10 lições sobre gerenciamento de tempo

Bruno Russo, após freqüentar um curso on-line sobre gerenciamento de tempo, publicou um breve relato sobre o que aprendeu com cada um dos capítulos.

São 10 lições, cada uma delas comentada com textos originais do Bruno. Se a melhora no gerenciamento do seu tempo faz parte das suas resoluções de ano novo, não deixe de dar uma olhada.

Selecionei um trecho, que fala sobre uma das principais causas do acúmulo de compromissos não atendidos: "Procrastinação é o adiamento de uma ação para depois. Para a pessoa que está procrastinando, isso resulta em estresse, sensação de culpa, perda de produtividade e vergonha em relação aos outros, por não cumprir com suas responsabilidades e compromissos. Enquanto é normal que as pessoas procrastinem até um certo ponto, isso se torna um problema quando impede o funcionamento normal das ações. A procrastinação crônica pode ser um sinal de alguma desordem psicológica ou fisiológica."

Adsense: como ganhar dinheiro na Internet - de verdade

Há poucos meses, um vídeo produzido pelo Google em uma palestra realizada no Brasil sobre como maximizar o retorno do Adsense causou sensação entre os usuários deste sistema de anúncios contextuais, e foi coberto largamente por uma infinidade de blogs. Eu assisti, e de fato as dicas do vídeo fizeram meus rendimentos crescerem um bom percentual.

O vídeo é este aí em cima, e muitos de vocês já devem ter assistido. Mas hoje o Gustavo Roberto me avisou que escreveu um artigo bem completo sintetizando o conteúdo do vídeo. Eu li e achei interessante, especialmente se usado como complemento ao vídeo em si. Se você usa Adsense, dê uma olhada!

Para você ter uma idéia, o anúncio do Adsense fixo em layout que mais rende, diariamente e de forma consistente, entre todos os meus sites, foi criado seguindo precisamente as instruções do vídeo. O formato é 300x250, o posicionamento é imediatamente abaixo do título dos textos, e no mês corrente este anúncio individualmente não rendeu menos de US$ 30 em nenhuma data, chegando a render mais que o triplo disso nos melhores dias.

Como aumentar o alcance da sua rede wireless - do jeito menos comum

Curiosamente, quando se trata de aumentar o alcance de redes sem fio domésticas, as formas mais comuns são também as mais criativas, porque não envolvem gastar dinheiro. Aqui mesmo no Efetividade já tratamos do tema duas vezes: a que ensinou como aumentar o alcance da rede sem fio usando uma lata de refrigerante cortada ao meio, e a que explicou como fazer o mesmo usando cartolina e papel alumínio.

Mas esta semana eu me defrontei com uma situação em que estes meros refletores e concentradores de sinal não conseguiram resolver: a existência de uma série de obstáculos entre os locais em que o access point poderia ser instalado, e o ambiente onde a rede sem fio era necessária. E acabei recorrendo à forma menos comum de resolver este problema em redes residenciais: investindo em equipamento adicional.

A primeira possibilidade que investiguei foi usar um repetidor de sinal, mas além de ser muito mais caro, esbarrava na ausência de alimentação elétrica no caminho. Mas a segunda alternativa funcionou bem, e agora compartilho com vocês: comprei uma antena omni (antenas direcionais não serviriam para o meu propósito) de capacidade um pouco maior (apesar de ter visto o tutorial explicando como transformar uma antena comum em antena de alto ganho, preferi adquirir uma pronta) e 5m de cabo extensor.

A antena que eu comprei é uma D-Link DWL-50AT de 5dBi, igual à da foto acima. Não sou engenheiro, e não contem comigo para explicar os detalhes do funcionamento dela, mas trata-se de uma antena omnidirecional, bem similar à antena original do meu access point, mas com maior ganho, o que representa um bom aumento potencial do alcance.

Ela é compatível com o conector comum aos access points da D-Link, e eu pretendia usá-la em um access point da Linksys, então foi necessário obter um adaptador. Mas fui um pouco mais longe: ao invés de me contentar com um simples adaptador de conectores, comprei um cabo de 5m (homologado pela ANATEL) com os conectores adequados pré-instalados nas suas pontas - assim a antena pôde ser colocada um pouco mais longe do local em que o access point precisava ficar, e o maior dos obstáculos deixou de estar no caminho.

Eu gastei pouco mais de R$ 50 no total (mais frete), via 2 fornecedores diferentes no Mercado Livre, e em 2 dias úteis estava com a solução montada, e o sinal chegando onde precisava chegar. Não precisou de ferramentas, foi só rosquear o cabo e a antena, e depois fixar o cabo ao longo da parede. Se você pesquisar, é provável que encontre por menos - e se entender um pouco de eletrônica, pode pensar em fazer seu próprio cabo e antena, pagando somente as peças.

Não ganho comissão e nem posso oferecer garantia sobre os produtos e serviços comercializados por eles, mas os vendedores do MercadoLivre que me atenderam foram este e este.

Se você estiver planejando fazer algo parecido, posso afirmar que no meu caso deu tudo certo, mas sugiro que analise com calma a sua situação, e se não quiser correr riscos, peça ajuda de um profissional da área.

Fim de jogo: efetividade no encerramento de reuniões

Já abordamos a efetividade nas reuniões em artigos recentes, como o que fala da importância das atas e registros, o que trata de como começar e terminar reuniões na hora marcada, e o de dicas simples para reuniões mais produtivas.

E hoje vamos ser um pouco mais específicos, com base em um artigo recente do Pimp Your Work. Nossa pauta será: como encerrar uma reunião com efetividade.

Como encerrar uma reunião com efetividade

Uma reunião de trabalho idealmente tem introdução, desenvolvimento e conclusão. Na introdução os participantes e temas em pauta são apresentados; no desenvolvimento, debate-se os temas e as soluções são propostas; e na conclusão são sintetizadas as decisões e definições.

Entretanto, quando deixada ao acaso, muitas vezes a reunião se encerra sem uma etapa de conclusão apropriada, e assim as pessoas saem com opiniões diferentes sobre o que de fato foi definido, e quais as pendências que cabem a cada um. Já falamos anteriormente sobre a importância de produzir e divulgar uma ata de todas as reuniões, mas nem a ata será efetiva se as pessoas saíram da reunião com visões diferentes sobre o que foi tratado.

Vamos a um extrato dos passos para um bom encerramento de reunião, que sumarize tudo o que foi discutido e decidido. A seqüência é baseada no artigo "How to properly wrap up a meeting":

Tenha certeza de que todos os participantes estão presentes: se alguém saiu da reunião e não voltou, não há como o encerramento surtir efeito imediatamente para esta pessoa. Registre o fato, e certifique-se de enviar um resumo por escrito para ele o quanto antes.
Repasse brevemente os principais pontos discutidos: baseie-se em suas anotações, e preste atenção no feedback, registrando especialmente se alguém discordar delas, retificando.
Repasse, não tão brevemente, a lista do que precisará ser feito, por quem e até quando: possivelmente este é o ponto crucial. Explore-o até não restar qualquer dúvida, ambigüidade ou margem para confusão.
Agende a próxima reunião: mesmo que já esteja agendada, volte a anunciá-la.
Avise sobre a ata: informe quem vai fazer, quando estará disponível, como será enviada ou disponibilizada.
Abra a palavra para considerações finais: verifique se alguém tem comentários adicionais sobre os temas que estiveram em pauta.
Encerre de forma positiva: Pouca gente gosta de reuniões. Agradeça a todos por sua participação, deixe claro que valoriza o esforço e a presença de cada um, e reforce a importância do que foi discutido.

Logística: como aplicar nas compras de Natal

O Natal é uma excelente época para reflexão, para o convívio familiar, e para pensar naqueles aspectos da vida que não podem ser comprados no shopping center. Mas ele também é a temporada anual do consumo, e pouca gente escapa - ou mesmo deseja escapar - de dar presentes de Natal, e por isso acaba sendo importante encontrar maneiras de fazê-lo com efetividade.

Uma alternativa importante e sempre válida é oferecer presentes que não são comprados, como sua própria arte ou artesanato. Mas nosso foco hoje é outro: vamos aplicar um pouco de logística para lidar com a perspectiva de ter mesmo que ir ao comércio e comprar as famosas "lembrancinhas" para os familiares, colegas, funcionários e outras categorias de presenteados.

Para começar, vamos ver o que evitar. E é simples: se você quiser gastar mais do que precisa e terminar insatisfeito com o que comprou, simplesmente vá ao shopping (levando duas crianças junto, de preferência) sem definir quanto pode gastar, nem pensar anteriormente em quais as pessoas que deseja presentear, e o que deseja comprar para cada uma delas. Passeie a esmo olhando as lojas até encontrar presentes que lembrem as pessoas que você gostaria de presentear, e vá comprando até se sentir satisfeito.

O que está errado com a situação acima? Tudo! Você vai gastar mais do que pode, não vai comprar o melhor presente para cada pessoa, não vai distribuir equilibradamente os recursos disponíveis, e fatalmente vai esquecer de alguém.

Agora que já vimos como errar, vamos ver como acertar!

Como racionalizar as compras de Natal

Logística muitas vezes é definida como a arte de garantir que o produto ou recurso certo esteja no lugar certo, na hora certa, a um preço razoável. E as compras de Natal podem se beneficiar muito dela, garantindo que as pessoas certas recebam o melhor presente ao seu alcance, sem atrasos e com o mínimo de esforço.

Tratar o Natal como uma operação logística e contábil NÃO é efetivo, mas é menos pior do que tratá-lo como uma data comercial descontrolada. Veja uma forma de fazer, passo por passo:

Defina o orçamento: saiba quanto você pretende gastar, e até que ponto pode flexibilizar este valor. Use as dicas do nosso artigo anterior sobre fluxo de caixa para o final de ano para que os valores sejam realistas.
Liste as pessoas que você deseja presentear: Do começo ao fim, pense nas pessoas que você gostaria de presentear no Natal. Se tiver dificuldade para identificá-las, procure a partir desta lista de papéis: família, companheiros de trabalho, amigos, clientes, parceiros, pessoas que o tenham presenteado recentemente e que você gostaria de retribuir, pessoas que prestem serviço regularmente a você, pessoas para as quais um presente seu possa fazer a diferença ou ser o único presente que receberão.
Liste as pessoas que você se sente obrigado a presentear: dar presentes por obrigação não é a atitude ideal. Mas se você se sente obrigado, liste estas pessoas também.
Una as duas listas, em ordem de prioridade: Lembre-se de que estamos falando de logística. Coloque no topo da lista consolidada as pessoas para as quais a busca do presente é mais urgente, e vá descendo, até chegar naquelas para as quais você pode presentear com atraso.
Agrupe os integrantes da lista: dependendo de como for a sua lista, existe a possibilidade de agrupar seus integrantes, definindo padrões de presentes: pessoas que vão ganhar cestas de Natal, pessoas que vão ganhar um DVD musical, um livro, ou mesmo um cartão (com uma mensagem original, pessoal, e escrita por você mesmo, a caneta!)
Estime o custo dos presentes padronizados: Estime tudo, e some os valores ao final. Considere juntar-se a outras pessoas para dividir alguns destes presentes. E não entenda mal a expressão "presentes padronizados". Neste contexto, ela quer dizer apenas que, sob o ponto de vista logístico, os presentes terão características em comum. Por exemplo: os sobrinhos receberão brinquedos educativos, e os colegas da Seção de Contabilidade receberão DVDs de shows. Isso não quer dizer que você comprará o mesmo DVD para todos eles, mas sim que bastará ir em uma única loja, apenas uma vez, e comprar os presentes de todos eles - escolhendo o DVD adequado a cada colega.
Distribua o saldo entre os presenteados restantes: as pessoas mais especiais em sua vida provavelmente não poderão ser incluídas em nenhuma categoria padronizada. Ao subtrair do orçamento disponível o total dos presentes padronizados, você saberá quanto pode gastar nos presentes delas, e distribuir este valor entre elas. Talvez conclua que precisa reestimar ou redistribuir alguns saldos - se for o caso, repita os passos acima até acertar.
Defina o presente ideal para cada pessoa: mas não o faça num shopping ou loja on-line. Sente-se confortavelmente, pense e anote. A namorada gosta de ganhar biquinis, o irmão queria um tênis e o pai é apreciador de vinhos? Defina o que gostaria de presentear a cada um deles, se possível com uma alternativa extra para cada um, e anote tudo, juntamente com o valor que definiu para cada pessoa.
Crie o roteiro e agenda de compras: neste ponto você já sabe o que pretende presentear a cada um. Crie um roteiro e defina os dias em que pretende visitar cada loja, procurando maximizar o número de presentes que poderá adquirir a cada deslocamento, ao mesmo tempo em que deixa tempo suficiente para escolher a variedade ideal. As lojas estarão apinhadas, portanto prepare-se. Mesmo assim, não deixe de comparar preços e condições para fazer a melhor escolha.
Cuidado com as armadilhas: os lojistas SABEM o quanto é chata a peregrinação de loja em loja para encontrar o preço certo do presente ideal, e oferecem grande variedade de tentações para levá-lo a comprar algo mais por impulso, ou para comprar ali mesmo o que está sendo oferecido - que não necessariamente é o que você queria. Não seja inflexível, mas não aceite ser manipulado facilmente.
Considere comprar on-line: especialmente no caso de lojas de boa reputação, e só quando tiver razoável folga entre o prazo de entrega prometido e a data em que o presente precisa estar de fato nas suas mãos. O Efetividade, com ajuda dos leitores, listou mais de 200 sugestões de presentes de Natal que poderiam ser comprados on-line. Confira, e navegue também pelas suas lojas de comércio eletrônico preferidas.

E agora é a sua vez. Qual a sua dica?

Como liderar seu chefe - a dica de Stephen Covey

Não sou propriamente um fã de Stephen Covey, autor de "Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes" e de toda uma série de livros ordenhando a mesma idéia básica.

Mas na semana passada o Lifehacker destacou uma dica rápida de Covey, publicada em novembro no recém-inaugurado blog dele, em que ele explica como você pode liderar o seu chefe. E é sobre isso que vamos conversar hoje.

Mas não lidere apenas o chefe!

Ele começa fazendo uma distinção importante: liderança não precisa ser ligada a autoridade formal, ela nasce do poder de influenciar. Assim, liderar seu chefe não significa ser o chefe dele, nem mandar nele, mas sim ter considerável poder de influência sobre ele.

E com a dose habitual de água-com-açúcar, ele apresenta a chave desta equação: a empatia. Pode parecer óbvio, especialmente para quem já desenvolveu bem este traço, mas é surpreendente o número de pessoas que acaba chegando a posições em que deveria liderar, mas não tem - e nem reconhece a sua carência - o nível necessário deste requisito.

Por outro lado, quem conhece o valor da empatia sempre pode dar o passo a mais, especialmente no que diz respeito a liderar ou apoiar pessoas, equipes ou... o chefe! E isto acaba tendo grande valor na busca dos objetivos pessoais ou coletivos, e até mesmo no avanço na carreira, desde que você seja autêntico e não erre a mão - para não acabar sendo visto como um manipulador ou, pior, um completo puxa-saco. E desde que a equipe e a organização acabem percebendo e reconhecendo este valor, é claro.

Covey explica como fazer, neste contexto específico: a empatia precisa permitir que você perceba os desafios, problemas, planos para o futuro e preocupações do seu chefe, e antecipar as suas próprias ações baseando-se nestes dados. Ele não diz isso, mas se você tem mesmo este dom, talvez nem precise tentar ativamente liderar o seu chefe, basta não usá-lo mal, complementar com as competências específicas adequadas, e a tendência será que você se torne um líder da equipe naturalmente.

Mas Covey também não está propondo que você desenvolva a empatia com seu chefe para manipulá-lo, e sim para simplesmente ser mais eficaz - e possivelmente efetivo - na organização. Ele cita um exemplo que eu consigo visualizar: uma pessoa que conseguiu lidar com um chefe extremamente crítico e detalhista, que se comunicava mal e sempre procurava - e encontrava - defeitos e considerava incompleto qualquer trabalho apresentado por sua equipe.

A pessoa do exemplo usou a empatia e começou a tentar descobrir o que o chefe realmente queria, e por que queria, a cada relatório e providência que solicitava, e aí entregava a ele resultados que atendiam ao que ele pretendia, mesmo que ele não comunicasse bem a sua intenção. E assim progrediu na carreira e saiu desta situação lastimável e comum, enquanto os demais colegas continuavam se limitando a falar mal do chefe na hora do cafezinho.

História água-com-açúcar? Sem dúvida, mas quantos chefes assim existem, quantos membros da equipe se limitam a falar mal dele no cafezinho (ou a tentar sabotá-lo), e quão poucos usam a observação e a empatia para dar o passo além que pode tirá-los dessa situação incômoda?

Fica a dica do Stephen Covey, portanto. Leia na íntegra em Become the Leader of Your Boss..