O Efetividade.net está fazendo um ano e comemorando com uma promoção para estimular a escrita de artigos sobre os temas tratados por aqui. Você pode participar, basta escrever um artigo sobre produtividade pessoal, nos termos divulgados no anúncio da promoção.

Ao longo da primeira semana da promoção já surgiram diversos artigos concorrendo ao Palm e aos demais brindes. São eles:

1. Aumentando a produtividade em um Home Office
2. Dicas e macetes para sua organização diária
3. Usando o Gmail como agenda telefônica
4. 10 Dicas de Produtividade
5. Organize-se, mas também desorganize-se!
6. Eu e a tal organização pessoal
7. Aumentando a efetividade de seus estudos
8. 3 dicas de produtividade para desenvolvedores web
9. Uma dica para não se esquecer das tarefas
10. Como usar outros programas em um notebook sem interromper a projeção em um datashow
11. PowerPoint: de "slides medonhos" a "coisas lindas de Deus" em seis passos simples
12. K.I.S.S.

Note que a presença na listagem acima não quer dizer que eles foram aprovados como estando de acordo com os termos da promoção. A análise será feita apenas no final!

Se você ainda não escreveu o seu artigo, está na hora! O prazo vai só até 18 de julho.

Estar atrasado uma vez ou outra é algo que acontece a quase todos nós, mas algumas pessoas transformam o atraso em uma característica - e em uma razão pela qual seus colegas e parceiros não querem depender deles, ou atuar em conjunto.

Mudar um hábito ou uma característica raramente é fácil, mas o primeiro passo do processo de mudança é reconhecer que há um problema. Isto vale para problemas com excesso de peso, alcoolismo, sedentarismo, vícios em geral, e também para o hábito do atraso.

Se você diariamente se atrasa para mais de um compromisso, se para atender a alguns compromissos você invariavelmente deixa outras pessoas na mão, se em algum dos seus compromissos habituais você consistentemente chega bem depois de os demais participantes desistirem de lhe esperar, pode estar na hora de mudar alguma coisa nos seus hábitos.

Mesmo se você está em uma posição de autoridade em que nenhum de seus parceiros possa questionar a sua impontualidade, deixá-los esperando não é eficiente, e nem contribui para a manutenção continuada desta sua posição.

Algumas dicas para acabar com seus atrasos constantes

• Passe a ter uma agenda - e registre nela todos os seus compromissos. Se puder, recorra a algum tipo de agendamento eletrônico que possa relembrá-lo automaticamente dos compromissos com antecedência suficiente para que você possa atendê-los. O agendamento também impede que você marque 2 compromissos no mesmo horário. Mas ele só é eficaz se você realmente agendar todos os seus compromissos, e se consultá-lo ao longo do dia - caso contrário, é apenas mais uma perda de tempo e fonte de stress.
• Não seja otimista com seus horários. Considere o tempo de deslocamento entre seus compromissos, estime corretamente a duração deles, e insira algum tempo a mais para não desmoronar a estrutura inteira se o trânsito estiver difícil, ou se o diretor resolver fazer um discurso de abertura que não havia sido planejado. Planeje para chegar ao local de cada compromisso 15 minutos antes do seu início, e não 15 minutos depois, como você tem feito.
• Esteja confortável para falar o necessário. Se for preciso, pratique e ensaie. São frases simples, mas muitas vezes é difícil dizer "infelizmente não posso agendar, tenho outro compromisso no mesmo horário, podemos marcar outra data?" ou "infelizmente tenho outra reunião agora, e esta aqui não havia sido agendada para este horário. Podemos sumarizar agora? Caso contrário, peço desculpas mas precisarei me ausentar". Claro que em determinadas situações você não pode usar nenhuma destas frases, e é levado a aceitar a situação do atraso. Isto depende do seu bom senso, e nestes casos o atraso não é um problema crônico, mas sim uma circunstância fora do seu controle.
• Sempre identifique prioridades. Caso haja choque entre 2 compromissos, não aceite agendar aquele que não for prioritário, ou ajuste o horário dele. Se você não tem controle sobre as prioridades em seu trabalho, converse com que a pessoa que as define e procure uma solução. Se a organização não se importa de agendar para você mais de um compromisso ao mesmo tempo, de fato não vale a pena continuar se estressando com isso, assim como provavelmente não vale a pena continuar trabalhando para ela a longo prazo, uma vez que estes atrasos refletem também sobre você, e não apenas sobre a organização.
• Encontre mais tempo. Acorde mais cedo, chegue mais cedo, otimize seus trajetos, delegue algumas tarefas, e busque mais eficiência em outras.
• Entre em ação antes de ser tarde demais. Se você percebeu agora que não vai conseguir chegar na hora para o almoço de negócios marcado para amanhã, ligue já para o seu interlocutor, não deixe para tentar resolver na hora. Remarcando antecipadamente, ele poderá se adequar. Se você está em uma reunião que se prolongou além do horário marcado e sabe que terá outra em outro prédio antes de esta terminar, peça desculpas e se retire a tempo de chegar para a próxima - não deixe os atrasos se acumularem em efeito dominó. Se tiver autoridade para isto, ou se a conclusão da reunião depender de sua participação, tente levar esta reunião prolongada a uma sumarização imediata, de modo a terminá-la a tempo de ir para o próximo compromisso sem deixar inacabada sua tarefa.
• Assuma as suas decisões. Agendar múltiplos compromissos para o mesmo horário pode ser um sinal de incapacidade de tomar e manter decisões. Se o seu filho vai fazer uma apresentação na escola e é importante que você esteja lá, agende isto corretamente. Se necessário, entre em acordo antecipadamente com o seu chefe sobre como lidar com esta ausência do trabalho. Uma vez fechado o acordo, não aceite nenhum outro agendamento para o mesmo horário, e saia a tempo! Quando você não assume os seus compromissos, passa uma imagem de desorganização e de desrespeito às pessoas que você deixa esperando.

Claro que estas dicas não esgotam o assunto, mas agora é a sua vez: como você previne os seus atrasos?

Fazer a sua parte para evitar o aquecimento global é mais um motivo para tentar reduzir a sua conta de luz.

A matriz energética dos EUA é bem diferente da brasileira, e as condições ambientais também variam bastante. Mesmo assim é possível aproveitar várias das dicas produzidas pelas organizações de conservação de energia dos nossos vizinhos do hemisfério norte, como podemos ver no vídeo abaixo.

Algumas das dicas ilustradas no vídeo:

• Isolar frestas das portas e janelas, e vedar rachaduras. Assim você preserva a eficiência térmica e poupa seu aquecedor ou condicionador de ar - e um rolo de fita adesiva para vedação é muito mais barato e fácil de instalar do que você pensa.
• Reduzir termostatos. Seja no chuveiro, aquecedor, condicionador de ar, máquina de lavar... reduza 1 grau e economize até 5% da sua conta.
• Desligue quando não estiver em uso. Equipamentos elétricos e eletrônicos produzidos no Brasil antes de 2001 (e da crise energética que levou ao racionamento) tendem a consumir bastante energia mesmo quando em stand-by, mas mesmo os aparelhos mais modernos tendem a consumir alguma energia durante todo o tempo em que estão na tomada - levando a até 35% de despedício! Conectar carregadores, sintonizadores de TV a cabo, a própria TV e o DVD, e mesmo o seu computador em uma extensão, régua ou estabilizador que disponha de chave liga/desliga pode ser uma forma prática de interromper este circuito sem tirar fisicamente da tomada - mas olhe o manual dos equipamentos antes!
• Deixe acumular. Se você usa máquina de lavar louça ou roupas, acione-a apenas quando tiver uma carga completa. Encontre uma forma prática de acumular as roupas ou as louças, e economize assim energia, água e detergentes.
• Prefira produtos "verdes". Lâmpadas econômicas, duchas menores, papel reciclado, embalagens ecológicas, material biodegradável, combustíveis renováveis. Use sua consciência na hora de comprar!

Planejamento estratégico é um conjunto bastante complexo de disciplinas inter-relacionadas, geralmente aplicado a organizações de médio ou grande porte e considerando períodos de tempo extensos. Sua intenção é estabelecer um direcionamento a ser seguido pela empresa, para alcançar a missão definida por ela - mas você também pode aplicar seus princípios à administração de seu dia-a-dia.

Para adoção em nível individual, os métodos do planejamento estratégico podem ser complexos demais, a ponto de não valer o esforço de sua adoção por completo. Ainda assim, você pode considerar a adoção de uma parte importante dele, que embora não seja fácil, é simples de compreender: a definição de missão, o desdobramento em objetivos e o alinhamento das ações.

Leia também: Planejamento estratégico: como aplicar ao seu dia-a-dia (parte 2 de 2)

Atenção: não tome o que vem a seguir como um guia geral sobre planejamento estratégico. Vamos simplificar todos os temas, na intenção de gerar a reflexão necessária para dar o pontapé inicial no processo, apenas. Se você chegou a esta página procurando no Google por material para seu trabalho de algum curso de Administração, esta não é uma boa fonte para citações, embora talvez sirva como idéia geral ;-)

Definir missão, visão e valores

Definir a missão é uma tarefa árdua para organizações, e ainda mais para indivíduos. A missão é aquilo que queremos ser, uma definição permanente sobre o que pretendemos fazer e ser, e sobre quais demandas queremos atender, ou qual o valor que geramos para a sociedade ou o mercado.

Algumas pessoas têm uma idéia clara de sua missão e se fixam a ela com facilidade, enquanto outras seguem a metodologia de Zeca Pagodinho e deixam a vida as levar. Se você está neste último grupo, pare para pensar sobre o que você pretende ser ou alcançar. Identifique objetivamente a sua missão de longo prazo - se você conseguir internalizar a sua missão, isto pode ajudar a tomar todas as outras decisões da sua carreira.

Tendo definido a missão você pode identificar também sua visão de futuro - seu alvo, prático e alcançável: como quer ser visto, onde quer chegar. E você completa a fase de definições quando registra também os seus valores, os princípios que vão balizar as suas ações enquanto pratica a Missão, em busca de atingir ou manter a Visão. Em um ponto de vista pessoal, determinadas missões e visões individuais podem ser vistos sob luzes completamente diferentes, dependendo dos valores escolhidos. Por exemplo, buscando as mesmas visões de sucesso pessoal, algumas pessoas escolhem privilegiar a qualidade de vida, o convívio familiar, o prestígio, a fama ou o acúmulo econômico - e assim as definições de princípios e valores acabam diferenciando de forma clara as escolhas que elas farão.

Sim, são conceitos complexos para uma definição em 3 parágrafos, mas confio que você conseguirá entender a idéia e buscará a reflexão. Para ajudar, busque exemplos: você já deve ter visto declarações de missão e visão de diversas empresas, afixadas em quadros nos seus escritórios ou em seus sites. Se desejar, veja alguns exemplos de missão, visão e valores de organizações.

Análise interna e externa

As definições básicas são essenciais, mas quando você termina de identificá-las, é a hora da análise. Você precisa colocar a sua missão, visão e valores no contexto da sua vida, identificando os desafios do seu ambiente e circunstâncias, as suas forças (para tirar proveito delas) e as suas fraquezas (para trabalhá-las ou mesmo contorná-las).

Identifique também as oportunidades e ameaças. O que o ambiente está oferecendo a você que pode ajudá-lo a alcançar sua visão? O que pode surgir no seu caminho fazendo com que você tropece e se afaste de sua missão? Quanto mais detalhado você puder ser nesta análise, mais você poderá se preparar objetivamente para tirar proveito das oportunidades certas, e para se desviar ou enfrentar os obstáculos mais complicados.

No planejamento pessoal você não precisa ir tão longe quanto as empresas usualmente vão, até porque o seu domínio sobre as variáveis envolvidas pode ser bem menor. Mas se você quiser uma checklist, saiba que as empresas costumam observar oportunidades e ameaças nos seguintes segmentos: ambientais, demográficos, econômicos, financeiros, culturais, sociais, jurídicos, políticos, ecológicos, familiares, psicológicos e tecnológicos.

Continuação

Na segunda e última parte deste artigo, você verá a conclusão do mesmo, apresentando:

• Formulação de objetivos, plano de metas e indicadores
• Acompanhamento da execução
• Referências para leitura adicional

Leia também: Planejamento estratégico: como aplicar ao seu dia-a-dia (parte 2 de 2)

Como tornar menos árdua a tarefa de livrar-se da bagunça acumulada, e de evitar que ela volte a se acumular.

Gabriel Galvão publicou em seu blog o artigo "Como se organizar em 7 passos" [nota: o site dele não está mais disponível (08/2010)], tradução parcial e adaptação do artigo 7 Secrets of the Super Organized, que apresenta alguns conselhos de organização pessoal.

Ao contrário da maioria das listas de dicas de organização que tenho visto recentemente, esta não é 100% compatível com o popular método GTD - o que não quer dizer que ela seja melhor ou pior, mas apenas que se destaca por ser diferente.

Entre as dicas apresentadas no artigo, gostaria de destacar três que me chamaram a atenção, todas elas claramente relacionadas entre si.

A primeira delas é também a número 1 da lista original: Reduza antes de organizar. Se você vai arrumar o armário ou o escritório, e a complexidade e variedade são grandes, pode considerar uma atividade prévia: rapidamente identificar os itens que não precisam da sua atenção, porque serão descartados, doados, movidos para outro depósito ou mesmo delegados a alguém mais. Simplesmente retire-os rapidamente de seu caminho, acumule-os conforme o caso (numa lixeira, numa caixa para doação, etc.) e passe a se dedicar aos itens que merecem sua atenção para a organização a que você se propôs. Esta abordagem é diferente da fase de coleta proposta pelo GTD, mas em determinadas situações pode fazer sentido - reduzir a complexidade e dividir as tarefas em etapas que possam ser abordadas de forma direta são duas técnicas que conduzem à eficiência.

Em seguida vem a número 5: Guarde agora mesmo. Não coloque na gaveta, em uma pasta ou em uma pilha para "guardar depois". É assim que a bagunça nasce e foge do controle! A não ser que você esteja em um processo que não deva ser interrompido (como a arrumação de armário descrita acima), leve diretamente ao lugar certo, e deixe lá. Um complemento interessante pode ser: "Jogue fora agora". Não deixe uma pilha de papéis inúteis se acumular: se não vai arquivar ou tomar alguma ação objetiva, jogue-os fora assim que tomar conhecimento deles.

Para completar, a número 6: Limpe conforme você usa. Explicando com um exemplo: lave os pratos após usá-los, e já aproveite para secar a pia - se você deixa a louça se acumular, a tarefa vai ficando mais intimidante e até mesmo mais difícil. Dividir para conquistar é um princípio que vale até mesmo para a organização doméstica!

Dê uma olhada no artigo do Gabriel [nota: o site dele não está mais disponível (08/2010)], veja quais os princípios que mais vão chamar sua atenção, e discuta conosco aqui nos comentários!

Tire tudo de sua cabeça. Tome decisões sobre cada coisa no momento em que toma conhecimento dela, sem esperar elas explodirem. Organize lembretes de seus projetos e das próximas ações em cada um deles em categorias apropriadas. Mantenha seu sistema atualizado, completo e analisado com uma freqüência suficiente para sempre ter confiança em suas escolhas intuitivas sobre o que você está fazendo (ou deixando de fazer) a cada momento.

Este é um resumo do que prega o livro Getting Things Done, um método cuja proposta é oferecer mais organização e menos stress, que em anos recentes vem fazendo a cabeça de pessoas em busca de efetividade e produtividade pessoal.

A CNN Money publicou na semana passada um longo artigo sobre David Allen, o criador da metodologia GTD. O texto é bastante completo, mas seu foco não é a metodologia GTD em si, e sim o seu criador. Ao longo do texto, ficamos sabendo de vários fatos e posicionamentos que ajudam a compreender o sistema, incluindo:

• As diferenças entre o GTD de Allen e os "7 hábitos" de Stephen Covey.
• O surgimento da filosofia que deu origem ao GTD, quando Allen era um estudante em 1968.
• O período de desenvolvimento e maturação desta filosofia, ao longo de décadas como palestrante no estilo "auto-ajuda", e o momento em que ela foi sistematizada.
• A relação entre GTD e o karatê.
• O que acontece nas conferências de Allen, e testemunhos de alunos dele.
• Como é o dia-a-dia da empresa de David Allen - e os resultados da aplicação do GTD por lá.
• De onde vem o dinheiro - e de quanto dinheiro estamos falando ;-)
• Como foi a experiência de escrever o livro "Getting things done".

Ao longo da entrevista, Allen demonstrou ao repórter que pratica o que prega, mas ao mesmo tempo deixou claro que seus empreendimentos passam por um momento complicado, por crescer além do que pode ser gerenciado pela pequena equipe original de Allen.

Mesmo que você não se interesse em saber estes detalhes de bastidores, a matéria pode ser interessante também por 2 quadros adicionais. Um deles resume as 5 fases da aplicação do GTD (coletar, processar, analisar, rever e agir), e o outro mostra as ferramentas que o próprio David Allen usa para aplicar o GTD. Gostei especialmente do arquivo, da pasta e do organizador de mesa Comptroller - o mesmo que ilustra este artigo ;-)

Leia o artigo: How David Allen mastered getting things done, na CNN Money.