressantes ou até irrelevantes para o tema em pauta.

É por isso que os criadores da rede social profissional LinkedIn aboliram as apresentações em suas reuniões. Para garantir que todos terão oportunidade de estar cientes do assunto em pauta, a pessoa que usualmente faria uma apresentação passa a ter de encaminhar um descritivo (pode até ser uma apresentação...), com 24h de antecedência, e aí a reunião pode ir diretamente para a parte que interessa.

"Mas as pessoas vão deixar pra depois e acabar não lendo", pensou o antenado leitor. É isso mesmo, a natureza humana funciona assim.

Por isso, o método deles envolve iniciar a reunião com um período, que varia de 5 a 10 minutos, para que todos possam ler o material que foi distribuído. Assim, quem pôde ler na véspera pode reler, e quem não leu irá ler. E isso dura bem menos do que a exposição inicial tradicional.

Findo o período de leitura, a reunião pula diretamente para os eventuais esclarecimentos e depois para a discussão.

Uma vantagem adicional é que o típico impulso do apresentador de deixar para revelar uma informação crucial só no momento da reunião, ou só no final da apresentação, como se ela fosse uma obra de entretenimento, pode ser eliminado, e todos os integrantes da equipe chegam ao encontro já com oportunidade de ter se informado com os dados disponíveis.

Com a apresentação eliminada, a reunião pode se concentrar exclusivamente no que traz valor à discussão: compartilhar um contexto, aprofundar a análise sobre dados ou conclusões especialmente importantes, expor e debater posições.

Ou seja: a exposição sai de cena para dar lugar à discussão no seu melhor sentido, em busca da solução que melhor atenda aos objetivos da reunião.

Uma dificuldade: claro que quem preparou o material terá sempre o impulso de querer expô-lo, mas isso precisa ser resolvido por meio de clareza sobre a regra e aplicação de princípios básicos de liderança ツ

Com essa medida simples (mas profunda), as reuniões internas no LinkedIn passaram a durar bem menos, chegar a resultados melhores e frequentemente a ser consideradas, na avaliação dos participantes, tempo bem empregado.

Experimente!

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